نقش مدیران، رفتارهای ویژهای است که با وظایف مدیریت همراه است. مدیران این نقشها را برای انجام دادن وظایف خود مثل برنامهریزی و تدوین استراتژی، سازماندهی، کنترل کردن، رهبری و توسعه منابع انسانی بر عهده میگیرند. هنری مینتزبرگ از دانشمندان حوزه مدیریت از اولین کسانی است که درباره نقش مدیران در اصول مدیریت صحبت کرده است. در ادامه به بررسی آنها میپردازیم.
او نقش مدیران در اصول مدیریت را به سه بخش تقسیم میکند:
۱. نقشهای بین فردی
۲. نقشهای اطلاعاتی
۳. نقشهای تصمیمگیری[crp]
هنری مینتزبرگ معتقد است که مدیریت یک نقش یکپارچه است و به همین دلیل نمیتوان این سه نقش را از هم متمایز و جدا کرد. برای مثال مشاهده رفتار مشتری بیش از یک نقش مدیران در اصول مدیریت را درگیر میکند. ادعای مینتزبرگ در طول سالها بارها به همین شیوه تکرار شده است و بیشتر دانشمندان و محققان حوزه مدیریت هم در پژوهشهای خود به نقشهای یکسانی از مدیریت مثل مینتزبرگ دست پیدا کردهاند. البته در بعضی موارد تفاوتهایی هم دیده میشود.
نقشهای مدیران در اصول مدیریت به دیدگاه هنری مینتزبرگ به ما میگوید که:
- مدیران چگونه رفتار میکنند؟
- مدیران هنگام انجام وظایف اصلی مدیریت، چه کار میکنند؟
نقشهای بین فردی
نقشهای بین فردی، نقشهایی را شامل میشود که در ارتباط و تعامل با افراد درون سازمانی و برون سازمانی هستند. مشاغل مدیریتی از شغلهایی است که به افراد زیادی برای اجرا و مشارکت نیاز دارد. بر اساس تحقیقات مدیران حدود ۶۶ تا ۸۰ درصد زمان خود را در شرکت دیگران میگذرانند و اغلب ۲۰ درصد زمان را به تنهایی و به دور از ارتباط با دیگران به انجام کارهای مدیریتی مشغول میشوند. [crp]
بر اساس گفته لیندا هیل، بیشتر مدیران کارهای خود را به کمک نقشهای بین فردی از طریق تعامل انجام میدهند. هنری مینتزبرگ سه نوع مدیر برای نقشهای بین فردی معرفی میکند:
۱. مدیر پوشالی
مدیران در هر سطح سازمانی در نقش مدیر پوشالی هستند. آنها به دیدار بازدیدکنندگان سازمان میروند، نماینده سازمان در فعالیتهای مختلف هستند، برای مردم سخنرانی میکنند و پیامرسان سازمان هستند. برای مثال رستوران فیلا برای افتتاح شعبه جدید خود، اطلاع داد که به ۱۰۰ نفر مشتری اول به رایگان غذا خواهد داد و به همین دلیل در روز افتتاحیه، جمعیت بسیاری در بیرون از رستوران منتظر بودند تا جز ۱۰۰ نفر اول باشند.
مدیر رستوران، دن کتی از شب قبل همراه با مشتریها در بیرون رستوران منتظر ماند تا با مشتریان ارتباط برقرار کند و با آنها صحبت کند. این اتفاق نشان میدهد که دن کتی هم یک مدیر پوشالی است. در سطوح پایین سازمانی، مدیران عملیاتی معمولا در نقش مدیر پوشالی قرار میگیرند.
مدیران پوشالی ورود نیروهای جدید به سازمان را تبریک میگوید، رسیدن به اهداف را جشن میگیرند، به کارمندان پاداش میدهند و سازمان را به بازدیدکنندگان معرفی میکنند.
۲. مدیر رهبر
رهبری یکی از وظایف اصلی مدیریت است و یکی از اساسیترین نقش مدیران در اصول مدیریت شناخته میشود. با اینحال رهبری خیلی فراتر از وظیفه مدیریتی است. مدیران در نقش رهبر ظاهر میشوند تا کارهای سازمان را پیش ببرند، بر کارکنان تاثیر بگذارند و به آنها انگیزه دهند که بتوانند وظایف مدیریتی خود مثل کنترل، استراتژی، توسعه، برنامهریزی و سازماندهی را اجرا کنند.
اصلیترین وظیفه رهبران این است که برای سازمان هدف و مسیر مشخص کنند. آنها با بررسی چشماندازها، تدوین استراتژیها و انگیزهبخشی به کارکنان برای سازمان، هدف و مسیر مشخص میکنند. برای مثال رز ماری براوو در سازمان بربری، چشمانداز استراتژیکی را تدوین کرد و آن را به عنوان یک برند جدید سازماندهی کرد. او این کار را با مشارکت کامل کارمندان خود انجام داد.
۳. مدیر اجتماعی
مدیران اجتماعی با افراد خارج از واحدهای خود یا سازمان مانند خریدارن، تامینکنندگان و شرکای استراتژیک ارتباط برقرار میکنند. مهمترین هدف مدیران اجتماعی ساختن شبکهای قدرتمند از ارتباطات و افراد است. مدیران با کمک روابط اجتماعی و همکاری با دیگران میتوانند به اطلاعات ارزشمندی دست پیدا کنند و به طور کلی اجازه ندهند تا کاری در سازمان انجام نشده باقی بماند.
بر اساس تحقیقات لیندا هیل، ساختن شبکهای قدرتمند از ارتباطات از مهمترین وظایف مدیران است که با آن روبهرو میشوند.
نقشهای اطلاعاتی
نقشهای اطلاعاتی به معنای جمعآوری و دریافت، پردازش و انتشار اطلاعات است. مدیران اطلاعات را از داخل و خارج از سازمان از منابع مختلفی به دست میآورند، آنها را پردازش میکنند و در نهایت به دست کسانی میرسانند که به این اطلاعات نیاز دارند. بر اساس تحقیقات مینتزبرگ، ۴۰ درصد از مدیران زمان خود را به این فعالیتها اختصاص میدهند.
هنری مینتزبرگ نقشهای اطلاعاتی را به سه دسته تقسیم میکند:
۱. ناظر
به عنوان ناظر، مدیران محیط داخل و خارج از سازمان را بررسی میکنند. برای مثال استیو بالمر در ماکروسافت وظیفه بررسی بازار رقابتی، تکنولوژیها و ترندهای روز مربوط به حوزه ماکروسافت را بر عهده دارد. او همچنین عملکرد واحدهای درون سازمانی را هم بررسی میکند تا ببیند که واحدهای مختلف چقدر به اهداف خود نزدیک شدهاند.
مدیران برای یک نظارت موثر از کانالهای رسمی و غیر رسمی برای جمعآوری اطلاعات استفاده میکنند. کانالهای رسمی همان واحدهای جمعآوری اطلاعات سازمانی و مراکز اطلاعاتی هستند. برای مثال شرکت ماکروسافت برای جمعآوری اطلاعات از کانالهای رسمی، از اطلاعات مراکز تحلیل داده خارج از سازمان استفاده میکند که به خوبی اطلاعات رفتارهای کاربران و رقیبان را در دنیای تکنولوژی بررسی میکنند.
کانالهای غیر رسمی به قدرت ارتباطات یک مدیر بستگی دارد. مدیر از طریق شبکه ارتباطات خود میتواند به صورت غیر رسمی به اطلاعات، شایعهها و … دست پیدا کند. مدیران با نظارت روی محیط داخلی و خارجی سازمان میتوانند به دانشی دست پیدا کنند تا ببینند که عملکرد سازمان چگونه است و آیا نیازی به تغییر در استراتژیهای سازمان وجود دارد؟
برای مثال مدیر شرکت نورداستورم هر روز میزان فروش روز گذشته شرکتهای رقیب خود را بررسی میکند. او این اطلاعات رقبا را با اطلاعات سازمان خود مقایسه میکند تا ببیند که چقدر با هدف فاصله دارد و اگر نیاز است اقدامی انجام دهد. این نظارت در نقش مدیران در اصول مدیریت با وظیفه کنترل کردن در مدیریت تفاوتی ندارد بلکه بخشی از آن است.
اطلاعات جمعآوری شده از این فرایند نظارت به مدیران کمک میکند تا شفافتر درباره استراتژیهای سازمان فکر کنند.
۲. توزیعکننده
مدیران به عنوان توزیعکننده اطلاعات را به روشهای گوناگونی در اختیار سازمان یا اشخاص قرار میدهند. مدیران توزیعکننده معمولا کارکنان را نسبت به وجود مشکلات فنی یا تغییر مسیر و اهداف سازمان آگاه میکنند. توزیعکنندهها در نقش مدیران در اصول مدیریت به کمک گفتوگوهای غیر رسمی با افراد کلیدی سازمان، آنها را نسبت به مسائل مهم آگاه میکنند.
۳. سخنگو
مدیران به عنوان سخنگو اطلاعات خاصی را به افراد یا گروهها به خارج از واحد یا سازمان خود منتقل میکنند. برای مثال مدیران فروش برای استراتژیهای جدید با شرکای تجاری خود گفتوگو میکنند یا مدیران واحدهای مختلف درباره منابع و استراتژیهای مورد نیاز خود با مدیران سایر واحدها صحبت میکنند.
به طور کلی مدیرعاملها با سرمایهگذارن، نمایندههای دولت یا رهبران اجتماعی دیدار میکنند تا خبرهای خوب سازمان را به آنها بگویند. این فعالیتها فراتر از مدیر پوشالی بودن است. آنها اطلاعات مهمی را به دیگران میگویند تا با افراد و حوزههای مهم ارتباط برقرار کنند و در نهایت باعث رشد و موفقیت سازمان شوند.
برای مثال اگر مدیرعاملی بعضی از اطلاعات مهم سازمان را به سرمایهگذاران بگوید، شاید بتواند از این طریق آنها را برای سرمایهگذاری متقاعد کند. نقش سخنگو با انتقال اطلاعات مهم به اشخاص مهم میتواند هزینههای سازمان را کاهش دهد و حتی باعث رشد و پیشرفت آن شود.
نقشهای تصمیمگیری
پیتر دراکر معتقد است که هر کاری که مدیران انجام میدهند از نقش تصمیمگیری میگذرد. مدیران با دریافت اطلاعات به وسیله نظارت میتوانند مشکلات و فرصتها را شناسایی کنند و بر اساس آنها تصمیمگیری کنند و از اجرای تصمیمات خود اطمینان حاصل کنند.
نقشهای بین فردی با مردم، نقشهای اطلاعاتی با دانش و نقشهای تصمیمگیری با اقدام و اجرا در ارتباط است. تصمیمگیری در نقش مدیران در اصول مدیریت به آنها کمک میکند تا برای هدایت سازمان برای اجرای استراتژیها، اطلاعات را پردازش کنند.
هنری مینتزبرگ چهار نوع نقش برای نقشهای تصمیمگیری معرفی میکند:
۱. کارآفرین
برای بقا در محیطهای رقابتی، سازمانها به کارآفرینی نیاز دارند. آنها باید بتوانند محصولات و خدمات جدیدی را متناسب با نیازهای بازار عرضه کنند. مدیران در نقش کارآفرین باید اطمینان حاصل کنند که سازمان نوآور باشد، در هنگام نیاز منعطف باشد، توانایی پذیرش و توسعه تکنولوژی و ایدههای جدید را داشته باشد و بتواند محصولات و فرایندها را بهبود دهد.
آن ها باید بر اساس رفتارهای کارآفرینانه تصمیمگیری کنند. اگر این کار را نکنند به سرعت از محیط رقابت خارج میشوند. رز ماری براوو در سازمان بربری نمونه خوبی از کارآفرینی در نقش مدیران در اصول مدیریت است. او با خلاقیت و تولید محصولات جدید، مشتریان بیشتری را جذب کرد.
۲. حلکننده مشکلات
مدیریت پر از تناقض است. شاید به نظر برسد که نقش کارآفرین با نقش حلکننده مشکلات تضاد دارد. مدیر به عنوان فردی که حلکننده مشکلات است باید مشکلات غیرقابل پیشبینی را پیدا و برای آنها راهکار ارائه کند. چرا که مشکلات غیرقابل پیشبینی همیشه اتفاق میافتند. برای مثال ممکن است که فروش بر خلاف انتظار رشدی نداشته باشد، خط تولید با مشکلی روبهرو شود یا کارمندان خوب استعفا دهند.
مدیران به عنوان حلکننده مشکلات باید بتوانند در برابر این اتفاقات و مشکلات ناگهانی به سرعت واکنش نشان دهند و برای آنها راهحل ارائه کنند.
۳. تخصیصدهنده منابع
یکی از مهمترین تصمیمگیریهای مدیریت، تخصیص منابع است. یک سازمان هیچوقت منابع کافی، سرمایه و حتی نیروی انسانی کافی برای انجام فعالیتها ندارد. منابع کمیاب هستند و میتوان از آنها به شیوههای مختلفی استفاده کرد. از حیاتیترین تصمیمهای یک مدیر این است که منابع کمیاب را برای رسیدن به اهداف سازمان به بهترین شکل ممکن تخصیص دهد. تخصیص منابع باید با توجه به استراتژیهای سازمان صورت بگیرد.
۴. مذاکرهکننده
مذاکره یک فرایند همیشگی برای مدیران است. مدیران با تامینکنندگان مذاکره میکنند تا نیازهای خود را با هزینه کمتر و کیفیت بهتری تهیه کنند. آنها همچنین با مشتریها برای هزینه، ارسال، کیفیت و طراحی محصولات مذاکره میکنند. آنها تقریبا با تمام افراد مرتبط به سازمان چه داخل سازمان و چه بیرون سازمان مذاکره میکنند تا بتوانند به چیزهایی که میخواهند دست پیدا کنند.
مدیران موفق مذاکرهکنندههایی هستند که میتوانند به هزینههای کمتر، مشارکت بیشتر و کیفیت بهتر دست پیدا کنند. مهارتهای مذاکره به موفقیت استراتژیها و افزایش عملکرد سازمان کمک خواهد کرد.
سایر شایستگیها
شایستگیهای بسیاری برای مدیران وجود دارد. مدل نقش مدیران در اصول مدیریت توسط هنری مینتزبرگ دارای محدودیتهایی است. این مدل به ما میگوید که مدیران «چه کار میکنند» اما نمیگوید که مدیران «باید چه کار کنند». این مدل از مشاهده مدیران به دست آمده است. فعالیتهای مشاهده شده به معنای آن نیست که وظیفه اصلی مدیران فقط انجام چنین فعالیتهایی است.
تمامی نقشهای معرفی شده در مدل مینتزبرگ برای مدیران اهمیت دارند و مدیران موفق بعضی از آنها را اجرا میکنند. هرچند بعضی از این نقشها اهمیت بیشتری دارند و مدیران باید برای آنها تلاش و زمان بیشتری بگذارند. برای مثال نقش رهبری در موفقیت مدیر خیلی مهمتر از نقش مدیر پوشالی است.
با اینحال مینتزبرگ از تمامی نقش مدیران در اصول مدیریت نام نمیبرد. برای مثال مدیران با پذیرفتن نقش «وکیل مدافع شیطان» میتوانند مانند استفاده از تفکر انتقادی، استراتژیهای تفکر و تصمیمگیری را بهبود دهند. مربیگری از دیگر نقشهای مدیر است که در این مدل بیان نشده است. مدیر در نقش مربی میتوانند موفقیتهای بیشتری را برای سازمان رقم بزند.
از دیگر محدودیتهای مدل او، آن است که به شرایط توجهی نشده و فقط نقشهای رایج مدیریتی در آن عنوان شده است. در حالی که نقش مدیران در اصول مدیریت به شرایط بستگی دارد. برای مثال برخی تصمیمگیریها به دلیل سیاست از مدیران گرفته شده و مسئولیت آنها بر عهده فعالان سیاسی است یا اینکه اندازه سازمان میتواند روی نقشهای مدیریتی اثرگذار باشد.
مدیران سازمانهای کوچکتر توانایی رشد بیشتری نسبت به مدیران سازمانهای بزرگتر دارند. چرا که ساختار سازمانی و حتی فرهنگ سازمانی میتواند روی نقشهای مدیریتی اثر بگذارد. از دیگر محدودیتهای این مدل میتوان به این اشاره کرد که به ما نمیگوید «چطور آنها را انجام دهیم». مدیران باید بدانند که چطور تمامی این نقشها را بر عهده بگیرند.
