راهنمای انتخاب انواع ساختار سازمانی پروژه ای در سازمانها

یک ساختار سازمانی، سلسله مراتبی استاندارد از عملکردها است. این ساختار است که تعیین می‌کند که شما چگونه می‌توانید گروه‌ها را تقسیم، هماهنگ و هدایت کنید. همچنین این ساختار است که برای دستیابی به هدف و دیدگاه سازمانی، سمت‌ها را تعیین می‌کند و وظایف را شرح می‌دهد. انواع ساختار سازمانی بر اساس اندازه سازمان، نیازها و فلسفه آن طراحی می‌شوند. در ادامه راهنمای انتخاب انواع ساختار سازمانی مناسب برای مدیریت پروژه در سازمان را با هم بررسی می‌کنیم.

ساختار سازمانی پروژه ای چیست؟

با کمک ساختار سازمانی پروژه می‌توان فعالیت‌ها را تقسیم، هماهنگ و هدایت کرد. همچنین از چگونگی موقعیت‌ها و تعریف وظایف مورد نیاز برای دستیابی به اهداف و چشم‌انداز سازمان اطمینان حاصل کرد. در هر پروژه‌ای متناسب با اندازه و نیاز آن می‌توان از انواع ساختارهای سازمانی متفاوتی استفاده کرد. در حقیقت ساختار سازمانی پروژه ای قرار است به ما در مدیریت و کنترل پروژه در سازمان کمک کند.

اهمیت انواع ساختار سازمانی در مدیریت پروژه

اگر ساختار سازمانی مناسبی را انتخاب نکنید، افراد گروه بر اولویت‌های سازمان تمرکز نکرده و بدون آگاهی از نیازها و انتظارات اعضای دیگر، رفتار می‌کنند در نتیجه بهره‌وری کاهش می‌یابد. پس تعیین ساختار سازمانی پروژه ای قبل از شروع آن، از سردرگمی و درگیری بین افراد گروه جلوگیری می‌کند، چون اعضای گروه بر اساس سلسله‌ مراتب تعیین‌شده کار می‌کنند. به بیانی دیگر مسئولیت و وظیفه‌ هر فرد در گروه، مشخص‌شده و افراد متناسب با تخصص و توانمندی‌هایشان در گروه‌های مختلف تقسیم‌بندی می‌شود.

ویژگی‌های یک ساختار سازمانی

هنگام انتخاب یک ساختار سازمانی، نباید از ویژگی‌های مشخصی چشم‌پوشی کرد. چرا که ویژگی‌های هر ساختار علاوه بر شناخت انواع ساختار سازمانی در مدیریت پروژه اهمیت دارند. المان‌های کلیدی دخیل در رسیدن به یک ساختار سازمانی مناسب به شرح زیر هستند:

۱. تمرکز و عدم تمرکز

تمرکز به معنای آن است که مدیریت رده بالا، تمام تصمیم‌گیری‌ها و برنامه‌ریزی‌ها را انجام می‌دهد. این ساختار روی قدرت بالایی زنجیره متمرکز است. در حالی که عدم تمرکز، قدرت را از بالای زنجیره تا بخش‌هایی پایینی توزیع می‌کند و قدرت در انحصار مدیریت رده بالا نیست. [crp]

۲. محدوده کنترل

محدوده کنترل به معنای تعداد افرادی است که به مدیر مشخصی گزارش ارایه می‌کنند. بنابراین اگر ۹ نفر به شما به عنوان یک مدیر گزارش ارایه دهند، پس محدوده کنترل شما ۹ خواهد بود.

۳. تخصص کار

تخصص کار در اصطلاح عمومی همان تقسیم کار محسوب می‌شود. بنابراین به عنوان یک مدیر شما می‌تواند یک پروژه بزرگ را به واحدهای کوچک‌تر تقسیم کنید. این تقسیم کار به افراد اجازه می‌دهد تا یک کار مشخص را در مدت زمان کوتاه‌تری انجام دهند.

۴. دپارتمان سازی

در این فرایند، شما یک سازمان را به گروه‌ها یا دپارتمان‌های کوچک‌تر تقسیم می‌کنید. این بدان معنا است که بر اساس وظایف یا شغل، افراد را گروه‌بندی می‌کنید.

۵. زنجیره فرمان

زنجیره فرمان با سلسله مراتب گزارش‌دهی در سازمان ارتباط دارد. این روش اطمینان حاصل می‌کند که هر مدیری نسبت به وظایف مشخص خود مسئول باشد.

۶. رسمیت

در رسمیت، مدیران قوانین، فرایندها و وظایفی که به جریان کار کمک می‌کند را تنظیم می‌کنند. شما می‌توانید به عنوان یک مدیر، آن‌ها را به صورت مستقیم به کارمندان، تیم‌ها یا کل سازمان ارجاع دهید.

جدا از ویژگی‌های بالا، فاکتورهای دیگری که بر ساختار سازمانی تاثیرگذارند عبارتند از:

• درجه‌ هم‌ترازی با اهداف سازمانی
• انتقال پاسخگویی
• نمایندگی قابلیت‌ها
• سادگی طرح
• موقعیت مکانی

انواع ساختار‌ سازمانی در مدیریت پروژه

در ادامه به شما انواع ساختار سازمانی در مدیریت پروژه را معرفی می‌کنیم:

۱. ساختار سازمانی ارگانیک یا ساده

در این ساختار افراد گروه برای رسیدن به هدفی مشترک در کنار هم کار می‌کنند. مدیر پروژه قدرت و اختیارات بیشتری نسبت به بقیه افراد نداشته و نهایتا با رهبری مشارکتی گروه هدایت می‌شود.

ساختار سازمانی ساده منعطف است و توانایی سازگاری بسیار بالایی با تغییرات بازار دارد، چون افراد گروه به‌خوبی با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و مشکلات و مسائل پیش‌بینی‌نشده را حل می‌کنند؛ بنابراین این ساختار سازمانی برای شرکت‌های کوچکی که باید با تغییرات بازار سازگار و منطبق شوند مناسب است.

معایب ساختار سازمانی ساده

• روند اجرای پروژه به‌خوبی قابل پیش‌بینی نیست.
• به دلیل عدم قطعیت و مشخص نبودن مسئولیت‌ها، ممکن است افراد گروه دچار سردرگمی‌ شوند و برخی از وظایف به‌صورت کامل انجام نشود.

۲. ساختار سازمانی خطی

 ساختار سازمانی خطی ساده‌ترین شکل از ساختارهای سازمانی است که معمولا برای شرکت‌های کوچک مناسب است. این ساختار سلسله‌ مراتب شرکت را به‌وضوح مشخص می‌کند پ اختیارات و مسئولیت‌ها شفاف و به‌سادگی قابل‌ پیگیری هستند. پس هیچ سردرگمی در مورد اینکه چه کسی مسئول چه وظایفی است وجود ندارد. این ساختار به مدیران و کارمندان کمک می‌کند که به‌خوبی با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و کار خود را با کیفیت بهتری انجام دهند.

در این ساختار، مدیر پروژه بر مدیران تولید، بازاریابی و مالی نظارت دارد و مدیر تولید کارکنان شرکت را رهبری می‌کند.

۳. ساختار سازمانی صفی و ستادی

ساختار صفی و ستادی مدل اصلاح‌شده‌ ساختار خطی است. در این ساختار مشاوران در هر بخش، برای ارائه راهنمایی و توصیه به مدیران، با آن‌ها کار می‌کنند. این ساختار دارای سلسله مراتبی از مدیران است که با چندین گروه تخصصی کار می‌کنند. این گروه ها به مدیران مربوط به خود گزارش می‌دهند و سپس مدیران اجرایی به مدیران بالا دستی گزارش را منتقل می‌کنند. در حال حاضر این ساختار بسیار معمول‌ است و اغلب سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ‌تر، به استفاده از این ساختار روی می‌آورند.

در این ساختار کارکنان به دو بخش ستاد عمومی و ستاد ویژه تقسیم‌بندی می‌شوند. ستاد عمومی شامل کارمندانی است که متخصص نیستند و به مدیران ارشد کمک می‌کنند. ستاد ویژه متشکل از متخصصانی‌ است که خدماتی را به سازمان ارائه می‌دهند. نقش آن‌ها می‌تواند مشاوره‌ای، کنترلی (همانند کنترل کیفیت)، یا خدماتی (مانند تعمیر و نگه‌داری) باشد. ساختار صفی و ستادی از مهارت‌های متخصصان بهره می‌برد. به این ترتیب پروژه سریع‌تر انجام‌شده و مدیران در حوزه‌های مختلف بهتر می‌توانند عمل کنند.

مزایای ساختار صفی و ستادی

• کارکنان از حمایت متخصصان بهره‌مند شده و به‌خوبی می‌توانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و تصمیمات بهتری بگیرند.
• کارکنان آموزش می‌بینند که مهارت‌های بیشتری کسب کنند و می‌توانند در حوزه‌ تحقیق و توسعه فعالیت داشته باشند.

معایب ساختار صفی و ستادی

• افزایش آشفتگی و تعارض بین کارکنان
• هزینه‌های بیشتر برای استخدام متخصصان
• ممکن است کارکنان سعی کنند خود را بهتر از افراد دیگر گروه نشان دهند و باعث ایجاد رقابتی ناسالم شود.

۴. ساختار سازمانی عملکردی

این ساختار مدل توسعه‌یافته‌ ساختار خطی است و کارکنان بر اساس تخصص خود گروه‌بندی می‌شوند. مدیر پروژه تمام افراد و فعالیت‌ها را کنترل و مدیریت می‌کند. مدیر ساختار عملکردی، دستورالعمل‌هایی را در حدود مشخصی از اختیارات اجرا می‌کند. سرچشمه‌ ابداع این مفهوم به فردریک تیلور برمی‌گردد. در اینجا شما کارمندان را با توجه به نقش‌ها و بخش‌های عملکردی‌شان طبقه‌بندی می‌کنید. بعضی از بخش‌های این ساختار به شرح زیر است:

• بخش مالی
• بخش منابع انسانی
• بخش فروش
• بخش خدمات مشتریان
• بخش تدارکات و غیره

در راس این سلسله‌ مراتب مدیر سازمان است و سپس معاون مدیر قرار دارد و این زنجیره ادامه دارد. مدیران بخش‌های مختلف، عملکرد کارکنان خود را پیش‌بینی و کنترل می‌کنند. بنابراین آن‌ها به طور جمعی به سازمان کمک می‌کنند تا کیفیت و عملکرد را بهبود بخشد. مدیر هر بخش مستقل از بخش‌های دیگر کارکنان خود را مدیریت کرده و به مدیر ارشد گزارش می‌دهد. مدیر پروژه نقش حداقلی را ایفا کرده و در حقیقت بخش‌های مختلف را با هم هماهنگ می‌کند.

هرچند مدیرعامل باید در موارد زیر تصمیم‌گیری کند:

• تخصیص بودجه
• تخصیص منابع
• تصمیم‌گیری در مواقع بحرانی

 

این نوع ساختار برای شرکت‌های تولیدی یا مهندسی مناسب است و از عملکردها و شیوه‌های جاری برای تولید محصولات استاندارد پشتیبانی می‌کند.

مزایای ساختار عملکردی

• کارمندان را بر اساس مهارت‌های عملکردی برای سطح اجرایی بالاتری گروه‌بندی می‌کند.
• کارمندان در زمینه‌ یکسانی تجربه دارند و در نتیجه بازده بالاتری خواهند شد. به همین دلیل خدمات و نتایجی با کیفیت بالا ارائه می دهند.
• با توجه به اینکه نقش‌ها و مسئولیت‌ها به روشنی تعریف شده است، پاسخگویی امری بدیهی است.
• سلسله مراتب قابل مشاهده است و نیازی به گزارش‌های متعدد نیست.
• با توجه به اینکه کار هر بخش متفاوت است، هیچ‌ کار تکراری صورت نمی‌گیرد. همچنین شرح وظایف مشخص است.
• مسیر پیشرفت شغلی برای کارمندان روشن و قابل مشاهده است.

معایب ساختار عملکردی

• کارمندان از وضعیت روزمره کسل می‌شوند و اشتیاق خود را از دست می‌دهند.
• این ساختار مهارت‌های مدیریتی مدیران عملکردی را محدود می‌کند. از این رو که آن‌ها در مسیر رشد خود با محدودیت‌هایی روبه‌رو می‌شوند و همچنان متخصص باقی می‌مانند. بنابراین آماده برای پست‌های مدیریت ارشد نیستند.
• بخش‌ها بیشتر مشغول اهداف بخش اداری خود می‌شوند. از این رو ممکن است که کمتر علاقه‌مند اهداف عینی کلی سازمان باشند.
• با توجه به اینکه کارمندان متخصص هزینه بیشتری دارند، هزینه‌های استخدام بسیار زیاد خواهد بود.
• درنتیجه‌ سلسله مراتب بوروکراتیک، این ساختار باعث ایجاد تعارض در گرفتن تصمیم‌های بحرانی می‌شود.
• مدیران عملکردی اختیارات کامل دارند و ممکن است تصمیمات مستبدانه اتخاذ کنند.

۵. ساختار سازمانی بخشی

این نوع ساختار اغلب به یک ساختار عملکردی شباهت دارد. اعضای گروه در بخش‌های مختلف فعالیت می‌کنند. این ساختار کارمندان را بر اساس نوع محصولات، شرایط بازار یا خدمات به بخش‌های متفاوت تقسیم می‌کند. هرکدام از این بخش‌ها واحدهای ساختاری مستقل هستند. واحدهایی که از این ساختار پشتیبانی می‌کنند شامل این موارد هستند:

• بخش اجرایی
• بخش بازاریابی
• بخش تحقیق و توسعه
• بخش کارگزینی و غیره

این طراحی و ساختار سازمانی بر خدماتی مانند محصولات، مشتریان، منطقه و زمان تمرکز دارد. با توجه به اینکه این بخش‌ها به‌عنوان سازمان‌های کوچک فعالیت می‌کنند، «ساختارهای خودمختار» نامیده می‌شوند. بنابراین این بخش‌ها به‌صورت مستقل روی اهداف جداگانه‌ای کار می‌کنند؛ اما همه بخش‌ها به‌صورت جمعی سیاست‌های سازمانی و اهداف تجاری را در نظر می‌گیرند. این نوع ساختار برای شرکت‌هایی مناسب است که:

• در مکان‌های جغرافیایی مختلفی فعالیت می‌کنند.
• فروشگاه‌های تابع و زنجیره‌ای دارند.
• تجارت‌های بانکی و بیمه‌ای انجام می‌دهند.

در این ساختار، مدیران پروژه نقش پررنگی دارند و گاهی بعضی از وظایف به عهده‌ی مدیران قرار می‌گیرد.

مزایای ساختار بخشی

• افراد در موقعیت‌های جغرافیایی مختلفی کار می‌کنند و از محیط‌های کاری مختلف لذت می برند.
• ایده‌ها به اشتراک گذاشته شده و مهارت‌ها ارتقا می‌یابند، در نتیجه فرهنگ کار جمعی خلق می‌شود. بنابراین بهره‌وری کلی افزایش می‌یابد.

معایب ساختار بخشی

• این ساختار بر یکپارچگی سازمان همچون یک کل تاثیر می‌گذارد.
• ماهیت خودمختار این ساختار اغلب منجر به تکرار عملکردها و منابع می‌شود.
• تقسیم بندی، مرزهایی بین بخش‌ها ایجاد می‌کند ‌و ممکن است منجر به ضعف هماهنگی بین واحدها شود.

۶. ساختار سازمانی پروژه‌ای

ساختار سازمانی پروژه‌ای، ساختاری موقت است که برای پروژه‌های خاص تشکیل می‌شود. به همین دلیل آن را «ساختار سازمانی پروژه‌ای» هم می‌نامند. مدیر پروژه‌ای که برای پروژه تعیین شده است، رئیس این ساختار است.

پس از اتمام پروژه، شما می‌توانید این وضعیت را برچیده یا آن را برای شکل‌ دادن یک پروژه‌ جدید تغییر دهید. در مورد یک پروژه جدید، مدیر پروژه ممکن است مجددا در وضعیت کارمندان، تغییرات سازمانی اعمال کند تا متناسب با برنامه جدید باشد. شما منابع یا متخصصانی از بخش‌های مختلف عملکردی استخدام خواهید کرد.

به عنوان مدیر پروژه، می‌توانید از منابع اختصاص یافته تا زمان تکمیل و بسته شدن استفاده کنید. اگرچه در قبال کلیه فعالیت‌ها و تکمیل به موقع پروژه پاسخگو هستید. به عبارت دیگر، شما باید بر اساس بودجه پروژه هزینه کنید.

مدیر در امتداد برنامه کامل زمانی، وظایف مشخصی را هم برای هریک از اعضای تیم مقرر می‌کند.

این نوع ساختارها زمانی مفید هستند که:

• حدود وظایف پروژه کامل است، و اهداف به روشنی تعریف شده‌اند.
• پروژه منحصر به فرد و مستقل است.

مزایای ساختار سازمانی پروژه‌ای

• برقراری ارتباط آسان، از این رو این ساختار می‌تواند به روز باقی بماند.
• تیم می‌تواند احساس هویتی قدرتمند داشته باشد زیرا همه در کنار هم برای رسیدن به هدفی مشترک تلاش می‌کنند.
• مدیریت بهره‌ور و کارآمد منابع

معایب ساختار سازمانی پروژه‌ای

• پس از اتمام پروژه مسیر رشد مشخصی برای تیم وجود ندارد.
• این ساختار گران است، چرا که تمام متخصصان را برای یک پروژه واحد اختصاص می‌دهد.

۷. ساختار سازمانی ماتریسی

این ساختار آمیزه‌ای از ساختار پروژه‌ای و ساختار عملکردی است. این ساختار ترکیبی، بر محدودیت‌های هر سازمانی غلبه دارد. در اینجا، هم مدیران عملکردی و هم مدیران پروژه اختیارات مخصوص به خود را با یکدیگر به اشتراک می‌گذارند.

مدیران پروژه به طور کلی مسئولیت این امور را بر عهده دارند:

• یکپارچه‌سازی کلی
• برنامه‌ریزی پروژه
• اجرای پروژه
• تکمیل فعالیت‌های پروژه

کلیه فعالیت‌ها باید با استفاده از منابع اختصاص یافته انجام شود. مدیران عملکردی نگران جنبه‌های اجرایی پروژه هستند. آ‌ن‌ها همچنین مسئول ارائه راهنمایی‌های فنی خواهند بود. کارمندان عملکردی در مهارت‌های مورد نیاز پروژه تخصص دارند. اگرچه مدیران پروژه کارمندان پروژه را مدیریت می‌کنند، مدیران عملکردی فرآیند کار را کنترل می‌کنند.

این نوع سازمان زمانی مفید است که کارمندان باید منابع موجود را به اشتراک بگذارند. این ترکیب به بهره‌وری بالا و استفاده بهتر از منابع موجود منجر می‌شود. همچنین، آن‌ها بهتر با روندهای متغیر سازگار می‌شوند.

در ادامه می‌توانید ساختار سازمانی ماتریکس را به این صورت رده‌بندی کنید:

• متعادل
• قوی
• ضعیف

میزان اختیاراتی که هم مدیران عملکردی و هم مدیران پروژه دارند با یکدیگر به اشتراک می‌گذارند، قدرت آن را تعیین می‌کند.

مزایای ساختار سازمانی ماتریسی

• این ساختار در به اشتراک گذاشتن کارآمد منابع کمک می‌کند.
• تصمیم‌گیری متعادل و انعطاف‌پذیر است.
• اعضای کارمندان می‌توانند با هم در مرزها ارتباط برقرار کنند.
• محیط دل‌پذیر است.
• این ساختار نمودار شفاف پیشرفت شغلی و امنیت شغلی دارد. از این رو اعضا تمایل به متعهدتر بودن به سازمان دارند.

معایب ساختار ماتریسی

• ساختار گزارش دادن دوگانه باعث سردرگمی و درگیری می‌شود.
• هنگامی که هیچ هماهنگی بین مدیران عملکردی و مدیران پروژه وجود ندارد، مشکلاتی ایجاد می‌کند.
• اگر وظایفی که به ایشان اختصاص می‌دهید مربوط به مهارت‌هایشان نباشد، ممکن است بهره‌وری از منابع کم شود.
• چون که مدیران بسیاری دارد، حفظ و نگهداری آن‌ها هزینه‌بر است.
• هر چقدر که پروژه طول بکشد شما باید در طول پروژه منابع را حفظ کنید.

۸. ساختار سازمانی مجازی

یک سازمان مجازی پدیده‌ای نوظهور است که به صورت مجازی و از راه دور اجرا می‌شود. برای مثال وقتی تیم شما یک پروژه را در منطقه‌ای اجرا می‌کند، شما می‌توانید آن را از هر مکان دیگری مدیریت کنید. بنابراین شما می‌توانید بدون در نظر گرفتن موقعیت مکانی، منابع را به تیم پروژه خود تخصیص دهید. همچنین این ساختار به شرکت اجازه می‌دهد تا راحت‌تر از چندین مکان کار کند و کارمندانی با دانش و تخصص قوی از سراسر جهان استخدام کند.
پس با کمک این ساختار، می‌توانید تمام مکان‌ها را به طور مجازی به هم وصل کنید. نام‌های دیگر این ساختار سازمانی عبارتند از:

• سازمان دیجیتال
• سازمان شبکه‌ای
• سازمان مدولار

فناوری اطلاعات و ارتباطات، ستون فقرات سازمان‌های مجازی است. در این سازمان افراد فارغ از محدودیت‌ها با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند. افراد لازم نیست در مکانی مشخص کار کنند همچنین، شما می‌توانید با هر دستگاه تلفن همراهی کار کنید و هر فعالیتی را از جمله جلسات را به‌صورت مجازی مدیریت کنید.

تیم به صورت دیجیتال گزارش می‌دهد، مگر در مواردی که به حضور فیزیکی در جلسات نیاز باشد. از این رو، دفاتر مجازی، تیم‌های مجازی و رهبری مجازی امری معمولی خواهد بود.

این وضعیت برای شرکت‌های نرم‌افزاری یا IT مناسب‌ترین است.

مزایای ساختار سازمانی مجازی

• سریع‌تر و مقرون به صرفه است، چرا که هیچ محدودیتی برای کار و ارتباط وجود ندارد.
• هزینه‌های عملیاتی پایین‌تر است، چرا که نیازی به برقراری وضعیت‌های ثابت نیست (عدم نیاز به محل‌های اداری).
• می‌توانید گزینه‌های مختلفی مانند ساعات کاری منعطف، کار پاره‌ وقت، تقسیم کار و کار از خانه را داشته باشید.
• رضایت و کارایی کارمندان بالا است.
• می‌توانید منابع استعدادی بزرگتری داشته باشید.

معایب ساختار سازمانی مجازی

• فقدان اتحاد تیمی به دلیل نبود تماس و ارتباط فیزیکی.
• دشواری در محدودسازی اشتراک اطلاعات به خاطر موقعیت‌های مکانی متفاوت.
• شما بایستی منابع را در مناطق مکانی و زمانی مختلف پخش کنید.
• منابع برای تعامل مجازی به آموزش نیاز دارند.
• مناطق زمانی مختلف باعث تاخیر در پاسخگویی می‌شوند.

کلام آخر

با شناخت انواع ساختار سازمانی در مدیریت پروژه آگاهی از آنچه نیاز دارید آسان است. اگرچه هر ساختار محدودیت‌هایی دارد، سازمان‌های بزرگ و پیچیده، ساختار ماتریسی را اتخاذ می‌کنند. ساختار صفی و ستادی دارای سلسله مراتب مستقیم و سرراست است. از این رو در سازمان‌های ساده استفاده می‌شود. مشاغل نرم‌افزاری یا فناوری اطلاعات اغلب از ساختارهای مجازی استفاده می‌کنند. درنهایت با شناخت انواع ساختار سازمانی در مدیریت پروژه و انتخاب یک ساختار مناسب، نوع ساختار انتخابی تضمین می‌کند که در بازار عملکرد خوبی خواهید داشت.