آشنایی با نرم افزارهای مناسب دورکاری

میلیون‌ها نفر اکنون مشغول دورکاری هستند. در حالی که فناوری‌های موجود و نرم افزارهای مناسب دورکاری بسیاری وجود دارد اما فرهنگ دورکاری و حتی قوانین موجود با این ابزارها همسو نیستند.

سیلیکون ولی چندین دهه است که ایده «کار از راه دور» یا همان «دورکاری» را پذیرفته است. علی‌رغم اینکه برخی از شرکت‌های بزرگ همچون اپل، گوگل، فیسبوک و … میلیاردها میلیارد دلار را برای ایجاد فضاهای کاری خاص هزینه کرده‌اند، بسیاری از مهندسان نرم افزار، کارهای خود را در خانه خود یا فضاهای کار اشتراکی انجام می‌دهند و تنها دغدغه‌شان این است که یک جفت هدفون داشته باشند تا سر و صداهای اضافه را با آن کنترل کنند و هیچ دغدغه‌ای برای کار ثابت نداشته باشند.

در حالی که تعداد کمی از شرکت‌ها موافق اجرایی شدن دورکاری هستند، شیوع ویروس کرونا در چین باعث شد که بسیاری از شرکت‌های چینی و حتی دیگر کشورهایی که این ویروس به آن سرایت کرد، مجبور به پذیرش و تست دورکاری برای کسب‌وکارشان شوند. به این ترتیب طبق آماری که ارائه شده است تاکنون فروش لپتاپ دست دوم و تبلت در سایت‌های فروش آنلاین بعد از ورود کرونا بسیار بالا رفت و دانلود اپلیکیشن‌های مناسب برای دورکاری بیشتر از گذشته شده است.

خبر خوب این است که بسیاری از نرم افزارهای مناسب دورکاری مانند نرم افزارهای کنفرانس‌های ویدئویی از جمله Zoom و برنامه‌های دیگر از جمله Slack از قبل کارایی خود را به کسب‌وکارها ثابت کرده بودند،اما خبر بد این است که کارایی خیلی از این نرم افزارها کاملا پاسخگوی نیاز دورکاری نیستند.

مساله این است که با وجود نرم افزارهای زیادی که برای دورکاری وجود دارد، به خاطر نبود فرهنگ استفاده از آنها، این ابزارها هنوز مورد استفاده قرار نگرفته‌اند. حتی برخی از نرم افزارهای مناسب دورکاری برای کار روتین و در شرکت هم کاربرد دارند، ولی به خاطر مسائل مالی موجود و تحریم‌ها در ایران و یا برخی کشورها امکان استفاده از آنها فراهم نشده یا صرفا امکان استفاده محدود وجود دارد. این مساله باعث شده این نرم افزارها شناخته شده نباشند.

خوشبختانه در سال‌های اخیر در ایران استارتاپ‌هایی به طراحی نرم افزارهای مشابه مدیریت پروژه، برگزاری کنفرانس، وبینار و چت آنلاین که می‌توانید به دورکاری کمک کند، پرداخته‌اند.

بهترین نرم افزارهای مناسب دورکاری و همکاری تیمی

امروزه با افزایش شرکت‌هایی که شعب مختلفی در دنیا یا در شهرهای مختلف هر کشور دارند، ایجاد بسترهای مناسب برای کار تیمی بسیار مهم شده است. از طرفی هم با توجه به این که برخی به دورکاری و یا انجام کار به صورت پروژه‌ای می‌پردازند، استفاده از ابزارها و نرم افزارهای مناسب دورکاری و همکاری تیمی جز لاینفکی برای پیشبرد کار به شمار می‌آید.

بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه مناسب دورکاری

نرم‌افزار مدیریت پروژه (Project Management Software)، نرم افزارهایی هستند که امکان انجام کارهای متفاوت را فراهم می‌کنند.

نرم افزار مدیریت پروژه شامل نرم افزارهای برنامه‌ریزی، زمان‌بندی، کنترل هزینه، مدیریت بودجه، تخصیص منابع، نرم‌افزارهای ارتباطی و همکاری، مدیریت کیفیت، مستندسازی و سیستم‌های مدیریتی است که همگی با پروژه‌های بزرگ و پیچیده سروکار دارند.

این نرم‌افزارها می‌توانند جنبه عملیاتی را برای سطوح عملیاتی سازمان‌ها و جنبه اطلاعاتی را برای سطوح مدیران ارشد و میانی سازمان‌ها داشته باشند. از نمونه‌هایی که بسیار کاربردی است می‌توان به ترلو و آسانا، اسلک، Basecamp و ProofHub اشاره کرد. هر کدام از این نرم افزارها، ویژگی‌ها و امکانات خاص خود را ارائه می‌دهند.

اما نمونه ایرانی آن یعنی تسکولو نیز می‌تواند گزینه خوبی باشد هر چند هر کدام از این نرم افزارها با هم تفاوت‌هایی دارند. این نرم افزارها می‌توانند تعامل خوبی را برای همکاری تیمی ایجاد کنند.

ترلو (Trello)

ترلو یکی از ابزارهای خوب و کاربردی برای مدیریت پروژه‌ه است. این نرم افزار با کارایی آسانی که دارد می‌تواند در تمامی سازمان‌ها و برای دورکاری مناسب باشد. خدمات پایه این نرم افزار رایگان ارائه می‌شود که بسیار کاربردی است.

تسکولو (Taskulu)

تسکولو نرم افزاری ایرانی برای مدیریت پروژه است که با توجه به امکاناتی بومی که در اختیار قرار می‌دهد، بسیار کاربردی است. این سیستم از زبان فارسی و تقویم فارسی پشتیبانی می‌کند. این نرم افزار یکی از نرم افزارهای مناسب دورکاری در ایران است.

بهتایم (Behtime.ir)

بهترین ابزار و نرم افزار همکاری تیمی و دورکاری

با افزایش شرکت‌های چند ملیتی و شرکت‌های چند شعبه‌ای و تیم‌های فعال دورکاری، نیاز به همکاری تیمی و مدیریت آن بسیار لازم است و به یک هنجار تبدیل شده است.

اسلک (Slack)

Slack یک ابزار کار پیام رسانی از راه دور است. این نرم افزار امکان برقراری ارتباط بین هم تیمی‌ها را فراهم کرده است. هنگامی که تیم‌ها از راه دور فعالیت می‌کنند یا دورکار هستند می‌توانند از کانال‌های اسلک برای پیام‌رسانی فوری و همکاری استفاده کنند. این باعث می‌شود همه ارتباطات تیم در یک مکان انجام شود و مدیریت کارمندان هم از راه دور آسان شود.

بهترین سرویس ذخیره سازی ابری

سرویس‌های ذخیره سازی ابری، ابزارهای مناسبی برای به اشتراک گذاری، ذخیره سازی و همکاری از راه دور است، برخی از اسناد و پرونده‌های چندرسانه‌ای برای ارسال از طریق ایمیل بسیار بزرگ هستند. اینجاست که باید از سرویس‌های ذخیره سازی ابری مناسب استفاده کرد.

گوگل درایو (Google Drive)

Google Drive یک بستر ذخیره سازی ابری است که تمام پرونده‌ها را با کمک آن می‌توان در یک مکان امن و متمرکز نگه داشت. به این ترتیب کارمندان از راه دور یا دورکاری هم می‌توانند اسناد، صفحات گسترده و اسلایدها را ذخیره و به اشتراک بگذارند.

این نرم افزار می‌تواند برای گزارش هفتگی معیار قرار گیرد. علاوه بر این، پرونده‌های گوگل درایو را می‌توان در همه دستگاه‌ها همگام سازی کرد، بنابراین افراد می‌توانند آنها را از هر مکانی مشاهده و به روز کنند.

دراپ باکس (Dropbox)

به اشتراک گذاری پرونده‌های بزرگ از طریق ایمیل، خوب کار نمی‌کند، بنابراین Dropbox یک فضای کاری مدرن است که ویژگی‌های مختلفی را برای مدیریت کارمندان از راه دور ارائه می‌دهد.

کارمندان دورکار می‌توانند به راحتی اسناد همگام سازی را از طریق این نرم افزار به اشتراک بگذارند. این سیستم ذخیره سازی ابری دارای API است که باعث می‌شود برای همکاران از راه دور مفید باشد. دراپ باکس امکان اشتراک فایل‌های بزرگ از جمله پاورپوینت و فتوشاپ را فراهم می‌کند.

بهترین ابزارهای بهره وری کاری

بهره وری از راه دور بخش مهمی از نتیجه کار کارمندان از راه دور یا دورکاران است. البته مدیریت کارکنان دورکار و ارزیابی آنها نیاز به اطمینان دارد.

تودوایست (Todoist)

Todoist برای کارهایی مناسب است که به سازماندهی وظایف برای تیم‌های از راه دور نیاز است. این برنامه به کلیه ویژگی‌های اصلی شامل وظایف، زیرشاخه‌ها، امکان ایجاد پروژه‌ها، اضافه کردن یادداشت‌ها و بارگذاری فایل‌ها، تنظیم یادآوری‌ها، پرچم‌ها و نمودار نمره بهره وری می‌دهد.

بهترین ابزار بازخورد سریع

هنگام کار با تیم‌ها از راه دور، گرفتن بازخورد از راه دور به اندازه همکاری مهم است. بازخورد باعث می‌شود تیم‌ها حرفه‌ای رشد کنند.

Chimp or Champ

یک مدیر خوب باید برای خوشبختی و شادی تیم‌ خود اهمیت قائل باشد. Chimp or Champ به مدیران اجازه می‌دهد تا با یک روش ساده و به بهترین شکل با تیم دورکار خود ارتباط برقرار کنند. این نرم افزار این اجاره را می‌دهد که بتوان نبض تیم خود را بررسی کرده و بهزیستی کارکنان را بهبود بخشید و به نتایج بهتری دست پیدا کرد.

بهترین ابزار مدیریت زمان

وقتی نوبت به مدیریت زمان می رسد که کار با تیم‌های دورکار به یک چالش تبدیل می‌شود. ابزارهای مدیریت زمان از راه دور راهی مناسب برای مدیریت تیم از راه دور ایجاد می‌کنند.

تیم ورک (Teamwork)

برای تقویت بهره وری تیم خود می‌توانید از نرم افزار Teamwork استفاده کنید. این ابزار به شما این امکان را می‌دهد تمام زمان و هزینه‌های انجام شده را ردیابی و محاسبه کنید. بااین نرم افزار می‌توان گزارش‌های سفارشی زمان دار را از زمان ورود ایجاد کنید و گزارش ورود به صورت اکسل، CSV یا PDF دریافت کنید.

هاب استف (Hub Staff)

این نرم افزار باعث می‌شود بهره‌وری کار افزایش پیدا کند و نیروهای دورکار بتوانند بهره وری بهتری از زمان خود داشته باشند. با این نرم افزار می‌توان موقعیت کاری کارکنان دورکار و این که آنها وقت خود را صرف انجام چه کارهایی می‌کنند، بررسی کرد.

از ویژگی‌های چشمگیر این نرم افزار می‌توان به جدول زمانی آنلاین، برنامه ریزی کارمندان، ضبط صفحه نمایش، نظارت بر کارکنان، نرم افزار حقوق و دستمزد، ردیابی GPS، صورتحساب آنلاین و بودجه‌بندی پروژه و موارد دیگر اشاره کرد.

Time Doctor

Time Doctor یک برنامه ردیابی زمان تیمی است. این نرم افزار کمک می‌کند چگونگی صرف زمان کارمندان را بتوان کنترل کرد و از این رو باعث می‌شود آنها برای ساعات کاری خود پاسخگو باشند.

حتی می‌توان از هشدار دهنده و سایر ویژگی‌ها هم استفاده کرد تا حواس پرتی را برای بهره‌وری بیشتر کم کنید. این نرم افزار یک دوره آزمایش 14 روزه رایگان ارائه می‌دهد.

بهترین تماس ویدیویی و ابزار اشتراک گذاری صفحه

وقتی افراد در کنار هم نیستند و یا از راه دور کار می‌کنند به ابزاری برای گفتگو با هم نیاز دارند.

Appear.in

Appear.in به تیم‌های دور کار این اجازه را می‌دهد که با هم همکاری ویدئویی داشته باشند و جلسات خود را برگزار کنند. تیم‌ها فقط باید لینک ایجاد کنند، آن را از طریق ایمیل یا واتساپ با هم به اشتراک بگذارند تا بتوانند جلسه خود را برگزار کنند.

زوم (Zoom)

این نرم افزار یک گروه تماس تلفنی ویدئویی با کیفیت شگفت انگیز را برای برگزاری جلسات از راه دور ارائه می‌دهد. استفاده از آن، ارزان و آسان است. در طول جلسات از راه دور و گپ تصویری می‌توان هرگونه تماس را با یک فیلم کامل ضبط کرد.

برای بحث‌های ترکیبی می‌توان صفحه نمایش خود را هم با تیم‌ها به اشتراک گذاشت. سایر راه حل‌های Zoom شامل وبینار، جلسات و اشتراک صدا است.

بهترین ابزارهای دورکاری مخصوص پاسخگویی و گزارش دهی

کارگران از راه دور وقتی مسئولیتی را به عهده می‌گیرند خود را بخشی از تیم را احساس می‌کنند. داشتن ابزارهای مناسب برای پاسخگویی تیم‌ها بسیار ضروری است.

iDoneThis

iDoneThis مکانی است که مدیران می‌توانند از این تصویری دقیق از آنچه روزانه انجام می‌شود داشته باشند. اعضای تیم می‌توانند روزانه در مرورگر خود یا از طریق ایمیل این نرم افزار را بررسی کنند. آنها همچنین می‌توانند گزارش‌های خود را اضافه کرده و به طور موثر پروژه را پیش ببرند. این ابزار با وجود کارمندان از راه دور در سراسر جهان، نیاز به جلسات روزانه بررسی کار را جبران می‌کند.

با وجود این همه ابزار کار از راه دور، می‌توان گفت آینده کار و کسب‌وکارها در آینده، متفاوت از امروز خواهد بود و مطمئا دور کاری کارمندان بیشتر خواهد شد.