در سال‌های اخیر با توجه به پیشرفت تکنولوژی شاهد افزایش کسب‌وکارهایی هستیم که کارکنان دورکار دارند. دورکاری در کنار مزیت‌هایی که دارد می‌تواند چالش‌های بزرگی هم برای کارکنان و هم برای کارفرمایان ایجاد کند. با دانستن نکات و بایدها و نبایدهای این موضوع، می‌توان ارتباط موثری با کارکنان دورکار برقرار کرد. در حال حاضر به لطف پیشرفت‌های حاصل شده در تکنولوژی، نرم‌افزارهایی به وجود آمده‌اند که کار برقراری ارتباط و کارکردن از راه دور را برای همه آسان کرده‌اند. کافی است این نرم‌افزارها را بشناسید و با توجه به نیازتان از آنها استفاده کنید.
راهکارهای ارتباط موثر با کارکنان دورکار
دور شدن آدم‌ها از یکدیگر باعث شده تا کمتر بتوانیم در هنگام مکالمه، احساس واقعی افراد را از طریق چشم‌ها یا زبان بدن آنها ببینیم. همچنین کژفهمی‌ها و سوتفاهم‌ها از طریق گفتگوهای متنی بسیار زیاد است. به همین دلیل باید سعی کنیم ارتباط موثری را با کارکنان دورکار خود داشته باشیم تا از اشتباهاتی جلوگیری کنیم که می‌تواند منجر به انتقال پیام نادرست شود.
همدلی نشان دهید
یکی از بزرگ‌ترین چالش‌هایی که کارمندان هنگام کار از راه دور با آن مواجه می‌شوند، عدم تعامل انسانی و فقدان ساختار ارتباطی است. برای حل این مشکل ابتدا به افرادی که تازه به شما پیوسته‌اند اطمینان دهید که برای کمک در دسترس هستید و آنها می‌توانند سوال‌ها و نگرانی‌های خود را بیان کنند. شروع دورکاری زمانی پر استرس است و ایجاد یک گفتگو با اندکی دلسوزی به کارمندان کمک خواهد کرد تا به شما اطمینان کنند.
می‌توانید آنها را تشویق کنید تا با همکاران خود به همان روشی صحبت کنند که اگر به صورت حضوری در دفتر بودند، صحبت می‌کردند. برای مثال به آنها صبح بخیر بگویید و زمانی را به چت کردن با آنها اختصاص دهید. این گونه فعالیت‌ها به کارکنان دورکار شما کمک می‌کند که احساس دوری کمتری داشته باشند. همچنین نشان دهید که از موفقیت آنها حمایت می‌کنید و می‌خواهید به آنها کمک کنید تا به اهداف خود برسند.
جلسات ویدیویی برگزار کنید
برای ایجاد تعامل و حس مثبت بیشتر می‌توانید بعضی از صحبت‌های خود را با آنها به صورت تماس تصویری در میان بگذارید. این کار باعث می‌شود که فرد درک بهتری از سازمان، قوانین و کار مورد انتظار شما داشته باشد. با برگزاری جلسات گروهی یا فردی به صورت ویدیویی افراد مجموعه را با هم آشنا کنید تا بهتر بتوانند با هم ارتباط برقرار کنند.
برنامه‌ها و دستورالعمل‌ها را شفاف کنید
نکات مرتبط با فضای کاری، ساعات کاری، بهره‌وری موردانتظار و نحوه پشتیبانی را به کارکنان دورکار توضیح دهید. این دستورالعمل‌ها باید به وضوح ابلاغ شود و با نیازهای عملیاتی سازمان و فعالیتی که از کارکنان دورکار انتظار می‌رود انجام دهند، سازگار باشد. برای نمونه لازم است که حتما در مورد این که چه زمانی انتظار می‌رود افراد دورکارها وظایف خود را انجام دهند و چه زمانی باید به تماس‌ها یا ایمیل‌های دریافتی پاسخ دهند، به صورت روشن و قاطع صحبت کنید. انتظارات از کارکنان دورکار را می‌توانید در قالب یک متن به اطلاع آنها برسانید.
جلسات منظم داشته باشید
ارتباط موثر با کارکنان دورکار نیازمند تعامل منظم و برقراری ارتباط قوی با آنها است. به صورت منظم روند پیشرفت کارشان را پیگیری کنید و نظرشان را در مورد کاری که در دست انجام دارند بپرسید اما نظارت شما نباید به گونه‌ای باشد که فرد را اذیت کند. او نباید حس کند که مدام در حال کنترل است. اجازه دهید بعضی از مسائل را خود او مدیریت کند. شما باید پشتیبان آنها باشید و به آنها اطمینان دهید که تیم شما برای کمک به او در دسترس است.
انعطاف‌پذیر باشید
توقع نداشته باشید که کارکنان از راه دور از ساعت 9 تا 5 پشت میز کار خود باشند. تمام هدف کار از راه دور این است که انعطاف‌پذیری را برای تیم خود ایجاد کنید. توجه داشته باشید که دورکاری این فرصت را به شما داده است که بدون در نظر گرفتن فاصله، بهترین افراد را برای تیم خود انتخاب کنید. پس سعی کنید انعطاف‌پذیری لازم را در چنین مسائلی مدنظر داشته باشید.
آنها را از اتفاقات سازمان مطلع کنید
یکی از بهترین مزایای ورود به یک دفتر این است که کارمندان به راحتی در مورد اتفاقات و پروژه‌های شرکت مطلع شوند. هنگامی که دورکار هستند، برای آنها مشکل است که در جریان اخبار داخلی قرار بگیرند، پس ایجاد یک امکان اختصاصی برای آنها برای جستجوی اطلاعات و ساده‌سازی ارتباطات مهم است. به عنوان راهکار شما می‌توانید حداقل یک بار در ماه خبرنامه‌ای را از طریق ایمیل ارسال کنید.
از آنها نظرسنجی کنید
نظرسنجی‌ها فقط نباید ابزاری برای تیم بازاریابی شما باشند بلکه نظر سنجی و بازخورد گرفتن می‌تواند راهی عالی برای به دست آوردن بینشی مفید درباره روند کار در داخل سازمان باشند. سوالات استراتژیک بپرسید. برای مثال اگر متوجه می‌شوید که افراد کارهای خود را به موقع تحویل نمی‌دهند سوالاتی را در مورد ابزارهایی که شرکت می‌تواند برای کمک به سازمان و مدیریت زمان پیاده‌سازی کند، اضافه کنید. همچنین راههای خلاقانه‌ای پیدا کنید تا بپرسید چه چیزی آنها را برای مشارکت بیشتر تشویق می‌کند.
مراقب کار بیش از حد باشید
دورکاری به کارکنان این امکان را می‌دهد که به‌طور بالقوه در هر مکان و در هر زمان کار کنند. مهم است که مطمئن شوید این مزیت، به کار در همه جا و همیشه تبدیل نمی‌شود. اگر چه ممکن است در ظاهر زیاد کارکردن خوب به نظر برسد اما کار بیش از حد می‌تواند گاهی اوقات به‌طور قابل توجهی هزینه‌های بالایی برای سازمان در پی داشته باشد.
با قرار دادن زمان‌های مشخص، با کار بیش از حد مبارزه کنید. اگر این اتفاق زیاد تکرار می‌شود، تیم‌های خود را به چالش بکشید تا کار خود را متوقف کنند و دوباره پروژه خود را ارزیابی کنند. پژوهش‌ها نشان داده‌اند که این کار باعث رضایت شغلی، عملکرد بهتر و رضایت بیشتر می‌شود.
نرمافزارهای کاربردی برای ارتباط با کارکنان دورکار در سازمان
ابزارهای ویدئو کنفرانس، نرمافزارهای مدیریت پروژه، برنامه‌های چت و بسیاری از نرمافزارهای دیگر همه برای کمک به ساده‌سازی ارتباط مجازی با کارکنان از راه دور به وجود آمده‌اند و تنها کافی است کار با آنها را یاد بگیرید. این نرم افزارهای کاربردی برای ارتباط در سازمان‌ها بسیار متنوع هستند و هر یک کاربرد خاصی دارند که در ادامه چند نمونه از آنها را معرفی می‌کنیم.
نرم افزارهای مدیریت پروژه
- نرم افزارهای Trello، Asana، Cospace ابزاری مناسب برای مدیریت پروژه‌های سازمان و بخش‌بندی هر پروژه به صورت نظام‌مند است.
نرمافزارهای پیام‌رسان
- نرم افزارهای Slack، Google Hangouts Meet و Zoom سیستم‌های پیام رسانی و ابزارهای ارتباطی به صورت خصوصی و گروهی هستند که کار ارتباط از راه دور را برای شما آسان می‌کنند.
نرمافزارهای به اشتراک‌گذاری فایل
- نرم افزارهای Google Drive و Dropbox برای به اشتراک گذاشتن فایل‌ها مناسب هستند و همکاری گروهی و دسترسی به فایل‌های موردنیاز را برای همه افراد مجموعه آسان می‌کنند.
نرمافزارهای مدیریت تیم
- نرم افزارهای Kazoo و Bonusly یکی از مهم‌ترین ابزارهای مدیریت تیم از راه دور هستند و می‌توان با آنها بهروری و میزان پیشرفت کارمندان را بررسی کرد.
نرمافزارهای مدیریت زمان
- نرم افزارهای Hubstaff و Harvest دو ابزار مناسب برای مدیریت زمان صرف شده روی هر پروژه هستند و شما را از میزان ساعت‌های کارمندتان روی پروژه‌هایی که کار می‌کند مطلع می‌کنند.
نرمافزارهای تامین امنیت
- نرم افزارهایی مثل 1Password و Adobe Document Sign برای تامین امنیت و احراز هویت افراد ساخته شده‌اند و از بروز اختلال در کار شما جلوگیری می‌کنند.
کلام آخر
چگونه ارتباط موثر با کارکنان دورکار داشته باشیم؟ این سوالی است که ذهن بسیاری از کارفرماها را در دنیای جدید مدیریت کسب‌وکار از راه دور به خود مشغول کرده است. تغییر فضای کاری فیزیکی به مجموعه‌ای از دفاتر مجازی می‌تواند حتی باتجربه‌ترین مدیرها را هم به چالش بکشد. با استفاده از تعدادی راهکار و با کمک گرفتن از نر‌م‌آفزارهای کاربردی برای ارتباط در سازمان، می‌توان تعامل مفیدی با این نوع کارمندان برقرار کرد.
