اولین واژهای که پس از فکر کردن به شش سیگما به ذهنمان خطور میکند، بهبود است. روش شش سیگما با افزایش بهرهوری و تلاش برای بهبود پیوسته از خطاهای فرایندهای سازمان جلوگیری میکند. بااینحال شش سیگما ارتباط نزدیکی با کارآمدی سازمانی دارد، در واقع میتوانیم بگوییم این موضوع همان شش گام کارآمدی سازمانی است. درحقیقت این عبارت به کارآمدی کلی یک سازمان و کیفیت عملکردش اشاره میکند. در این مقاله با جزئیات بیشتری کارآمدی سازمانی را بررسی میکنیم و از شش گام متمایزش صحبت خواهیم کرد.
کارآمدی سازمانی چیست؟
کارآمدی سازمانی همان بهرهوری سازمان، گروه یا شرکت در رسیدن به اهدافش است. اینکه سازمانی چطور مقدار محصول تعیینشده را تولید میکند، چقدر ضایعات دارد یا اینکه فرایندهایش چه میزان بهرهور هستند، به کارآمدی سازمانی ارتباط دارد. با توجه به اینکه شش سیگما روی بهبود بهرهوری کلی یک فرآیند کسبوکار تمرکز میکند، بهراحتی میتوان ارتباط کارآمدی سازمانی و شش سیگما را متوجه شد. درحالیکه شش سیگما از مجموعهای از روشها مثل روش ناب و DMAIC (تعریف، سنجش، تحلیل، بهبود و کنترل) پیروی میکند، کارآمدی سازمانی از فرآیند شش گامی خودش استفاده میکند.
رویکرد DMAIC و کارآمدی سازمانی
برای اینکه تعریف درستی از کارآمدی سازمانی داشته باشید، بهتر است که ابتدا با تعریفی از DMAIC آشنا شوید. DMAIC در واقع یکی از بهترین روشهای بهبود و پیشرفت در فرآیندهای سیستماتیک کسبوکار است.رویکرد موثر DMAIC مبتنی بر داده است که در پنج مرحله تعریف میشود. هدف اصلی از DMAIC حذف تغییرات غیرموثر، گرانقیمت و پرهزینه در سازمان است. نام این رویکرد از ابتدای پنج کلمه گرفته شده است که پنج مرحله از یک ابزار بهبود در کسبو کار را نشان میدهد. D اول کلمه Define به معنی تعریف، M اول کلمه Measure به معنی اندازهگیری، A اول کلمه Analyze به معنی تجزیه و تحلیل، I اول کلمه Improve به معنی بهبود و C اول کلمه Control به معنی کنترل است. پس DMAIC بهطور کلی به معنای رویکردی از تعریف، سنجش، تحلیل، بهبود و کنترل است.
شش گام کارآمدی سازمانی
برای اینکه بهطور دقیق بدانیم شش گام کارآمدی سازمانی چیست باید موارد زیر را بررسی کنیم.
گام اول: رهبری
اولین گام از شش گام کارآمدی سازمانی، رهبری است. در این گام مدیریت و رهبران پروژه چشمانداز کلی سازمان را مطرح میکنند. اهدافی که امیدوارند در پروژه به آن دست یابند، چطور میخواهند اهداف را عملی کنند و باید بهدنبال چه نتایجی باشند، در گام رهبری مطرح میشود.
گام دوم: ارتباط
البته رهبری زمانی کارآمد خواهد بود که ارتباط کارآمدی داشته باشد. گام دوم یعنی ارتباط روی تقسیم یکنواخت اهداف، دستورالعملها و آرمانهای حاصل از گام رهبری متمرکز میشود. علاوه بر این مدیران پروژه باید روی ارتباط استراتژیک تمرکز کنند و اطلاعات را در قالبی منتقل کنند که دیگر اعضای پروژه برای انجام وظایفشان به آن نیاز دارند.
گام سوم: پاسخگویی
در گام سوم یعنی پاسخگویی، مدیران و رهبران پروژه باید مطمئن شوند که سایر کارمندان به وظایف و مسئولیتهایشان عمل میکنند. اعضای تیم پروژه معمولا بر مبنای عملکردشان پاداش دریافت میکنند یا تنبیه میشوند. در نتیجه گام پاسخگویی نقش بسیار تعیینکنندهای در اجرای بدون اشکال و کارآمد پروژه خواهد داشت.
گام چهارم: تحویل
گام پنجم در کارآمدی سازمانی، تحویلدادن است. محصولات و خدمات شما تنها زمانی که به دست مشتری برسد، محصولی موفق نامیده میشود. در گام تحویل بر برقراری سیستم تحویل کارآمد متمرکز میشویم تا اطمینان حاصل کنیم که این فرایند بهدرستی اجرا میشود. وقتی سازمانتان فرایند تحویل طولانی و پیچیدهای داشته باشد، حتما خطاهایی روی میدهد و بهرهوری شما در معرض خطر قرار میگیرد. با فرایندهای کوتاهتر و دقیقتر میتوانید محصولات نهایی خود را بهموقع به مشتری خود تحویل دهید.
گام پنجم: عملکرد
بهعنوان مدیر پروژه باید افراد مناسب را برای شغلهای مناسب استخدام کنید. بدیهی است که همه برای یک جایگاه مناسب نیستند. هدف گام عملکرد استخدام، آموزش و حفظ بهترین متقاضیان برای فرایندها و وظیفههای مورد نظر است که میتواند بر کارآمدی سازمانی اثرگذار باشد.
گام ششم: سنجش
فرایند کسبوکار تنها زمانی کارآمد خواهد بود که بتوانید آن را بسنجید. در گام پایانی کارآمدی سازمانی باید پروژه، فرایند و دیگر سیستمها مورد سنجش و ارزیابی قراربگیرند تا درنهایت بتوانید آنها را تحلیل کنید. همچنین شما باید با تعیین سنجههای درست، به سنجش سازمان خود بپردازید. اگر نتوانید این کار را بهدرستی انجام دهید، با دادههای اشتباه و غیرقابل استفاده روبهرو خواهید شد.
منبع: سایت 6sigma
