جلسات فردی فقط برای مدیران با کارمندان نیست. این جلسات برای متخصصان منابع انسانی هم فرصت فوق‌العاده‌ای را به وجود می‌آورد که بتوانند با کارمندان گفت وگو کنند و تجربه و اطلاعات بیشتری برای ارائه راهکار به‌دست آورند. اما جلسات فردی کارمندان با منابع انسانی چه منافعی برای سازمان دارد؟
در این سه سالی که در شرکت SoapBox کار می‌کنم، بیشترین میزان تاثیرگذاری که روی کارمندان داشتم (نه تنها برای درک آنها بلکه برای افزایش مشارکت) از طریق جلسات فردی بوده که با آنها داشتم. به‌طور کلی سازمان‌ها نظرسنجی‌های گوناگونی را بین کارمندان توزیع می‌کنند (مانند نظرسنجی مشارکت که ساده، سریع و پرتکرار است). بر اساس این نظرسنجی‌ها فقط ۳۰ درصد از کارمندان آمریکا احساس می‌کنند که بازخوردشان روی کارفرما تاثیر می‌گذارد.
وقتی جلسات فردی کارمندان با منابع انسانی برگزار شود و کارمندان بتوانند با منابع انسانی گفت‌وگو کنند، این بازخورد نه تنها سریع‌تر در نظر گرفته می‌شود بلکه آنها بهتر می‌توانند شرایط لازم برای اقدام در جهت حل مشکلات را فراهم کنند.
پنج تجربه‌ای که در جلسات فردی کارمندان با منابع انسانی به دست آورده‌ام:
- برای جلسات فردی همیشه مجموعه سوالاتی استاندارد داشته باشید.
- این کار هم از نظرسنجی آسان‌تر است و هم به‌نوعی سخت‌تر است.
- باید حتما از جزئیات این جلسات یادداشت بردارید و در آخر هر جلسه آنها را ثبت کنید.
- وقتی همه جلسات فردی کارمندان با منابع انسانی به اتمام رسید، از پاسخ‌های افراد گزارشی تهیه کرده و آن را برای مدیران ارسال کنید.
- خیلی زود در جهت یافته‌هایتان اقدام کنید.
برای اینکه بتوانید میزان مشارکت کارمندان را بسنجید، نظرسنجی تنها گزینه نیست.
بهترین راه برای اینکه کارشناسان منابع انسانی بتوانند مشارکت تیمشان را پیگیری کنند چیست؟ این سوالی است که اعضای تیم منابع انسانی همیشه از خودشان می‌پرسند. برای این کار ابزار و حقه‌های زیادی وجود دارد اما آیا این ترفندها واقعا شما را به آنچه می‌خواهید می‌رسانند؟
فعالیت در تیم منابع انسانی در سازمانی که می‌خواهد فضای مشارکتی کارمندان را تغییر دهد، کمی عجیب‌وغریب است. در این شرایط باید بسیاری از دانسته‌هایتان را کنار بگذارید و برای جست‌وجوی دادهها از روش‌های جدیدی استفاده کنید. به همین خاطر، نظرسنجی‌های مشارکتی که هر سه ماه یکبار انجام می‌شوند، برای این کار کافی نیستند.
ما در سوپ‌باکس به تجربه کارمند اهمیت زیادی می‌دهیم و همیشه می‌خواهیم بدانیم آنها نسبت به آنچه که در سازمان تجربه می‌کنند چه حسی دارند. در نتیجه برای شروع، نظرسنجی‌هایی درمورد تجربه داوطلبان و فرایند پذیرش سازمانی انجام می‌دهیم تا نظر افراد را در هنگام ورود به سازمان بررسی کنیم. ما هنوز هم از تحقیقات نظرسنجی‌ها استفاده می‌کنیم ولی این تنها منبع ما نیست. برخلاف سازمان‌های دیگر، در شرکت ما همه کارمندان هر سه ماه یکبار با تیم منابع انسانی ملاقات‌های فردی دارند و می‌توانند در آن جلسات، با تیم منابع انسانی درباره بازخوردها و نظراتشان صحبت کنند.
من برای اولین بار جلسات فردی کارمندان با منابع انسانی را در پاییز سال ۲۰۱۸ اجرا کردم و از آن زمان تاکنون درس‌های زیادی گرفته‌ام. در ادامه چند مورد از تجربیاتی که در این مدت کسب کرده‌ام را برایتان می‌آورم تا بتوانید به کمک آنها میزان مشارکت کارمندانتان را بسنجید.
۱. همیشه با مجموعه سوالاتی استاندارد به گفت‌وگو با کارمندان بروید.
برای اینکه بتوانید نظر کارمندان را در همه حوزه‌ها بدانید، نباید منتظر باشید خود کارمندان به آن اشاره کنند. کارمندان معمولا تا زمانی که مسئله‌ای حاد نباشد آن را با شما در میان نمی‌گذارند. آنها قبل از شما هم چندین جلسه فردی با مدیر و اعضای تیم داشته‌اند و اگر با صحبت‌های بیهوده خسته‌شان کنید، حوصله گفت‌وگو با شما را نخواهند داشت. پس باید سوالاتی را از قبل مشخص کرده و در جلسه روی آنها تمرکز کنید.
برای اینکه بتوانید سوالاتتان را از قبل آماده کنید، ببینید می‌خواهید چه مسائلی را بسنجید. این موضوع در هر سازمانی متفاوت است. مثلا ما در سوپ‌باکس بر این باوریم که داشتن هدف‌های شفاف یکی از مهم‌ترین مولفه‌های تجربه کارمند است. همچنین اعتقاد داریم که ارائه بازخورد متداوم و مربیگری کارمندان، تجربه فوق‌العاده‌ای را در سازمان برای آنها رقم می زند.
با در نظر گرفتن همه این عوامل، بعضی از سوالاتی که در جلسات فردی کارمندان با منابع انسانی مطرح می‌شود را می‌توانید در زیر بخوانید:
- به نظرتان در کار هدف‌های شفافی دارید؟
- فکر می‌کنید به اندازه کافی نسبت به کارتان بازخورد دریافت می‌کنید و رهبران در نقش مربی در کنار شما هستند؟
- آیا مدیر در مورد عملکردتان با شما صحبت می‌کند؟ چند وقت یکبار این کار را انجام می‌دهد؟
- وقتی کارها را خوب انجام بدهید اوضاع با نظم پیش می‌رود؟
- فکر می‌کنید تیم ما به اندازه کافی موثر است؟ آیا نسبت به سازمان احساس تعلق می‌کنید؟
- به نظرتان این سازمان می‌تواند محیط خوبی برای پیشرفت در مسیرشغلی‌تان ایجاد کند؟
من در جلسات فردی برای هریک از افراد حدود ۴۵ دقیقه زمان می‌گذارم. در این مدت باید حدود پنج تا هشت سوال آماده کنید و در این سوالات تمام موضوعات مهم را جای بدهید. کارمندان باید زمان کافی داشته باشند تا علاوه بر پاسخگویی به این سوالات، در مورد مباحث پیش‌بینی نشده‌ای که ممکن است در حین گفت‌وگو پیش بیاید هم صحبت کنند.
در نهایت باید سوالات را طوری طراحی کنید که کارمندان با بله یا نه به آنها پاسخ دهند. این کار باعث می‌شود تا بتوانید بعدا با محاسبه درصد پاسخ‌های منفی و مثبت آن سوال، نتایج آن جلسه را به راحتی بررسی کنید. یکی از فواید داده‌های کیفی (در مقایسه با نظرسنجی) این است که وقتی به صورت حضوری از کارمندان سوال می‌پرسید، ممکن است جواب‌هایی بدهند که مباحث تازه‌ای را به روی شما باز کند و باعث شود تا در آینده در جلسات فردی کارمندان با منابع انسانی بیشتر در مورد آنها صحبت کنید.
۲. این کار هم از نظرسنجی آسان‌تر است و هم به‌نوعی سخت‌تر است.
انجام دادن نظرسنجی معمولا از جلسات فردی کارمندان با منابع انسانی آسان‌تر است چون در مدتی بسیار کوتاه حجم خاصی از داده را در اختیار شما قرار می‌دهد. حتی می‌توانید سوالات نظرسنجی را به کمک فرم گوگل یا سایر ابزار‌های نظرسنجی آنلاین برای افراد بفرستید و در همان روز پاسخ‌های آنان را دریافت کنید. تنها مشکلی که در نظرسنجی وجود دارد میزان مشارکت کارمندان است. نرخ مشارکت کارمندان در سازمان ما معمولا حدود ۶۷ درصد است. این میزان برای شرکت ما خیلی هم بد نیست ولی مثلا در شرکتی که فقط ۳۳ کارمند دارد، این میزان کافی نیست و باید تا جایی که می‌توانید بازخورد جمع‌آوری کنید.
می‌توانید در هر فصل، از همه کارمندان اطلاعات جمع‌آوری کنید و این یکی از بهترین فواید جلسات فردی کارمندان با منابع انسانی است. شاید با خود بگویید، اگر نرخ پاسخگویی نظرسنجی‌ها ۱۰۰ درصد باشد چه؟ در این صورت باز هم جلسات فردی بهتر هستند چون وقتی به صورت حضوری با کارمندان صحبت می‌کنید، بهتر می‌توانید آنها را بشناسید، ارتباط بیشتری با آنها برقرار می‌کنید و در نهایت اعتمادشان را جلب می‌کنید.
۳. همیشه از جلسات یادداشت بردارید.
همانطور که قبلا هم گفتم پرسیدن سوالات بله یا خیر خیلی خوب است ولی اگر بتوانید در گفت‌وگوهایتان زمینه‌های بیشتری را پیش بکشید بهتر هم می‌شود. مسائلی که در جلسه مطرح می‌شوند و پاسخ‌های کارمندان را یادداشت کرده و بعد از اتمام هر جلسه آنها را خلاصه کنید.
به یاد داشته باشید که جلسات فردی کارمندان با منابع انسانی، مصاحبه کاری نیست. پس همه زمانتان را به یادداشت‌برداری اختصاص ندهید. اول سعی کنید خوب به حرف‌های کارمند گوش دهید، با او تماس چشمی برقرار کنید و سوالاتی بپرسید که بتواند مباحث جدیدی به وجود آورد. اگر در این صحبت‌ها موضوعی مطرح شد که احساس کردید مهم است، آن را همان لحظه در یادداشت‌هایتان بنویسید.
سپس به محض اینکه گفت‌وگو تمام شد، قبل از اینکه یادتان برود، پاسخ‌های کارمندان را همراه با مباحث جدید بنویسید. در نهایت هم یادداشت‌های خود را با کارمند بررسی کنید تا مطمئن شوید موضوعی را به اشتباه ثبت نکرده باشید.
۴. از جلسات فردی گزارش تهیه کنید.
اگر قرار باشد داده‌های به دست آمده را گردآوری نکنید، پس دیگر برگزاری جلسات فردی کارمندان با منابع انسانی چه سودی دارد؟ یکی از بزرگ‌ترین مزیت‌های سوالات بله یا خیر این است که می‌توانید خیلی راحت برای هر موضوع، درصد افرادی که پاسخ بله یا نه داده‌اند را پیدا کنید. بنابراین با توجه به سوالاتی که می‌پرسید، می‌توانید به مسائل زیر پی ببرید:
- کدام یک از واحدها فکر می‌کنند که مدیرشان در مورد عملکردشان با آنها صحبت نمی‌کند؟
- چند درصد از افراد سازمان فکر می‌کنند که اهداف شفافی را در کارشان دارند؟
- چند درصد از کارمندان احساس می‌کنند که می‌توانند در سازمان رشد کنند؟
این‌ها همه سوالاتی هستند که می‌توانید در جلسات فردی کارمندان با منابع انسانی به آنها پی ببرید. وقتی دادهها را جمع‌آوری کردید باید حتما آنها را اولویت‌بندی کنید و نسبت به بررسی آنها اقدام کنید تا کارمندان احساس کنند که به نظراتشان اهمیت داده می‌شود.
۵. باید در جهت بازخوردها عمل کنید.
خیلی از ما بعد از تحلیل نظرسنجی‌ها هیچ اقدام دیگری نمی‌کنیم. دادهها فقط برای جمع‌آوری نیستند بلکه باید آنها را طبقه‌بندی کرده و از یافته‌های آن استفاده کنیم. مثلا اگر در واحدی بیشتر افراد بر این باور بودند که مدیرشان درمورد عملکرشان به آنها بازخورد نمی‌دهد، می‌توانیم به مدیر واحد مراجعه کرده و از او بپرسیم که چرا این کار را نمی‌کند؟
به یاد داشته باشید که در این مواقع داده‌های جمع‌آوری شده را هم به عنوان مدرک به مدیر نشان دهید. ما به عنوان متخصصان منابع انسانی همیشه به دنبال راهی هستیم که بتوانیم در سازمان احترام کسب کنیم و تبدیل به شریک استراتژیک مدیران شویم. این کار بهترین روش برای ایجاد اعتماد است. همچنین نشان دهید که همکاری‌تان با رهبران خیلی خوب پیش می‌رود.
هرچه سازمان رشد می‌کند، برگزاری این جلسات هم سخت‌تر می‌شود چون تعداد افرادی که باید با آنها مصاحبه کنید بیشتر خواهد شد. مثلا اگر سازمانتان بیشتر از ۶۰ کارمند داشته باشد، نمی‌توانید هر سه ماه یکبار با آنها مصاحبه کنید و بهتر است زمان آن را به سالی دو بار یا حتی سالی یک بار تغییر دهید.
همانطور که گفتیم جلسات فردی فقط مخصوصا مدیران نیست و اعضای تیم منابع انسانی هم می‌توانند تا جایی که می‌خواهند با کارمندان شرکت جلسات فردی داشته باشند. این میزان می‌تواند حتی همه سازمان یا کسب‌وکار را شامل شود. فرقی نمی‌کند که به چه تعداد از افراد سازمان دسترسی داشته باشید؛ مهم این است که به جای پنهان شدن پشت نظرسنجی‌های آنلاین، با افراد روبه‌رو شوید و سوالاتتان را به صورت حضوری بپرسید.
