تحقیقات نشان می‌دهد که یکی از بهترین راه‌ها برای کمک به پیشرفت کارمندان، ارائه بازخورد به آنها است. این امر یکی از اهرم‌های اصلی رهبران به منظور افزایش احساس یادگیری و نشاط در میان کارمندان است. ارائه گزارشات منظم و مستقیم در مورد بازدهی کارمندان و همچنین روند پیشرفت کسب و کار، به کارمندان کمک می‌کند تا احساس ارزشمند بودن کنند. بازخورد منفی یا رهنمود دهنده، بدل به راهنمایی برای تبدیل شدن افراد، به مرور زمان به افرادی با اطمینان بیشتر به رفتار و دلگرم‌تر نسبت به شایستگی‌های خود می‌شود.
اشاره به نقاط قوت یک کارمند، می‌تواند به شکل‌گیری احساس موفقیت و انگیزه کمک کند. گالوپ در مطالعه‌ای به این نتیجه رسید که ۶۷ درصد از کارمندانی که مدیرانشان بر روی نقاط مثبت و توانایی آنها تمرکز می‌کنند بیشتر متعهد به کار هستند در مقایسه با ۳۱ درصدی که مدیران روی ضعف آنها تمرکز می‌کنند. نظرسنجی ورک ترندز آی‌بی‌ام (IBM’s WorkTrends) در مورد بیش از ۱۹۰۰۰ کارگر در ۲۶ کشور جهان، از میان صنایع مختلف و هزاران سازمان، نشان داد که سطح مشارکت کارمندانی که تقدیر می‌شوند تقریباً سه برابر بیشتر از سطح مشارکت آنهایی است که تقدیر نمی‌شوند. همین نظرسنجی نشان داد که کارکنانی که تقدیر می‌شوند؛ احتمال اینکه شغل خود را رها کنند نیز بسیار کمتر است. امروزه اثبات شده است که قدردانی به طور کلی میزان شادی در محل کار را افزایش می‌دهد و با نتایج فرهنگی و تجاری مانند رضایت و بقای شغلی مرتبط است.
ارائه بازخورد مثبت می‌تواند پیروزی‌هایی برای مدیران نیز به ارمغان آورد. در حقیقت افراد کارآمد، بازخورد مثبت بیشتری به همکاران خود ارائه می‌دهند. در تیم‌های با کارایی بالا، تقریباً شش برابر بازخورد مثبت بیشتر نسبت به تیم‌های متوسط به اشتراک گذاشته می‌شود. در حالی که، تیم‌های با کارایی کم، تقریباً دو برابر بیشتر از تیم‌های متوسط بازخورد منفی به اشتراک می‌گذارند.
به خاطر بیاورید که در حال حاضر با کدام یک از مشارکت‌های مثبت اعضای تیم خود به عنوان یک پدیده عادی برخورد کرده‌اید. یک لیست تهیه کرده و شروع کنید به متذکر شدن نقاط قوت افراد مخصوصا وقتی در حال کار هستند. [crp]
در این کار هرچه بیشتر به آنچه که برای یک شخص مهم و معنی‌دار است توجه کنید؛ تاثیر بالقوه شما نیز بیشتر خواهد بود. برخی از افراد ترجیح می‌دهند که به صورت خصوصی از آنها تقدیر شود و برخی دیگر می‌خواهند که در مقابل جمعیت تحسین شوند. اگر تمایل ندارید که همزمان به تعداد زیادی از افراد بازخورد بدهید، شروع به برنامه‌ریزی جلسات یک به یک کنید. به هر فرد بگویید که تمایل دارید انجام چه کارهایی شروع، متوقف و یا ادامه یابد. اگر می‌توانید، چند اقدام ساده برای هر یک از این درخواست‌ها لیست کنید.
ممکن است از یکی از همکارانتان بخواهید صحبت خود را شروع کرده و ایده‌هایش را در یک جلسه به اشتراک بگذارد، اگر در طول روند تولید این نگرانی‌ها و ایده‌ها را بیان نکردند، انتقاد کردن را شروع نکنید.
ممکن است از آنها در مورد ایده های طراحی خلاقانه و تلاش هایشان برای راهنمایی کارکنان تعریف کنید. به کارمند خود بگویید که از این تلاش ها قدردانی می کنید – و دوست دارید که آنها این کارهای خاص را ادامه دهند.
چندین کار وجود دارد که می توانید انجام دهید تا بازخورد خود را حتی قدرتمندتر و پربارتر کنید. سعی کنید با گیرنده بازخورد ارتباط برقرار کرده و عواطفی را که ممکن است احساس کند درک کنید. به روشی صریح و صادقانه دلیل بازخورد را توضیح دهید. تصور کنید که به خودتان بازخورد می دهید: چگونه می خواهید آن را بشنوید؟ حتماً به آینده توجه کنید: کارمند شما برای پیشرفت چه کاری می تواند انجام دهد؟
هنگام ارائه بازخورد، به حالت‌های چهره خود دقت کنید.نحوه گفتن مطالب به همان اندازه که می گویید مهم است. محقق ماری داسبورو تاثیر روش ارائه بازخورد در دو گروه را مطالعه کرد ، گروهی که اعضای آنها بازخورد منفی همراه با سیگنالهای احساسی مثبت مانند سر تکان دادن و لبخند دریافت کردند و گروه دیگری که بازخورد مثبتی را با اخم و چشمان تنگ دریافت کردند. افرادی که بازخورد مثبت همراه با سیگنالهای احساسی منفی دریافت کردند، نسبت به شرکت‌کنندگانی که بازخورد منفی همراه با سیگنالهای احساسی مثبت داشتند، از عملکرد خود احساس بدتری دارند. بنابراین نحوه ارائه بازخورد، اغلب می‌تواند مهم‌تر از پیام آن باشد.
از کجا می دانید روش ارائه بازخورد شما تاثیر مثبتی دارد یا خشم ، حالت تدافعی و سوء نیت را تحریک می‌کند؟ بیشتر ما نقاط کور داریم. به عنوان مثال به طور خاص تشخیص لحن گفتار برای ما دشوار است. حالات صورت ما منبع دیگری از نقاط کور است. ممکن است لبخند را احساس کنیم ، اما اغلب حرکات دیگر صورت را احساس نمی کنیم ، مانند ابروهای ما که از شوک ، ترس یا انزجار بالا می‌روند. همانطور که احساس قضاوت، عصبانیت یا سرخوردگی می کنید، آیا واقعاً قادر هستید حالات مربوط به آنها را پنهان کنید؟
یک نقطه کور دیگر حاصل از شکافی است که بین هدف و تاثیر اقدامات ما وجود دارد. بگذارید بگویم که شما به مدیر مستقیم خود بازخورد انتقادی که به پیشرفت او کمک می‌کند را داده‌اید زیرا فکر می‌کردید دقیقاً همان چیزی است که وی برای بهبود نیاز دارد. شما می خواهید او را برای ارتقا و موفقیت شغلی آماده کنید. با این حال او احساس می‌کرد شما او را در مقابل کل تیم کوچک می کنید. همانطور که داگلاس استون و شیلا هین در تشکر برای بازخورد اشاره کردند، ما خودمان را با توجه به نیتمان قضاوت می کنیم ، در حالی که دیگران ما را با توجه به تاثیرات عملکردهایمان قضاوت می کنند. تلاش کردن زیاد به حساب نمی آید. اگر در نحوه بازخورد دادن عملکرد خوبی نداریم ، دیگران آن را بر علیه ما استفاده خواهند کرد.
واقعا تا چه اندازه عمیقا از توانایی خود در ارائه یک بازخورد درست آگاه هستید؟ برای به دست آوردن خودآگاهی در این زمینه، با استفاده از راهکارهای زیر از دیگران کمک بگیرید:
– بازخورد متمرکز بخواهید
از ۱۰ نفر یا بیشتر، از جمله همکاران، دوستان و خانواده، بپرسید که از نظر آنها شما چقدر در ارائه بازخورد مهارت دارید. جزئیات و مثال‌های خاص بخواهید. مثلا اینکه در چه زمینه‌ای بود، چه اتفاقی افتاد و چه کاری انجام دادید که باعث شد دیگران به بازخورد شما (منفی یا مثبت) پاسخ مثبتی بدهند؟ مدام به دنبال شباهت‌های تکراری باشید. در حالت ایده‌آل، شما می‌توانید برای بهبود، روی چند موضوع خاص تمرکز کنید. سپس از فرآیند “Feed Forward” مارشال گلداسمیت استفاده کنید، که شامل پنج مرحله است:
1. هدف یا قصد خود را به روشنی شرح دهید. توضیح دهید که می‌خواهید بازخورد انتقادی خود را بهتر ارائه دهید و نمی‌خواهید افراد را آزرده کنید. چرا که شما بارها و بارها شنیده‌اید که روی اعصاب دیگران هستید و یا با بازخورد خود به دیگران کنایه می‌زنید.
2. به دنبال پیشنهادات باشید و تشویق به خلاقیت کنید. چگونه می توان به طور کلی با کارمندان ارتباط بهتری برقرار کرد ، به گونه ای که احساس کنند شما به آنها و پیشرفتشان اهمیت می‌دهید؟وقتی بازخورد انتقادی به کارمندان می‌دهید، ممکن است احساس امنیت کمتری کنند. از آنها بپرسید آیا بطور خاص متوجه چیزی شده اند که علت روی اعصاب بودن شما باشد. به طور خاص چه توصیه‌ای می کنند که شما متفاوت عمل کنید؟
3. با دقت گوش کنید.
4. از او تشکر کنید و از اینکه وقت خود را صرف کمک به شما و ارائه پیشنهادات خاص کرده قدردانی کنید. ممکن است ذکر کنید که می خواهید برای بررسی نحوه پیشرفت دوباره به او سر بزنید. بهانه نگرفته یا حالت تدافعی پیدا نکنید.
5. این روند را با افراد دیگری تکرار کنید.
اگر از این روش استفاده کنید، با پیشنهادات مشخصی از طرف افرادی که موفقیت شما برایشان مهم است، مواجه خواهید شد. به صورت دوره‌ای شرایط را با این افراد چک کنید، زیرا آنها می‌توانند به شما کمک کنند تا پیشرفت خود را در طول زمان ارزیابی کنید.
– با یک مربی ( Coach) کار کنید
مربیان می توانند با بررسی مستقل و مصاحبه از همکارانتان و حضور در جلسات و رویدادها به عنوان سایه شما، نقاط ضعف را کشف کنند. یک مربی عالی می تواند ظرافتهای رفتاری شما را که ممکن است از آنها آگاهی نداشته باشید، تشخیص داده و پنداشت‌ها، تجربیات و خصوصیات شخصی زیربنایی را بیابد که شما را مستعد بی فرهنگی یا بازخورد ضعیف می‌کند. شما چه کاری انجام می دهید که باعث می‌شود مردم ساکت شوند، از بازخورد دادن به شما منصرف شده یا برنجند؟
– از همکاران یا دوستان خود به عنوان مربی استفاده کنید
همه به مربی دسترسی ندارند ، اما می توانید با همکاران و همتایان خود نیزبرای کمک تماس بگیرید. من شخصاً از فارغ‌التحصیلان MBA و مدیران اجرایی برای بازخورد دادن به هم استفاده کرده‌ام، که یک روش بسیار موثر و مقرون به صرفه برای بهبود دادن و دریافت بازخورد بوده است.
در حالی که برای بهبود مهارت های بازخورد (و بین فردی) خود کار می کنید ، اعضای تیم را به انجام همین کار تشویق کنید.در مورد کارهایی که شما و هم تیمی هایتان انجام می دهید یا می گویید که باعث احترام می شود و هنگام ارائه بازخورد موثر است ، با تیم خود بحث آزاد داشته باشید. چه کاری را می توانستید بهتر انجام داده یا بگویید؟ در مورد آنچه تیم با دادن بازخورد بهتر و ارائه آن با احترام و درایت بیشتر به دست می آورد ، بحث کنید.
وقتی این تمرین گروهی را در گذشته انجام می دادم ، متوجه شدم که همکاران اغلب به طور خودجوش در نقش مربی همدیگر ظاهر شده و بازخورد منصفانه ارائه می دهند ، مانند: “شما باید بیشتر به نقش و اثر مثبت افراد در کارها اشاره کنید” یا “اگر رک‌تر بودی بهتر بود ” این تمرین یکی از بهترین راه‌ها برای دریافت بازخورد مستقیم و صادقانه است که می‌تواند کل تیم شما را رو به جلو سوق دهد.
ارائه بازخورد موثر یک مهارت مهم مدیریتی است. پیشرفت تیم خود را برجسته‌تر نمایش دهید. محققان، ترزا آمابیل و استیون کرامر نشان داده‌اند که احساس پیشرفت قدرتمندترین محرک در محیط کار است، حتی قوی‌تر از قدردانی شخصی یا حقوق و دستمزد. با ارائه بازخورد در مورد تاثیر افراد در نحوه عملکرد تیم یا سازمان، توانایی‌های آنها را مورد تشویق قرار دهید. بر نحوه ارائه بازخورد نیز تمرکز کنید. نقاط کور بالقوه را پیدا کنید که می تواند قدرت بازخورد شما را محدود کند – یا بدتر از آن، تاثیر مخربی بر کارمندان دارد.
از دیگران بازخورد بگیرید. با ارائه مناسب بازخورد موثر، می توانید انگیزه کارمندان خود را افزایش داده و به پیشرفت آنها و سازمان کمک کنید.
