افرادی که در خانه یا به صورت دورکار و فریلسنر (آزادکار) کار می‌کنند، دارای چه فرهنگ سازمانی هستند؟ ما سه سال گذشته را روی علم احساسات در کار مطالعه کردیم و یکی از رایج‌ترین سؤالاتی که رهبران در این مدت از ما پرسیدند این بود که چگونه با کارمندان دورکار ارتباط داشته باشند و آنها هم بتوانند با سازمان احساس راحتی کنند؟ اگر شما هم کارمندان دورکار دارید و می‌خواهید بدانید که چطور احساس ارزشمند بودن و موثر بودن را در آنها ایجاد کنید تا خودشان را بخشی از فرهنگ سازمان بدانند، این مقاله را بخوانید.
احساس تعلق و وابستگی در صورتی ایجاد می‌شود که ما احساس امنیت و ارزشمند بودن کنیم.
اگر سوالی که در بالا مطرح شد برای شما هم مطرح شده، در این صورت است که سالم‌تر خواهیم بود و با استرس‌های شغلی هم بهتر کنار می‌آییم. اما احساس عدم وابستگی باعث جدا شدن و خروج راحت کارمندان از سازمان می‌شود.
ایجاد حس وابستگی بین کارمندان دورکار برای سازمان‌ها و مدیران کاری سخت به نظر می‌رسد. لارا ساوینو کارمند شرکت اپل است که در سیاتل زندگی می‌کند و همزمان برای شرکت‌های سراسر دنیا به صورت دورکار کار کرده است. وقتی با او صحبت کردیم یکی از بزرگترین مشکلات کاری‌اش را مطرح کرد. او احساس می‌کرد که گاهی نامرئی است، چون همکارانش او را نمی‌شناسند.
یکی از شرکت‌ها هفته‌ای ۳۰ دقیقه تماس ویدئویی برای همه کارمندان فراهم کرده است که در این کار، همه کارمندان با هم احساس صمیمیت کنند و در یک فرآیند اجتماعی خودشان را بخشی از تیم بدانند. این جلسات به کارمندان دورکار در ایجاد حس نزدیکی با سایر اعضای تیم کمک می‌کند. کارمندان در شبکه‌های اجتماعی هم می‌توانند همدیگر را دنبال کرده و از اوضاع هم خبردار شوند.
کارمندان شرکت بافر (Buffer) در اینستاگرام همدیگر را دنبال می‌کنند و کورتنی سایتر که مدیر این شرکت است گفته است: «الان می‌دانم روز کارمندانم چگونه می گذرد و دفتر کاری‌شان چه شکلی است. حتی می‌بینم که کارمندان شیرینی می‌پزند و سگشان را برای هواخوری بیرون می‌برند. این‌ها چیزهایی است که هرگز در طی یک تماس در قالب کنفرانس به اشتراک گذاشته نمی‌شوند. اما دیدن آنها باعث درک یکدیگر می‌شود.»
یک عامل ایزوله‌کننده دیگر که کارمندان دورکار با آن روبرو می‌شوند، مسئله شناخت است.
همانطور که می‌گویند از دل برود هر آنکه از دیده برفت کارمندان دورکار هم معمولا توجه کمتری نسبت به کارمندان حضوری دریافت می‌کنند. وقتی با کارمندان به صورت حضوری کار می‌کنیم، پس از جلسات از هم تعریف می‌کنیم، نوشیدنی می‌نوشیم و در راهرو با هم گفت‌وگو می‌کنیم. اما کارمندان دورکار این فرصت‌ها را ندارند و چنین بازخوردهای غیر رسمی را دریافت نمی‌کنند.
به قول کریستن چیرکو خیلی از کارمندان دورکار حجم کاری زیادی دارند که باید به موقع انجام شود و تنها در صورتی که نیاز به کار بیشتری وجود داشته باشد خبری از مدیر خود می‌شنوند. اگر در جمع مثلا در شبکه‌های اجتماعی از آنچه که کارمندان دورکار انجام داده‌اند، تعریف شود؛ حس وابستگی و شناخت در آنها ایجاد می‌شود. بهترین راه برای ایجاد چنین حسی در کارمندان دورکار این است که تجربه‌های آنها را مانند سایر کارمندان حضوری، واقعی‌تر و ملموس‌تر کنید.
نکته‌هایی برای واقعی‌تر کردن تجربه با کارمندان دورکار
نکات زیر از دیدگاه یک مدیر می‌تواند در واقعی‌تر کردن تجربیات آنها کمک کند:
۱. وقتی کارشان را درست انجام دادند به آنها اعتماد کنید. از آنجا که آنها را مشغول کار کردن نمی‌بینیم مسلما فکر می‌کنیم که از زیر کار در می‌روند و وظایفشان را انجام نمی‌دهند. بهترین قسمت دورکار بودن این است که بدون وقفه می‌توانید روی کارتان تمرکز کنید. برای برقرار کردن ارتباط با کارمندان دورکار، قواعد شفافی تعیین کنید. اما لازم هم نیست که از او هر ۵ دقیقه خبر بگیرید.
۲. به تفاوت ساعات محلی توجه کنید. برای ایجاد احساس وابستگی در همه افراد، تصمیم‌گیری را تا زمانی که همه از آن مطلع شوند، به تعویق بیندازید. اگر نیاز است گاهی از همکاران دورکار درخواست کنید که خارج از زمان کاری جلسه داشته باشند. در چنین جلساتی بهتر است که از تماس ویدئویی استفاده نکنید، چون قطعا بیدار شدن از خواب و شرکت در جلسه تلفنی یا ایمیلی از ویدئویی آسان‌تر است.
۳. بسته‌هایی برای کارمندان دورکار بفرستید. مثلا وقتی لیز به عنوان مشاور دورکاری می‌کرد، یکی از مشتریانش بسته کیکی برای تولدش فرستاد. یکی دیگر از مشتریانش فیش واریزی‌اش را به صورت یک کارت هدیه برایش ارسال کرد. در دنیایی که همه چیز دیجیتالی شده، ارسال یک بسته فیزیکی مانند کتاب، خوراکی و یادداشت‌های دست‌نویس خیلی لذت‌بخش است.
۴. به کارمندان دورکار در ملاقات با یکدیگر کمک کنید. مثلا ناهار یا استراحت مجازی تعیین کنید. کارمندان شرکت بافر (Buffer) هفته‌ای یکبار به صورت تصادفی با یک نفر از همکاران دورکار خود تماس می‌گیرند. این تماس‌ها هیچ دستور جلسه‌ای ندارد و کارمندان فقط خانواده، سرگرمی‌ها و علایق همدیگر را می‌شناسند.
ایجاد وابستگی در کارمندان دورکار نباید یک کار هولناک باشد. این کار فقط به زمانی کوتاه نیاز دارد تا با آنها ارتباط برقرار کنید و سعی کنید که آنها را بشناسید.
