در ورزش جمله معروفی است که می‌گوید: «تعادل بین نقاط قوت افراد تیم باعث می‌شود تا آن‌ها بتوانند کارهای غیرممکن را انجام دهند.» این جمله در سازمان‌ها هم صدف می‌کند. تعادل بین نقاط قوت روی تیم سازی در سازمان‌ هم اثرگذار خواهد بود و باعث افزایش کارایی سازمان می‌شود.

برای مثال سه نفر از بازیکنان ستاره تیم بیس‌بال سیاتل مارینرز در سال ۲۰۱۱ از آن جدا شدند. اما آن سال برای سیاتل مارینرز بهترین سال بود، تا جایی که به یکی از بهترین تیم‌های فصل‌های تاریخ بیس‌بال تبدیل شدند. با خروج سه بازیکن برتر تیم، آن‌ها دیگر هیچ بازیکن درخشانی نداشتند ولی در عوض ترکیبی از بازیکنان باتجربه، ثابت‌قدم و ورزشکاران جوان و با استعدای داشتند که هریک نقطه قوت متفاوتی داشتند.

همچنین سیاتل مارینرز رهبر باتجربه‌ای داشت که خوب می‌دانست بازیکن‌ها چطور باید با هم کار کنند. خیلی‌ها می‌گویند وقتی آن سه ستاره تیم را ترک کردند، افراد سیاتل مارینرز یاد گرفتند که چطور باید به عنوان یک تیم با یکدیگر همکاری کنند. این مثال می‌تواند درمورد همه کارهای گروهی صادق باشد. تیم سازی در سازمان هم تفاوتی با این مثال ندارد.

اگر اعضای تیم از توانایی‌های یکدیگر آگاه باشند، نه تنها به هم اعتماد می‌کنند، بلکه می‌دانند در چه حوزه‌هایی باید از چه کسانی استفاده کنند و می‌توانند بهترین استفاده را از زمان و استعدادشان ببرند. درنتیجه کارایی تیم تا حد زیادی افزایش می‌یابد. به همین دلیل است که تیم سازی در سازمان ها اهمیت زیادی دارد.

تیم‌های عالی همیشه با هم سازگار نیستند. مثلا در رابطه با تصمیم‌گیری‌های مهم، بهتر است افراد با هم مخالف باشند. گفت‌وگو بین افرادی که نقطه قوت‌های متفاوتی با یکدیگر دارند، کیفیت فرایند تصمیم‌گیری را افزایش می‌دهد.

جدا از تصمیم‌گیری‌های کلیدی، وقتی نقاط قوت مختلف بین افراد تقسیم شده باشد، عملیات‌های معمول تیم راحت‌تر پیش می‌رود. وقتی بیشتر فشار کار گروهی بر دوش یک یا چند نفر از اعضا باشد، کارایی تیم کاهش پیدا می‌کند. درنتیجه کارایی جز (ستاره‌های گروه) از کل (همه اعضای گروه) بیشتر می‌شود. برای تیم سازی در سازمان باید به دنبال افزایش کارایی تیم ها بود.

۱. آیا اعضای تیمتان هر هفته برای رسیدگی به مشکلات پروژه پیش شما می‌آیند و بر خلاف مذاکرات بسیاری که دارید باز هم به هیچ نتیجه‌ای نمی‌رسند و راه‌حلی برای مشکلاتشان پیدا نمی‌کنند؟

۲. تابه‌حال شده یکی از اعضای تیمتان به عقاید و حقوق دیگران هیچ اهمیتی ندهد و بخواهد بر دیگران تسلط پیدا کند؟ حتما متوجه شده‌اید که در چنین شرایطی، تجربه، دانش و استعدادهای دیگران به هدر می‌رود و فقط از تجربه‌های یک نفر استفاده می‌شود.

۳. تاکنون برایتان اتفاق افتاده با کسی هم‌گروه شوید که نمی‌تواند مفهوم پروژه را درک کند؟ گاهی تیم‌ها فقط به ظاهر شبیه به تیم هستند ولی در عمل، وقتی از نزدیک به آن‌ها نگاه می‌کنید، شبیه به افرادی هستند که در یک اتاق کنار هم نشسته‌اند و جدا از هم، روی موضوعی مشترک کار می‌کنند.

3 دلیل که مردم، قلب تحولات دیجیتال هستند
بیشتر بخوانید

مدیر خوب کسی است که عملیات روزانه تیمش را بررسی می‌کند تا ببیند افراد آن در کجاها تاخیر دارند و در چه حوزه‌هایی بیش از حد سریع پیش می‌روند. وقتی مدیر، این حوزه‌ها را با توجه به نقاط قوت اعضا بررسی می‌کند، به بینش‌هایی دست پیدا می‌کند که می‌تواند با کمک آن‌ها بین اعضای تیم تعادل ایجاد کرده و کمکشان کند تا مکمل یگدیگر باشند. سپس می‌تواند با استفاده از این بینش‌ها مبنایی برای گفت‌وگو در تیم داشته باشد. همچنین به اعضای تیم کمک می‌کند درک بهتری از نقش خود داشته باشند و بدانند که باید در همکاری با دیگر اعضا چطور عمل کنند. به این ترتیب، مدیر می‌تواند اطمینان حاصل کند که تیم (به عنوان یک کل) عملکرد خیلی بهتری از تک‌تک افراد (به عنوان یک جز) دارد.

تیم سازی در سازمان: استراتژی‌های ساخت یک تیم قدرتمند در سازمان

اما بهترین استراتژی برای اینکه بتوانیم یک تیم کارآمد و مبتنی بر نقاط قوت آن‌ها بسازیم چیست؟ در ادامه استراتژی‌های اصلی برای تیم سازی در سازمان را توضیح می‌دهیم:

  • با اعضای گروهتان صحبت کنید و ببینید تیم از نظر هریک از شما چه معنایی دارد.

بعضی از افراد «تیم» را فقط یک واژه سه حرفی می‌دانند و به معنای آن توجهی ندارند. آن‌ها معمولا زیاد از این واژه استفاده می‌کنند اما هیچ‌یک از خصوصیات کار تیمی را نمی‌شناسند یا اینکه به آن عمل نمی‌کنند. برای مثال یک مدیر عملیاتی، که از واژه تیم برای توصیف زیردستانش استفاده می‌کند را در نظر بگیرید. آیا افرادی که او مد نظر دارد هدف مشترکی با هم دارند؟ آیا معیارهای یکسانی برای تعیین موفقیت دارند؟ آیا ممکن است به دستاوردهای جمعی برسند؟ یا تیمی که او از آن حرف می زند فقط مجموعه‌ای از افراد هستند که جداگانه و با اهداف و معیارهای جدا از هم کار می‌کنند؟ اگر اینطور است پس چرا اسم آن‌ها را تیم می‌گذارد؟

حتی اگر شغل کارمندان طوری است که مقدار زیادی از کار تیمی را به صورت مستقل انجام می‌دهند، باز هم اعضای آن می‌توانند مسئولیت‌ها را بین خودشان تقسیم کنند و این‌گونه مکانی عالی برای کار را با کمک یکدیگر ایجاد کنند.

با وجود همه این‌ها، اگر تیمتان با هدفی مشترک و معیارهای یکسان با هم کار می‌کنند، ارزشش را دارد که مقداری از زمانتان را روی آن‌ها سرمایه‌گذاری کرده و براساس نقاط قوت اعضا آن‌ها را گروه‌بندی کنید.

  • هدف مشترکی بسازید.
قدرت جلسات کاری سیستماتیک برای داشتن جلسه‌ کاری موفق
بیشتر بخوانید

این هدف مشترک باید هم در بینش و هم در عملکرد کارمندان آشکار باشد تا تیم سازی در سازمان با موفقیت انجام شود. معمولا مدیران زمان زیادی را برای تعریف هدف تیم صرف نمی‌کنند. فرایندی تهیه کنید که هریک از اعضای تیم بتواند در آن تعریفی که از هدف دارد را برایتان بازگو کند و بگوید که برای رسیدگی به این هدف چه کارهایی می‌کند یا چه نقشی در دستیابی به آن دارد. وقتی به اعضای گروه گوش می‌دهید، دیدگاه آن‌ها و زبانی که برای بیان آن استفاده می‌کند را به دقت یادداشت کنید. سپس تفاوت‌ها و شباهت‌های نظرات آن‌ها را بررسی کرده و با کمک خودشان گفته‌هایشان را با یکدیگر مقایسه کنید. جلسه‌ای تیمی برگزار کنید و از آن‌ها بپرسید:

۱. فکر می‌کنید دیدگاه‌هایتان چه شباهت‌هایی با هم دارد؟

۲. به نظرتان هریک چطور به جنبه‌های مختلف فرصت‌ها و مشکلات نگاه می‌کنید؟

  •  فهرستی از وظایف تیم تهیه کنید و سپس با توجه به نقاط قوت اعضای تیم به آن‌ها مسئولیت دهید.

خیلی از تیم‌ها بعد از تعریف مسئله به سراغ راه‌حل می‌روند و دیگر به اینکه هریک از وظایف یا نقش‌ها را باید به کدام‌ یک از اعضای گروه محول کنند، توجهی ندارند. درصورتی که این موضوع خیلی مهم است و اگر این مسئله را در فرایند برنامه‌ریزی‌تان جای دهید گروه کارآمدتری خواهید داشت. این کار را می‌توانید هم برای وظایف خاص و هم برای کارهای روزانه تیم انجام دهید. مثلا مدیر می‌تواند برنامه عملیاتی خاصی را برای هریک از کارمندان طراحی کند تا از نقطه الف به نقطه ب برسند یا اینکه وظایفی کلی برای هریک از اعضا مشخص کند.

برای این کار و تیم سازی در سازمان، ابتدا وظایفی که احساس می‌کنید باید به هریک از اعضا داده شود را بنویسید. از اعضا بخواهید به دفترتان بیایند و با کمک آن‌ها نقشی که در فرایند دارند را تعریف کنید. آن‌ها قرار است اعضای دائمی تیمی باشند که  به مرور زمان و در طی پروژه‌های بسیار همکاری و شراکتشان را با یکدیگر توسعه می‌دهند. نتیجه این کار فهرستی شبیه به ستون اول جدول زیر می‌شود:

نقاط قوت مربوط
کارهایی که در آن مهارت دارمحوزهاعضای تیموظیفه
خلق بینشآینده‌نگر، استراتژیکجونا اسمیتبینش و رهبری
ارائه  و سخنرانیفرماندهیکارلوس سانچز
تنظیم اهداف و زمان‌بندیتمرکز، تنظیم‌گریباب گریناندازه‌گیری و تعیین هدف
تعیین اولویت‌هاحداکثرکنندهریچل جانسون
می‌دانم که هریک از اعضا چه چیزی دوست دارند و چه چیزی دوست ندارند و می‌توانم تشخیص دهم که چه کاری برای هریک از ما مناسب استفردگرا، مهارت در پیدا کردن ارتباطاتاریک جونزقدردانی و شناخت
می‌توانم کارهایی که انجام می‌دهم را با شرکت در میان بگذارمبرقراری ارتباط، هماهنگی و همکاریآلیسون استیوانزارتباطات
می‌توانم از کارها یادداشت‌برداری کنم، فهرستی از کارهایی که باید انجام شوند تهیه کنم و آن را برای دیگران بازگو کنمبرقراری ارتباط، تنظیم‌کننده و تدارکاتربکا تاکر
می‌توانم در همه جلسات حضور پیدا کرده و نتایج را پیگیری کنممسئولیت‌پذیری، ثباتجیم اوبرینمسئولیت پذیری
تیم مدیریت ارشد هماهنگ؛ تیمی هدایت‌کننده تیم‌ها
بیشتر بخوانید

 

  • از اعضای تیم بخواهید مدام از خودشان بپرسند: من که هستم و چه کمکی به تیم می‌کنم؟

اگر این دیدگاه را در تیم سازی در سازمان دنبال کنید (برای تعیین وظایف نقاط قوت اعضای تیم را در نظر بگیرید)، متوجه می‌شوید که همه افراد یکسان نیستند و نقش ایده‌آل برای هریک از افراد متفاوت است. حال که می‌دانید چه وظیفه‌ای را به چه کسی اختصاص دهید، از هریک از آن‌ها بپرسید که در انجام چه کاری بیشترین کمک را به تیم می‌کنند. از آن‌ها بخواهید نقاط قوت خود را بگویند و حوزه‌هایی که در این فرایند در آن مهارت دارند را بیان کنند. همچنین به یاد داشته باشید که آن‌ها نه تنها استعدادهایشان را، بلکه دانش، مهارت‌ها و حوزه‌های علاقمندی‌شان را هم می‌توانند در این مرحله بیان کنند. از هریک از اعضا بخواهید از بین منابع فردی یکی از آن‌ها که در آن مهارت دارد را مشخص کند. این کار می‌تواند فرایند تیم سازی در سازمان را برای شما بهبود دهد.

با توجه به نقاط قوت شناسایی شده، مهارت‌های رهبری و مسئولیت‌پذیری را بین افراد تقسیم کنید.

وقتی وظایف هر نفر را مشخص کردید، از فردی که نامش در کنار هریک از وظایف نوشته شده بخواهید آن حوزه خاص از عملیات تیم را تحت مالکیت خودش بگیرد. این مرحله در واقع مرحله تقسیم مسئولیت‌های رهبری است. سپس بخش‌هایی از فرایند را که هیچ‌کس در آن مهارت ندارد را در جایی بنویسید و اگر لازم بود از خارج از تیم فرد با استعدادی را استخدام کنید تا آن کار را انجام دهد.

  • به یاد داشته باشید که تمرین و تداوم کلید موفقیت است.

این فرایند را بخشی از کارهای روزانه تیمتان کنید. با این کار هم می‌توانید به مسائل، مشکلات و چالش‌ها رسیدگی کنید و هم راه‌های همکاری برای حل مشکل یا دستیابی به آن را پیدا می‌کنید. برای اینکه تداوم و پیوستگی را در کارتان رعایت کنید، مطمئن شوید یک نفر در گروه مسئولیت پیگیری کارها و یادآوری وظایف به کارمندان را بر عهده می‌گیرد و در هر جلسه می‌تواند فهرستی از نقاط قوت اعضا به شما ارائه دهد.

آیا شما تا‌به‌حال تجربه تیم سازی در سازمان داشته‌اید؟ با چه مشکلات و چالش‌هایی برای تیم سازی در سازمان روبه‌رو شده‌اید؟

منبع

دیدگاهی بنویسید.

شرکت مشاوره مدیریت همرو

ارائه راه‌کار برای حل مسائل سازمانی در سطوح مختلف.

 

با ما در ارتباط باشید

آدرس: تهران- خ ولیعصر- بالاتر از میدان ونک- کوچه خلیل‌زاده- پلاک ۲۸

تلفن: ۸۷۶۳۴۸۵۴-۰۲۱
ایمیل: hi@hamro.org