تصور کنید که طی یک فرایند، اعضای مستعد و جدیدی برای هیئت مدیره خود یافته و آماده هستید که آنان را به سایر تیم هیئت مدیره خود معرفی کنید. مبارک باشد! مطمئنا اضافه کردن و استخدام اعضای جدید به هیئت مدیره بسیار جذاب است اما از طرفی استخدام و ادغام اعضای هیئت مدیره جدید معمولا خیلی چالش‌برانگیز است و به همین راحتی انجام نمی‌شود. به خصوص اگر هیئت مدیره شما در دام یک بحران افتاده باشد یا در میانه راه تغییر سازمانی باشد یا رابطه پیچیده‌ای با سهامداران داشته باشد.
مهمترین چیزی که باید به آن دقت داشته باشید شرایط فعلی سازمان شماست که می‌تواند روی همکاری اعضای تازه وارد هیئت مدیره اثر بگذارد. معمولا وقتی اعضای جدید نتوانند وظیفه‌ای که به آنان محول شده است را به خوبی انجام دهند، مجبور می‌شوند که تمریناتی انجام دهند و یا شاید اگر محیط کاری مسموم باشد احتمالا شکست می‌خورند.
همانطور که قدرت هیئت مدیره وابسته به قدرت اعضای آن است، قدرت اعضای هیئت مدیره هم وابستگی شدیدی به حمایتی دارد که از گروهشان دریافت می‌کنند. به فرض اینکه موفق شده‌اید که یک فرهنگ قوی و تمرینات سازمانی خوب برای شرکت خود ایجاد کنید، در زیر 6 راه موثر برای استخدام و ادغام اعضای هیئت مدیره که باید انجام دهید آورده شده است.
1- وظایف و نقش‌های اعضای هیئت مدیره را به وضوح تعیین کنید
انتظاراتی که از اعضای جدید خود دارید باید هم برای اعضای جدید و هم برای سایر اعضای هیئت مدیره شفاف و واضح باشد. این کار به برنامه‌ریزی از پیش تعیین‌شده بین روسا و مرور مستمر در طی فرایند استخدام نیاز دارید. حتی اگر اعضای جدید نقش کوچکی دارند باید قادر باشند که وظایفشان را با حمایت گروه به سرانجام برسانند.
2- پروفایل کاملی برای استخدام هیئت مدیره درخواست کنید
اعضای جدید هیئت مدیره خود را تشویق کنید که پروفایل خود را تکمیل کرده و با سایر اعضا ارتباط بگیرند. به خصوص اگر جلسات کمی اجرا می‌شود این راه عالی برای این است که با بقیه آشنا شوند. هر کمیته‌ای که قرار است اعضا در آن باشند را به آنها معرفی کرده و بگذارید افرادی که باید با آنها در تماس باشند را بشناسند.
3- داده‌ها و اسناد را به طور مناسبی به اشتراک بگذارید
با توجه به مسئولیت‌ها و نقشی که هر عضو هیئت مدیره دارد به او سطح دسترسی لازم به داده‌ها را اختصاص دهید. تمام اسناد و پوشه‌هایی که اعضای جدید هیئت مدیره به آنها نیاز پیدا می‌کنند را در اختیارشان قرار دهید و بقیه اعضا هیئت مدیره را هم تشویق کنید که به اعضای جدید میدان دهند تا پروژه را به جلو ببرند.
4- کارها را عاقلانه به هیئت مدیره جدیدمحول کنید
وقتی اعضای جدید هیئت مدیره را به پروژه وارد می‌کنید مسئولیت‌هایی که می‌دانید از عهده آن برمی‌آیند به آنها محول کنید. به آنها حجم عظیمی از وظایف مبهم ندهید و فکر نکنید که می‌توانند تمام وظایفی که هیچ چیز از آن نمی‌دانند را به سرعت انجام دهند. تقسیم عاقلانه وظایف اعضای جدید هیئت مدیره را تشویق می‌کند که وظایف خود را انجام دهند.
5- ارتباط گروهی خوبی بین اعضای هیئت مدیره ترتیب دهید
ساده‌ترین راه برای ادغام اعضای جدید در گروه این است که آنها را در گفتگوها شرکت دهید. سایر اعضا را تشویق کنید تا با اعضای جدید گفتگو کنند و به آنها پیام‌های هیئت مدیره را برسانند. یکی از روش‌های ایجاد ارتباط گروهی می‌تواند این باشد که مثلا یکی از اعضا، یادداشت یا نظری در مورد پروژه‌ای برای یک عضو جدید بگذارد.
6- با استفاده از سیستم فعالیت اعضا، آنها را مسئولیت‌پذیر کنید
فعالیت اعضا را پیگیری کرده و ببینید چگونه همکاری می‌کنند و در صورت نیاز تغییراتی ایجاد کنید. باید بازخورد یک به یک و بازبینی‌های رسمی ارائه دهید که بینش خوبی بین اعضای هیئت مدیره ایجاد کرده و عضو جدید را مسئولیت‌پذیر می‌کند.
استخدام اعضای جدید هیئت مدیره هر بار متفاوت است ولی اگر یک سیستم منظم و سازمان‌یافته داشته باشید می‌توانید این کار را به صورت یکپارچه و به آسانی انجام دهید. مدیران جدید با برقرار کردن ارتباط قوی و سازمان‌یافته راه روشنی را دنبال کرده و هدایت و رهبری کردن برایشان آسان‌تر خواهد بود.
