بهنام تبریزی، پژوهشگر، در سال 2015 دریافت که حدود 75 درصد از تیم های چند تخصصی یا Cross Functional شرکت برتر جهان، ناکارآمد هستند. آنها از بودجه تعیین شده پیروی نمی‌کردند، از برنامه عقب بودند، هیچکس از مقررات پیروی نمی‌کرد و انتظارات مشتری برآورده نمی‌شد. به طور خلاصه، بیشتر شرکت‌ها قادر نبودند از مزایای تیم های چند تخصصی به طور کامل بهره ببرند.
اما چرا؟
در هر صورت هدف و مقصود تیم های چند تخصصی کاملا مشخص است. اگر شرکت شما برای تکمیل یک پروژه به مهارت‌های گوناگونی نیاز داشته باشد، ایجاد گروهی از افراد که از دپارتمان‌ها یا واحدهای مختلف می‌آیند کاری منطقی است. به این ترتیب می‌توان از تخصص بخش‌های مختلف شرکت استفاده کرد. اما در واقعیت، تیم های چند تخصصی با چهار چالش بزرگ روبه‌رو هستند که کار را برای آنها دشوار می‌کند.
چالش شماره 1: نیازها و اولویت‌های متفاوت دپارتمان‌ها:
بیشتر شرکت‌ها، دپارتمان‌ها و تیم‌های خود را بر اساس نقش و سابقه‌شان تقسیم‌بندی می‌کنند. این دپارتمان‌ها اغلب اهداف، مقاصد و انتظارات عملکردی خاص خود را دارند که ممکن است با هم سازگار نباشند. برای مثال، بخش بازاریابی همیشه برای طراحی و اجرای کمپین‌های تبلیغاتی از نظر زمان در مضیقه است؛ اما بخش مالی رسیدگی خود را به صورت فصلی انجام می‌دهد و ممکن است درخواست بخش بازاریابی برای تغییر بودجه را که دو هفته قبل از آخرین مهلت ارسال شده، تایید نکند.
علاوه بر اینکه این ناسازگاری‌ها به دفعات در یک تیم چند تخصصی به وجود می‌آیند، اعضای این تیم‌ها اغلب به طور تمام‌وقت به پروژه تعهد ندارند. یعنی مدیران دپارتمان‌ها یا رهبران تیم‌ها اغلب از کارکنان خود می‌خواهند که بیشتر تمرکزشان را روی کارهای روزمره و اهداف دپارتمان یا تیم خود بگذارند و پروژه چندمنظوره را در درجه دوم اهمیت قرار دهند. اگر تمام اعضای یک تیم های چند تخصصی با چنین چالشی مواجه باشند، پروژه به شکل قابل‌توجهی کُند پیش می‌رود و اگر تیم های چند تخصصی تمرکز خود را از دست بدهند یا موفق نشوند رویدادهای مهم پروژه را پشت سر بگذارد، اعضا به راحتی ناامید شده و از پروژه کناره‌گیری می‌کنند.
چالش شماره 2: مهارت‌های ناکافی یا ناهماهنگ:
هدف اصلی تیم های چند تخصصی این است که بهترین مهارت‌ها را از دپارتمان‌های مختلف کنار هم قرار دهد تا پروژه‌ای خلاقانه را به انجام برساند. اما با توجه چالش شماره 1، مدیران معمولا اعضای تیم های چند تخصصی را بر مبنای سبک بودن بار کاری آنها انتخاب می‌کنند. حتی ممکن است انتخاب اعضا بر اساس بیشترین سابقه کاری در حوزه تخصصی مورد نظر انجام شود.
متاسفانه انتخاب اعضای تیم های چند تخصصی بر اساس این موارد، تضمین نمی‌کند که افراد مهم‌ترین مهارت‌های لازم برای موفقیت تیم چند تخصصی، یعنی مهارت‌های ارتباطی فوق‌العاده و توانایی کار کردن با یک تیم دیگر، را در اختیار داشته باشند. در نتیجه اگر اعضای تیم به درستی انتخاب نشوند، کار تیم چندمنظوره از همان ابتدا مختل می‌شود.
چالش شماره 3: تفاوق بر سر مسیر حرکت:
تیم های چند تخصصی باید هدف مشخصی داشته باشد و همه برای رسیدن به این هدف تلاش کنند. با توجه به ناسازگار بودن اولویت‌های هر یک از اعضای تیم با یکدیگر، این کار می‌تواند دشوار باشد. برای مثال کسی که عضو تیم فروش است ممکن است تمرکز خود را روی این موضوع بگذارد که مشتری‌های شرکت همین حالا محصول جدیدی می‌خواهند در نتیجه برای او سرعت کار اولویت بالاتری نسبت به بازار دارد؛ اما مهندس محصول که از تمام چالش‌های فنی که محصول با آن مواجه است اطلاع دارد، احتمالا به آزمایش دقیق مرحله به مرحله اصرار دارد. در همین حال کارمند باسابقه‌ای که تجربه مدیریتی دارد ممکن است تمایل داشته باشد ادامه پروژه را متوقف کند تا ابتدا خطرات قانونی آن بررسی و پوشش داده شود تا از هدررفت زمان و منابع شرکت جلوگیری کند.
این نوع ناسازگاری‌ها تیم های چند تخصصی را ارزشمند می‌سازد و به آنها کمک می‌کند به نقطه‌نظرها و ارزش‌های مختلفی توجه کند اما در عین حال باعث عقب افتادن تیم می‌شوند چون هرکس از اولویت‌های خودش دفاع می‌کند.
چالش شماره 4: مدیریت تفاوت‌ها:
در نهایت، به لطف بروس تاکمن (روانشناس) می‌دانیم که هر تیم عموما پنج مرحله توسعه را تجربه می‌کند: شکل‌گیری، درگیری، هنجارسازی، اجرا و تعطیلی. وجود این مراحل به این معنی است که تبدیل گروهی از افراد غریبه با نقطه‌نظرها و ارزش‌های متفاوت، به یک تیم متحد نیازمند زمان و انرژی است. با اینکه نظرات متفاوت اعضا می‌تواند باعث موفقیت تیم شود، اگر به درستی مدیریت نشود ممکن است به ناسازگاری و فاجعه بیانجامد.
سه مرحله اساسی در تیم های چند تخصصی
دیدیم که تیم های چند تخصصی حتی قبل از شروع به کار با چالش‌های مختلفی مواجه هستند.
چطور می‌توان بر این چالش‌ها غلبه کرد و تیم را از مرحله شکل‌گیری و درگیری به هنجارسازی و اجرا رساند؟
-
مرحله شکل‌گیری تیم های چند تخصصی:
برای شروع بهتر است مطمئن شویم هر دپارتمان و تیم کاملا از پروژه تیم های چند تخصصی پشتیبانی می‌کند. ارزش کار و مزایای آن برای هر یک از اعضا را توضیح دهید. سپس ارتباط اهداف تیم چندمنظوره با اهداف هر دپارتمان را بیان کنید تا آنها نیز خودشان را برای موفقیت این تیم مسئول بدانند.
در حالت ایده‌آل، حداقل چند نفر از کارکنان به صورت تمام‌وقت در تیم های چند تخصصی مشغول می‌شوند تا فعالیت تیم را ادامه دهند، زیرا کارکنان دیگر فقط طبق برنامه زمانی دپارتمان خودشان می‌توانند در تیم فعالیت کنند. همکاری با دپارتمان و تیم باید به گونه‌ای باشد که زمان خاصی از روز به طور کامل به پروژه تیم چندمنظوره اختصاص پیدا کند.
برای انتخاب اعضای مناسب برای تیم های چند تخصصی، بهتر است پروفایل مهارت‌های تمام کارکنان به صورت بروز موجود باشد. اطلاعات پروفایل کارکنان باید نقاط قوت، تجربیات کاری مرتبط و مهارت‌های ارتباطی آنها را در بر بگیرد. به این ترتیب می‌توان مطمئن شد که اعضای تیم علاوه بر تخصص، مهارت‌های ارتباطی و توانایی کار تیمی را نیز دارند.
-
مرحله درگیری تیم چند تخصصی:
همه تیم‌ها به خصوص تیم های چند تخصصی، به دلیل وجود ارزش‌ها و تجربیات متفاوت، با ناسازگاری‌هایی روبه‌رو خواهند شد. راهکار این مساله این است که فرایندهایی برای حل این ناسازگاری‌ها تعیین شود. یک راه برای تعیین این فرایندها این است که اعضا از لحظه شروع کار (با راهنمایی رهبر تیم) فکرشان را روی هم بگذارند تا همگی احساس کنند انصاف رعایت شده است. برای این کار می‌توان از تکنیک‌های مختلفی استفاده کرد؛ مثلا از دو عضوی که با هم بحث می‌کنند بخواهیم که دیدگاهشان را با یکدیگر عوض کنند و از دید طرف مقابل به بحث بپردازند یا به هنجارها و اصول ازپیش‌تعیین‌شده‌ای رجوع کنند.
در صورتی که اعضای تیم نتوانند روی موضوع خاصی به توافق برسند، رهبر تیم می‌تواند شخص سوم و بی‌طرفی را به عنوان واسطه وارد بحث کند تا نقطه‌نظر تازه‌ای ارائه کند. تیم خود را تشویق کنید که حداقل دو فرایند داخلی و خارجی برای حل ناسازگاری‌ها انتخاب کنند تا برای حل بحث‌های داخلی ابزار مناسبی داشته باشند.
-
مرحله هنجارسازی تیم چند تخصصی یا Cross-Functional Team:
به همین ترتیب، باید اعضای تیم چند تخصصی را تشویق کنید روی قوانین یا هنجارهای کلیدی به توافق برسند که از همان ابتدا عملکرد تیم را کنترل کند. این قوانین می‌تواند نحوه برگزاری جلسه‌ها و تقسیم کار عادلانه را شامل شود.
البته مواظب باشید که قوانین یا هنجارهای سختگیرانه و دقیقی برای تیم خود وضع نکنید، زیرا بدون شک شرایط با پیش‌روی پروژه تغییر خواهد کرد. در نتیجه باید اطمینان حاصل کنید که تیمتان فرایندی را در نظر داشته باشد که از هنگام عوض شدن شرایط یا پیدا کردن گزینه بهتر، بتواند با استفاده از آن در قوانین تجدید نظر کند.
بخشی از هنجارسازی این است که مطمئن شوید همه اعضا در مورد اهداف و مقاصد تیم، اتفاق نظر دارند و می‌دانند که هر یک از اعضا به چه دلیل انتخاب شده و چه نقش خاصی در تیم دارد.
نکته: برای به روزرسانی اخبار تیمی به صورت هفتگی، تیم خود را تشویق کنید دلیل و منطق کارهای خود را توضیح دهند.
این امر به طور خاص به آن دسته از اعضای تیم چند تخصصی که سابقه و تخصص متفاوتی دارند کمک می‌کند بهتر یکدگیر را درک کنند. با توجه به اهداف و فعالیت‌های تیم های چند تخصصی، رهبر تیم می‌تواند بروزرسانی‌های روزانه را نیز در نظر بگیرد:
7 تکنیکِ اثبات‌شده برای بهبود همکاری و ارتباط اعضای تیم های چند تخصصی
تا اینجای کار، توانستید به تیم های چند تخصصی خود در دو مرحله اولیه شکل‌گیری و درگیری کمک کنید. حالا چطور آنها را از مرحله هنجارسازی به سمت دستیابی به اهداف شرکت هدایت می‌کنید؟
تیم شما چطور جزو 25 درصد تیم های چند تخصصی برتر و موفق در جهان خواهد شد؟
-
وظایف اعضا را برای آنها روشن کنید.
اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم درک درستی از مسئولیت‌های خود دارند و می‌دانند کار آنها در دستیابی به هدف تیمی چه نقشی دارد. این موضوع باعث می‌شود اعضا مسئولیت‌پذیر باشند و مرزهایی تعیین شود که از ناسازگاری‌های بی‌مورد جلوگیری می‌کند؛ همچنین باعث می‌شود اعضای تیم بدانند که با نزدیک شدن به مهلت پایان کار می‌توانند به یکدیگر کمک می‌کنند.
-
فرضیات را یادداشت و تایید کنید.
هنگام تعیین اهداف و مقاصد پروژه، اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم فرضیات درون‌ساختی هر مرحله و رویداد مهم پروژه را تشریح و درک کرده‌اند.
سابقه و تخصص اعضای تیم با یکدیگر تفاوت دارد بنابراین بعضی از اعضا ممکن است فرض کنند که دیگران نیز دانش تخصصی مشابه او را دارند یا زبان تخصصی حوزه کاری او را متوجه می‌شوند. به همین دلیل لازم است که هر یک از اعضای تیم دلیل و منطق پشت تصمیمات خود را توضیح دهد و دیگران را قدم به قدم در هر مرحله از پروژه پیش ببرد.
-
اطمینان حاصل کنید که تیم مورد نظر رهبری قدرتمندی داشته باشد.
هر تیم به یک رهبر خوب نیاز دارد اما تیم های چند تخصصی به طور ویژه به رهبر قدرتمندی نیاز دارد که اعضا را دور هم جمع کند تا با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و بر چالش‌های متعدد پیش‌رو غلبه کنند.
البته باید توجه داشت که «رهبر قدرتمند» به این معنی نیست که شخص باید سلطه‌گر باشد. رهبر تیم می‌تواند کارگشای خارق‌العاده‌ای باشد که به برطرف کردن ناسازگاری‌های اجتناب ناپذیر کمک می‌کند یا اعضای تیم را تشویق می‌کند که در هنگام سختی به کار خود ادامه دهند.
-
تیم خود را با ابزارهای ارتباطی مناسب تجهیز کنید.
مزیت اصلی تیم های چند تخصصی همکاری و به اشتراک‌گذاری تخصص است. پس با فراهم کردن ابزارهای مناسب، به اعضای تیم خود کمک کنید بهتر با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. یکی از راه‌های انجام این کار این است که در سایت Status تاپیک‌های خاصی را برای ارسال اخبار، بحث در مورد مطالب مختلف و آموزش ایجاد کنید.
-
دسترسی به یک پایگاه اطلاعاتی بزرگ را در اختیار اعضای تیم های چند تخصصی خود قرار دهید.
اطمینان حاصل کنید که هر یک از اعضا می‌تواند به اطلاعات شرکتی مانند مطالب تخصصی هر دپارتمان دسترسی داشته باشد. می‌توانید در سایت Status آنها را به برنامک‌های (اپلت‌های) مختلف اضافه کنید تا مهارت‌های متنوعی را یاد بگیرند و اعضای دیگر تیم را بهتر درک کنند.
-
افراد را به ارتباط حرفه‌ای و شخصی با یکدیگر تشویق کنید.
ارتباط موفق یعنی آشنایی با طرز تفکر دیگران، گوش دادن و همکاری با آنها و توضیح دادن مفاهیم. بنابراین اعضای تیم خود را تشویق کنید تا در سطوح شخصی و حرفه‌ای با یکدیگر ارتباط برقرار کنند تا یکدیگر را بشناسند و با سبک کاری، علایق و ارزش‌های هم آشنا شوند. به هر حال هرقدر اعضا یکدیگر را بیشتر بشناسند، بهتر می‌توانند از پیدایش ناسازگاری‌ها جلوگیری کنند و بدون هیچ مشکلی در کنار هم کار کنند.
-
بازنگری تیمی انجام داده و به کار تیمی پاداش دهید.
بازنگری تیمی، اعضا را تشویق می‌کند در مورد کارهایی که خوب پیش رفته و اوضاعی که قابل بهبود است صحبت کنند و به آنها کمک می‌کند اطلاعات خود را به مرحله بعدی پروژه منتقل کنند. بازنگری تیمی برای مدیریت کردن تفاوت‌ها، استفاده از موفقیت‌های پیشین و فعال نگه داشتن اعضای تیم های چند تخصصی در رویارویی با چالش‌ها مفید است. می‌توانید از افراد بپرسید که کدام اعضا در پیشبرد اهداف تیم همکاری زیادی داشته‌اند و به این اعضا پاداش دهید و باعث ترویج همکاری در تیم شوید.
با توجه به تعداد چالش‌هایی که تیم های چند تخصصی با آنها مواجه هستند، می‌توان نتیجه گرفت که ناکارآمدی 75 درصد از تیم های چند تخصصی با توجه به تحقیقات تبریزی، کاملا قابل درک است و به هیچ وجه تعجب‌آور نیست. اما رویایی با این چالش‌ها و غلبه بر آنها می‌تواند ارزشمند باشد. دست‌چین کردن تیمی از متخصصین از دپارتمان‌های مختلف شرکت، باعث می‌شود از کل گستره دانش شرکت خود استفاده کنید. تیم های چند تخصصی دپارتمان‌های شرکت شما را نیز تشویق می‌کنند تا با یکدیگر همکاری کرده و اطلاعات را به اشتراک بگذارند؛ این کار به شکستن محدودیت‌ها و بهبود ارتباط بین‌دپارتمانی کمک می‌کند.
