مهارت‌های خاصی وجود دارد که افراد برای رسیدن به موفقیت به آنها نیاز خواهند داشت، درباره این مهارت‌ها، احتمالا با عنوان‌های (هفت عادت؟ شش کلید؟ 12 قدم و غیره؟) شنیده‌اید، با این حال ما یک چیز را خوب می‌دانیم: مدیریت نیروی دورکار از راه دور، نه تنها به همه این مهارت‌ها بلکه به دو جین از مهارت‌های دیگر هم نیاز دارد.
کار از راه دور یا دورکاری و مدیریت تیم‌های دورکار چالش‌های بسیاری دارد و به همین دلیل بسیار مورد بحث است. سوالاتی که معمولا در خصوص دورکاری و مدیریت آن به ذهن می‌رسد شامل این است که آیا نیروی دورکار برای هر کسب‌وکاری لازم است؟ آیا به نحوه کار آسیب نمی‌رساند؟ آیا با دورکاری، کارمندان انگیزه بیشتری برای کار خواهند داشت؟
اما سوال اصلی این است که «مدیران چگونه می‌توانند به بهترین شکل تیم‌های دورکار خود را مدیریت کنند؟»
مطالعات بسیاری تاکنون انجام شده تا مشخص شود آیا مجموعه‌ای از صفات، مهارت‌ها و توانایی‌های مختلف برای رهبری نیروی کار دورکار نسبت به مدیریت دیگران کارمندان نیاز است یا خیر؟ به عبارت دیگر، محققان در تلاشند تا ثابت کنند که رهبران خوب برای مدیریت و رهبری نیروهای کار چه نیروهای مستقر در دفتر و چه نیروهای دورکار نیاز به توانایی و مهارت خاصی ندارند. اما می‌توان مهارت‌هایی خاص برای رهبری نیروی کار دورکار در نظر گرفت و از آنها برای بهبود مدیریت نیروی دورکار استفاده کرد.
در اصل تمام تحقیقاتی که برای چگونگی مدیریت نیروهای دورکار انجام شده با هدف این بوده است که ثابت شود یک مدیر و رهبر خوب برای اداره کارمندانش به این که خودش یا آنها کجا باشند فکر نمی‌کند.
اما نکته این است که دستیابی به مهارت‌های مدیریت نیروی کار دورکار، با جادو و به خودی خود انجام نمی‌شود. پس با ماه همراه باشید تا جواب همه سوالاتتان پیرامون مهارت‌های لازم برای مدیریت نیروی دورکار را بگیرید.
6 مهارت رهبری برای مدیریت نیروی کار دورکار
آنچه برای مدیریت کارمندان دورکار لازم است:
1- ارتباطات:
به طور کلی یکی از مهمترین مهارت‌ها در مدیریت نیروی کار دورکار، برقراری درست ارتباط است. تقریبا در هر مقاله‌ای که در این حوزه نگارش شده این نکته گوشزد شده است.
مدیران نیروی کار دورکار باید به طور مکرر با کارمندان دورکار خود در تماس باشند و برای این کار باید از راه‌های ارتباطی مختلفی مثل ایمیل، تماس تصویری و … استفاده کنند.
به عبارت دیگر، این مدیران باید مهارت‌های ارتباطی سطح بالایی برای مدیریت داشته باشند.
2- اعتماد:
ارتباطات و اعتماد، دو امر مرتبط با هم هستند. نه تنها مهم است که مدیران به کارمندان دورکار خود اعتماد کنند که آنها کار خود را به شیوه‌ای موثر و کارآمد انجام می‌دهند، بلکه کارمندان دورکار هم باید باور داشته باشند که مدیرانشان بهترین دلایل را برای هر کاری دارند. به این ترتیب کارمندان از کارهای محوله به خودشان توسط مدیریت مجموعه احساس رنجش نخواهند کرد.
3- اندازه‌گیری عملکرد با خروجی‌ها نه ورودی‌ها:
مدیران باید نسبت به مفهوم کار از راه‌دور خوش‌بین باشند و برخی از کنترل‌هایی که اغلب در محیط‌های کاری و بسته انجام می‌شود را کنار بگذارند. از آنجایی که کارمندان دورکار، روزانه به میزان کارمندان تمام وقت در محیط کار دیده نمی‌شوند، بهتر است مدیریت مربوطه عملکرد آنها را توسط خروجی کارشان ارزیابی کند.
اما اندازه‌گیری یا ارزیابی عملکرد بر اساس نتیجه کار و نزدیک شدن به هدف اصلی، تنها بخشی از کار است، چرا که چگونگی انجام کار به وسیله کارمندان دورکار در درجه اول تحت کنترل مدیریت قرار می‌گیرد، بنابراین مدیران باید بتوانند عملکرد را با استفاده از سایر معیارهای مبتنی بر نتیجه ارزیابی کنند برای مثال؛ تعداد تماس‌های انجام شده در روز، دستیابی به سهمیه فروش و غیره.
4- مشخص کردن نیازمندی‌ها و ساختاربندی وظایف شغل:
مدیریت کارمندان دورکار بر پایه میزان عملکرد آنهاست. یعنی، با مشخص کردن نیازمندی‌ها و ساختاربندی وظایف هر شغل، مدیریت کارها از راه‌دور آسان‌تر خواهد شد.
با این کار همه طبق استانداردهای از پیش تعیین شده ارزیابی می‌شوند، بنابراین عملکرد ضعیف آشکار خواهد شد. اگر سازمانها از ساختار و سیستم‌هایی استفاده کنند که به مدیریت امکان ارزیابی کارمندان دورکار از راه دور را بدهد، احتمال موفقیت و به نتیجه رسیدن برای آنها بیشتر است.
5- آموزش:
بسیاری از مقاله‌ها و منابع معتبر به اهمیت آموزش هم برای مدیران و هم برای کارمندان، از راه دور و در محل، تاکید می‌کنند تا اطمینان حاصل شود که همه در همان جایی هستند که انتظار می‌رود. این کار، همچنین اجازه به اشتراک گذاشتن بهترین شیوه‌ها برای عملکرد موفق در نقش‌ها را هم می‌دهد.
6- بازخورد:
از آنجا که کارمندان دورکار از محیط کار جدا هستند، مهم است که در جریان همه کارها قرار بگیرند. این بسیار مهم است که مدیران بتوانند نه تنها به روزرسانی آنها را در مورد کارهای روزانه در محیط کار انجام دهند، بلکه بازخوردی در مورد چگونگی تأثیر عملکرد آنها در اهداف و استراتژی‌های سازمانی و مطابقت‌شان با استانداردهای از پیش تعیین را نیز مطرح کند.
سه روش بازخورد دادن به کارمندان:
1- ایجاد یک محیط بازخورد:
ایجاد یک محیط مناسب برای بازخورد دادن باید به گونه‌ای باشد که یادگیری را جهت دستیابی به اهداف سازمانی و فردی ترویج کند. در چنین محیط‌هایی، بازخورد کارمندان دورکار به مدیریت به راحتی داده می‌شود. در اصل، این محیط باعث می‌شود که کارکنان به طور فعال به دنبال بازخورد باشند. کسانی که بیشتر به دنبال بازخورد هستند، نسبت به دیگر افراد عملکرد بهتری خواهند داشت.
2- روی محتوای بازخورد تمرکز کنید:
اگرچه بازخورد، عملکرد را بهبود می‌بخشد، اما این درجه بهبود تا حد بسیار بالایی به محتوای بازخورد بستگی دارد. دادن و دریافت بازخورد مناسب باید با یک استاندارد همراه باشد نه با مقایسه کردن کارمند با دیگران. این مساله بخصوص باید در مورد کارمندان دور کار با دقت انجام شود.
دقت داشته باشید که افراد بازخوردهایی را می‌پذیرند که در پاسخ و بررسی کارهای آنها داده شده باشد نه بازخوردهایی که در مقایسه آنها با دیگران ارائه می‌شود. بنابراین حتما به نحوه و محتوای بازخورد خود به عنوان یک شایستگی مدیریتی دقت داشته باشید تا نتیجه معکوسی از بازخوردهایی که می‌دهید نگیرید و به کارمندان خود آسیب نزنید.
3- به نتیجه بازخورد فکر کنید:
گاهی اوقات باید کارمندان مطالبی را به مدیران خود ارائه دهند. در این زمان ابتدا، ضمن ارائه اطلاعات، باید به حفظ حس احترام کارمندان چه کارمندان مستقر در دفتر و چه نیروی دورکار اهمیت داده شود. حتی ممکن است برخی از اطلاعات جهت ارائه چالش‌برانگیز باشد، حفظ ترکیب درست، می‌تواند از واکنش منفی کارمندان دیگر جلوگیری کند. نشان دادن اعتبار و وضعیت آگاهی فرد از اطلاعات ارائه شده، به دستیابی موفقیت کمک می‌کند. بنابراین باید از قبل آماده باشید.
شایستگی‌های اصلی یک رهبر
برای تعیین این شایستگی‌ها، یک صنعت آموزشی چند میلیون دلاری وجود دارد که براساس آن، این قوانین را بنا می‌کنند. اما توافق کلی که تا به امروز رهبری یا مدیریت شده است به این صورت است:
- توانایی درک پویایی تیم چه دورکار چه مستقر در دفتر را داشته باشد.
- توانایی تفسیر و ایجاد یک دید مشترک و منسجم برای همه تیم بخصوص تیم دورکار را داشته باشد.
- مهارت‌های ارتباطی کلیدی مانند گوش دادن، نوشتن و ارتباط شفاهی یا ارائه موثر ار داشته باشد.
- توانایی مدیریت هم برای عملکرد و هم برای توسعه بلند مدت را داشته باشد.
جمع‌بندی:
یکی از نکات بسیار مهم این است که اطمینان حاصل کنیم کارمندان دورکار، ساختار وظایف‌شان را به خوبی می‌شناسند و تاثیر آن را در هدف سازمانی حس می‌کنند، چون آنها نمی‌بینند که چگونه کارشان به نفع تیم، بخش یا سازمان‌شان است.
درمجموع، با نتیجه‌گیری از بررسی این مقاله می‌توان گفت که صلاحیت‌های مورد نیاز برای مدیریت موفقیت‌آمیز نیروی کار دورکار، تفاوت قابل توجهی با نقش مدیریت در محل کار ندارد، اما سطح مورد نیاز برای برخی از صلاحیت‌ها ممکن است متفاوت باشد.
به عنوان مثال، مهارت‌های ارتباطی قوی برای مدیریت نیروی دورکار بسیار مهم است. همچنین ایجاد یک فضای باز و مشارکتی نیز از ویژگی‌های مهمی است که یک مدیر خوب برای مدیریت نیروی دورکار باید از آن برخوردار باشد.
