سیستم برنامه ریزی منابع انسانی یا ERP منبع ارزشمندی برای کسب‌وکار شماست؛ البته اگر از آن نهایت استفاده را ببرید. در این مقاله یاد می‌گیرید که چگونه از سیستم برنامه ریزی منابع انسانی به درستی استفاده کنید و با استفاده از آن سازمان خود را بهبود بخشید.
تجزیه تحلیل‌های کمی سیستم برنامه ریزی منابع انسانی یا ERP
هنگام انتخاب نوع سیستم برنامه ریزی منابع انسانی یا ERP، باید سرمایه خود و بودجه‌ای را در نظر بگیرید که برای نگهداری این سیستم کنار گذاشته‌اید.
با انجام تجزیه تحلیل‌های کمی، می‌توانید هزینه‌های مورد نیاز سیستم برنامه ریزی منابع انسانی یا ERP را تخمین بزنید. یک سیستم EPR را می‌توان از منظرهای مختلفی ارزیابی کرد اما بهتر است آن را از منظر مالی بررسی کنید تا بتوانید به طور منطقی هزینه‌ها و بازده سیستم را پیش بینی کنید.
مزیت‌های سیستم EPR فقط مزیت‌های مالی نیستند. اما این هم به معیار و اولویت خود شما بستگی دارد که سیستم را از چه منظری ارزیابی کنید. یکی از مزیت‌های مالی این سیستم این است که کار نرم‌افزارهای دیگر را هم انجام می‌دهد. بنابراین دیگر نیازی نیست برای استفاده از بعضی نرم افزارها هزینه کنید.
در این صورت به ساعت کاری کمتر و کارکنان کمتری هم نیاز دارید زیرا بسیار از کارها به صورت اتوماتیک انجام می‌شوند و با یک کلیک ساده می‌توانید به اطلاعات دسترسی پیدا کنید و نیاز نیست ساعت‌ها روی استخراج، جمع آوری و تحلیل اطلاعات وقت بگذارید.
با توجه به کسب‌وکاری که دارید می‌توانید هزینه‌های خود را کاهش کنید. برای مثال با استفاده از این سیستم به میزان زیادی در مصرف کاغذ و هزینه‌های چاپ صرفه جویی می‌کنید زیرا می‌توانید تمام اطلاعات مورد نیاز را روی سیستم مشاهده کنید.
علاوه بر این با استفاده از داده‌هایی که سیستم EPR ارائه می‌کند، می‌توانید سرمایه خود را پس انداز کنید. این سیستم به شما نشان می‌دهد که در کجا و به چه علت پولی را خرج کرده‌اید، در نتیجه می‌توانید از استراتژی کسب‌وکار خود بهترین نحو استفاده کنید. با دانستن این‌که چه زمینه‌ها و چه واحدهایی سوددهی دارند و کدام یک سوددهی ندارند می‌توانید در مورد سرمایه گذاری‌هایتان تصمیم‌های آگاهانه‌تری بگیرید و تشخیص دهید چه زمانی باید هزینه کنید و چه زمانی باید خود را عقب بکشید. در این صورت روی مواردی تمرکز می‌کنید که باید اولویت بندی شوند به خاطر همین نقاط قوت خود را تقویت می‌کنید و نقاط ضعف خود را از بین می‌برید.
با استفاده از تجزیه تحلیل‌های کمی می‌توانید از منابع خود (هم انسانی و هم غیر انسانی) به طور مناسب استفاده کنید. با آگاهی بر این‌که پول خود را در کجا و به چه علتی خرج کرده‌اید و چه جاهایی سود کرده‌اید می‌توانید به درستی از سرمایه خود استفاده کنید و در مکان‌هایی سرمایه گذاری کنید که بیشترین سوددهی را دارد.
تجزیه تحلیل‌های کیفی سیستم برنامه ریزی منابع انسانی یا ERP
از آن‌جایی که تجزیه تحلیل‌های کیفی درگیر کمیت‌های عددی نیستند می‌توانید هر طور که می‌خواهید آنها را تعریف کنید. البته در این جا هم شما تصمیم می‌گیرید که کدام مزیت سیستم ERP را ارزیابی کنید. هم‌چنین هزینه‌های غیر مالی‌ای را که این سیستم برای کسب‌وکار شما به وجود خواهد آورد، خودتان تخمین می‌زنید.
در تجزیه تحلیل‌های کیفی باید نوع سیستم و مشخصاتی را که مد نظر دارید، در نظر بگیرید. سیستم‌های EPR انواع مختلفی دارند که هرکدام از آنها دامنه و کارایی خاص خود را دارد. به خاطر همین باید بتوانیم میان این همه تنوع، سیستمی را انتخاب کنیم که تمام مواری را که نیاز داریم برای‌مان فراهم کند و در عین حال آپشن‌های اضافی و بی مورد نداشته باشد.
بر خلاف تجزیه تحلیل‌های کمی، در این تجزیه تحلیل باید بدانید که هر چه مزیت‌های سیستم بالاتر باشد، بیشتر باید هزینه کنید. یادتان باشد که به مزیت‌های سیستم و هزینه عملیات‌ها نگاهی بلند مدت داشته باشید و فقط آنها را در ابتدای کار نسنجید. این کار ممکن است به زمان و نیروی زیادی نیاز داشته باشد.
درست است که در این تجزیه تحلیل با اعداد سر و کاری ندارید اما دقت کنید که پیش‌بینی‌هایی که انجام می‌دهید بر اساس منطق و اطلاعات موجود باشد؛ در غیر این‌صورت نمی‌توانید با درک درستی استراتژی خود را پیش ببرید.
مزیت کیفیتی سیستم EPR این است که بر سازمان شما و روابط‌تان در کسب‌وکار تاثیر می‌گذارد. مثلا این سیستم، اطلاعاتی را که شما ارائه می‌کنید به راحتی در اختیار مدیرتان می‌گذارند و دیگر نیازی نیست که این اطلاعات مسیری طولانی را طی کنند تا به دست مدیریت برسند. بدین گونه در زمان و وقت صرفه جویی می‌شود.
با کم کردن واسطه‌هایی که در این میان قرار دارند، هم جریان کاری خود را آسان‌تر می‌کنید و هم مانع آن می‌شوید که با دیدی تعصبی به داده‌ها نگاه شود؛ آن هم داده‌هایی که بر نحوه ارائه اطلاعات تاثیر دارند. هم‌چنین با این کار، اطلاعات را مستقیما به دست کسانی می‌رسانید که می‌دانند چگونه از آن استفاده کنند و چه تصمیمی در مورد آن بگیرند. این کار سرعت انجام فعالیت‌ها را در شرکت بالا می‌برد و بهره وری کسب‌وکار را افزایش می‌دهد.
زمانی‌که تجزیه تحلیل‌های کیفی اولیه را انجام دادید و سیستم خود را به راه انداختید باید به طور مرتب پیشرفت خود را بررسی کنید و مطمئن شوید که مزیت‌های سیستم و هزینه‌های مورد نیاز آن، با پیش بینی‌هایتان مطابقت دارد. اگر متوجه شدید که مجبورید بیش از حد مورد انتظار هزینه کنید یا وقت بگذارید، باید سیستم خود را دوباره ارزیابی کنید و بررسی کنید که واقعا این سیستم برای شما مناسب است یا خیر. هم‌چنین می‌توانید در زمینه‌های دیگر کسب‌وکار از این سیستم استفاده کنید و میزان پیشرفت خود را در این زمینه‌ها بسنجید.
ارزیابی هزینه‌ها و مزیت‌ها
پس از این‌که تجزیه تحلیل‌ها را انجام دادید و هزینه‌ها و مزیت‌هایی را ارزیابی کردید که از سیستم‌های مختلف EPR انتظار دارید، زمان آن است که جوانب مثبت و منفی کار را بسنجید و بینید که آیا استفاده از این سیستم به نفع شما خواهد بود یا خیر. در اندازه گیری کمی مقدار هزینه‌های بالاتر و در اندازه گیری کیفی سوددهی‌های بیشتر از حد واقعی هستند بنابراین باید این تخمین‌زنی‌ها را با مقدارهای واقعی مقایسه کنید تا متوجه شوید که سیستم به چه میزان به پیشرفت و سوددهی سازمان شما کمک می‌کند. بهتر است بودجه‌ای را که برای سیستم اولیه و سیستم فعلی خود در نظر گرفته‌اید، بودجه‌ای کافی و منطقی باشد.
ممکن است برخی از مزیت‌های این سیستم در چشم نباشند اما برای سازمان شما بسیار مفید و ارزشمند باشند. امکان پاسخگویی و واکنش سریع به داده‌ها، امکان پردازش درخواست‌های جدید و امکان برقراری رابطه با اسپانسرها و مشتری‌ها، عواملی هستند که در بهره وری سازمان شما تاثیر به سزایی دارند. این عوامل سوددهی سازمان را بالا می‌برند و باعث می‌شوند که سرمایه شما در جای درست و موثری مصرف شود. علاوه بر این ویژگی‌هایی مانند دسترسی چند منظوره به داده‌ها، به جریان کاری شرکت سرعت می‌بخشد و در زمینه‌هایی مثل مدیریت، نیازمندی‌های کارکنان و مصرف داده‌ها مزیت‌هایی را به وجود می‌آورند.
هم‌چنین باید مواردی را در نظر بگیرید که برای فرهنگ سازمانی و کارکنان مزیت به حساب می‌آیند و به طور مستقیم به سوددهی شرکت مربوط نمی‌شوند اما کسب‌وکارتان را بهبود می‌بخشند. یک سیستم EPR کارآمد باعث می‌شود افراد در واحدهای مختلف با سرعت بیشتری با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و اعضای تیم‌تان همکاری آسان‌تر و بهتری با یکدیگر داشته باشند. اگر داده‌ها را در مکانی درستی قرار داده شوند و در دسترس افراد مناسبی قرار گیرند، بسیاری از چالش‌ها و موقعیت‌های سخت و پیچیده از بین می‌روند. بنابراین کارها آسان‌تر می‌شوند و رضایت شغلی افراد بالاتر می‌رود.
علاوه بر این، اشتراک گذاری عمومی اطلاعات، سرعت پردازش آنها را بالا می‌برد و باعث می‌شود که بر محدوده‌هایی تمرکز کنید که بیشترین سوددهی برای سازمان را دارند. هم‌چنین می‌توانید کنترل دقیق‌تری بر موجودی خود داشته باشید و شغل‌هایی را از نزدیک نظارت کنید که به صورت خودکار عمل می‌کنند و به خاطر کمبود بودجه یا نبود منابع انسانی وقت گیرند و حتی گاهی نادیده گرفته می‌شوند.
تعیین هدف‌های پروژه
یک سیستم برنامه ریزی منابع انسانی یا ERP باید سازمان را به هدف‌های کسب‌وکاری آن نزدیک‌تر کند. این هدف‌ها می‌توانند مالی باشند یا می‌توانند به نحوه مدیریت سازمان، رضایت کارکنان و عوامل دیگر مربوط شوند. تعیین هدف‌های سازمان کاملا به خودتان بستگی دارد ولی مواردی وجود دارد که باید حتما آنها را در نظر بگیرید.
هدف‌هایی که انتخاب می‌کنید باید حتما اهدافی منطقی و قابل دستیابی باشند. با استفاده از داده‌هایی که وجود دارد میزان پیشرفت خود را بسنجید و بررسی کنید که در آینده این میزان چه مقدار گسترش پیدا می‌کند. هم برای هدف‌های کمی و هم برای هدف‌های کیفی، باید اطلاعات و مدارک کافی داشته باشید تا بتوانید با استفاده از آنها زودتر به این اهداف برسید.
علاوه بر این باید میزان موفقیت و دستیابی به اهداف را بررسی کنید. معمولا برای این‌که بفهمید تا چه اندازه به اهداف خود نزدیک شده‌اید و پیشرفت کرده‌اید به سکوهای پرشی نیاز دارید که این میزان را به شما نشان دهند. این روش‌ها به شما کمک می‌کند تا میزان کارآمدی استراتژی‌های خود را بسنجید و در صورت لزوم رویکردهای خود را، در فاصله‌های زمانی مناسب، تغییر دهید.
