سازمان خوب، سازمانی است که کارمندانش به صورت مداوم و موثر در فعالیتها و تصمیمگیریها مشارکت داشته باشند. چون مشارکت کارمندان در تصمیمگیری بسیار اثرگذار است و عدم مشارکت آنها، میتواند چالشهای بزرگی برای بسیاری از مدیران و متخصصان ایجاد کند. به همین دلیل است که تقویت مشارکت در هر سازمانی، یک ضرورت است چراکه تقویت مشارکت مزایای زیادی برای کارمندان و سازمان در پی دارد و میتوان گفت با افزایش تعامل، هر دو سود میکنند. راه های تقویت مشارکت کارمندان متعددی وجود دارد که میتوان بسته به نیاز سازمان یکی یا چند مورد از آنها را انتخاب و اجرا کرد.
منظور از مشارکت کارمندان چیست؟
مشارکت کارمندان، به فعالیتها و اقداماتی اطلاق میشود که برای ترغیب کارکنان به مشارکت با ابتکار عمل برای دستیابی به یک هدف مشترک انجام میشود. گاهی اوقات مشارکت از این تعریف هم فراتر رفته و به فرایندی اشاره میکند که در آن کارکنان بهطور فعال در فرایند تصمیمگیری مشارکت دارند.
به جای این که مدیر تمام تصمیمات را بگیرد و کارکنان از دستورات او پیروی کنند، گروه به عنوان یک کل تصمیم میگیرد. مشارکت کارکنان در تصمیمگیری بخشی از آن چیزی است که به عنوان توانمندسازی کارکنان شناخته میشود. توانمندسازی کارکنان شامل تمرکززدایی تدریجی قدرت در یک شرکت، انتقال آن به تصمیمگیرندگان در لایههای پایینی ساختار سلسله مراتبی سازمان است.
چرا مشارکت کارمندان در سازمان مهم است؟
بزرگترین مزیت مشارکت، افزایش مالکیت کاری کارمندان است و برای بسیاری از شرکتها ارزش در نظر گرفتن دارد. در ادامه به مزایای دیگر تقویت مشارکت کارمندان اشاره میکنیم.
۱. افزایش فعالیت
هنگامی که همه کارکنان فعالانه در تصمیمگیری شرکت میکنند و اغلب پیشنهادات و ایدههای خود را به اشتراک میگذارند، شرکت سود میبرد. کارمندانی که احساس میکنند نظراتشان ارزشمند است و بر اساس آن عمل میشود، در محل کار احساس شادی بیشتری میکنند و انگیزه بالایی برای تلاش و افزایش موفقیت شرکت دارند. به این ترتیب کارمندان به خوبی به تعامل ادامه میدهند چون کیفیت محصول و نتایج ارائه شده برای آنها مهم است.
هنگامی که کارمندان میتوانند به طور موثر افکار و پیشنهادات خود را در مورد شرکت به اشتراک بگذارند، به احتمال زیاد به گلوگاههای جریان کاری در کار روزانه خود مسلط میشوند و راههای جدید و نوآورانهای برای بهبود کارها ارائه میدهند.
۲. بهبود سلامت روان
افزایش مشارکت به سلامت روانی کارکنان کمک میکند. البته تنها افزایش مشارکت بر سلامت آنها تاثیر ندارد و باید سایر شرایط برای داشتن محل کاری خوب هم رعایت شود. با استفاده از مشارکت، استرس در سازمانها کاهش مییابد. به این دلیل که آنها میتوانند عدم اطمینان در مورد عملکرد و تغییرات تجاری را بیان کنند. اگر استرس بیش از حد طولانی شود، میتواند اثرات منفی مانند افزایش فشار خون، سردرد، عدم انگیزه و کم شدن تمرکز داشته باشد. اما مشارکت کارکنان از این استرس میکاهد.
۳. افزایش بهرهوری و کیفیت
مزایایی که مشارکت کارمندان از نظر بهرهوری و کیفیت به همراه دارد تا حدی از مواردی که در بالا توضیح داده شد ناشی میشود. بهرهوری کارکنان از روشهای مختلفی بهبود مییابد، از جمله استرس کمتر، محیط کار کارآمدتر و انگیزه و فداکاری ناشی از یک محیط کار ایمن. علاوه بر اینها، افزایش مشارکت کارکنان به کیفیت خدمات یا محصولات تولید شده هم کمک میکند. اگر کارکنان در سراسر سازمان اطلاعات بهتری داشته باشند، میتوانند ایدههای خود را بهتر به مشتری منتقل کنند.
راهکارهای افزایش مشارکت کارمندان در محیط کار
راههای زیادی برای بهبود مشارکت کارکنان وجود دارد. بعضی از آنها روی اهداف بلندمدت متمرکز هستند، در حالی که بعضی دیگر دربرگیرنده اهداف کوتاهمدت برای کارمندان و کسب و کارها هستند. در ادامه چند مورد از راه های تقویت مشارکت کارمندان را بررسی میکنیم.
-
ماموریت، چشمانداز و ارزشهای خود را شفاف بیان کنید
هدف شرکت شما چیست؟ ارزشها و ماموریتهای شما چیست؟ کارمندان میخواهند بدانند که سازمانی که در آن عضویت دارند تصویر چشمانداز وسیعی را میبیند و برای خود یا دیگران ارزش قائل است. شرکتی که ارزشهای خود را در زندگی کاری روزمره گنجانده باشد، به ایجاد محیط کاری معنادارتر برای کارکنانش کمک میکند.
با این حال فقط نوشتن بیانیه ماموریت خود در وبسایت شما کافی نیست. برای کسب موفقیت، باید چشمانداز و ارزشهای بلندمدت شرکت خود را در عملکردهای و رفتار سازمانی خود بگنجانید. زمانی که کارکنان درک قوی از ارزشهای اصلی شرکت و تاثیر آنها بر سازمان داشته باشند، به احتمال زیاد احساس مسئولیت و مشارکت میکنند.
-
در هنگام ورود، کارکنان را با شرایط خود آشنا کنید
برداشتهای اولیه حتی در داخل محل کار حیاتی است. فرایند ورود به سازمان، نحوه نگاه کارمندان به شرکت و موقعیت شما را مشخص میکند. استخدام کارمندان یک راه عالی برای برقراری ارتباط کارکنان با ماموریت، چشم انداز و ارزشهای شرکت شما است. همچنین به آنها کمک میکند تا درک کنند که چگونه در رسیدن به اهداف شرکت شما سهیم هستند.
از فرایند معارفه استفاده کنید تا به کارکنان جدید نشان دهید که فرهنگ شرکت چیست و او چه نقش حیاتی در تیم و در کل شرکت دارد. اطلاعاتی را که مستقیما با نقش آنها مرتبط است ارائه دهید و انتظارات خود را در مورد تعامل با سایر اعضای تیم با او مطرح کنید.
-
به کارمندان فرصت رشد بدهید
دلیل شماره یک افرادی که به دنبال تغییر شغل هستند دستیافتن به «فرصتهای رشد شغلی» است. ایجاد مسیری روشن برای توسعه کارکنان به بهبود جذب و حفظ کارکنان کمک میکند. کارمندان را تشویق کنید تا در شرکت شما رشد کنند تا فرصتهای رشد را در جای دیگری جستجو نکنند. فراموش نکنید که ایجاد تعهد یکی از اصلیترین راه های تقویت مشارکت کارمندان است.
کارکنان میخواهند احساس کنند که توسط مدیران و رهبران خود مورد توجه و حمایت قرار میگیرند. یکی از ویژگیهای ضروری مدیری خوب نیز همین توجه کردن است. احترام متقابل باعث ایجاد ارتباطات واقعی میشود که مسیر را برای موفقیت مشترک هموار میکند.
-
کارکنان خود را بشناسید و به آنها پاداش دهید
برای این که کارکنان احساس کنند در سازمان کاملا مشارکت دارند، باید بدانند که همکاران، مدیران و رهبران واقعا از کار آنها قدردانی میکنند. به رسمیت شناختن باعث میشود آنها از کار خود لذت ببرند و برای انجام بهترین عملکردهای خود انگیزه داشته باشند. به یاد داشته باشید که پاداشها و قدردانیها برای همه یکسان نیستند. با در نظر گرفتن ترجیحات شخصی آنها و به رسمیت شناخته شدنشان میتوانید روحیه مشارکت را در آنها افزایش دهید.
-
فضایی ایجاد کنید تا آنها راحت بازخورد بدهند
کارمندان باید به خوبی حس کنند که شناخته شده و شنیده میشوند و میتوانند به خوبی با تیمهای دیگر کار کنند. تشویق فرهنگ ارتباط مداوم و دو طرفه این امر را ممکن میسازد. یک کانال امن برای کارمندان ایجاد کنید تا بازخوردهای صادقانه خود را به اشتراک بگذارند و نظرات آنها شنیده شود. اطمینان حاصل کنید که کارکنان در مورد تصمیمات مهم به خوبی آگاه هستند. به عنوان یک رهبر باید نشان دهید واقعا درک میکنید که در سازمان چه اتفاقی میافتد، نگرانیهای آنها را میفهمید و مراقبشان هستید.
-
عادات کاری سالم را ترویج کنید
عادات سالم را در محیط کار ایجاد کنید. ترویج استراحت در حین کار به کارمندان کمک میکند تا احساس کنند به آنها اهمیت بیشتری داده میشود. این عادتها به جلوگیری از کار بیش از حد و فرسودگی شغلی کمک میکند و منجر به کار مفیدتر و عمیقتر میشود. اطمینان از این که دفتر شما فضای کاری راحتی برای همه کارمندان است، ایجاد یک برنامه کاری منعطف و تشویق تعادل بین کار و زندگی، همه راههایی هستند که با آنها میتوانید به کارکنان خود نشان دهید به رفاه آنها اهمیت میدهید.
-
برای انجام فعالیتهای تیمی داوطلب شوید
داوطلب شدن به عنوان یک تیم یا شرکت در سایر فعالیتهای تیمسازی، راهی عالی برای ایجاد روابط قویتر در سازمان است و در عین حال به طور بالقوه به مجموعه شما کمک میکند. فعالیتهایی که با اعضای تیم انجام میشود، محیط و موقعیتی را برای کارمندان فراهم میکند که در آن به ایجاد رابطه تشویق میشوند. اگر برای انجام کارهای تیمی امکان گردهماییهای حضوری را ندارید، ملاقاتهای مجازی را در نظر بگیرید. اگر برای برقراری ارتباط با کارمندان از راه دور مشکل دارید، بهتر است در مورد استراتژیهای تعامل با کارمندان دورکار بیشتر مطالعه کنید.
-
نظرسنجیهای مشارکت کارکنان را انجام دهید
نظرسنجیهای مشارکتی از کارمندان به آنها اجازه میدهد بازخورد بدهند و احساس کنند با خیال راحت شنیده میشوند. این نظرسنجیها بسیار سودمند هستند چون به صورت کاملا ناشناس انجام میشوند و به کارمندان اجازه میدهند تا بدون ترس از واکنش منفی بازخورد واقعی ارائه دهند.
کلام آخر
همانطور که گفتیم تقویت مشارکت به صورتهای مختلفی انجام میشود. یکی از راه های تقویت مشارکت کارمندان گرفتن بازخوردها و پیشنهادها از آنها است. این طور نیست که کارمندان مایل به ارائه پیشنهادها نباشند، بلکه اغلب به این دلیل که احساس میکنند در موقعیت و محیط مناسبی برای به اشتراک گذاشتن آنها نیستند از مشارکت و نظردهی منصرف میشوند. این هنر یک مدیر است که فضایی مناسب برای آنها ایجاد کند.
