چرا خیلی جلسات کاری اینقدر بی‌نتیجه و ناموفق هستند؟ چون بسیاری از جلسات کاری سیستماتیک نیستند بسیاری از متخصصان تقویم‌هایی دارند که پر است از برنامه‌های جلسه کاری های طولانی، بی‌نظم و خسته‌کننده، که می‌توانند پر از اتفاقات ناخوشایند و حتی بدبینانه باشند: چون:
- رهبران برای درست کردن دستور جلسه کاری خوب، بسیار تنبل هستند.
- مدیران، جلسات کاری بی‌نتیجه را راهی برای استحکام قدرت خود می‌دانند.
- شرکت‌کنندگان پریشان این جلسات کاری، گرفتار کار خود هستند و با ناراحتی و بدون آمادگی به این جلسات می‌آیند.
اگر بخواهیم به جای جواب هیجانی به دنبال پاسخی دقیق باشیم؛ عاقلانه است که این حرف هانلون ریزر (Hanlon Razor) را مد نظر قرار دهیم: هرگز بدخواهی را به کسی نسبت ندهید؛ زیرا با سو تفاهم قابل توضیح است.
بعد از بیش از یک دهه همکاری با سازمان‌های برجسته، برای درست کردن جلسات کاری خراب شده یاد گرفتم که بسیاری از جلسات با فرضی ساده و ناقص توضیح داده می‌شوند. فرض می‌کنیم که حل مسئله شهودی در جلسات کاری، مانند گروه‌ها، رویکردی بسیار موثر برای اشخاص است؛ اما اغلب این طور نیست.
هنگامی که افراد به طور مستقیم مشکلات را حل می‌کنند نتیجه جادویی خواهد بود.
برای درک اینکه حل مسئله شهودی چیست؟ ابتدا باید بدانیم که هنگام حل هر مشکلی از انتخاب یک گردنبند گرفته تا حل یک معادله درجه دوم، پنج مرحله را طی می کنیم:
ممکن است تصور کنید که برای حل مشکلات این مراحل را پیاپی طی می‌کنیم؛ اما در چند دهه گذشته روانشناسان خلاف آن را کشف کرده‌اند. ما به جای این که مراحل را به ترتیب طی کنیم؛ تمایل داریم که این کار را به روشی غیر سیستماتیک انجام دهیم.
برای مثال، تصور کنید که به صورت آنلاین غذا سفارش می‌دهید؛ یک راه حل سریع ایجاد می‌کنید (غذای مکزیکی – مرحله ۲). اما به محض اینکه این فکر وارد ذهن شما می‌شود، ارزیابی می‌کنید (مرحله ۳) و به یاد می‌آورید که روز قبل غذای مکزیکی سفارش داده بودید؛ بنابراین یک راه حل دیگر (غذای هندی – مرحله ۲) را ایجاد می‌کنید. با این حال پس از ارزیابی (مرحله ۳)، می‌ترسید که مرغ بزرگ تیکا ماسالا بیشتر از اشتهای شما باشد. در این مرحله یک قدم به عقب برمی‌گردید و مسئله را تعریف می‌کنید (مرحله ١). از خود می‌پرسید: «چه غذایی باعث می‌شود که احساس رضایت کنم اما خیلی پر نشوم؟». یک سوال بهتر به جوابی بهتر منجر می‌شود. پس سوشی را انتخاب می‌کنید (مرحله ۲). یک ارزیابی سریع انجام می‌دهید تا متوجه شوید سوشی همان چیزی است که می‌خواهید (مرحله ۳) و با سفارش به جلو پیش می‌روید (مرحله ۴ و ۵).
به این روش حل مسئله، شهودی گفته می‌شود و ما معمولا وقتی مشکلات را به این طریق حل می‌کنیم از این امر آگاه نیستیم. تمام کاری که باید انجام دهیم این است که توجه خود را به مشکل معطوف کنیم و دقیقا مانند جعبه‌دنده خودکار خودرو، مغز ما چرخ‌دنده‌ها را برای ما تغییر می‌دهد. در نتیجه حل مسئله شهودی، به طور چشمگیری کارآمد و حتی جادویی است.
وقتی تیم‌ها به طور مستقیم مشکلات را حل می‌کنند؛ نتیجه کار اغلب به آشوب منجر خواهد شد.
حل مسئله شهودی برای ما آن‌قدر جادویی است که تصور می‌کنیم این مسئله باید برای تیم‌ها نیز به همان خوبی کار کند. وقتی قرار است جلسه کاری برگزار شود، دور یک میز جمع می‌شویم؛ سپس توجه جمعی خود را روی مسئله معطوف می‌کنیم و اجازه می‌دهیم که انتقال اتوماتیک‌مان تمام شود؛ اما اغلب اوقات این کار تبدیل به اشتباه می‌شود.
برای اینکه تیم‌ها به طور موثر همکاری کنند و از حرف زدن روی دست دیگری بپرهیزند؛ اعضا باید همزمان حل مسئله را در پیش بگیرند. اما از آنجا که شهود برای صاحبان شرکت‌های آنها خصوصی است؛ شرکت‌کنندگان در جلسات کاری قادر نیستند به راحتی تشخیص دهند که هر کدام از آنها در کدام مرحله از حل مسئله قرار دارد. در نتیجه اعضا ناآگاهانه جلسه کاری را در مراحل مختلف آغاز می‌کنند.
تیم نرم افزاری را تصور کنید که در حال بحث در مورد یک مشتری VIP است که تهدید می‌کند و کاملا آشکار قصد دارد به سراغ رقیب آنها برود. در حالی که یکی از شرکت‌کنندگان تصور می‌کند که مسیر رو به جلو روشن است و در حال ساخت در یک برنامه اجرایی متمرکز است (مرحله ۲)؛ دیگری سعی دارد راه‌حل‌های جایگزین ایجاد کند (مرحله ٢)؛ در همین حین، شرکت‌کننده دیگر هنوز در حال تلاش برای فهمیدن این موضوع است که آیا این اتفاق خوب است یا نه. اما در حقیقت ممکن است یک مشکل (مرحله ١)، نعمت باشد.
با پیشرفت جلسه کاری، وضع بدتر می‌شود. هرکدام از شرکت‌کنندگان به پیشروی مراحل بدون توجه به دیگران ادامه می‌دهد. نتیجه، جلسه کاری سازمان‌دهی نشده است که مراحل زیادی را پشت سر می‌گذارد؛ اما به جواب نمی‌رسد.
برای حل مشکلات به صورت تیمی، باید این فکر را کنار بگذاریم که حل مسئله شهودی به تنهایی کافی است و رویکرد سیستماتیک‌تری را در پیش بگیریم؛ یعنی روشی که فقط یک مرحله حل مسئله را در بر می‌گیرد. باید از روش اتوماتیک خارج شویم و شروع به یادگیری حرکت به صورت دستی کنیم. یعنی جلسات کاری سیستماتیک را جایگزین جلسه‌های کاری معمول کنیم.
قدرت جلسات کاری سیستماتیک
در جلسه سیستماتیک کاری، اعضا برای هر موضوعی که نیاز به بحث دارد به طور آگاهانه و صریح، فقط یک مرحله حل مسئله را برای تکمیل انتخاب می‌کنند.
برای تبدیل جلسه کاری شهودی به جلسه سیستماتیک کاری دستور کار جلسه را گرفته و در کنار هر کدام از موضوعات کاری، مرحله حل مسئله آن را بنویسید. این کار شما را به راه‌حل نزدیک‌تر کرده و همچنین نتیجه هر مسئله قابل اندازه‌گیری خواهد شد. سپس در حین آن قسمت از جلسه کاری، فقط به دستیابی به نتیجه همان قسمت‌ها توجه کنید؛ پس از آن ادامه دهید.
الگویی برای برگزاری یک جلسه کاری سیستماتیک
هر موقع دستور کار را با مرحله حل مسئله و نتیجه قابل اندازه گیری جفت کنید.
| موضوع کاری | مرحله حل مسئله | نتایج قابل اندازه‌گیری |
| انتخاب محلی برای خارج سایت | ایجاد راه‌حل | فهرست مکان‌های احتمالی |
| بحث درباره مسئله مشتری VIP | تعریف مسئله | شرح مسئله |
| پیاده‌سازی استراتژی فروش جدید | برنامه‌ریزی | فهرست اقدامات / صاحبان / زمان‌های مقرر شده |
| بررسی پیشنهادهای جدید بودجه | ارزیابی راه‌حل‌ها | فهرست نقاط قوت و ضعف |
| پیدا کردن آژانس تبلیغاتی جدید | انتخاب راه‌حل | تصمیم مکتوب |
اگر نمی‌دانید که کدام مرحله حل مسئله را انتخاب کنید؛ ادامه مطلب را بخوانید.
آیا واقعا مشکلی که قصد حل آن را دارید درک می کنید؟ اگر نمی‌توانید مسئله را به شخص دیگری بگویید؛ احتمال دارد آن طور که فکر می‌کنید آن را درک نکرده باشید. اگر اینگونه است؛ قبل از شروع به ایجاد راه‌حل‌ها اولین قسمت از جلسه کاری را برای اختصاص دادن به تعریف مسئله در نظر بگیرید و آن را با یک شرح مشکل کتبی به پایان برسانید.
آیا فهرست کاملی از راه‌حل‌های احتمالی دارید؟ اگر تیم، مشکل را درک کرده باشد، اما هنوز مجموعه‌ای از راه‌حل‌های احتمالی را ارائه نداده باشد؛ باید آن را در دستور کار قرار دهد. در ایجاد هرچه بیشتر انتخاب‌های با کیفیت متمرکز شوید (مرحله ۲). حتی اگر بحث خود را با لیست طولانی‌تری از آنچه که آغاز کرده بودید پایان دهید؛ پیشرفت مهمی داشته‌اید.
آیا نقاط ضعف و قوت راه‌حل‌های مختلف را می‌دانید؟ فرض کنید که قبلا راه‌حل‌های احتمالی را ایجاد کرده‌اید؛ اگر چنین باشد، اجازه دهید تا تیم آنها را ارزیابی کند (مرحله ۳). شرکت‌کنندگان را برای تصمیم‌گیری نهایی آزاد بگذارید. چون ممکن است هنوز آماده نباشند. اجازه دهید آنها فقط روی تهیه فهرستی از پاسخ‌های مثبت و منفی برای انتخاب‌های مختلف متمرکز شوند.
آیا تیم قبلا وقت خود را صرف بحث در مورد راه‌حل‌های مختلف کرده است؟ اگر جواب مثبت است؛ از این بخش از جلسه کاری برای انتخاب کارهای دشوار استفاده کنید (مرحله ۴). البته مطمئن شوید که انتخاب نهایی به صورت مکتوب خواهد بود.
آیا راه حلی قبلا انتخاب شده است؟ پس روی تدوین برنامه اجرایی تمرکز کنید (مرحله ۵). اگر می‌توانید بحث را با لیست کاملی از اقدامات مالکان اختصاص داده شده و تاریخ‌های مقرر به پایان برسانید؛ نتیجه ای که به دست می‌آورید بسیار مفید خواهد بود.
بیشترین جلسات کاری بد، ناشی از رهبران تنبل و عاشق قدرت یا شرکت‌کنندگان خود محور نیست؛ بلکه ناشی از یک اشتباه ساده است که همه افراد درگیر، آن را انجام داده‌اند. تصور می‌کنیم که روش ما برای حل کردن مشکلات، می‌تواند به طور موثر برای حل مشکلات به صورت دسته جمعی نیز به کار گرفته شود؛ اما اغلب اوقات این طور نیست. در عوض باید جلسات کاری سیستماتیک و هدفمند برگزار کنیم؛ بحث‌ها را به صورت هدفمند جلو ببریم و حتما مرحله به مرحله جلو برویم.
من فهمیدم که حل فقط یک مرحله از حل مسئله برای بعضی‌ها جالب نیست؛ اما کسانی که جلسات کاری سیستماتیک را امتحان می‌کنند؛ با مکاشفه‌ای عمیق روبرو می‌شوند. انجام کامل هر مرحله از مهارت حل مسئله، این امکان، برایتان فراهم می‌شود تا مانند قورباغه تا به جلو و حتی گاهی اوقات تا پایان چرخه حل مسئله جهش داشته باشید. همانطور که استیو جابز مدیر اپل قاعده‌مند معروف، گفته است: «اگر مسئله را به درستی تعریف کنید؛ تقریبا راه‌حل را دارید.»
