کایزن در واقع فلسفه بهبود مستمر است. کلمه «کایزن» در ژاپنی به معنی «بهتر کردن یک چیز» است. تولیدکنندگان به کمک کایزن به طور مستمر فرایندها، تجهیزات و رویه‌های تولید روزانه مجموعه خود را از طریق رفع نواقص بهبود می‌بخشند. کایزن یا بهبود مستمر اگر موفقیت‌آمیز باشد مزایای زیادی را به همراه خواهد داشت، مثلا بازدهی بیشتر، کیفیت بهتر، ایمنی بیشتر، هزینه کمتر و رضایت مشتری بیشتر را در پی خواهد داشت. کایزن یا بهبود مستمر می‌تواند برای فرهنگ سازمانی هم مفید باشد و به برقراری ارتباط بهتر بین کارکنان، دلگرمی و رضایت بیشتر در آنها و افزایش حس سهیم بودن در امور شرکت کمک کند.
نکاتی برای دستیابی به کایزن یا بهبود مستمر
شروع سفر برای رسیدن به بهبود مستمر، یک تعهد بلندمدت، بزرگ و مهم به حساب می‌آید. در ادامه نکاتی برای موفقیت در این راه عنوان شده است:
-
مشارکت سازمانی را رواج دهید.
اطمینان حاصل کنید سازمان شما اهمیت کایزن یا بهبود مستمر و اصول بنیادین کسب‌وکارتان را درک می‌کند. وجود مشارکت سازمانی برای موفقیت کایزن ضروری است. اگر رهبران سازمان شما به فرهنگ بهبود مستمر تعهد داشته باشند، برای کارکنان شرکت به یک الگو تبدیل می‌شوند.
علاوه بر این، کارکنان شما باید پشتیبانی لازم را از طرف رهبران دریافت کنند تا بتوانند پیشرفت کنند. در غیر این صورت، هر یک از اعضای تیم به صورت جداگانه تلاش می‌کنند.
-
در تمام سطوح سازمان، روی درک فلسفه کایزن تاکید کنید.
القا کردن مفهوم کایزن به صورت بلندمدت، برای بهبود مستمر حائز اهمیت است. بهبود مستمر همان اندازه که به فعالیت وابسته است به ذهنیت هم بستگی دارد.
مطمئن شوید که کارکنان شما تاریخچه و فلسفه کایزن را درک می‌کنند، به این ترتیب می‌تواند فرهنگ بهبود مستمر را در شرکت حفظ کنید. ایجاد فرهنگ شرکتی با تمرکز روی بهبودی، برای ادامه حرکت در مسیر کایزن ضروری است.
-
به کارکنان خود قدرت ببخشید.
کارکنانی که به مشکلات نزدیک‌تر هستند بهتر می‌توانند آنها را حل کنند. این افراد ارزشمندترین دارایی شما در مسیر کایزن هستند، پس برای رسیدن به بهبودی از آنها پشتیبانی کنید.
تقویت توانایی‌های اعضای تیم از طریق آموزش و پشتیبانی آنها نیز باید به اندازه بهبود فرایندهای تولید، جزئی از برنامه بهبود مستمر شما باشد.
علاوه بر این، تشویق اعضای تیم به شناسایی مشکلات و ایجاد بهبودی در حوزه کاریشان حس سهیم بودن در کارها را به آنها منتقل می‌کند که می‌تواند انگیزه، روحیه و بازدهی کلی افراد را افزایش دهد.
-
روی تغییرات کوچک تمرکز کنید.
برای ایجاد تغییر، گام‌های کوچک و افزایشی بردارید؛ اگر هر روز از سال یک درصد پیشرفت کنید، در پایان سال 37 برابر پیشرفت داشته‌اید. تغییرات کوچک را به کار ببندید و آزمایش کنید. این کار سرعت پیشرفت شما را بیشتر کرده و فشار و ریسک تغییرات بزرگ را کاهش می‌دهد.
به این منظور روی بهبود علل ریشه‌ای مشکلات خود تمرکز کنید. این موضوع به کارکنان اجازه می‌دهد مشکلات کوچک را قبل از اینکه بزرگ و هزینه‌بر شوند کنترل کنند و از وقوع دوباره این مشکلات جلوگیری می‌کند.
-
مراحل کاری و عملکرد خود را قبل و بعد از ایجاد بهبودی ثبت کنید.
در کایزن یا بهبود مستمر، مهم است که بر اساس داده‌ها صحبت کرده و بر اساس حقایق مدیریت کنید.
به منظور ارزیابی عینی بهبودی، رویه‌های موجود باید استانداردسازی شده و ثبت شوند. ثبت وضعیت رویه‌های موجود قبل از ایجاد بهبودی، کمک می‌کند نقاط ضعف و حوزه‌های نیازمند بهبودی را شناسایی کرده و میزان بهبودی را محک بزنید.
سنجش عملکرد قبل و بعد از بهبودی به شما اجازه می‌دهد میزان بازدهی کایزن را ارزیابی کنید و شرکت را در مسیر بهبودی نگه دارید. همچنین به شما این امکان را می‌دهد که ببینید تلاش‌های شما در کدام حوزه‌ها جواب می‌دهند (یا نمی‌دهند) تا بتوانید در رابطه با بهبود‌های آینده تصمیمات استراتژیک بگیرید.
برای سنجش عینی کارایی، باید معیارهایی را برای ارزیابی کیفی بهبودها تعیین کنید. این معیارها می‌توانند حول کیفیت، هزینه، استفاده از منابع، رضایت مشتری، استفاده از فضا، کارایی کارکنان و دیگر شاخص‌های عملکرد شکل بگیرند.
-
کارها را استانداردسازی کنید.
برای اینکه بهبودها دوام داشته باشند باید آنها را استانداردسازی کرده و به شکل تکرارپذیری در آورد.
استانداردسازی کارها برای کایزن ضروری است زیرا پایه و اساس بهبودی را فراهم می‌کند. وقتی فرایندی را بهبود می‌دهید، حتماًاستاندارد کاری جدید را ثبت کنید تا نقطه شروع جدیدی برای پیشرفت‌های بعدی داشته باشید.
همچنین استانداردسازی کارها باعث می‌شود تغییرپذیری فرایندها کاهش پیدا کرده و نظمی برقرار شود که برای مفید واقع شدن بهبود مستمر ضروری تلقی می‌شود.
-
دستورالعمل‌های خودتان را ایجاد کنید.
با اینکه منابع زیادی وجود دارد که می‌تواند شما را در مسیر کایزن راهنمایی کند بهتر است خودتان شخصا مسیر حرکت خود را درک کنید. تفکر در مورد تلاش‌هایتان پس از پیاده‌سازی بهبودها، بخش مهمی از چرخه بهبودی مستمر تلقی می‌شود.
وقتی در مورد تلاش‌هایتان فکر می‌کنید، دستورالعمل خودتان را برای کایزن ایجاد کنید. کار خود را با تجربیات خود از بهبود محل کار شروع کنید.
توجه داشته باشید که این دستورالعمل‌ها باید به همکاران، زیردستان و خودتان کمک کند مشکلاتی را که بر آنها غلبه کرده‌اید درک کنید. در نهایت این دستورالعمل‌ها به شما کمک می‌کند به چالش بعدی خود بپردازید.
-
روی بهبودها تاکید کنید.
کارکنان خیلی راحت به روش کار قبلی خود برمی‌گردند. برای دوام پیدا کردن بهبودها و بهبود مستمر در بلندمدت، لازم است روی تغییراتی که در زمینه روش‌های انجام کار اِعمال کرده‌اید تاکید کنید.
ثبت کردن بهبودها، بروزرسانی روش‌های کاری استاندارد و آموزش کارکنان در رابطه با رویه‌های جدید می‌تواند به ادامه پیشرفت مستمر شما کمک کند.
-
این چرخه را تکرار کنید.
پس از پیاده‌سازی کایزن، مجددا محل کار را بررسی کنید. احتمالا باز هم متوجه تعدادی نکات منفی خواهید شد. این موضوع به شما کمک می‌کند تا بدانید مشکل از کجاست و باید چه کاری انجام دهید. اکنون این فرصت را پیدا کرده‌اید که ایده‌های جدیدی را امتحان کنید.
برای استفاده از کایزن یا بهبودی مستمر در سازمان خود باید نسبت به آن تعهد بلندمدتی داشته باشید. ایجاد ذهنیت بهبودی مستمر در فرهنگ سازمانی به تمرین هر روزه نیاز دارد و با گذشت زمان می‌توانید افزایش کارایی، بهره‌وری و کیفیت کارهای خود را مشاهده کنید.
