گاهی اوقات، شخصی مدارک تحصیلی لازم برای استخدام در سازمان شما را دارد، از مصاحبه کاری سربلند بیرون می‌آید و رزومه خوبی هم دارد اما به محض اینکه کارش را شروع می‌کند، متوجه می‌شوید استخدام او یک اشتباه بزرگ بوده است. اگر این اتفاق هنوز برای شما نیفتاده، باید بگویم کارفرمای خیلی خوش شانسی هستید چون طبق آمار فقط ۱۹ درصد از استخدام‌های کاری کاملا موفق هستند و ۴۶ درصد از آنها تا ۱۸ ماه بعد با شکست مواجه می‌شوند؛ درنتیجه کارفرما مجبور می‌شود فرد را اخراج کند.
اگر تابه‌حال چنین تجربه‌ای داشته‌اید، احتمالا می‌دانید که دست‌وپنجه نرم کردن با این شرایط چقدر دشوار است. در چنین مواقعی یا باید اعتراف کنید که اشتباه کرده‌اید، که در این صورت همه می‌فهمند و اعتبارتان خدشه‌دار می‌شود و باید همه مراحل را از اول طی کنید، یا باید با آن کارمند کنار بیایید؛ کارمندی که از پس وظایفش بر نمی‌آید و نه تنها کمکی به پیشرفت کار نمی‌کند بلکه به فعالیت‌های تیم هم آسیب می‌رساند.[crp]
معمولا در این شرایط بهترین کار این است که فرد دیگری را جایگزین کنید. دقت داشته باشید که هرچه زودتر اقدام کنید بهتر است چون کمتر ضرر خواهید کرد؛ هرچند جبران کردن این اشتباه هم کار آسانی نیست. اما به قول معروف هر موقع جلوی ضرر را بگیرید منفعت است.
کارهایی که باید بعد از فهمیدن اشتباه در استخدام یک کارمند انجام دهیم
نکته‌های زیر به شما کمک می‌کند این مرحله را با کمترین میزان آسیب (به اشخاص مختلف) در رابطه با اشتباه در استخدام یک کارمند پشت سر بگذارید.
۱. خودتان را برای یک گفتگوی مستقیم و ناخوشایند آماده کنید
از اشتباه کردن در استخدام فرد نامناسب نترسید. مسئله را رک و راست با فرد مورد نظر در میان بگذراید و راحت بگویید که چرا از عملکرد او ناراضی هستید. با این کار یک گام به حل مسئله نزدیک‌تر می‌شوید. وقتی مشکلات را بیان کنید و از طرف مقابل بخواهید درمورد آن با شما صحبت کند، ممکن است به راه‌حل‌هایی سازنده هم برسید یا شاید متوجه شوید شرایط بدتر از آنچیزی است که فکر می‌کردید و راهی به جز جایگزین کردن آن نیرو ندارید. می‌توانید گفتگو را این‌طور شروع کنید «ببین! می‌خواهم کمی درمورد عملکرد چند هفته گذشته‌ات با هم صحبت کنیم؛ بعضی از قسمت‌های کار خوب پیش می‌روند ولی در بعضی از آنها باید تغییراتی ایجاد کنیم».
یادتان باشد که بیشتر اوقات خود کارمند هم متوجه این مشکلات می‌شود و وقتی به او فضایی برای حرف زدن بدهید، نه تنها ناراحت نمی‌شود بلکه خوشحال می‌شود چون می‌تواند آزادانه صحبت کند و با کمک شما به راه‌حلی برسد.
۲. سعی کنید با انتقال بازخورد (فیدبک) یا ارجاع مجدد پروژه، شرایط را بهتر کنید
یکی از مشتریانم یک بار کارمند تازه‌کاری را به خاطر جرات، انرژی و انگیزه زیادش استخدام کرد اما بعد از چند هفته، او شروع به شکایت از کارش کرد و مدام به همه می‌گفت که این کار آنقدر که انتظارش را داشته، هیجان‌‌انگیز یا رضایت‌بخش نیست. به همین خاطر بیشتر زمانش را با کارمندان دیگر حرف می‌زد، وقتش را به بطالت می‌گذراند و دائم از روی حواس‌پرتی مرتکب اشتباهاتی می‌شد.
مدیرش با او صحبت کرد از او پرسید چرا فکر می‌کند شغلش رضایت‌بخش نیست، حتی درمورد اشتباهاتش هم به او فیدبک داد. خوشبختانه به لطف پیشرفت کسب‌وکار و معیارهای انعطاف‌پذیر آن سازمان، مدیر توانست فرد را به بخش دیگری انتقال دهد و در همان شرکت شغلی برایش پیدا کند که بیشتر با عقاید جاه‌طلبانه‌اش سازگار باشد. ما هم یک برنامه آموزشی فشرده برایش آماده کردیم و به او کمک کردیم برای نقش جدیدش آماده شود و به راحتی به بخش جدید انتقال پیدا کند.
البته این روش همیشه جواب نمی‌دهد. در شرکت یکی دیگر از مشتریانم، یکی از معاونینی که به‌تازگی از صنعتی دیگر به آنها ملحق شده بود، قول داده بود که از آن به بعد فیدبک‌هایشان را در نظر بگیرد و طبق روال کاری آنها پیش برود. با این حال، به دلیل اینکه او از صنعت دیگری آمده بود، به نظر می‌رسید اصلاً متوجه مدل کسب‌وکار آنها نمی‌شود و نمی‌تواند یا نمی‌خواهد مهارت‌های فنی خودش را با شرکت جدید انطباق دهد. به همین خاطر، نمی‌توانست فیدبک‌هایی که دریافت می‌کند را درست اجرا کند.
در چنین مواقعی باید رفتار کارمند را ارزیابی کنید و ببینید میزان تعهدش به کار به مرور بیشتر می‌شود یا خیر؛ بعضی از ما دوست نداریم ناامید شویم و همیشه منتظریم فرد موردنظر پیشرفت کند اما گاهی با وجود فیدبک‌هایی که به او می‌دهیم هیچ تغییری در عملکردش نمی‌بینیم. اگر دیدید شخص هیچ تلاشی برای بهتر شدن نمی‌کند یا در طی سه تا شش ماه هیچ پیشرفتی در روند کارش مشاهده نکردید، او را از کار برکنار کنید و جلوی ضرر را بگیرید.
۳. خسارات آنی و آتی مربوط از اشتباه در استخدام کردن را در نظر داشته باشید
گاهی اوقات یک اشتباه در استخدام کردن کارمند بد، آنقدر روی کسب‌وکار یا اعضای دیگر تیم تأثیر منفی می‌گذارد که دیگر نمی‌توانیم دست روی دست بگذاریم و به امید بهبود تدریجی او صبر کنیم. در یکی از پرونده‌های مشاوره من، کارمندی که قبلا برای یک شرکت بزرگ همگانی کار می‌کرد، به یک شرکت کوچک خانوادگی ملحق شده بود. به همین خاطر در تصمیم‌گیری‌هایش (از جمله استخدام منابع انسانی و سرمایه‌گذاری‌های مختلف) جاه‌طلبانه عمل می‌کرد.
این موضوع از لحاظ مالی به‌شدت به ضرر شرکت بود و آنها نمی‌توانستند از پس مخارج تصمیم‌های او بربیایند. در این شرایط، انتقال او به نقش‌های دیگر کارساز نبود و فیدبک هم دیگر جواب نمی‌داد. درنتیجه دارندگان این کسب‌وکار کوچک ناچار بودند آن فرد را از شرکت برکنار کنند.
در چنین شرایطی، هزینه‌ها به شدت زیاد می‌شود؛ در نتیجه بهره‌وری کم شده، کارمندان تعهدشان را نسبت به کار از دست می‌دهند، تعارض‌های درون‌سازمانی زیاد می‌شود و کارمندان شروع به استعفا دادن می‌کنند. یکی از نشانه‌های بارز این نارضایتی همگانی، تحویل ندادن به موقع کارها یا کاهش کیفیت کار است. یکی دیگر از نشانه‌هایی که ممکن است خودتان متوجه آن نشوید، جلسه‌های کوچک قبل یا بعد از جلسات کاری است. گاهی کارمندان برای جبران مشکلات کسی که خوب عمل نکرده، بین خودشان جلساتی برقرار می‌کنند.
اگر تمام این خسارت‌های ناشی از استخدام کارمند بد را در نظر بگیرید، متوجه می‌شوید هزینه‌ای که برای جایگزین نیروی جدید می‌کنید، خیلی کمتر از آن خواهد بود و ارزشش را دارد.
معمولا تا زمانی که این کارمندان را اخراج نکنید، متوجه نمی‌شوید چقدر تاثیر منفی روی شرکتتان می‌گذارند. این اتفاق برای یکی از مشتریانی که ما با کار می‌کند، افتاده بود. آنها در عرض چندین سال، بارها سعی کرده بودند برای یکی از مدیران شرکت جایگاهی مناسب پیدا کنند.
او در ابتدا تأثیر خوبی روی ذهن کارفرما گذاشته بود ولی رفته رفته نشان داد دانش و مهارت‌های کافی برای انجام آن کار را ندارد؛ درنتیجه روند کار سازمان را کند کرده و نوآوری‌شان را سرکوب کرده بود. او همچنین بین همکارها و زیردستانش اختلافاتی ایجاد کرده بود. تمام این مشکلات وقتی او از کار برکنار شد رفع شدند؛ کارمندان رفته‌رفته پیشرفت کردند، ابتکار عمل به خرج دادند و با انرژی هر چه تمام از پس پروژه‌های ناموفق گذشته برآمدند. همچنین راه‌حل‌های جدید و خلاقانه‌ای برای شرکت پیشنهاد دادند.
۴. برای اخراج فرد دلیل بیاورید
اگر اشتباه در استخدام فرد نامناسب آنقدر زیاد است که هیچ راه دیگری برای نگه داشتن فرد در سازمان وجود ندارد، سعی کنید روند اخراج یا انتقال او را محترمانه و باوقار انجام دهید. اول ببینید می‌توانید برنامه‌ای بریزید که برای هر دو طرف نفع داشته باشد یا خیر؛ وقتی با طرف مقابل صادقانه صحبت کنید، باعث می‌شود فرد احساس بهتری داشته باشد و متوجه شود که اگر در این کار موفق نبوده، دلیل نمی‌شود از پس شغل‌های دیگر هم برنیاید.
یکی دیگر از مزایای صادق بودن این است که برای پیدا کردن کارمند جدید، لازم نیست پنهانی عمل کنید و می‌توانید خیلی راحت با کمک افراد تیم شخصی را جایگزین فرد قبلی کنید. بخصوص اگر کارمند قبلا خودش اظهار به ناراحتی کرده باشد، می‌توانید ابتدا بحث آن را پیش بکشید.
مثلا بگویید: «خیلی ممنونم که با ما صادق بودی و به وضعیت شرکت اهمیت می‌دهی؛ مسئله‌ای که با آن روبرو هستیم، روی اعضای دیگر تیم هم تاثیر منفی گذاشته است، به همین خاطر می‌خواهیم این موضوع را به نحوی حل کنیم کهبه نفع همه باشد». قبل از اینکه این مکالمه را شروع کنید، به واحد منابع انسانی مراجعه کنید و مسئله را با آنها در میان بگذارید.
اگر خود کارمند قبلا به هیچ مشکلی اشاره نکرده و می دانید که با پیش کشیدن این بحث ممکن است تعجب کند، سعی کنید رک و راست مسئله را به او بگویید. مثلا «همونطور که قبلا هم گفته بودم، کسی که شغل تو را دارد باید بتواند این اهداف و این وظایف را به خوبی انجام بدهد. اما متاسفانه در این مدت تو نتوانستی این کارها رو انجام بدهی. به همین خاطر مجبور هستیم تا این تاریخ قرارداد استخدامت را ادامه بدهیم و بعد از آن دیگر قرارداد را با هم تمدید نخواهیم کرد. شرایط ترک کار اینگونه است که…».
ارائه خدمات «حق سنوات خدمت» و «راهنمای شغل‌یابی» (خدمات راهنمایی که به کارمند کمک می‌کند بعد از ترک شغل فعلی، شغل جدیدی پیدا کند و وارد بازار کار شود) هم به کارمند ناموفق و هم به همکارانش نشان می‌دهد که شما دارید عادلانه عمل می‌کنید و قصد بدی از برکناری او ندارید.
بیشتر شرکت‌ها حق سنوات خدمت (مبلغی که به عنوان پاداش هنگام ترک شغل به کارمند می‌دهند) و راهنمای شغل‌یابی را فقط زمانی ارائه می‌دهند که کارمند برای مدتی طولانی وفادارانه در شرکت کار کرده باشد اما وقتی شرکت خودش به اشتباه در استخدام کردن اعتراف می‌کند، باید عواقب ناشی از آن را بپذیرد و با ارائه این خدمات خیلی سریع این مرحله را پشت سر بگذارد؛ مگر اینکه کارمند در رزومه یا مصاحبه‌اش دروغ گفته باشد، مدارک جعلی ارائه داده باشد یا مشکلات اخلاقی داشته باشد.
جبران کردن خسارات اشتباه در استخدام هم برای کارفرما و هم برای کارمند استخدام شده بسیار سخت و دردناک است و به همین خاطر سعی کنید بدانید مشکل کار از کجا بوده است و این اشتباه را دوباره تکرار نکنید. این مسئله بخصوص برای زمانی که می‌خواهید فردی را جایگزین کارمند قبلی کنید، بسیار مهم است.
اگر زود عمل کنید، ممکن است کارمند ناموفق هنوز (از بین شرکت‌هایی که برایشان درخواست داده و رزومه فرستاده است) فرصت‌های شغلی دیگری داشته باشد یا حتی بتواند به شغل قبلی‌اش برگردد. بنابراین هم او از شما سپاسگزار خواهد بود و هم خودتان گزینه‌های دیگری برای استخدام دارید. پس می‌توانید از فهرست کاندیدهای قبلی (لیست رزومه‌ها) شخص دیگری را انتخاب کنید.
اگر شما هم در استخدام کردن اشتباهی داشته‌اید، در مواجهه با کارمندی که می خواهید با او قطع همکاری کنید با چه مشکلات و مسائلی روبرو بودید یا حتی هستید؟
