آیا تابه‌حال به این فکر کرده‌اید که اگر چند روز اول شروع به کار فرد تازه وارد او را به خوبی با سازمان آشنا کنید، چه تاثیراتی بر تازه وارد خواهد داشت؟
تا به حال هزینه‌های جذب خود را اندازه گرفته‌اید؟ آیا تا به حال به مسئله نگهداشت سازمان خود به صورت جدی فکر کرده‌اید؟ می‌دانید چه عواملی بهره‌وری یک کارمند تازه استخدام شده را در روزها، هفته و حتی سال اول استخدام بیشتر خواهد کرد؟
آیا تا به حال برای شما پیش آمده به عنوان یک کارمند وارد یک سازمان جدید شدید ولی در روزهای اول ورود احساس کردید که انتخابتان اشتباه بوده است و کاش این تصمیم را نمی‌گرفتید؟ چه عواملی باعث شد که به این نتیجه رسیده باشید.
به عنوان کارفرما برای شما پیش آمده است که با مشکلات مرتبط با جذب و استخدام افراد شایسته، پرسنل جدیدی را استخدام کرده باشید ولی پس از ورود به سازمان اظهار پشیمانی کرده و چند روز اول تصمیم به ترک سازمان گرفته باشد؟ فکر می‌کنید چه عواملی باعث این تصمیم در پرسنلی که کمتر از یک هفته در سازمان مشغول بوده است، می‌شود؟
متن پیش رو می‌تواند برای کارفرمایان و مسئولان منابع انسانی محتوایی را ارائه دهد که قبلا به فکر ایجاد راهی برای نگهداشت پرسنل در بدو ورود و ایجاد انگیزه تازه واردها در سازمان بوده‌اند ولی گام‌های انجام شده موفقیت‌آمیز نبوده است.
قبل از هر چیز باید بگوییم که تمامی این پله‌‌ها نقش مهمی در انجام موفق فرایند خواهد داشت بنابراین حذف یا انجام سرسری هریک از آنها به عدم دستیابی نتیجه موفق منجر خواهد شد.
چرا باید فرآیند آنبوردینگ را انجام دهیم؟
در ادامه با اعلام آماری از میزان موفقیت یاعدم موفقیت فرآیند آنبوردینگ، به درجه اهمیت آن اشاره می‌شود.
- شرکت‌ها 17 درصد پرسنل تازه‌وارد خود را به خاطر ورود بد به سازمان از دست می‌دهند.
- 25 درصد ترک سازمان در 45 روز اول استخدام اتفاق می‌افتد.
- پژوهش‌های انجمن مدیریت منابع انسانی (SHRM) نشان می‌دهد که ترک سازمان در 18 ماه اول استخدام 50 درصد است.
- هزینه خروج پرسنل تازه‌وارد در بهترین حالت بین 6 تا 9 ماه حقوق یک کارمند است.
- یک آنبوردینگ موفق، 52 درصد در نگهداشت نیرو تاثیر دارد.
- کارمندانی که در یک آنبوردینگ موفق بوده‌اند، 69 درصد بیشتر از سه سال احتمال ماندگاری در سازمان را دارند.
- سازمان‌هایی که دارای یک فرآیند موفق آنبوردینگ هستند، 62 درصد بهره‌وری بالاتر را در پرسنل تازه‌وارد تجربه می‌کنند.
اگر بخواهیم این آمار را تحلیل کنیم و نتایج یک آنبوردینگ موفق را بگوییم این است که:
اگر فرایند آنبوردینگ به خوبی انجام شود از همان روزهای اول، فرد تازه وارد با فرهنگ سازمان آشنا خواهد شد و از همان روز اول انتظارات شرکت از پرسنل جدید مشخص شده و او اهداف شرکت را دنبال خواهد کرد.
گاهی پیش می‌آید که یک فرد تازه وارد به علت آشنا نشدن با همکاران حتی در واحد خود و به علت معذورات اخلاقی امکان ایجاد ارتباط با همکاران را ندارد و حتی برای مسائل کاری نمی‌تواند همراهی آنها را داشته باشد. بنابراین این فرآیند اگر موفق باشد و مرحله به مرحله انجام شود باعث آشنایی خوب همکاران با پرسنل تازه وارد و برعکس می‌شود.
اینجاست که موضوع بهره‌وری گام اول را برمی‌دارد. چون راه‌های ارتباط باز است و پرسنل تازه وارد می‌توانند با دیگران ارتباط بگیرند و همراهی آنها را خواهند داشت.
پس از آشنایی اولیه، مشخص شدن اهداف، وظایف در راستای فرهنگ شرکت و دریافت آموزش‌های لازم فرهنگی و تخصصی گام‌های بعدی بهره‌وری را فراهم خواهد کرد.
انجام این فرآیند به صورت موفق گام اول برای سایر استراتژی‌های نگهداشت پرسنل است. اگر دیدگاه‌های مثبتی در پرسنل تازه وارد در روزهای نخست ایجاد شود احتمالا دوام آوردن آنها در روزهای سخت سازمان شما بیشتر خواهد شد، تعلق پرسنل به سازمان بیشتر و ترک سازمان برای آنها تبدیل به یک تصمیم سخت خواهد شد.
به غیر از این موارد، پرسنل جدید با واحد منابع انسانی ارتباط‌های محکمی از روزهای نخست خواهد داشت که باعث بازخور مداوم پرسنل و تمایل به ارتباط‌های بعدی خواهد شد.
در بسیاری از سازمان‌ها به علت نبودن راه ارتباط برای ارائه نظرات و انتقادات و نبود اعتماد پرسنل به واحد منابع انسانی نرخ خروج بالا است. بنابراین اگر مصاحبه خروج از آنها به عمل آید دلایل قابل حل بسیاری از پرسنل که مجاب به ترک سازمان شده‌اند را خواهیم یافت که در بسیاری موارد خیلی دیر شده است.
بهتر است اینجا گفته شود که مصاحبه خروج دریافت بازخور برای بهبود و گاهی جلوگیری از خروج پرسنل از سازمان است (چون معمولا دیر شده است و پرسنل تصمیم خود را گرفته است) ولی انجام آنبوردینگ می‌تواند یکی از روش‌های پیشگیری از خروج پرسنل باشد.
آماده شدن برای ورود فرد جدید به سازمان
در خصوص گام اول فرآیند آنبوردیگ شاید بهتر باشد که این کار بعد از مرحله انتخاب فرد یا حتی کل فرآیند جذب انجام شود. بنابراین بار سنگین‌تری بر دوش واحد جذب خواهد بود.
بسیاری از همکاران در واحد منابع انسانی در فرآیند جذب اعمالی رو انجام می‌هند که حتی بهتر است اسم این فرآیند را دافعه گذاشت تا جذب. آنها به جای ایجاد جذابیت برای استخدام کارهایی را انجام می‌دهند که نباید و در تصمیم‌گیری متقاضیان به ترک کردن سازمان سرعت می‌بخشند.
بنابراین اگر شما در مرحله جذب موفق بوده باشید و متقاضی را مجاب به ورود به شرکت کرده باشید باید امکانات مورد نیاز پرسنل تازه وارد را تهیه کنید تا در روز شروع با کمبود منابع دچار بی‌انگیزگی کارمند جدید نشده باشید.
بارها از بسیاری از کارکنان شنیده‌ایم که می‌گویند، یک ماه است که می‌دانند من در این تاریخ وارد شرکت خواهم شد ولی هنوز صندلی و میز من معلوم نیست کجاست. یا یک هفته پروسه ایجاد کاربریها و ایجاد ایمیل و … طول می‌کشد و در این مدت کارمند جدید مجبور به ارتباط با همکارانی خواهد شد که حتی با آنها آشنا نشده است. به یاد دارم سازمانی که فردی را استخدام کرده بود و به علت نبودن کاربریها فرد تازه وارد به واحد آی تی مراجعه کرده بود و تصور کنید که این فرد پس از پیگیری‌های زیاد از همکاران خود و رسیدن به واحد آی تی از آنها چه پاسخی دریافت کرده بود؛ دستوری برای ایجاد کاربری به واحد صادر نشده است، آیا شما تازه وارد سازمان شده‌اید. برای کدام واحد استخدام شده‌اید؟ و …
سازمان‌ها باید یک مسئول آنبوردینگ داشته باشند. مسئولی که اجتماعی، فرآیندگرا، حامی و دارای نگرش مثبت است. اگر مسئول آنبوردینگ شما کمی اخمو و بی حوصله باشد و علاقه‌ای به ایجاد ارتباط با دیگران نداشته باشد، کل فرآیند را باخته‌اید زیرا قرار است این مسئول غیر از ارائه جهت‌گیری‌های لازم، برای سازمان شما جذابیت ایجاد کند، درست است؟
باید یک کتابچه در سازمان‌تان تهیه کنید که داده‌های کم و تصویرسازی بیشتری داشته باشد. هر چقدر داده‌ها بیشتر باشد این جهت‌دهی به سمت بروکراسی رفته و نتیجه آنبوردینگ را ضعیف‌تر می‌کند. البته در سازمان‌هایی با فرهنگ رسمی‌تر، بخش‌هایی از این فرآیند تغییر می‌کند که مسلما نتایج ضعیف‌تری نسبت به انجام دقیق همه مراحل فرآیند خواهد داشت.
بهتر است یک تصویر پس زمینه برای کامپیوتر یا تصاویری برای اتاق کار از ارزش‌های سازمانی تهیه شود و بعد از ایجاد کاربریها در پیش زمینه کامپیوتری که پرسنل جدید از آن استفاده خواهند کرد قرار داده شود.
باید بدانید که هر شخص تازه وارد غیر از مسئول آنبوردینگ در سازمان به یک منتور هم نیاز دارد تا تمام راهنمایی‌های لازم را در اختیار شخص تازه وارد بگذارد. غیر از این موضوع، همه افراد تازه استخدام شده آنقدر اجتماعی نیستند که هر مشکلی به وجود آمد سوال بپرسند، بنابراین وجود یک منتور راه حلی برای پرسیدن و ارزیابی روبراه بودن اوضاع، راهنمایی و رفع مشکلات به وجود آمده است. مانند مسئول آنبوردینگ که باید ویژگی‌های خاصی داشته باشد، منتور هم دو ویژگی مهم دارد. عضویت و ارشدیت در واحد فرد جدید الورود.
خوش آمدگویی
بعد از مرحله اول که مرحله آماده سازی بود، نوبت به مرحله خوش آمدگویی می‌رسد. در این گام باید قبل از ورود فرد جدید به سازمان برای او تماس و ایمیل‌های خوش آمدگویی در نظر داشته باشید. تماس تلفنی می‌تواند شامل احوالپرسی، ابراز خوشحالی از پیوستن فرد تازه وارد به سازمان، پرسیدن حس کارمند جدید از پیوستن به سازمان و گفتن زمان حضور در سازمان و یا تاریخ حضور، پست سازمانی در نظر گرفته شده، و اعلام کردن فرآیند آنبوردینگ باشد و بسته به میزان اجتماعی بودن مسئول آنبوردینگ باید منتقل‌کننده حس مثبت به فرد تازه وارد خواهد بود. پس حالا شاید بیشتر متوجه اهمیت ویژگی‌های شخصیتی مسئول آنبوردینگ باشید.
در ایمیل می‌توانید ساختار سازمانی را به همراه عکس پرسنل، تلفن‌های شرکت و مسیرهای دسترسی به لوکیشن را برای او ارسال کنید.
تا اینجا فقط خودتان و شرکت را به فرد جدید معرفی کرده‌اید ولی معرفی او را به پرسنل شرکت را فراموش نکنید که نتایج مثبت زیادی را از دست خواهید داد. فرض کنید که به عنوان فرد تازه استخدام شده در آسانسور شرکت هستید، یک نفر به شما می‌گوید سلام شیمای عزیز خوش آمدید، روز اول شروع به کار شماست، از آشنایی با شما خوشحالم، روز خوشی را برای شما آرزو می‌کنم و … یا تصور کنید که باید جلوی در ورودی خودتان را معرفی کنید و منتظر بمانید تا منابع انسانی اجازه ورود شما را صادر کند و اعلام کند که پرسنل جدید سازمان هستید. کدام را می‌پسندید؟
پس حالا باید با ارائه تصویر و مشخصات محدود از شخص تازه وارد به صورت ایمیل ورود او را به همه اطلاع بدهیم برای بهتر انجام شدن می‌توانیم در پرتال‌های سازمان، بخشی برای معرفی تازه واردها داشته باشیم که ضمن خوش آمدگویی به تازه وارد در پرتال، اعلان ورود پرسنل جدید با تاریخ ورود برای همه پرسنل ارسال شود.
روز ورود؛ منطبق شدن با سازمان، تیم و شغل
حالا روز ورود فرد تازه وارد به سازمان است.
تازه وارد و مسئول آنبوردینگ در اتاق جلسات حاضر می‌شوند. با هم گپ می‌زنند و از فرد تازه وارد پذیرایی می‌شود. مسئول آنبوردینگ دفترچه معرفی شرکت را ارائه می‌کند. این دفترچه می‌تواند شامل فرهنگ سازمانی، ساختار، ارزش‌ها، ماموریت‌ها، مسئولیت‌های اجتماعی، قوانین مهم شرکت، قوانین اداری و … باشد.
حالا نوبت پخش فیلم یا تیزر شرکت است که برای ایجاد تعلق فرد و آشنایی‌های اولیه عالی است. فرض کنید در تیزر شرکت مدیران ارشد در جلسه‌ای در خصوص نوع نگاه شرکت به مسائل صحبت می‌کنند و آن را نگاه یک فضانورد از ماه به زمین مقایسه می‌کنند، چه حس جالبی تازه وارد خواهد داشت و تصورش این است که باید خلاقانه به مسائل نگاه کند. یا تیزر شرکت خدمات هوایی یک شرکت خودرویی است، هواپیمایی که روی خیابانی فرود می‌آید که خودرویی احتیاج به خدمات تعمیرگاهی دارد. تیزر احساس غرور به فرد تازه وارد می‌دهد و از شروع کار در این سازمان خشنود خواهد بود. تیزر شرکتی که کمک به کودکان بی‌سرپرست را در مسئولیت‌های اجتماعی خود نشان می‌دهد، تصورتان از تماشای این تیزر در روز اول استخدام چیست؟ تصورتان در خصوص نمایش نماهایی از شرکت، روف گاردن شرکت و کافه شرکت در آن چیست؟ پس الان متوجه شدیم که این تیزر واکنش هیجانی مناسبی را در پرسنل جدید ایجاد خواهد کرد. به یاد داشته باشید که این ویدیو خیلی طولانی نباشد. حداکثر 3 دقیقه.
ارائه پاورپوینت معرفی شرکت آخرین مرحله این میتینگ در اتاق جلسات است. این پاور پوینت می‌تواند توضیح کاملی از هلدینگ، شرکت، ساختارها، قوانین اداری، قوانین مهم شرکت و غیره باشد.
اگر سیستم محاسبه کارکرد دارید و ورود و خروج ثبت می‌شود با هدف همراهی بیشتر برای ثبت چهره، اثرانگشت و … همراه فرد تازه وارد بروید و بعد او را به محل کار یا اتاقش ببرید و به همکارانش در واحد معرفی کنید و منتور او را معرفی کنید. منتور یعنی کسی که در طور دوره آنبوردینگ در تمام مسائل مربوط به سازمان همراه او خواهد بود. نرم افزارهای سازمان را به پرسنل تازه وارد معرفی کنید. بخشی از این نرم افزارها می‌تواند توسط مسئول آنبوردینگ و برخی دیگر توسط منتور آموزش داده شود.
چارت سازمانی به همراه عکس همه پرسنل و شماره داخلی و شماره تلفن‌های ضروری را برای پرسنل جدیدتان ایمیل کنید تا در صورت نیاز به آن مراجعه کند البته اگر تعداد پرسنل سازمان محدود است معرفی حضوری به پرسنل شرکت را نادیده نگیرید، تا هم پرسنل به صورت حضوری با فرد جدید و هم او با همه پرسنل شرکت آشنا شوند.
وقتش رسیده که کم کم پرسنل جدید آماده دریافت وظایف و مسئولیت‌ها شود. بنابراین این جلسه در اتاق مدیر منابع انسانی یا ارشد واحد منابع انسانی خواهد بود. یک گپ صمیمی به همراه صرف میان وعده، چایی و یا هرچیزی که خودتان در نظر گرفته‌اید.
مدیر منابع انسانی توضیحی در خصوص شرح وظایف و ارزش‌های سازمانی می‌دهد. اگر در سازمان شما شرح شغل وجود دارد در این جلسه به فرد تازه وارد ارائه می‌شود تا با آن آشنا شود و از روز اول شروع به کار در راستای هدف شغل خود گام بردارد. مدیر منابع انسانی چک لیستی به فرد تازه وارد از واحدهای مختلف سازمان ارائه می‌دهد که تاریخ سررسیدی دارد و باید برای آشنا شدن با واحدهای مختلف سازمان به آنها مراجعه کرده و فرآیند کاری واحدها را بشناسد و از ارشد آن واحد تاییدیه دریافت کند.
امروز فرد تازه وارد با منتور و مسئول آنبوردینگ برای نهار می‌رود و با هم در بین نهار صحبت می‌کنند و واکنش‌های فرد تازه وارد را دریافت می‌کنند. هدفشان از تشکیل این تیم در نهار این است که فرد تازه وارد در روز اول تنها نماند و با انتخاب دقیق مسئول آنبوردینگ و منتور نگرش‌های مثبت نسبت به سازمان در روزهای نخست ایجاد شود.
مقایسه کنید که در آسانسور روز اول شروع به کار چند نفر از همکاران شما را می‌بینند بعد که جویا می‌شوند و متوجه می‌شوند که پرسنل تازه وارد هستید با اکراه به شما می‌گویند چرا این شرکت را انتخاب کرده‌اید؟ بهتر از اینجا نبود؟ حس‌تان چیست آیا فکر نمی‌کنید که انتخابتان اشتباه بوده است. اگر فکر می‌کنید که مثالی که زدم خیالی است باید بگویم که خیر واقعیت دارد. این اتفاق برای من در یک شرکت چند هزار نفری بسیار مشهور افتاده است که شاید بسیاری آرزویشان کار کردن در آنجا باشد. حال اگر یک نفر با نگرش مثبت همواره همراه من بود چه می‌شد؟ البته همیشه هم به این بدی پیش نخواهد رفت در شرکتی بزرگ دیگر در آسانسور همان اتفاق افتاد ولی این بار همکارم به من گفت: «جای خوبی آمده‌ای، خوش آمدی و موفق باشی.» این حس اولیه برای من خیلی مفید بود و باعث شد که برای همیشه چنین نگرشی در مورد این سازمان داشته باشم که این شرکت جای خوبی است. در واقع حضور منتور و مسئول آنبوردینگ در روزهای اول انتقال نگرش‌های مثبت را منتج خواهد شد و در صورتی که بعضی از پرسنل سعی در انتقال نگرش‌های منفی کنند تاثیرش اندک خواهد بود.
روز اول کار با این مراحل به اتمام می‌رسد.
ایجاد حس تعلق
در مرحله‌های بعدی آشنایی پرسنل جدید با واحدهای مختلف سازمان براساس چک لیستی است که از منابع انسانی دریافت کرده است. در نظر بگیرید پرسنل تازه وارد هیچ تجربه کاری در سازمان‌ها ندارد و شاید نمی‌داند واحد مالی در سازمان چه کارهایی انجام می‌دهد نمی‌داند تنخواه چیست، نرم افزار فروش چیست یا هیچ دیدگاهی در خصوص واحد تولید خودروسازی ندارد و نمی‌داند واحد رنگ چگونه کار می‌کند و حتی ممکن است پرسنل تازه استخدام شده با صنعت جدید روبرو شده باشد که با فرآیندهای آن آشنا نیست. این چک لیست کل نگری به پرسنل تازه وارد خواهد داد و با این تور دور شرکت، ایجاد حس مهمتر دانستن کار خود و ارجعیت کار خود به دیگر واحدها را محدود خواهیم کرد.
از آموزش‌های لازم برای پیوند خوردن سریعتر پرسنل جدید با سازمان غافل نباشید این آموزش‌ها شامل فرهنگ سازمانی و تخصصی است. آموزش‌های فرهنگی و تخصصی مدت زمان همسان شدن پرسنل تازه وارد با سازمان را کوتاه‌تر و به بهره‌وری سریعتر کمک می‌کند. آموزش‌های فرهنگ سازمانی جهت هماهنگ شدن فرد با سازمان و آموزش‌های تخصصی جهت هماهنگ شدن فرد با شغلش است.
بسته به میزان رسمی بودن سازمان‌تان حالا نوبت به آشنایی با مدیر عامل است. ممکن است در بعضی شرکت‌ها فردای روز ورود یا همان روز ورود یا حتی در بعضی سازمان‌ها، هفته‌ها پس از ورود باشد. البته بهترین حالت آن آشنایی سریعتر است و گفتگویی راحت با مدیرعامل و در نهایت دریافت یک هدیه ساده مثل سررسید شرکت، لیوان با لوگوی شرکت و یا هر چیز دیگر باشد.
زمان مناسب بررسی چک لیست بازدید از واحدها در سازمان شما چند هفته است؟ فرض کنیم یک ماه. بعد از این یک ماه فرد با چک لیست مراجعه به واحدهای سازمان نزد مدیر منابع انسانی می‌آید و آن را تحویل او می‌دهد و با مدیر منابع‌انسانی در خصوص برداشت‌های خود صحبت می‌کند و بازخور می‌دهد.
یادمان باشد در روز ورود فرد جدید باید به او بگوییم که پس از اتمام چک لیست یا پس از یک ماه (این مدت زمان بستگی به برنامه‌های سازمان شما دارد) برای ارائه بازخوردهایی در خصوص آنبوردینگ به دفتر مدیر منابع انسانی دعوت خواهد شد، پس باید خود را آماده ارائه بازخوردهای مفید کرده باشد. این که فرد تازه وارد احساس می‌کند با اینکه هنوز به طور جدی وارد شرکت نشده است و از اون نظرخواهی می‌شود بسیار به ایجاد تعلق و حس مثبت فرد جدید کمک خواهد کرد.
بهبود مستمر
مدیر منابع انسانی به بازخورهای فرد تازه وارد و احساس ورود او به دقت گوش می‌دهد و راهکارهایی هم برای بهتر شدن نقاط قابل بهبود از او می‌خواهد. بررسی چرخه زندگی پرسنل در مدت استخدام نیز به شما ایده می‌دهد البته بررسی ورود و همراه شدن پرسنل تازه وارد با شرکت یا همان چرخه زندگی پرسنل خود یک گام در فرآیند آنبوردیگ است.
با جمع بندی مطالب عنوان شده و اندیشیدن راهکار برای بهتر شدن فرآیند در راستای بهبود آنبوردینگ اقدام کنید. بنابراین یک فرآیند طراحی شده همیشه به همان صورت باقی نخواهد ماند و دائما با نظرات و ایده‌های جدید تغییر خواهد کرد.
چک لیست انجام آنبوردینگ
| مرحله اول
آماده سازی انتخاب Onboarding Owner تهیه عکس پس زمینه کامپیوتر کتابچه معرفی شرکت انتخاب منتور به ازای هر فرد آماده‌سازی محل کار، ملزومات و کامپیوتر ایجاد اکانت‌ها و کاربریها
|
مرحله سوم
ایجاد تطبیق جلسه معرفی سازمان ارائه کتابچه شرکت معرفی به همکاران معرفی منتور داده‌کاوانی جدید ایمیل چارت سازمانی با عکس پرسنل به داده‌کاوانی جدید گپ و صرف میان وعده با سرپرست منابع انسانی و دریافت شرح شغل |
| مرحله دوم
خوش آمدگویی ایمیل و تماس خوش‌آمد گویی ایمیل معرفی پرسنل تازه وارد به پرسنل شرکت عکس پرسنل تازه وارد در پرتال شرکت
|
مرحله چهارم
ایجاد تعلق درخواست ارائه بازخور واکنشی معرفی سازمان با ارائه چک لیست آموزش (فرهنگ سازمان/تخصصی) آشنایی با مدیر عامل |
| مرحله پنجم
بهبود مستمر جلسه بازخور رفتاری بررسی چرخه زندگی فرد تازه وارد اقدام اصلاحی و بهبود فرایند
|
شیما حضوری – کارشناس ارشد منابع انسانی
عالی و کاربردی بود.سپاسگزارم