ناکارآمد بودن جلسات هیات مدیره برای سازمان‌های غیرانتفاعی یک موضوع دردساز است. مذاکره در مورد مباحث غیرکارآمد جلوی رشد و تامین مالی سازمان را می‌گیرد و اعضای هیات و کارمندان را ناامید و گیج می‌کند. این اتفاق می‌تواند باعث ناکارآمدی بیشتر سازمان شود.
هیچ دلیلی ندارد که جلسات هیات مدیره بی‌فایده برگزار شود. نحوه برگزاری و مدیریت جلسات کاملا بر عهده هیات مدیره است که سازمان را به اهدافش نزدیک‌تر کند و نیازهای آن را برطرف سازد. با رعایت نکات زیر می‌توانید کارایی جلسات هیات مدیره خود را در سازمانتان افزایش دهید و بحث‌های بی‌فایده را کنار بگذارید.
با شرح ماموریت، جلسه را شروع کنید.
موضوعات اضافه را از جلسات هیات مدیره حذف کنید و نگذارید افراد در آن احساس خستگی و بی‌حوصلی کنند. اعضای هیات مدیره معمولا از گزارشات شبیه به هم و پر از اعداد و ارقام، زود خسته می‌شوند. به جای اینکه این گزارشات را در ابتدای جلسه بیان کنید، آنها را از قبل برای اعضای هیات بفرستید و جلسه را با یک جمله الهام‌بخش آغاز کنید.
بهترین روش برای این کار، آن است که ماموریت سازمان را به آنها یادآوری کرده و هدف جلسه را برایشان بگویید. (مثلا اینکه می‌خواهیم در این جلسه برای فلان موضوع رای‌گیری کنیم، فلان استراتژی مالی را تنظیم کنیم و غیره).
دستور جلسات را از قبل برای اعضای هیات ارسال کنید.
سه روز قبل از اینکه جلسه برگزار شود، منابع و جزئیات مهم مربوط به جلسه، مانند گزارشات کمیته و دستور کار جلسه پیش‌رو را برای اعضا ارسال کنید. هدفی را برای جلسه مشخص کنید که افراد را مجبور کند جزئیات دستور جلسه را بخوانند. مثلا بنویسید «در جلسه پیش رو می خواهیم درباره گزینه‌های یک تا سه با رئیس هیات مدیره صحبت کنیم.» وقتی سه روز قبل مفاد جلسه را به افراد ارائه دهید، آنها وقت کافی دارند تا آنها را مرور کرده و سوالاتشان را آماده کنند.
دقت داشته باشید طول این دستور جلسه باید به اندازه باشد؛ نه آنقدر طولانی که اعضا وقت خواندنش را نداشته باشند و نه آنقدر کوتاه که نتوانید تمام مباحث مهم را در آن جای دهید. همچنین مطمئن شوید که آن را جدا از به‌روزرسانی‌های دیگر هیات برای اعضا ارسال می‌کنید تا اعضا بتوانند مواد جلسه را تحلیل کنند؛ بدون اینکه با مسائل دیگر اشتباه بگیرند.
طبق برنامه پیش بروید.
بیشتر جلسات هیات مدیره ها چند دقیقه دیرتر از زمان مقرر شروع می‌شوند چون همیشه یک یا چندنفر از اعضا دیرتر به جلسه می‌آیند. اگر اجازه بدهید این اتفاق یک یا دوبار تکرار شود، دیر آمدن برای آنها تبدیل به نوعی عادت می‌شود و به زودی همه فکر می‌کنند که می‌توانند پنج تا ده دقیقه دیرتر در جلسه حاضر شوند.
اگر سیاستی سخت‌گیرانه برای زمان شروع و پایان جلسات برقرار کنید، همه افراد به‌موقع خودشان را به جلسه می‌رسانند؛ به‌خصوص اگر به آنها یادآوری کنید که همه مباحث جلسه مهم هستند. یکی دیگر از کارهایی که باعث وقت‌شناسی اعضا می‌شود، این است که مطمئن شوید مدیرعامل یا رئیس جلسه در همه جلسات هیات مدیره حضور داشته باشد. هیچ‌کس دوست ندارد اعتبارش را جلوی رهبر هیات مدیره از دست بدهد.
موضوعات اضافه را حذف کنید.
به جای اینکه درمورد اطلاعات جدید و به‌روزرسانی‌ها (که از قبل در دستور جلسه برای افراد ارسال کرده‌اید) حرف بزنید، سعی کنید خیلی سریع به موضوعات اصلی جلسه بپردازید. این کار به مدیرعامل یا رئیس هیات انگیزه می‌دهد که همیشه در جلسه حضور پیدا کند و باعث می‌شود که اعضا همیشه مواد جلسه را پیش از حضور در جلسه بخوانند. از یک دستور جلسه قدرتمند استفاده کنید و آن را به عنوان نقشه راهی برای مباحث جلسه به کار بگیرید.
همچنین باید تا جایی که می‌شود به زمان و مباحثی که در دستور جلسه ذکر شده پایبند باشید. ابتدا از مباحث مهم شروع کنید و بعد از آن به سراغ مسائل کم‌اهمیت‌تر بروید. این هم یکی دیگر از کارهایی است که باعث می‌شود اعضا به موقع در جلسه حاضر شوند.
قوانین اولیه تنظیم کنید.
همیشه در همه سازمان‌ها یکی دو تا از اعضای هیات بر بحث مسلط می‌شوند و اغلب هم درمورد اطلاعات غیرضروری صحبت می‌کنند. همه باید در جلسات هیات مدیره صحبت کنند و کل اعضای گروه را مخاطب خود قرار دهند؛ نه اینکه فقط یکی دو نفر با یکی دو نفر دیگر صحبت کنند! همچنین هدف از نظر دادن در گروه باید این باشد که بحث را پیش ببرد نه اینکه از ادامه آن جلوگیری کند.
اگر گروه بزرگ یا پرخاشگری دارید، هیچ اشکالی ندارد که قوانین اولیه‌ای را در ابتدای جلسه به آنها گوشزد کنید و از ایجاد تعارض بین آنها جلوگیری کنید. همچنین هر کسی که مسئول هدایت جلسات هیات مدیره است باید قدرت این را داشته باشد که افراد ساکت را به شرکت در مذاکره دعوت کند یا کسانی که بیش از حد سروصدا راه می‌اندازند و اثری بر مذاکره ندارند را آرام کند.
محیط جلسه باید صمیمی و امن باشد که افراد بتوانند با خیال راحت و بدون ترس از مورد قضاوت واقع شدن، افکار خود را به اشتراک بگذارند. بهترین راه برای جلوگیری از دعوا این است که خارج از جلسه، شبکه‌ایی برای اعضا تهیه کنید تا بتوانند در آنجا بدون هیج ترسی نظرات خودشان را بیان کنند.
جلسه را با یک اقدام به پایان برسانید.
در انتهای هر جلسه، هیات مدیره باید اقدامی را اجرا کند. این اقدام می‌تواند رای دادن، تخصیص وظایف یا حتی توافقی باشد که اعضا با مدیر یا نسبت به رویداد خاصی برقرار می‌کنند.
هر یک از موارد قابل اقدام باید به یک عضو اختصاص داده شود تا مسئول پاسخگویی آن باشد. مثلا: «دوروتی یک رویداد جمع‌آوری سرمایه اجرا خواهد کرد و برای پیشنهاد مشارکت از طریق ایمیل با اعضا ارتباط برقرار خواهد کرد.» وقتی چنین بیانیه‌ای را بنویسید، کسی که مسئول ثبت وقایع و مصوبات جلسه است، باید همه این اطلاعات را جمع‌آوری کرده و بعد از جلسه آن را در شبکه مدیریت قرار دهد. سپس وظایفی را به هریک از اعضا اختصاص داده و زمان مشخص برای هر مسئولیت را به آنها اطلاع دهد.
برگزاری جلسات ممکن است کار اضطراب‌آوری به نظر برسد ولی برای اینکه بتوانید آن را تبدیل به فعالیت کارآمدی کنید که همه افراد در آن شرکت می‌کنند، فقط کافی است چند ترفند و استراتژی خاص را به کار بگیرید. شما از چه ترفندهایی برای کارآمدی جلسات هیات مدیره استفاده می‌کنید؟
