مدل‌های مدیریت نظری برای هدایت اصول در دولت‌ها و کسب‌وکارها در سراسر جهان استفاده می‌شود. دو نظریه خیلی رایج و معروف در مدیریت سازمانی، نظریه‌های فردریک تیلور و ماکس وبر است. نظریه فردریک تیلور از مدیریت علمی و نظریه ماکس وبر از مدیریت بروکراسی (دیوان‌سالاری) می‌گوید.
نظریه مدیریت علمی بر مبنای استفاده از داده‌ها و قدرت انسانی برای افزایش خروجی‌هاست، درحالی‌که مدیریت بروکراسی روی سلسله مراتب‌ها و نقش‌های شغلی متمرکز است.
بدون در نظر گرفتن سازمانها، باید گفت که اهداف آنها یکسان است. هر سازمانی به دنبال حداکثر بازده و خروجی همراه با حداقل هزینه‌هاست. علاوه بر نظریه‌های مدیریت علمی و مدیریت بروکراسی، از نظریه‌های روابط انسانی و اداری هم به عنوان اشکال سازمان‌دهی و سلسله مراتب‌ها استفاده می‌شود.
پروفسور التون مایو مدیریت روابط انسانی را با استفاده از تمایل انسانی بیان کرده است تا افراد بتوانند به عنوان یک تیم با یکدیگر همکاری کنند. نظریه مدیریت اداری روی کاغذبازی‌ها متمرکز است. این نظریه از یک رویکرد صریح بدون توجه به تاثیرات متقابل انسان‌ها برای مدیریت استفاده می‌کند.
درحقیقت سبک‌های مدیریت برای ایجاد روابط موثر طراحی شده‌اند که کسب‌وکارها را به سمت کارآمدترین و بهره‌ورترین شیوه ممکن هدایت می‌کنند. سلیقه شخصی، سیاست‌های سازمان و آنچه که در طول زمان به عنوان اثربخش تعیین شده است، روی انتخاب یک سبک مدیریتی خاص برای سازمان تاثیر می‌گذارند.
هیچ نظریه‌ای قطعی و ثابت نیست و تغییر سبک‌های مدیریتی از یک نظریه به نظریه دیگر با دلیل امکان‌پذیر است. (البته به جز دولت‌ها) بااین‌حال تغییر سبک در سازمان‌های بزرگ بسیار مشکل است. چرا که تشریفات بسیاری برای تغییر مشروع در چنین سازمان‌هایی نیاز است. همچنین چنین سازمانی بزرگی به رهبری نیاز دارد که بتواند همزمان تغییرات را در سازمان پیاده کرده و آن را به کارمندان هم انتقال دهد.
در فضاهای صنعتی و تولیدی (جایی که بازده و خروجی با دقت کنترل و نظارت می‌شود)، استفاده از هر دو مدل مدیریت علمی و مدیریت بروکراسی رایج هستند. سبک‌های مدیریت روابط انسانی و اداری در استارتاپ‌ها، شرکت‌های فناور و مالی و کسب‌وکارهای کوچک کارایی دارند.
در کسب‌وکارهای کوچک در سراسر جهان به علت آنکه نیروهای انسانی محدود هستند، از سبک‌های مدیریتی و سلسله مراتبی استفاده نمی‌شود. چرا که آنها ساختار اجتماعی محدود اما واضحی دارند و دیدگاه رهبری و مالکیت آنها هم کاملا شفاف است.
مدیریت علمی چیست؟
مدیریت علمی نظریه مدیریت فردریک تیلور است که روی اشخاص و نتایج حاصل از فرایندها تاکید دارد. فردریک تیلور بر این باور بود که اگر هر شخصی بهترین روش را برای انجام کار خود پیدا کند، بهره‌وری او افزایش پیدا خواهد کرد. این رویکرد کاملا پویاست و روی نقاط قوت منابع انسانی در سازمان تاکید دارد و افراد را به اجرای دستورالعمل‌های مشخص مجبور نمی‌کند. درنهایت مدیریت علمی برای دست‌یابی به بهترین خروجی و بازده، روی پالایش فرایندها و ارزیابی نتایج متکی است.
این رویکرد کاملا داده محور است اما یک مولفه انسانی قدرتمند هم دارد. آزمایش رویکردهای مختلف و محاسبه نتایج به کمک داده‌ها با جزئیات کامل، درک روندها را امکان‌پذیر می‌کند و کمک می‌کند تا در یک صنعت و کسب‌وکار خاص ببینید که چه چیزی واقعا کار می‌کند و چه چیزی نه.
رویکرد مدیریت علمی کارآمد و موثر است، چرا که داده‌ها و تحقیقات در گذر زمان یک تصویر واضح و قابل درک را ایجاد می‌کنند. بااین‌حال این رویکرد به زمان و ثبت سوابق فشرده برای محاسبه و پیگیری هر رویکرد در اجرای وظایف یک شغل دارد. اشتباه تعبیر کردن نتایج هم می‌تواند مشکل‌ساز باشد. برای مثال پایین بودن عملکرد همیشه به نیروی انسانی یا فرایندها مرتبط نیست و می‌تواند دلایل دیگری داشته باشد اما در بررسی نتایج ممکن است مشخص نشود.
اصول مدیریت بروکراسی چیست؟
رویکرد بروکراسی یا دیوان‌سالاری در مدیریت توسط ماکس وبر طراحی شده که به مجموعه‌ای از دستورالعمل‌های دقیق و سلسله مراتب‌ها متکی است. درحقیقت این نظریه بر اساس قوانین، پیگیری دستورالعمل‌ها و پایبندی به فرایندهای سختگیرانه شکل گرفته است.
مدیریت بروکراسی برای بعضی از کسب‌وکارها مناسب است اما نه برای همه آنها. برای مثال یک کار تولیدی از فرایندهای تکراری تشکیل شده و به همین علت پیگیری دستورالعمل‌ها و اجرای این رویکرد برای آن مناسب خواهد بود. چرا که انحراف از این دستورالعمل‌ها در اجرای یک کار مشخص و تکراری، می‌تواند کل فرایند را تحت تاثیر قرار دهد و به خروجی و محصول نهایی آسیب برساند.
در چنین شرایطی، رویکرد مدیریت بروکراسی بسیار کارآمد و موثر است، چرا که به کارمندان دستورالعمل‌های دقیقی از ارشدها داده می‌شود و انتظار می‌رود که آنها را با دقت اجرا کنند. این عملی برای کارایی و کنترل است.
همچنین وبر معتقد است که پیگیری و ثبت هر رویداد و اتفاق مهمی در سازمان به عنوان یک مرجع اهمیت زیادی دارد. چرا که با ثبت سوابق گذشته، می‌توان روش‌هایی را برای اصلاحات ایجاد کرد. این یک روش راه‌حل محور است که مشکلات را شناسایی کرده و با اجرای اقدامات موثر آنها را برطرف می‌کند.
درحقیقت عادت پیگیری و ثبت سوابق گذشته می‌تواند باعث منجر به مدیریت کارآمدتر و موثرتری شود.
رویکرد مدیریت بروکراسی به شدت بر اصول سنتی و سلسله مراتب‌ها در ساختار سازمانها وابسته است. افراد بر اساس شایستگی‌های خود استخدام می‌شوند و با اثبات ارزش‌ها و مهارت‌های حرفه‌ای خود در شغل ترفیع می‌گیرند. سلسله مراتب، مراتب و ارشدیت در مدیریت بروکراسی اهمیت زیادی دارد.
وقتی یک ارشد صحبت می‌کند، انتظار می‌رود که تمام افراد به آن گوش دهند و دستورات او را به عنوان یک مقام برتر اجرا کنند. زنجیره فرماندهی از اصول تعیین کننده در این سبک از مدیریت است. بسیاری از شرکت‌های نوین فناوری و استارتاپ‌ها، از این رویکرد همراه با رویکردهای خلاقانه و مشارکتی استفاده می‌کنند.
وبر فقدان نقش رهبری در ساختار سازمانها را نتوانست تایید کند. درحالی‌که بسیاری از سازمانها همچنان می‌توانند با این رویکرد سرپا بمانند اما مدیریت دیوان‌سالاری در کسب‌وکارها و بازارهای به‌روز نمی‌تواند به سرعت پاسخگو باشد.
مدیریت علمی و مدیریت بروکراسی چه تفاوتی دارند؟
اصلی‌ترین تفاوت مدیریت علمی و مدیریت بروکراسی، شیوه تعامل و همکاری افراد است. در مدیریت علمی برای فرد انعطاف‌پذیری و گزینه‌های متعددی وجود دارد. ارتباطات و تطبیق فرایندها با دنیای واقعی در این رویکرد اهمیت دارد. در رویکرد مدیریت علمی، کارکنان اجازه گفتگوها و تعاملات اجتماعی را دارند و تبعیض کمتری بین آنها وجود دارد.
همچنین ممکن است که در اصول مدیریت علمی، همپوشانی نقش‌های شغلی ایجاد شود و کارکنان می‌توانند متناسب با نقاط قوت خود، مسیر شغلی‌شان را در سازمان تغییر دهند یا مسئولیت‌های بیشتری را بر عهده بگیرند.
در رویکرد مدیریت بروکراسی ارتباطات و افراد اهمیت کمتری داشته و آنها فقط باید سر خود را پایین گرفته و به دستورات مافوق خود گوش دهند. معاشرت و تغییر مسیر شغلی در مدیریت دیوان‌سالاری پذیرفته نمی‌شود. سبک بروکراسی بسیار خاص است و برای هر نقش شغلی مجموعه دستورالعمل‌هایی از پیش تعریف شده وجود دارد. امکان جابه‌جایی در مراتب سازمانی با این رویکرد هم کار دشواری است.
این رویکرد یک سلسله مراتبی از بالا به پایین است و انعطاف‌پذیری کمی دارد، به همین دلیل به خوبی با بازارها سازگار نمی‌شود. دولت‌ها از این سبک مدیریت برای پایبندی به قوانین و اصول استفاده می‌کنند. اما مدیریت علمی می‌تواند در راستای افزایش بازده و کاهش هزینه‌ها، با فرایندها تطبیق پیدا کند یا آنها را تغییر دهد.
خلاقیت در سبک‌های مدیریتی
یک کسب‌وکار خلاق و نوآور احتمالا از سبک مدیریتی دیوان‌سالاری یا بروکراسی چشم‌پوشی می‌کند. چنین کسب‌وکاری ممکن است که هنوز هم از سلسله مراتبی در ساختار خود استفاده کند اما دستورالعمل‌های دقیق را برای نقش‌های شغلی کنار می‌گذارد، چرا که خلاقیت را از بین می‌برند.
مدیریت علمی فضای بیشتری برای خلاقیت در کسب‌وکارها دارد اما همچنان روی تولید و پیدا کردن بهترین روش برای رسیدن به سطوح عالی تمرکز می‌کند. این روش می‌تواند به ایجاد خلاقیت در وظایف یک شغل خاص کمک کند.
به‌طور کلی هیچ سبکی مدیریتی تنها برای انگیزه دادن به آدم‌ها و الهام‌بخشی برای ایده‌های جدید در جهت ایجاد و پروش خلاقیت طراحی نشده است. هر دوی این سبک‌ها در محیط‌های تولیدی و صنعتی کارآمد هستند و فقط مرزهای نقش‌های شغلی آنها با هم متفاوت است.
وفاداری کارمندان
سلامتی و خوشحالی کارمندان در دنیای کسب‌وکار نقش مهمی دارد، چرا که کارمندان خوشحال‌تر به سازمان وفادارتر هستند و عملکرد آنها از کارمندان ناراضی بالاتر است. رویکرد مدیریت بروکراسی در انگیزه دادن به کارمندان ناکام است و نمی‌تواند با پرداخت‌های مالی بالا، وفاداری استثنائی در آنها ایجاد کند. چرا که کارمندان به دنبال چرخش شغلی و یافتن فرصت‌های بهتر هستند. به همین دلیل کاهش چرخش شغلی به پرداخت‌های مالی در سازمانها و دولت‌ها برای رشد و پویایی وابسته است.
مدیریت علمی انسان محورتر است و شانس بیشتری برای دریافت وفاداری کارمندان دارد. این روش با معاشرت کارمندان مشکلی ندارد و اگر روی افزایش عملکرد و بازده آنها اثر بگذارد، آن را در برنامه‌های مثبت کارکنان قرار می‌دهند. اما اگر عملکرد آنها افزایش پیدا نکند، حذف این برنامه‌های مثبت کار درستی نخواهد بود و ممکن است باعث خشم کارکنان شود.
کدام سبک مدیریتی کارآمدتر است؟
در اکثر کسب‌وکارها، رویکرد مدیریت علمی غالب است چرا که به دنبال حداقل کردن هزینه‌ها و به حداکثر رساندن خروجی و تولید است. این رویکرد می‌تواند به سرعت سازگار شود و برای پیاده‌سازی فرایندها به داده‌ها و آزمایش‌ها متکی است. اما رویکرد مدیریت بروکراسی تحت فشار به خوبی سازگار نمی‌شود و بسیار رسمی است.
تغییرات در این مدل به آهستگی رخ می‌دهد و برای برداشتن هر قدم (به ویژه در دولت) به کاغذبازی‌های بسیاری برای بیان مستندات و تشریفات نیاز دارد. ثبت سوابق گذشته در این مدل بسیار دشوار است چرا که کارها به سرعت انجام نمی‌شود و زمان زیادی می‌گیرد.
درنهایت ثبت سوابق می‌تواند برای وضعیت قانونی منفعت داشته باشد اما یک مدیریت خوب درحال حاضر می‌داند که مشکل چیست و فعالانه برای حل آن اقدام می‌کند. در سبک مدیریتی دیوان‌سالاری برای هر راه‌حل باید با مقام ارشد و عالی‌رتبه صحبت کرد و پیش از رسیدن به کارمندان و اجرایی شدن نهایی در عمل (که ثابت کند آیا موثر است یا نه)، آن را برای پیاده‌سازی در فرایندها در شبکه‌ها توزیع خواهند کرد تا ابتدا روی کاغذ ثبت شود.
رویکرد مدیریت دیوان‌سالاری در سازمان‌های دولتی که سودآوری لزوما هدف نیست می‌تواند کارآمد باشد. چرا که بودجه از قبل تعیین شده و سیستم‌های مالیاتی مشخص است و برای افزایش بازده و رشد اثربخشی کار نمی‌کنند.
مزیت‌های رویکرد مدیریت بروکراسی
اگرچه سبک مدیریت دیوان‌سالاری بیشتر مایه زحمت است تا کارآمد، اما این سبک مزیت‌ها و ویژگی‌های منحصربه‌فردی هم دارد. این سبک مدیریتی در شرایط زمانی و بودجه‌های کم کارآمد است و می‌تواند کارها را کاملا دقیق پیش ببرد و اجازه ندهد تا کاری از قلم بیفتد.
زمانی که مدیران کارآمد بتوانند از این رویکرد برای منافع و خلق کارآمدی و اثربخشی در سازمان استفاده کنند، رویکرد مدیریت بروکراسی می‌تواند موثر واقع شود. برای مثال یک مدیر کارآمد می‌داند که کدام بخش‌های پروژه ممکن است به خاطر تشریفات به تاخیر بیفتد، پس اجرای آنها را زودتر از موعد مقرر شروع می‌کند. همچنین یک مدیر می‌تواند موارد ضروری رو فورا کنترل کند، درحالی‌که سایر بخش‌های پروژه به آرامی در حال انجام شدن هستند.
مدیریت کارآمد و هماهنگ کردن بخش‌های یک پروژه با توجه به محدودیت بودجه‌ها، ثبت دشوار سوابق و دیگر مشکلات سبک مدیریت بروکراسی، می‌تواند با تمرکز بر مراحل پروژه و زمان همه کارها را انجام دهد. همچنین می‌توان در این رویکرد، جنبه‌های مختلف یک پروژه را کنار هم جمع کرد تا کارها به سرعت اجرا شوند. در یک سناریو مشترک هر مسیر و طراحی به تایید مهندسان نیاز دارد. وقتی که در طرحی تجدیدنظر می‌شود، آن طرح پس از اصلاح هم دوباره به بررسی و تایید نیاز دارد. این روند به خاطر تشریفات در سازمانها، وقت‌گیر است و هزینه زیادی می‌طلبد.
درحالی که کاغذبازی‌ها اجرا می‌شود و طرح دست به دست می‌شود تا به مهندسان برسد، سایر کارمندان منتظر می‌مانند. کل این فرایند فاقد بهره‌وری و راندمان بالایی است. به همین دلیل همکاری یک مهندس در خط مقدم تولید در کنار کارمندان می‌تواند این مشکل را برطرف کند. چرا که مهندس می‌تواند به دور از سلسله مراتب‌ها به محل برود، کارها را بررسی کند و همانجا آنها را اصلاح کند تا تولید در جریان باشد و متوقف نشود.
این اتفاق می‌تواند فرایندهای کاغذبازی اداری را حذف کند. البته این راه‌حل غیرمعمول نیست و بخشی از پیمانکاران و کسب‌وکارهای مستقل وجود دارند که در صورت بروز مشکل در رویکرد مدیریت بروکراسی می‌توان از آنها استفاده کرد.
بروکراسییییییییییییی…