دستور تهیه استراتژی منابع انسانی به زبان ساده

به نظر همه همکاران من در حوزه منابع انسانی تدوین استراتژی منابع انسانی کار پیچیده ای است و اکثر همکاران من در سازمان ها از انجام این مهم صرفه نظر کرده اند. هدف این متن کوتاه ارائه راه های عملی تدوین یک استراتژی منابع انسانی با مثال های گویا و به زبان ساده است تا برای همه متخصصان این حوزه- حتی متخصصانی که تحصیلات مرتبط ندارند- قابل اجرا باشد. در نظر داشته باشید که مثال های ارائه شده در این متن واقعی نیست و فقط برای روشن تر شدن موضوع ارائه می گردد. ابتدا یک تعریف کوتاه از استراتژی سازمان و استراتژی منابع انسانی جهت شفاف شدن موضوع و بعد آن گام های فرایند تدوین استراتژی منابع انسانی ارائه می شود.

استراتژی‌ سازمان، فرآیندهایی را تعریف می کند که به وسیله آنها اهداف سازمانی محقق می شود. استراتژی‌های سازمانی منعکس کننده دیدگاه‌های رهبران شرکت است و از فرهنگ یک سازمان نیز بیرون می آید و اما استراتژی‌های منابع انسانی، نحوه عملکرد مدیریت منابع انسانی و منابع انسانی سازمان را برای دستیابی به اهداف سازمانی تعریف می کنند.

مواد لازم برای تهیه یک استراتژی منابع انسانی

چشم انداز، ماموریت، ارزش های سازمانی- اهداف سازمانی- فرصت ها، تهدیدها، ضعف ها و قوت های منابع انسانی، اطلاعات روانشناختی، اطلاعات جمعیت شناختی، بررسی اسناد و فرایندهای منابع انسانی و …

گام اول: شناخت وضع موجود منابع انسانی

اطلاعات جمعیت شناختی

جهت انجام برنامه ریزی نیروی انسانی که یک بخش مهم در تدوین استراتژی منابع انسانی هست و اماده شدن برای اجرای استراتژی منابع انسانی به اطلاعات جمعیت شناختی احتیاج است. بعنوان مثال در صنعت بانکداری کارکنان را به صف و ستاد دسته بندی کرده ام. اما هر سازمانی می تواند دسته بندی خود را داشته باشد و یا حتی دسته بندی براساس شغل داشته باشد. تعداد کارکنان را در نظر گرفته و جدول های مشابه جدول زیر را تهیه می کنیم. در مثال صنعت بانکداری کارکنان براساس سن و مدارک تحصیلی نیز براساس صف و ستاد تقسیم شده اند و پرسنل خدماتی( باتوجه به فعالیت های مورد نیاز مدیریت استراتژیک)  در تمام اطلاعات، از این آمار خارج شده اند. هر ویژگی جمعیت شناختی دیگری هم می تواند برای ادامه کار مفید باشد و دید خوبی برای اجرای استراتژی به شرکت بدهد مثل میزان تجربه کاری، تعداد نیروهای ثابت و …

در نظر بگیرید که این جدول فقط یک مثال برای درک بهتر موضوع است.

تحصیلات و سن

اطلاعات روانشناختی

برای بخش اطلاعات روانشناختی کارکنان بهره هوشی، هوش هیجانی، تعهد، رضایت شغلی، خلاقیت و هر آنچه که فکر می کنید در اجرای استراتژی منابع انسانی شما مفید خواهد بود می تواند مورد استفاده قرارگیرد. این عناصر توسط تست های از قبل موجود قابل اندازه گیری هستند که چند مورد از آنها معرفی می گردد.

بهره هوشی

برای اندازه گیری بهره هوشی کارکنان می تواند از تست ریون (Raven)استفاده کنید این تست از متداول ترین و مشهورترین آزمونی است که برای بازه سنی 5 سال به بالا طراحی شده است. دسته بندی در این تست به این شرح است.

ممتاز و نابغه بالاتر از 127، برهوش بین 120 تا 127، باهوش بین 110 تا 120، متوسط بین 90 تا 110، متوسط ضعیف بین 80 تا 90، مرزی بین 73 تا 80 و مرزی ضعیف زیر 73 می باشد.

مثال:

 

 

نمودارها، دید کلی در خصوص بهره هوشی شرکت به شما می دهند.

 

هوش هیجانی

هوش هیجانی یا EQ  هوش دیگری است که به درک احساسات خود و دیگران اشاره دارد. برای ارزیابی هوش هیجانی شرکت هم تقسیم بندی مناسبی را مثلا در شغل یا بخش‌بندی های دیگر شرکت در نظر گرفته و با یکی از تست های موجود مثل بار آن می‌سنجیم  و در انتها امتیاز های مختلف هر بخش‌بندی را در هر آیتم مربوط به هوش هیجانی درج می کنیم.

 

 

با نمودار عنکبوتی امکان مقایسه راحت تر فراهم می شود. متوسط بهره هوشی پرسنل در دسته شغلی 1  57 و دسته شغلی 2 55 و متوسط میانگین کل رو به بالا می باشد. پرسنل دسته شغلی 2 در حل مساله، خودشکوفایی، واقع گرایی، عزت نفس، و پرسنل دسته شغلی 1 در خودابرازی، انعطاف پذیری، شادمانی، استقلال، نیازمند بهبود هستند. باز تاکید میکنم هر دسته بندی که در شرکت مفید تر است را می توانید اعمال کنید.

همانطور که در ابتدای بخش برنامه ریزی نیروی انسانی گفته شد، تست های دیگر مانند تعهد آلن و مایر، خلاقیت، رضایت شغلی کندل و هیولین یا مینه سوتا و …، مهارت های تخصصی کارکنان هم مانند ویژگی های جمعیت شناختی و ویژگی های روانشناختی در تدوین و اجرای استراتژی منابع انسانی به ما کمک خواهد کرد و نقاط قوت و قابل بهبود را در درون سازمان نمایش خواهند داد. بنابراین ارزیابی های دیگر غیر از موارد ذکر شده در راستای تدوین یک استراتژی عملی توصیه می شود.

خلاصه نتایج ارزیابی های داخل سازمان

بعد از ارزیابی ها و مصاحبه ها برای شناخت وضع موجود در سازمان نوبت به بررسی آن‌ها می رسد و دسته بندی قوت ها و نقاط قابل بهبود برای توسعه منابع انسانی سازمان یا درج در استراتژی ها.

گام دوم: شناخت وضع موجود- فرایندهای منابع انسانی

برای شناسایی وضعیت موجود برای بررسی فرایندهای منابع انسانی از هر مدل تعالی منابع انسانی می توان استفاده کرد. مانند مدل تعالی منابع انسانی 34000 و مدل تعالی فیلیپس. در این متن از مدل تعالی منابع انسانی فیلیپس استفاده می شود و فرایندهای منابع انسانی بر این اساس بررسی می گردند. در دل این مدل و هر عامل، عوامل مختلف دیگر گنجانده شده است.

مفاهیم مدل تعالی فیلیپس

مدل تعالی منابع انسانی فیلیپس و توضیح آیتم های آن از انجمن مدیریت منابع انسانی ایران اتخاذ شده است. ایتم های معرفی شده در مدل به شرح زیر است:

راهبردها	1-رهبری منابع انسانی
	۲- استراتژی منابع انسانی
فرایندها	۳- برنامه ریزی و تأمین منابع انسانی
	۴- توسعه منابع انسانی
	5- جبران خدمت و محیط کار
	۶- روابط کار و کارکنان
نتایج	۷- نتایج برداشتی کارکنان
	۸- نتایج عملکردی منابع انسانی
	۹- نتایج سازمانی

 

با توجه به بررسی هایی که در مصاحبه ها و مشاهده مستندات موجود در راهبردها، فرآیندها و نتایج منابع انسانی انجام شد. عوامل امتیاز دهی می گردد. این عوامل در مدل تعالی فیلیپس و در انجمن مدیریت منابع انسانی ایران وزن دارند. جمع امتیازها و وزن های عوامل در این مدل 1000 است. در امتیازدهی عوامل وزن ها تاثیر گذارند و امتیاز مورد نظر در وزن ها ضرب می‌گردد. برای درک بهتر مدل و نحوه امتیاز دهی به مدل مربوطه مراجعه فرمایید. پس از بررسی نقاط قوت و قابل بهبود واحد منابع انسانی مشخص می گردد و می توانیم آنها را با کدهای دلخواه شماره گذاری کنیم. نمونه ای از این جدول ارائه می گردد.

نقاط قوت و قابل بهبود منابع انسانی

برای اینکه قوت و ضعف منابع انسانی در فرایندها و نتایج و راهبردها را بدانیم باید آن ها را با مستندات موجود و مصاحبه با متخصصان این حوزه امتیازدهی کنیم. از وزن های ارائه شده استفاده می کنیم تا میزان اهمیت هر بخش در امتیاز دهی موثر باشد.

امتیازهای براورد شده از 10 است و امتیازهایی پایین تر از 6.5 مطلوب به نظر نمی‌رسد. بنابراین امتیازهای بالاتر از این عدد جز نقاط قوت و پایین تر از آن جز نقاط قابل بهبود در نظر گرفته می‌شود. عوامل دیگر معرفی شده در مدل فیلیپس هم مشابه همین جدول تهیه می شود.

گام سوم: فرصت ها و تهدید های منابع انسانی

فرصت ها و تهدیدات محیط اقتصادی– فرهنگی/ اجتماعی– حقوقی/ قانونی/ تکنولوژیک/ محیط دور و نزدیک

بررسی فرایندها و راهبردهای منابع انسانی با مدل تعالی فیلیپس در شناخت ضعف ها و قوت های منابع انسانی کمک کرد و مصاحبه با متخصصان و مدیران شرکت، خروجی گزارشات منابع انسانی، بررسی محیط های تکنولوژیکی، اقتصادی، سیاسی، فرهنگی، صنعتی و .. فرصت ها، تهدیدهای منابع انسانی را روشن می سازد. در جدول خلاصه ای که ادامه بینید چند نمونه فرصت و تهدید فرضی حوزه منابع انسانی بیان شده است.

گام چهارم: ترسیم وضع مطلوب منابع انسانی

برای ترسیم وضع مطلوب منابع انسانی می بایست استانداردهای جهانی را مطالعه و به بررسی شرکت های رقیب پرداخته شود. در بررسی شرکت های رقیب، رقبای عمومی(به عنوان مثال همه شرکت های خصوصی شهر) و رقبای صنعت( بعنوان مثال رقبای صنعت خودروسازی، صنعت فروشگاه داری، صنعت مد و… )  را در نظر گرفته و یک بررسی میدانی (در بعضی شرکت ها بررسی در سطح جهانی هم لازم است) انجام دهید تا وضع مطلوب فرایندها، راهبردها، ویژگی های منابع انسانی بدست بیاید.

مانند گام های قبل مثالی برای ترسیم وضع مطلوب منابع انسانی ارائه می شود که در گام بعدی ادغام شده است.

گام پنجم: تحلیل شکاف وضع موجود و مطلوب براساس تعالی منابع انسانی

پس از مشخص شدن وضع مطلوب منابع انسانی نوبت به تحلیل شکاف ها و بررسی میزان شکاف می رسد. در این گام وضع موجود هم از منظر فرایندها و راهبردها که با مدل تعالی فیلیپس معرفی شد و هم از منظر نیروی انسانی بررسی می شود.

مثال ارائه شده بعدی، جدول خلاصه در بررسی های سازمانی می باشد. هنگامی که به تحلیل میزان شکاف پرداخته می شود. نتایج اصلی باید تمام زیرشاخه‌های عوامل و امتیاز داده شده را در خود جای دهد. این جدول همان عوامل مدل تعالی فیلیپس است.

گام هفتم: چالش ها و پیشرانه های منابع انسانی

بعد از مشخص شدن نقاط قوت و ضعف منابع انسانی زمان آن رسیده که چالش ها و پیشرانه ها را مشخص کنیم. در جداول چالش ها و پیشرانه ها(خروجی آیتم های معرفی شده در مدل تعالی فیلیپس، عوامل محیطی یعنی فرصت ها، تهدیدهای بررسی شده، ویژگی های منابع انسانی) هستند. لیست چالش ها و پیشرانه ها در واقعیت بسیار خواهند بود در جدول زیر بخش محدودی از چالش های فرایندی و ویژگی منابع انسانی عنوان شده است ولی در حقیقت همه مواردی که قبلا در بررسی ها مشخص شده است باید در این لیست جای بگیرند.

 

گام هشتم: تدوین چشم انداز و ماموریت منابع انسانی

برای تدوین استراتژی منابع انسانی تهیه چشم انداز منابع انسانی، ماموریت منابع انسانی و ارزش های محوری پیش نیاز است. برای تدوین چشم انداز و ماموریت و ارزش های منابع انسانی هم باید نظری بر اسناد بالادستی مثل چشم انداز کشور، سیاست‌های کلی نظام اداری کشور، برنامه های توسعه دولت، چشم انداز هلدینگ، چشم انداز سازمان، ماموریت سازمان، ارزش های سازمان، فرهنگ سازمانی انداخت تا همسویی بین چشم انداز و ماموریت منابع انسانی با اسناد بالادستی وجود داشته باشد و متنی ایجاد شود که قابل اجرا و منطقی است. غیر از موارد بالادستی بررسی وضع موجود در منابع انسانی شرکت، بررسی وضع مطلوب و مطالعات تطبیقی هم برای تدوین چشم انداز و ماموریت منابع انسانی لازم است زیرا در غیر این صورت اسناد تدوین شده جزیره‌ای جداگانه خواهد بود و به هیچ عنوان واقعی و قابل اجرا نخواهد بود. بعنوان مثال وقتی در ارزش های سازمانی سلسله مراتب اولویت است مفهوم چابکی در چشم انداز عملا باورپذیر نخواهد بود ویا اینکه وقتی در سازمان شایستگی ملاک نیست و در اولویت های اولیه سازمان قرار ندارد نمی توانیم در چشم انداز انتظار منابع انسانی ممتاز داشته باشیم. مثال:

چشم انداز منابع انسانی

شرکت X برخوردار از سیستم ها و فرآیندهای عادلانه، چابک و یادگیرنده و منابع انسانی متمایز و شایسته ترین ها در راستای خوشنامی گام برمی دارد.

بيانيه مأموريت  منابع انسانی

ما با جذب شایسته ترین ها، تاکید بر شایسته سالاری در جذب و ارتقا، توسعه و یادگیری مستمر و سیستم های عادلانه با تاکید بر نوآوری و خلق محیط سازمانی یادگیرنده، از طریق فرایندهای بهبود مستمر شرکت X را در رسیدن به خوشنامی و سوداوری یاری می رسانیم.

ارزش های محوری

شایسته سالاری، بهبود مستمر، مشتری محوری، مشارکت جویی

گام نهم: تعیین اهداف

پس از چشم انداز و بیانیه ماموریت نوبت به تعیین اهداف رسیده است، اهداف بلند مدت و کوتاه مدت با توجه به چالش ها و پیشرانه ها و اقداماتی که باید صورت بگیرد. مشخص شدن ماموریت، چشم انداز و ارزش های محوری منابع انسانی کمک می‌کند تا اهداف را متناسب با آنها و به دنبال آن استراتژی متناسب با اهداف تدوین شود. در جدول پایین چند نمونه بررسی چالش‌ها و تبدیل آنها به اهداف ارائه می شود.

مرحله آخر:تدوین استراتژی منابع انسانی

برای تدوین استراتژی منابع انسانی نیاز به منابعی می باشد تا همسویی استراتژی با اهداف و چشم انداز و ماموریت حفظ گردد. این منابع غیر از چشم انداز و ماموریت، همان بررسی های سازمانی، از منظر فرایند و نیروی انسانی و چالش ها و پیشرانه ها و اهداف منابع انسانی برای رفع موانع موجود است. درتدوین استراتژی تصمیم مدیران در مورد رویکردهای آتی شرکت هم موثر است. پس از تدوین استراتژی اصلی، استراتژی های خردتر و اقدامات جهت دستیابی به اهداف پیش بینی می شود. استراتژی‌های اصلی 4 الی 6  مورد می تواند باشد. استراتژی های فرعی برای شفافیت بیشتر استراتژی های اصلی است. چند مورد از نمونه تدوین استراتژی های اصلی و فرعی و برنامه اقدام در جدول زیر ارائه شده است.

استراتژی مشخص شد و حالا نوبت به اقدامات یکپارچه منابع انسانی است.