نوشته: سانژوا نگموتی
سانژوا نگموتی فارغ‌التحصیل رشته مهندسی عمران است. او ۲۲ سال تجربه در شرکت‌های تلکام و ساخت‌وساز همچون هووای، اریکسون و آیتل دارد. او همچنین مربی مدیریت پروژه است.

یک ساختار سازمانی، سلسله مراتبی استاندارد از عملکردها است. این ساختار است که تعیین می‌کند که شما چگونه می‌توانید گروه‌ها را تقسیم، هماهنگ و هدایت کنید. همچنین این ساختار است که برای دستیابی به هدف و دیدگاه سازمانی، سمت‌ها را تعیین می‌کند و وظایف را شرح می‌دهد. ساختارهای سازمانی بسته به اندازه سازمان، نیازها و فلسفه آن تنظیم می‌شوند. در ادامه همراه باشید تا انواع ساختار سازمانی در مدیریت پروژه را به شما معرفی کنیم.

ویژگی‌های یک ساختار سازمانی

هنگام انتخاب یک ساختار سازمانی، نباید از ویژگی‌های مشخصی چشم‌پوشی کرد. چرا که ویژگی‌های هر ساختار علاوه بر شناخت انواع ساختار سازمانی در مدیریت پروژه اهمیت دارند. المان‌های کلیدی دخیل در رسیدن به یک ساختار سازمانی مناسب به شرح زیر هستند:

۱. تمرکز و عدم تمرکز

تمرکز به معنای آن است که مدیریت رده بالا، تمام تصمیم‌گیری‌ها و برنامه‌ریزی‌ها را انجام می‌دهد. این ساختار روی قدرت بالایی زنجیره متمرکز است. در حالی که عدم تمرکز، قدرت را از بالای زنجیره تا بخش‌هایی پایینی توزیع می‌کند و قدرت در انحصار مدیریت رده بالا نیست.

۲. محدوده کنترل

محدوده کنترل به معنای تعداد افرادی است که به مدیر مشخصی گزارش ارایه می‌کنند. بنابراین اگر ۹ نفر به شما به عنوان یک مدیر گزارش ارایه دهند، پس محدوده کنترل شما ۹ خواهد بود.

۳. تخصص کار

تخصص کار در اصطلاح عمومی همان تقسیم کار محسوب می‌شود. بنابراین به عنوان یک مدیر شما می‌تواند یک پروژه بزرگ را به واحدهای کوچک‌تر تقسیم کنید. این تقسیم کار به افراد اجازه می‌دهد تا یک کار مشخص را در مدت زمان کوتاه‌تری انجام دهند.

۴. دپارتمان سازی

در این فرایند، شما یک سازمان را به گروه‌ها یا دپارتمان‌های کوچک‌تر تقسیم می‌کنید. این بدان معنا است که بر اساس وظایف یا شغل، افراد را گروه‌بندی می‌کنید.

۵. زنجیره فرمان

زنجیره فرمان با سلسله مراتب گزارش‌دهی در سازمان ارتباط دارد. این روش اطمینان حاصل می‌کند که هر مدیری نسبت به وظایف مشخص خود مسئول باشد.

۶. رسمیت

در رسمیت، مدیران قوانین، فرایندها و وظایفی که به جریان کار کمک می‌کند را تنظیم می‌کنند. شما می‌توانید به عنوان یک مدیر، آن‌ها را به صورت مستقیم به کارمندان، تیم‌ها یا کل سازمان ارجاع دهید.

جدا از ویژگی‌های بالا، فاکتورهای دیگری که بر ساختار سازمانی تاثیرگذارند عبارتند از:

  • درجه‌ هم‌ترازی با اهداف سازمانی
  • انتقال پاسخگویی
  • نمایندگی قابلیت‌ها
  • سادگی طرح
  • موقعیت مکانی

انواع ساختار‌ سازمانی در مدیریت پروژه

انواع ساختار سازمانیدر ادامه به شما انواع ساختار سازمانی در مدیریت پروژه را معرفی می‌کنیم:

۱. ساختار ارگانیک یا ساده

این نوع از ساختار بسیار منعطف است و توانایی سازگاری بسیار بالایی با تغییرات بازار دارد. این ساختار با داشتن نقش‌ها، مقررات و لایه‌های مدیریتی کم و یک تصمیم‌گیری نامتمرکز، آرایشی مشخص می‌شود.

طرح ارگانیک سازمانی به خوبی با سرعت تغییرات محیطی کنار می‌آید. آدم‌ها پهلو به پهلوی هم کار می‌کنند تا به سرعت ارتباط بگیرند و اغلب در حال رفع مسائل، مشکلات و نیازهای پیش‌بینی نشده هستند. مدیر پروژه در اینجا اختیار بسیار کمی دارد یا اختیاری ندارد، و ممکن است نقش شغلی مشخصی داشته باشد یا نداشته باشد.

۲. ساختار خطی

ساختار سازمانی خطیاین ساده‌ترین شکل ساختارهای سازمانی است که معمولا منطبق بر شرکت‌های کوچک است. سطح اختیارات این فرم، در ساختار سلسله مراتبی به خوبی تعریف ‌شده است. قدرت از بالا به پایین و به سطوح عملکردی و افراد مختلف جریان دارد.

ساختار سلسله مراتبی اختیار، مسئولیت و پاسخگویی را در هر سطحی به روشنی تعریف می‌کند. به دلیل سادگی این شکل، اختیارات و مسئولیت‌ها در آن شفاف و به سادگی قابل ردیابی‌ هستند. همچنین ارتباطات سریع‌ و آسان هستند، چرا که کارمندان بازخورد سریعی می‌گیرند و به سرعت هم پاسخ می‌دهند.

مدیر پروژه در اینجا وظایفی را بر پایه‌ موقعیت یا اختیارات سلسله مراتبی انجام می‌دهد. بعضی از سازمان‌ها چنین سمتی ندارند، اما وقتی که دارند ممکن است کارهای ناچیزی برای انجام دادن داشته باشند یا هیچ کاری نداشته باشند.

بهبود مهارت های ارتباطی: توسعه مهارت ‌های ارتباط موثر
بیشتر بخوانید

۳. ساختار صفی و ستادی

ساختار سازمانی صفی و ستادیساختار صفی و ستادی مدل اصلاح شده‌ ساختار خطی است. در اینجا متخصصان در هر عملکردی، برای ارائه راهنمایی و توصیه به مدیران خطی، با آن‌ها کار می‌کنند. در حال حاضر این ساختار بسیار معمول‌ است و اغلب تشکیلات (اقتصادی) بزرگ‌تر، این نوع را اتخاذ می‌کنند.

بخش ستادی شامل دو رده‌ عمومی و اختصاصی یا ویژه است:

  • ستاد عمومی

ستاد عمومی متشکل از کارمندانی معمولی است که دستیار مدیریت ارشد هستند. این ستاد شامل متخصصان نیست.

  • ستاد ویژه

این تیم متشکل از متخصصانی‌ است که خدماتی را به سازمان ارائه می‌دهند. نقش آن‌ها می‌تواند مشورتی، کنترلی (همانند کنترل کیفیت)، یا خدماتی (همانند تعمیر و نگه‌داری) باشد.

ساختار صفی و ستادی از مهارت‌های متخصصان بهره می‌برد. بدین ترتیب مدیران خطی در حوزه‌های متعددی بهتر می‌شوند.

مزایا ساختار صفی و ستادی

  • ستاد می‌تواند تصمیم‌های کیفی بگیرد، حمایت متخصصان را دریافت کند و از هماهنگی بهتری برخوردار شود.
  • تمرین کردن برای ارتقا مهارت‌ها، برخورداری از فرصت کار در تحقیق و توسعه

معایب ساختار صفی و ستادی

  • افزایش آشفتگی و تعارض بین کارکنان
  • هزینه‌های بیشتر برای استخدام متخصصان
  • تمایل به توسعه‌ی تصویر شخصی در داخل گروه

۴. ساختار عملکردی

ساختار سازمانی عملکردیساختار عملکردی کارمندان را بر اساس حوزه تخصص خود گروه‌بندی می‌کند. این ساختار نوعی توسعه‌‌ ساختار خطی است. مدیر وظایف، تیم را هدایت می‌کند و کلیه عملکرد‌ها یا مشاغل را مدیریت می‌کند.

مدیر ساختار عملکردی، دستورالعمل‌هایی را در حدود مشخصی از اختیارات اجرا می‌کند. سرچشمه‌ ابداع این مفهوم به فردریک تیلور بر می‌گردد. در اینجا شما کارمندان را با توجه به نقش‌ها و بخش‌های عملکردی‌شان طبقه‌بندی می‌کنید. برخی از بخش‌های عمومی این ساختار به شرح زیر است:

  • بخش مالی
  • بخش منابع انسانی
  • بخش فروش
  • بخش خدمات مشتریان
  • زنجیره تدارکات و غیره

رئیس سازمان مانند رئیس ‌جمهور است، پس از آن معاون رئیس جمهور قرار داشته و این زنجیره ادامه دارد. علاوه بر این، رهبران ادارات عملکرد دپارتمانی خود را پیش‌بینی می‌کنند. بدین ترتیب آن‌ها در مجموع به سازمان کمک می‌کنند تا کیفیت و یکنواختی را کنترل کنند.

ساختار بخش‌ها را به صورت عمودی و جدا از دیگران قرار می‌دهد. از این رو نام آن «سیلوها» است. مدیران این بخش‌ها، ارتباطات بین مدیریت ارشد و زیردستان وی را مدیریت می‌کنند.

مدیر پروژه نقش حداقلی را ایفا می‌کند یا ممکن است دارای موقعیت معینی نباشد. به‌طورکلی، شما نقش یک تسریع‌کننده را بازی خواهید کرد یا به عنوان هماهنگ‌کننده کار می‌کنید. در حالی که به عنوان یک مدیر عامل، با موارد زیر سر و کار خواهید داشت:

  • تخصیص بودجه
  • تخصیص منابع
  • تصمیم‌گیری

این نوع ساختار برای شرکت‌های تولیدی یا مهندسی مناسب است و از عملکردها و شیوه‌های جاری برای تولید محصولات استاندارد پشتیبانی می‌کند.

مزایا ساختار عملکردی

  • کارمندان را بر اساس مهارت‌های عملکردی برای سطح اجرایی بالاتری گروه‌بندی می‌کند.
  • کارمندان در زمینه‌ یکسانی تجربه دارند و در نتیجه بازده بالاتری خواهند شد. به همین دلیل خدمات و نتایجی با کیفیت بالا ارائه می دهند.
  • با توجه به اینکه نقش‌ها و مسئولیت‌ها به روشنی تعریف شده است، پاسخگویی امری بدیهی است.
  • سلسله مراتب قابل مشاهده است و نیازی به گزارش‌های متعدد نیست.
  • با توجه به اینکه کار هر بخش متفاوت است، هیچ‌ کار تکراری صورت نمی‌گیرد. همچنین شرح وظایف مشخص است.
  • مسیر پیشرفت شغلی برای کارمندان روشن و قابل مشاهده است.

معایب ساختار عملکردی

  • کارمندان از وضعیت روزمره کسل می‌شوند و اشتیاق خود را از دست می‌دهند.
  • این ساختار مهارت‌های مدیریتی مدیران عملکردی را محدود می‌کند. از این رو که آن‌ها در مسیر رشد خود با محدودیت‌هایی روبه‌رو می‌شوند و همچنان متخصص باقی می‌مانند. بنابراین آماده برای پست‌های مدیریت ارشد نیستند.
  • بخش‌ها بیشتر مشغول اهداف بخش اداری خود می‌شوند. از این رو ممکن است که کمتر علاقه‌مند اهداف عینی کلی سازمان باشند.
  • با توجه به اینکه کارمندان متخصص هزینه بیشتری دارند، هزینه‌های استخدام بسیار زیاد خواهد بود.
  • درنتیجه‌ سلسله مراتب بوروکراتیک، این ساختار باعث ایجاد تعارض در گرفتن تصمیم‌های بحرانی می‌شود.
  • مدیران عملکردی اختیارات کامل دارند و ممکن است تصمیمات مستبدانه اتخاذ کنند.
استفاده از چارچوبهای شایستگی برای توسعه و مدیریت استعداد
بیشتر بخوانید

۵. ساختار بخشی

ساختار سازمانی بخشیاین نوع ساختار اغلب به یک ساختار عملکردی شباهت دارد. اعضای تیم در بخش‌های مختلف فعالیت می‌کنند. این ساختار کارمندان را بر اساس محصولات، بازارها یا خدمات به بخش‌های مختلف تقسیم می‌کند.

هرچند که بخش‌ها و قسمت‌های واحدهای ساختاری مستقل هستند. واحدهای عملکردی که از این ساختار پشتیبانی می‌کنند شامل این موارد هستند:

  • بخش عملکردی
  • بخش بازاریابی
  • بخش تحقیق و توسعه
  • بخش کارگزینی و غیره

این طراحی روی خطوط خدماتی مانند محصولات، مشتریان، منطقه و زمان تمرکز دارد. با توجه به اینکه این بخش‌ها به عنوان سازمان‌های کوچک فعالیت می‌کنند، «ساختارهای خودمختار» نامیده می‌شوند.

بنابراین این بخش‌ها مستقلا روی اهداف جداگانه‌ای کار می‌کنند. اما همه بخش‌ها به صورت جمعی سیاست‌های سازمانی و اهداف تجاری را رعایت می‌کنند.

این نوع ساختار برای شرکت‌هایی مناسب است که:

  • در مکان‌های جغرافیایی مختلفی فعالیت می‌کنند.
  • فروشگاه‌های تابع و زنجیره‌ای دارند.
  • تجارت‌های بانکی و بیمه‌ای انجام می‌دهند.

در اینجا، مدیران پروژه ممکن است وجود داشته باشند یا نه، و ممکن است در استخدام وظایف موقت باشند.

مزایا ساختار بخشی

  • افراد در موقعیت‌های جغرافیایی مختلفی کار می‌کنند و از محیط‌های کاری مختلف لذت می برند.
  • ایده‌ها به اشتراک گذاشته شده و مهارت‌ها ارتقا می‌یابند، در نتیجه فرهنگ کار جمعی خلق می‌شود. بنابراین بهره‌وری کلی افزایش می‌یابد.

معایب ساختار بخشی

  • این ساختار بر یکپارچگی سازمان همچون یک کل تاثیر می‌گذارد.
  • ماهیت خودمختار این ساختار اغلب منجر به تکرار عملکردها و منابع می‌شود.
  • تقسیم بندی، مرزهایی بین بخش‌ها ایجاد می‌کند ‌و ممکن است منجر به ضعف هماهنگی بین واحدها شود.

۶. ساختار پروژه‌ای

ساختار سازمانی پروژه‌ایساختار پروژه‌ای، وضعیتی موقتی است که برای پروژه‌های خاص تشکیل می‌شود. آن را «ساختار سازمانی پروژه‌ای» هم می‌نامند. مدیر پروژه‌ای که برای پروژه تعیین شده است، رئیس این ساختار است.

پس از اتمام پروژه، شما می‌توانید این وضعیت را برچیده یا آن را برای شکل‌ دادن یک پروژه‌ جدید تغییر دهید. در مورد یک پروژه جدید، مدیر پروژه ممکن است مجددا در وضعیت کارمندان، تغییرات سازمانی اعمال کند تا متناسب با برنامه جدید باشد. شما منابع یا متخصصانی از بخش‌های مختلف عملکردی استخدام خواهید کرد.

به عنوان مدیر پروژه، می‌توانید از منابع اختصاص یافته تا زمان تکمیل و بسته شدن استفاده کنید. اگرچه در قبال کلیه فعالیت‌ها و تکمیل به موقع پروژه پاسخگو هستید. به عبارت دیگر، شما باید بر اساس بودجه پروژه هزینه کنید.

مدیر در امتداد برنامه کامل زمانی، وظایف مشخصی را هم برای هریک از اعضای تیم مقرر می‌کند.

این نوع ساختارها زمانی مفید هستند که:

  • حدود وظایف پروژه کامل است، و اهداف به روشنی تعریف شده‌اند.
  • پروژه منحصر به فرد و مستقل است.

مزایا ساختار پروژه‌ای

  • برقراری ارتباط آسان، از این رو این ساختار می‌تواند به روز باقی بماند.
  • تیم می‌تواند احساس هویتی قدرتمند داشته باشد زیرا همه در کنار هم برای رسیدن به هدفی مشترک تلاش می‌کنند.
  • مدیریت بهره‌ور و کارآمد منابع

معایب ساختار پروژه‌ای

  • پس از اتمام پروژه مسیر رشد مشخصی برای تیم وجود ندارد.
  • این ساختار گران است، چرا که تمام متخصصان را برای یک پروژه واحد اختصاص می‌دهد.

۷. ساختار ماتریسی

ساختار سازمانی ماتریسیاین ساختار آمیزه‌ای از ساختار پروژه‌ای و ساختار عملکردی است. این ساختار ترکیبی، بر محدودیت‌های هر سازمانی غلبه دارد. در اینجا، هم مدیران عملکردی و هم مدیران پروژه اختیارات مخصوص به خود را با یکدیگر به اشتراک می‌گذارند.

مدیران پروژه به طور کلی مسئولیت این امور را بر عهده دارند:

  • یکپارچه‌سازی کلی
  • برنامه‌ریزی پروژه
  • اجرای پروژه
  • تکمیل فعالیت‌های پروژه

کلیه فعالیت‌ها باید با استفاده از منابع اختصاص یافته انجام شود. مدیران عملکردی نگران جنبه‌های اجرایی پروژه هستند. آ‌ن‌ها همچنین مسئول ارائه راهنمایی‌های فنی خواهند بود.

انعطاف‌پذیری کلید جذب نیروی انسانی دورکار
بیشتر بخوانید

کارمندان عملکردی در مهارت‌های مورد نیاز پروژه تخصص دارند. اگرچه مدیران پروژه کارمندان پروژه را مدیریت می‌کنند، مدیران عملکردی فرآیند کار را کنترل می‌کنند.

این نوع سازمان زمانی مفید است که کارمندان باید منابع موجود را به اشتراک بگذارند. این ترکیب به بهره‌وری بالا و استفاده بهتر از منابع موجود منجر می‌شود. همچنین، آن‌ها بهتر با روندهای متغیر سازگار می‌شوند.

در ادامه می‌توانید سازمان ماتریکس را به این صورت رده‌بندی کنید:

  • متعادل
  • قوی
  • ضعیف

میزان اختیاراتی که هم مدیران عملکردی و هم مدیران پروژه دارند با یکدیگر به اشتراک می‌گذارند، قدرت آن را تعیین می‌کند.

مزایا ساختار ماتریسی

  • این ساختار در به اشتراک گذاشتن کارآمد منابع کمک می‌کند.
  • تصمیم‌گیری متعادل و انعطاف‌پذیر است.
  • اعضای کارمندان می‌توانند با هم در مرزها ارتباط برقرار کنند.
  • محیط دل‌پذیر است.
  • این ساختار نمودار شفاف پیشرفت شغلی و امنیت شغلی دارد. از این رو اعضا تمایل به متعهدتر بودن به سازمان دارند.

معایب ساختار ماتریسی

  • ساختار گزارش دادن دوگانه باعث سردرگمی و درگیری می‌شود.
  • هنگامی که هیچ هماهنگی بین مدیران عملکردی و مدیران پروژه وجود ندارد، مشکلاتی ایجاد می‌کند.
  • اگر وظایفی که به ایشان اختصاص می‌دهید مربوط به مهارت‌هایشان نباشد، ممکن است بهره‌وری از منابع کم شود.
  • چون که مدیران بسیاری دارد، حفظ و نگهداری آن‌ها هزینه‌بر است.
  • هر چقدر که پروژه طول بکشد شما باید در طول پروژه منابع را حفظ کنید.

۸. ساختار مجازی

یک سازمان مجازی پدیده‌ای نوظهور است که مکان‌های مختلفی را در بر می‌گیرد. وقتی تیم شما یک پروژه را در منطقه‌ای اجرا می‌کند، شما می‌توانید آن را از هر مکان دیگری مدیریت کنید. بنابراین شما می‌توانید بدون در نظر گرفتن موقعیت مکانی، منابع را به تیم پروژه خود تخصیص دهید.

شما می‌توانید تمام مکان‌ها را به طور مجازی به هم وصل کنید. نام‌های دیگر این ساختار سازمانی عبارتند از:

  • سازمان دیجیتال
  • سازمان شبکه‌ای
  • سازمان مدولار

فناوری اطلاعات و ارتباطات، ستون فقرات سازمان‌های مجازی است. این سازمان شبکه‌ای، اجتماعی بدون محدودیت‌های عمودی و افقی است.

منابع مقید به یک ایستگاه کاری خاص نیستند. همچنین، شما می‌توانید با هر دستگاه تلفن همراهی کار کنید. همچنین شما می‌توانید هر فعالیت پروژه، از جمله جلسات را به صورت مجازی مدیریت کنید.

تیم به صورت دیجیتال گزارش می‌دهد، مگر در مواردی که به حضور فیزیکی در جلسات نیاز باشد. از این رو، دفاتر مجازی، تیم‌های مجازی و رهبری مجازی امری معمولی خواهد بود.

این وضعیت برای شرکت‌های نرم‌افزاری یا IT مناسب‌ترین است.

مزایا ساختار مجازی

  • سریع‌تر و مقرون به صرفه است، چرا که هیچ محدودیتی برای کار و ارتباط وجود ندارد.
  • هزینه‌های عملیاتی پایین‌تر است، چرا که نیازی به برقراری وضعیت‌های ثابت نیست (عدم نیاز به محل‌های اداری).
  • می‌توانید گزینه‌های مختلفی مانند ساعات کاری منعطف، کار پاره‌ وقت، تقسیم کار و کار از خانه را داشته باشید.
  • رضایت و کارایی کارمندان بالا است.
  • می‌توانید منابع استعدادی بزرگتری داشته باشید.

معایب ساختار مجازی

  • فقدان اتحاد تیمی به دلیل نبود تماس و ارتباط فیزیکی.
  • دشواری در محدودسازی اشتراک اطلاعات به خاطر موقعیت‌های مکانی متفاوت.
  • شما بایستی منابع را در مناطق مکانی و زمانی مختلف پخش کنید.
  • منابع برای تعامل مجازی به آموزش نیاز دارند.
  • مناطق زمانی مختلف باعث تاخیر در پاسخگویی می‌شوند.

نتیجه‌گیری

با شناخت انواع ساختار سازمانی در مدیریت پروژه آگاهی از آنچه نیاز دارید آسان است. اگرچه هر ساختار محدودیت‌هایی دارد، سازمان‌های بزرگ و پیچیده، ساختار ماتریسی را اتخاذ می‌کنند.

ساختار صفی و ستادی دارای سلسله مراتب مستقیم و سرراست است. از این رو در سازمان‌های ساده استفاده می‌شود. مشاغل نرم‌افزاری یا فناوری اطلاعات اغلب از ساختارهای مجازی استفاده می‌کنند. درنهایت با شناخت انواع ساختار سازمانی در مدیریت پروژه و انتخاب یک ساختار مناسب، نوع ساختار انتخابی تضمین می‌کند که در بازار عملکرد خوبی خواهید داشت.

دیدگاهی بنویسید.

شرکت مشاوره مدیریت همرو

ارائه راه‌کار برای حل مسائل سازمانی در سطوح مختلف.

 

با ما در ارتباط باشید

آدرس: تهران- خ ولیعصر- بالاتر از میدان ونک- کوچه خلیل‌زاده- پلاک ۲۸

تلفن: ۸۷۶۳۴۸۵۴-۰۲۱
ایمیل: hi@hamro.org