چگونه استخدام کنیم ؟ همه کارفرماها تا کنون حداقل یک بار این سوال را از خود پرسیدهاند. استخدام کارکنان جدید کاری دشوار و تا حدودی چالشبرانگیز برای هر شرکت است. پس فرایند استخدام موفق در سازمانها نه تنها به معنای انتخاب درست روش استخدام است، بلکه همچنین به معنای استخدام کارکنانی است که با فرهنگ شرکت سازگار بوده و به پیشبرد اهداف آن کمک میکنند. کارفرماها با آشنایی درباره مفهوم، مراحل استخدام و معیارهای مهم در فرایند جذب، میتوانند این کار دشوار را برای خود آسان و سودمند کنند.
استخدام چیست و چگونه استخدام کنیم ؟
استخدام توافقی است بین کارفرما و کارمند مبنی بر این که کارمند خدمات خاصی را ارائه دهد. بر اساس شرح وظایف شغل و جنبههای مختلف، میزان معینی از حقالزحمه و تسهیلات را کارفرما تعیین میکند که در ازای خدمت به کارمند بدهد. اگرچه کارمندان میتوانند در مورد موارد خاصی در قرارداد کار، مذاکره کنند اما شرایط و ضوابط را در درجه اول کارفرما تعیین میکند.
روشهای استخدام کارکنان میتواند شامل مصاحبه شفاهی یا کتبی از طریق ایمیل باشد. پس از مصاحبه، معمولا پیشنهاد کار ارائه شده و سپس بعد از موافقت، قرارداد رسمی نوشته میشود. هر دو طرف هم این امکان را دارند که قرارداد را فسخ کنند.
مراحل استخدام
فرایند استخدام موفق در سازماننها به نحوه استخدام و انتخاب روشهای استخدام کارکنان بستگی دارد. سازمانهای نوپا یا همان استارتاپها با یادگیری این مراحل میتوانند با روند کلی فرایند استخدام آشنا شده و موفقیتهای لازم را کسب کنند. در ادامه اصلیترین مراحل استخدام را با هم بررسی میکنیم که در هر شرکتی یکسان است.
۱. جستجو و غربالگری
یکی از روش های استخدام کارکنان استفاده از قدرت اینترنت برای جستجو و تسهیل فرایند غربالگری است. در فضای اینترنت، علاوه بر وبسایتهای کاریابی، شبکههای اجتماعی مثل لینکدین، توییتر و فیسبوک راههایی را برای ارتباط و تعامل با متقاضیها ایجاد کردهاند.
همچنین ابزارهای تجزیه و تحلیل دادهها و رسانههای اجتماعی با هدف بررسی ردپای دیجیتال کاندید، میتواند کمک زیادی به قضاوت شما در مورد مهارتها یا فرهنگ شخص متقاضی بکند. ردپای دیجیتال کاندید در حقیقت بررسی فعالیتهای کارجو در فضای مجازی است با این هدف که آیا کارجو با فرهنگ شرکت ما سازگار است یا نه.
۲. بررسی رزومههای متقاضیان
هنگامی که چندین متقاضی دارید، زمان آن است که بر اساس رزومه، تعداد متقاضیها را محدودتر کنید. متقاضیانی را که با الزامات شغلی اصلی مطابقت ندارند، با ارسال ایمیل رد درخواست، از فهرست خود حذف کنید. برای تعیین این که کدام رزومه باید قبول شود، به دنبال سرنخهایی درباره انگیزهها، تجربه و سبک کاری فرد باشید. پس از بررسی رزومهها، با متقاضیهای برتر خود ارتباط برقرار کنید تا در مورد شرایط آنها بیشتر بدانید و تصمیم بگیرید که چه کسی باید در فرایند استخدام به مرحله بعد برود.
۳. مصاحبه
پس از تایید رزومهها، نوبت به مصاحبه اولیه میرسد. هنگام مصاحبه تلفنی، به این سوال پاسخ دهید که آیا آنها با شرح شغل اولیه مطابقت دارند و آیا خواستههای مشترکی وجود دارد یا خیر. سپس، آنها را به یک مصاحبه حضوری دعوت کنید. مصاحبه حضوری شما میتواند در دو مرحله فنی و منابع انسانی انجام شود. در این مصاحبهها، سوالات استراتژیکی بپرسید که مهارتها و شایستگیها، ویژگیهای شخصیتی مهم و میزان اشتیاق آنها به نقش شغلی و همکاری با شرکت را نشان میدهد. در این مرحله، سوالات مصاحبه اهمیت زیادی دارد که چیزی بپرسید که دقیقا شما را به هدفتان برساند.
سوالات مصاحبه
چند سوال کلی وجود دارد که برای هر مصاحبه شغلی مناسب است و میتوانید علاوه بر مطرح کردن سوالهای تخصصی مد نظرتان، این سوالها را هم بپرسید تا بهتر با فرد داوطلب آشنا شوید:
- در مورد خودتان به من بگویید.
- چرا به این موقعیت/شرکت علاقه دارید؟
- نقاط قوت و ضعف شما چیست؟
- به کدام دستاورد حرفهای خود بیشتر افتخار میکنید؟
- محیط کار ایدهآلتان را شرح دهید.
نکته: بلافاصله پس از هر مصاحبه یادداشتبرداری کنید تا زمانی که فرصت تصمیمگیری نهایی برای استخدام است، بتوانید نقاط قوت و ضعف هر فرد را بهتر به خاطر بیاورید و مقایسه کنید.
۴. تحقیق در مورد افراد متقاضی
تحقیق یک راه عالی برای به دست آوردن اطلاعات بیشتر، تایید مهارتها و اطمینان از استخدام کارمندانی است که در مورد تجربه کاری و صلاحیتهای خود صادق هستند. حداقل سه مرجع مناسب برای تحقیق از متقاضیهای برتر خود درخواست کنید و با آنها تماس بگیرید. این مرجعها میتوانند مدیران یا همکاران سابق او باشند.
سپس سه تا پنج سوال زیر را از آنها بپرسید:
- آیا میتوانید عنوان شغلی، مسئولیتها، تاریخ شروع و پایان همکاری این داوطلب را با خودتان تایید کنید؟
- چه مدت او را میشناسید یا با او کار میکنید؟
- کار کردن با این فرد چگونه است؟
- چرا سمت قبلی را ترک کرد؟
- بزرگترین نقاط قوت و ضعف او چیست؟
۵. تصمیمگیری نهایی و انتخاب متقاضی
وقتی چندین متقاضی دارید که فکر میکنید مناسب هستند، انتخاب یک فرد مناسب میتواند دشوار باشد. برای تصمیمگیری، به آنچه که در مورد مهارتها، شخصیت و تجربیات آنها از رزومه، مصاحبهها و تحقیقات به دست آوردهاید، فکر کنید. یادداشتهای خود را با هرکس دیگری که در فرایند استخدام شرکت داشته است مقایسه کنید. مهم است که در مورد نیازهای کسبوکار خود فکر کنید و فردی را انتخاب کنید که به شما در دستیابی به اهدافتان کمک میکند.
۶. ارائه پیشنهاد شغلی
وقتی فرد برتر خود را انتخاب کردید، وقت آن است که یک پیشنهاد شغلی برای او ارسال کنید. قبل از ارسال نامه پیشنهاد رسمی، به او ایمیل بزنید و زمانی را برای صحبت تلفنی تعیین کنید. در طول تماس، از او برای پیوستن به تیم خود دعوت کنید و شرایط پیشنهاد از جمله حقوق، مزایا، تاریخ شروع و موارد مهم دیگر را ارائه دهید. اگر داوطلب پیشنهاد شفاهی را پذیرفت، یک نامه رسمی و کتبی از طریق ایمیل برای او ارسال کنید. نامه پیشنهادی باید شامل همه چیزهایی باشد که در طول تماس تلفنی در مورد آن صحبت کردهاید. قبل از ارسال نامه از یک متخصص حقوقی هم میتوانید کمک بگیرید.
۷. اطلاع به داوطلبان رد شده
بر اساس یک نظرسنجی در سال ۲۰۱۹، ۷۷ درصد از داوطلبها اگر پس از درخواست پاسخی دریافت نکنند، تصور منفی از یک شرکت خواهند داشت. به کسانی که در فرایند استخدام سازمان به مراحل آخر رسیدهاند اما در آن قبول نشدهاند، ایمیل بزنید یا آنها را به صورت تلفنی مطلع کنید. صادق باشید و با دادن بازخورد سازنده به آنها کمک کنید تا بفهمند چرا آنها را رد کردهاید و برای آنها در یافتن شغل مورد نظر، آرزوی موفقیت کنید.
۸. شروع فرایند پذیرش سازمانی کارکنان قبول شده
پس از به اتمام رساندن صحیح مراحل استخدام کارکنان، زمان خوشآمدگویی مناسب و شروع فرایند پذیرش سازمانی برای کارکنان قبول شده فرا میرسد. این کار برای پایداری فرایند استخدام موفق در سازمانها بسیار مفید است، چون به ایجاد نگرش مثبت و حس وفاداری در کارمند جدید کمک میکند و آنها را برای موفقیت در نقش جدیدشان آماده میکند. یرای مثال در روز اول آنها را با محیط شرکت آشنا کرده و فضای کاری اختصاصیشان را مشخص کنید. همچنین میتوانید جزئیاتی در مورد دسترسی به ساختمان، اطلاعات ورود به ایمیل، ابزارهای مورد نیاز و موارد مهم دیگر را در اختیار آنها قرار دهید.
میتوانید با توجه به فرهنگ سازمانی خود، این کارها را برای کارکنان استخدام شده جدید انجام دهید:
- یک ناهار تیمی برای روز اول (یا هفته اول) تنظیم کنید تا همه اعضای تیم بتوانند یکدیگر را بشناسند.
- به کارمند جدید بستهای رایگان از اقلام دارای لوگوی شرکت مانند خودکار، لیوان و مواردی از این دست بدهید تا به آنها کمک کنید با برند شما ارتباط برقرار کنند.
- کارمندان جدید را به یک مربی در شرکت معرفی کنید تا به او در شروع کارش کمک کند.
شاخصهایی ارزیابی فرایند استخدام موفق در سازمانها
شاخصهای استخدام برای اندازهگیری عملکرد فرایند استخدام در سازمانها استفاده میشوند. آنها میتوانند زمینههای بهبود را نشان دهند و ارزش و بازگشت سرمایه را برای تلاشهای خاص استخدام روشن کنند. در این قسمت به پنج شاخص محبوب و کلیدی برای اندازهگیری عملکرد فرایند استخدام اشاره میکنیم که تعداد زیادی از کارفرمایان آن را برای ایجاد فرایند استخدام موفق در سازمانهای خود مورد بررسی قرار دادهاند.
- مدت زمانی که فرایند استخدام طول میکشد
- مدت زمانی که یک کارمند پس از استخدام در شرکت میماند
- رضایت مدیر از استخدامهای انجام شده
- تعداد درخواستها برای یک موقعیت مشخص
- درصد تمدید قرارداد پس از یک دوره کار در شرکت
با بررسی این شاخصها میتوانید به این نتیجه برسید که آیا عملکرد مناسبی در مراحل استخدام خود داشتهاید یا اینکه باید آنها را بهبود دهید. اما فرایند استخدام اینجا تمام نمیشود، بلکه تازه فرایند حفظ و نگهداشت کارمندان جدید شروع میشود.
کلام آخر
چگونه استخدام کنیم ؟ گفتیم که این سوالی است که کارفرمایان برای طراحی و مدیریت فرایند استخدام موفق در سازمان از خود میپرسد. استخدام کارمندان جدید یک فرایند مهم و در عین حال پیچیده برای هر شرکتی است. افرادی که استخدام میکنید همان افرادی هستند که مسئول مشارکت و پیشبرد آینده شرکت خواهند بود. اما فراموش نکنید که فرایند استخدام با به کارگیری موثر روش های استخدام کارکنان و درک درست شاخص های جذب نیروی کارآمد، میتواند بیشتر از چالش برانگیز بودن، سودمند باشد.
