آشنا کردن کارکنان با پیشرفت‌های دنیای دیجیتال کار خوبی است؛ اما آموزش رویکردهای جدید به آنها به منظور آشنایی با شیوه‌های جدید واکنش، از آن هم بهتر است. چرا که در دنیایی به سر می‌بریم که لحظه به لحظه تغییرات جدیدی شکل می‌گیرد و بحران‌های غیرقابل پیش‌بینی در انتظار ما است. به همین دلیل به سرعت واکنش نشان دادن و سازگاری با تغییرات در هر سازمانی به یک اولویت تبدیل شده، اولویتی که تنها با همکاری موثر کارکنان قابل اجرا است. اما چطور می‌توان به کارکنان یاد داد که با یکدیگر همکاری موثر داشته باشند؟ چطور می‌توان فرهنگی مشارکتی را ایجاد کرد که به این تغییر سرعت ببخشد؟ در ادامه همراه باشید تا فرهنگ و مدیریت مشارکتی را برای برقراری ارتباط و همکاری موثر به شما معرفی کنیم.
ایجاد فرهنگ و مدیریت مشارکتی در سازمان
ایجاد فرهنگ و مدیریت مشارکتی برای همه افراد چالش‌برانگیز است. در بیشتر سازمان‌ها، کارکنان اغلب باور دارند که برای همکاری و مشارکت با یکدیگر وقت ندارند و شرایط به گونه‌ای تنظیم شده که افراد را نسبت به کارهای مشارکتی دلسرد می‌کند (مخصوصا در شرکت‌های بزرگ).
بااین‌حال مشارکتی بودن محل کار مزیت‌های زیادی به همراه دارد. چنین محل کاری به افراد اجازه می‌دهد به کمک بهترین روش‌های کاری و دانش خود، از تجربیاتشان استفاده کنند و کارایی بیشتری داشته باشند. همچنین حس تعلق به یک اجتماع را درون شرکت ایجاد می‌کند. ایجاد فرهنگ و مدیریت مشارکتی به کمک ساختارهای پایین به بالا و ارزشمند شمردن تخصص هر یک از کارکنان، ساختار سازمان‌های عمودی را به چالش می‌کشد. مشارکت و همکاری، به کمک برجسته‌سازی ایده‌های افراد در تمامی سطوح سازمان، به افزایش نوآوری درونی شرکت کمک می‌کند.
همراه کردن کارکنان امری ضروری است
همراه کردن کارکنان از درون شرکت امری ضروری است که ذاتا با تعریف و ایجاد استراتژی برای فرهنگ سازمانی ارتباط دارد. در آخرین کنفرانس ما، یکی از شرکت‌کنندگان به ایلان ماسک و شرکت او (SpaceX) اشاره کرد که هدفش این نیست که وجود حیات در مریخ را بررسی کند، بلکه قصد دارد طی 70 سال آینده حیات را به مریخ ببرد. تا 70 سال بعد، بیشتر کارکنان این شرکت زنده نیستند، بااین‌حال با تعهد و انگیزه فراوان برای رسیدن به این هدف تلاش می‌کنند. تعهد از اهمیت زیادی برخوردار است. بدون تعهد، وفادار ماندن به یک هدف مشترک و ماموریت بلندپروازانه‌ای که برای موفقیت به تلاش جمعی نیاز دارد، احتمال بسیار کمی وجود دارد که یک محیط کاری مشارکتی به وجود بیاید.
ترویج دادن اقدامات مشارکتی و اخلاقی در بین گروه‌ها هم امری حیاتی است. اصطلاح «مشارکتی» کاربردهای زیادی دارد و معنی دقیقی برای آن عنوان نشده است. برای درک این عبارت باید به کاربرد آن نگاه کنید، برای مثال ترکیب کردن اهداف خاصی که به طور مستقیم با شغل فرد در ارتباط است (مانند به اشتراک‌گذاری بهترین روش برای انجام یک کار، به کارگیری فرایندهای مشارکتی و ایجاد انگیزه در افراد). همچنین باید به کارکنان آموزش داده شود که چگونه، چه وقت و کجا می‌توانند به صورت مشارکتی کار کنند. برای انجام این کار روش‌های مختلفی وجود دارد:
- استفاده از لحظات مهم، برای مثال تشویق افراد به همکاری در هنگام سختی‌ها. این کار علاوه بر ایجاد روحیه جمعی به کارکنان کمک می‌کند به روش‌های انجام کار توجه کرده و بعدا به صورت روزمره از آنها استفاده کنند. (برای مثال تفکر طراحی، جمع‌آوری بازخورد و غیره)
- ایجاد فضای مخصوص (برای مثال یک اتاق یا نرم‌افزار رابط دیجیتال) برای همکاری افراد یا یکدیگر.
- آموزش کارکنان در حالی که وظایف روزانه خود را انجام می‌دهند؛ این کار رابطه آنها با شغلشان را دچار تغییر می‌کند.
فرهنگ مستندسازی و شبکه همکار به همکار
برای ایجاد فرهنگ مشارکتی در محل کار نیاز است که در مورد فرایندهای کنونی تجدیدنظر شود. هدف از انجام این کار این است که سازوکارهایی اعمال شود که امکان همکاری منعطف اما منظم را در اختیار افراد قرار می‌دهد. ابزارهای مورد استفاده در شرکت هم از این قاعده مستثنی نیستند (برای مثال از ابزارهای مبتنی بر فضای ابری استفاده کنید که استفاده روزمره از آنها راحت‌تر است) و عادت‌های خاصی را به تدریج در کارکنان خود نهادینه کنید:
- به اشتراک گذاشتن اطلاعات
ثبت نظام‌مند بهترین روش برای انجام کارها بوده و برای ایجاد مشارکت هم ضروری است، چرا که یادگیری شیوه ارائه دانش تخصصی به دیگران به منظور کمک به کار آنها، دو مفهوم کار گروهی و مشارکت را با یکدیگر ترکیب می‌کند. بهترین روش برای انجام کارها باید به راحتی در دسترس همه افراد قرار بگیرد.
- ایجاد چرخه درونی بازخورد
به منظور تشویق کارکنان برای بازخورد دادن و گرفتن و همچنین بهبود و بهینه‌سازی پروژه‌های در حال اجرا، باید یک چرخه درونی بازخورد ایجاد کنید.
- ایجاد استقلال
این موضوع ممکن است متناقض به نظر برسد اما همکاری مشارکتی به استقلال زیادی نیاز دارد، چرا که فرد برای همکاری با دیگران باید ابتدا توانایی درک درست اولویت‌های خود را داشته باشد.
- اطمینان حاصل کردن از شفافیت اطلاعات
اگر اهداف کسب‌وکار و استراتژی سازمان شفاف نباشد، تشویق کردن کارکنان به همکاری با یکدیگر کار دشواری خواهد بود. همه افراد باید تمام تلاششان را بکنند تا به شفافیت بیشتری دست پیدا کنند، برای مثال اطلاعات را وارد رابط‌های دیجیتال کرده و اسناد کاغذی را کنار بگذارند.
- هم مسیر کردن اعضای گروه
برای انجام این کار باید اعضا را تشویق کنید تا اطلاعات خود را با یکدیگر به اشتراک بگذارند و فرایندهای تصمیم‌گیری مشخصی را ایجاد کنید.
عناصر ضروری برای ایجاد اعتماد درونی در محیط
گسترش فرهنگ و مدیریت مشارکتی به ایجاد فضایی نیاز دارد که به همکاری و مشارکت منجر شود. برای انجام این کار باید اطمینان حاصل کنید که کارکنان به راحتی می‌توانند چیزی را که در ذهن دارند بیان کرده و احساس کنند که در پروژه سهیم هستند.
برای مثال، ایجاد یک آموزشگاه داخل شرکت را در نظر بگیرد: به جای اینکه به صورت بالا به پایین تعیین کنیم کارکنان باید چه مهارت‌هایی به دست بیاورند، چرا مستقیما از آنها نمی‌پرسیم که خودشان دوست دارند چه مهارتی را یاد بگیرند؟ یکی از کسانی که در کنفرانس ما در رابطه با این موضوع شرکت کرده بود این کار را انجام داد و به نتایج چشمگیری دست پیدا کرد. مدیران پروژه آموزشگاه رویکردی اکتشافی، عملیاتی و خلاقانه را در پیش گرفتند و به نرخ ثبت‌نام بیش از 87 درصد دست پیدا کردند که فراتر از انتظارشان بود.
استفاده از مدیران در پروژه هم امری ضروری است. برای ایجاد عادت‌های مشارکتی بلندمدت در محل کار، مدیران باید به طور پیوسته با کارکنان در ارتباط باشند، با آنها همکاری کنند و برایشان حکم الگو و سرمشق را داشته باشند. همچنین باید درباره نقش خود در محیط مشارکتی قوت قلب پیدا کنند. مدیران باید نیروی محرک سازمان باشند، جوامع کاری داخل شرکت را به حرکت در بیاورند و این اختیار را به کارکنان بدهند که مسئولیت‌هایی را قبول کرده و به تنهایی راه‌حل‌هایی برای مشکلات پیدا کنند.
شفاف‌سازی اطلاعات درون سازمان به کمک روش‌هایی که دسترسی آسان را فراهم می‌کنند هم حائز اهمیت است. در شرکت‌های بزرگ، کارکنان اغلب با طوفانی از اطلاعات و اخبار مواجه هستند. در چنین شرایطی، درک اولویت‌های اصلی در هر لحظه و مشارکت در آنها کار دشواری است. برای ایجاد مشارکت، داشتن برنامه کاری مشخص در تمام سطوح سازمان امری ضروری است.
کلام آخر
ایجاد محیط مشارکتی درون سازمان مستلزم همدلی و درک فرایندهای کاری هر یک از کارکنان است. این کار را می‌توان از طریق برنامه «جای من باش» انجام داد که طی آن کارکنان موقعیت‌های شغلی یکدیگر را در شرکت امتحان کرده یا شغل‌های مختلف و وظایف هر فرد در شرکت را تجربه می‌کنند.
شما برای ایجاد فرهنگ و مدیریت مشارکتی در سازمان چه پیشنهادی دارید؟
