افزایش دورکاری باعث به وجود آمدن ابزارهای بیشتری برای مدیریت تیم دورکار شده است. برای به حداکثر رساندن کارایی کارکنان دورکار و پشتیبانی از آنها، به برنامه‌هایی نیاز است که مشکلات نظارت را کمتر کنند. ابزارهایی مانند مدیریت وظایف، ابزار برای محاسبه زمان صرف شده، ابزاری برای در اختیار قرار دادن اطلاعات و فایل‌ها، ابزاری برای برگزاری جلسات و ارتباط چهره به چهره و غیره از ابزارهای ضروری دورکاری هستند.
وقتی نوبت به انتخاب ابزارهای مدیریت تیم از راه دور خود می‌رسد، باید در بررسی‌ها دقت لازم انجام شود. به عنوان مدیر همیشه به خاطر داشته باشید هیچ شخصی از اینکه جاسوس‌وار کارش را بررسی کنند خوشحال نمی‌شود. بنابراین اطمینان حاصل کنید که یک ابزار انتخاب شود که به کارکنان حس اعتماد به نفس بدهد. اگر افراد با استفاده از ابزارهای انتخابی شما احساس راحتی نکنند، مدیریت تیم دور کار به سادگی انجام نخواهد شد.
همچنین باید از ابزارهای مدیریت خود اطمینان کافی داشته باشید و مطمئن باشید که این ابزارها به تسهیل کار کارمندان شما کمک می‌کنند نه اینکه کار اضافی برای تیم ایجاد کنند. ابزارهایی را انتخاب کنید که تا حد امکان سبک باشند. استفاده آسان از ویژگی‌های یک نرم افزار خوب است.
نکته مهم همواره این است که کارکنان دورکار باید با ابزارهای انتخابی و پیشنهادی شما احساس راحتی کنند. از اعمال زور و اجبار برای استفاده از ابزارهای مدیریت عملکرد خودداری کنید. ابزارهایی را به گروه پیشنهاد دهید که به کل تیم کمک کنند تا هماهنگ باشند. همه بدانند که چه وظایفی توسط چه کسی انجام می‌شود، چه موقع به پایان می‌رسد و چه کسی در آینده بر روی آن موضوع کار خواهد کرد. اگر از ابزارهایی استفاده کنید که از حریم شخصی کارکنان محافظت شود و به نفع آنها در انجام دادن کارها باشد آنها هیچ وقت در مقابل آنها اعتراضی نخواهد کرد.
با انتخاب بهترین ابزارهای مدیریت تیم دورکار می‌توانید به راحتی و با اطمینان کارها را بررسی کنید. اما برای اجرای این برنامه‌ها باید نکاتی را مدنظر قرار دهید. در ادامه این نکات را با هم مرور می‌کنیم.
زیرساخت‌های موجود را چک کنید
قبل از اقدام به دورکاری ابتدا زیرساخت‌های امنیتی و اینترنت و لوازم مورد نیاز کارکنان را چک کنید. در صورت نیاز برای کارکنان بستر اینترنت فراهم سازید، لپ‌تاپ، وبکم و کلیه وسایل مورد نیازشان را تهیه کنید.
ارزش‌های سازمانی را تقویت کنید
به ترویج و تقویت رفتارهای صحیح درست مثل قبل از دورکاری ادامه دهید و کارمندان را ترغیب کنید که از رفتار غیر اخلاقی خودداری کنند. به خاطر داشته باشید که در رفتارهای ناشایست کارمندان در زمان‌هایی که احساس بی اعتمادی می‌کنند و شرایط برایشان رایضی کننده نیست تا 33 درصد افزایش می‌یابد. برای رفتارهای بد اقدامات تنبیهی در نظر بگیرید. این امر باعث بهتر شدن روند دورکاری خواهد شد و تاثیر به سزایی در احساس امنیت روانی دارد.
خط مشی دورکاری را تدوین کنید
سیاست‌هایی را برای دورکاری در نظر بگیرید. این سیاست‌ها باید استانداردهای خاص این شرایط را ارائه دهند. پنج سوال اساسی که متخصصان منابع انسانی هنگام تدوین سیاست‌ها برای سازمان خود باید در نظر بگیرند شامل موارد زیر است:
- چه کسی می تواند دورکاری کند، و دورکاری به چه میزان و چند ساعت خواهد بود؟
- چگونه از کارکنان خواسته شود که دورکاری انجام دهند؟
- چگونه باید ارزیابی کنیم که برنامه دورکاری ما به درستی کار می‌کند؟
- چگونه می‌توان مشکلات مربوط به دورکاری را برطرف کرد؟
- سیاست‌های پایه و موضوعات حقوقی که باید در نظر بگیرید چیست؟
قوانین دورکاری را شرح دهید
تمامی قوانین مربوط به دورکاری را برای کارکنان شرح دهید. قوانینی مثل زمان شروع به کار، الزام به دسترسی در ساعات کاری، الزام به پاسخ فوری به تماس‌ها، اعلام کردن و اجباری بودن ضرب العجل‌ها، و یا شیوه اعلام خرابی و مشکلات لوازم مورد استفاده در دورکاری. حتی شرایط منتفی شدن دورکاری و بازگشت به محل کار را هم کامل شرح دهید. دقت داشته باشید که با تدوین این قوانین و خط مشی‌ها شما از روز اول با کارکنان خود اتمام حجت کرده‌اید.
حجم کار را چک کنید
معمولا وقتی کارمندان به صورت دورکار مشغول به کار می‌شوند یکی از مشکلاتی که با آن مواجهه هستند این است که نمی‌تواند تعادل بین کار و زندگی را به راحتی برقرار کنند. با بررسی حجم کار هریک از کارکنان، می‌توان فرسودگی شغلی را در این شرایط کنترل کرد و بار کاری کل تیم را متعادل کرد. این اقدام از تاثیرات بد درگیری زیاد با کار برای کارکنان جلوگیری می‌کند و این یکی از مهمترین نکات برای مدیریت تیم دورکار است.
وقت بیشتری را برای گفتگو با کارکنان اختصاص دهید
گفتگوی دو طرفه بین مدیران و کارمندان ضامن ایجاد تعامل است. برقراری ارتباط دو طرفه بین مدیر و همکاران، اطلاعات و دیدگاه لازم را برای كاركنان فراهم می‌كند و آنها را قادر می‌سازد تا احساسات منفی را بیان كرده و این اطلاعات پردازش شود و کارکنان احساس کنند باید كنترل بیشتری بر اوضاع داشته باشند.
شناختتان را نسبت به کارکنان افزایش دهید
مدیران پیش از دورکاری، مشارکت کارکنان را در فضای اداری به صورت سنتی مشخص می‌کردند، اما اکنون آنها ملزم به شناخت بیشتر هستند و این به این دلیل است هک امکان دیدن کارمندان و صحبت رو در رو وجود ندارد. کارمندان و مدیر از راه دور مجبور هستند با هم تعامل گروهی داشته باشند که احتمالا این جلسات نسبت به جلسات حضوری کمتر هستند در نتیجه امکان آشنایی و انتقال همه نکات فراهم نیست. بنابراین بهتر است مدیران برنامه منظمی برای مکالمات تصویری با کارمندانشان داشته باشند تا هم با موانع کاری آنهاب یشتر آشنا شوند و بتوانند آنها را رفع کنند و در عین حال هم شناخت بیشتری نسبت به آنها کسب کنند و از طرفی هم قدردان آنها باشند.
مواظب علائم پریشانی در کارمندان خود باشید
برای افراد برون گرا برنامه‌هایی ترتیب دهید. از هر دو مکالمه صوتی و تصویری استفاده کنید تا به چالش‌ها و نگرانی‌های کارمندان سروسامان دهید. از هر فرصتی استفاده کنید تا کارمندان اطمینان پیدا کنند که شما از آنها پشتیبانی می‌کنید. برای پیشگیری از حس انزوای کارکنان راه‌های بسیاری وجود دارد مانند در نظر گرفتن زمان گپ با چایی آنلاین، گپ‌های خارج از کار و مواردی از این دست بسیار به پیشگیری از حس انزوای کارمندان کمک می‌کنند.
به تیم دور کار استقلال دهید
اعتماد به کارکنان اصل اصلی موفقیت در دورکاری است. مدیران باید به کارکنان خود اعتماد کنند و بدانند که هر شخص برای انجام کار خود برنامه‌‌ای خاص را برای رسیدن به بهره‌وری دارد.
ابزارهای مناسب تشویق کننده کارکنان وجود دارد که کمک می‌کنند مدیران بتوانند عملکرد آنها را به وضوح ببینند. و میزان حواس پرتی در کار را آنها را محاسبه کنند، تاخیر و عقب افتادگی کار آنها را شناسایی کنند و با آنها مقابله کنند و در عین حال محیطی برای آنالیز کارهای انجام شده خود داشته باشند. با این آگاهی‌های ایجاد شده از کار، کارکنان می‌توانند تغییرات موثری برای تسلط بر گردش کار داشته باشند و ساختار کاری جدیدی را برای خود ترتیب دهند. در نهایت مدیران می‌خواهند که کارکنان دورکار بتوانند از راه دور و بدون نیاز به وجود دائمی یک مدیر برای دستیابی به نتایج با همه همکاران به صورت یکپارچه کار کنند. بنابراین باید بتوانند برای رسیدن به این نقطه، کلیه کارهای لازم را انجام دهند.
با اعتماد به تیم دورکار به آنها اجازه می‌دهید تا مدیریت زمان داشته باشند. در دور کاری استقلال و احساس مالکیت نسبت به کار داشتن، تاثیر به سزایی در موفق بودن دورکاری خواهد داشت.
هشدارهای لازم در خصوص حواس پرتی را بدهید
قبل از ارسال کارکنان به دورکاری هشدارهای لازم در خصوص حواس پرتی را به کارکنان خود بدهید. مثلا به ساعت کاری شرکت پایبند بودن، یک محیط کار تدارک دیدن، یک ساختار برای زمان‌های استراحت برنامه‌ریزی کردن، دور از دسترس نگه داشتن چیزهایی که ممکن است حواس را پرت کند و هر نکته‌ای که لازم است را قبل از اقدام به دورکاری برای کارمندان مشخص کنید.
مدیریت تیم دورکار و کارمندان را فراموش نکنید
برای سرپرستی کارکنان دورکار از مدل‌های رهبری اقتضایی استفاده کنید. کارمندان و نامزدهای شغلی که سابقه رفتارهای مسئولانه و مستقل را دارند، بهترین راه حل برای استراتژی‌های کار از راه دور هستند.
چابکی در سازمان را در زمان دوکاری هم داشته باشید
برای بهره‌وری بهتر در زمان دورکاری سعی کنید تا جای ممکن سازمان خود را به سمت چابکی ببرید. ساختارهای موقت ایجاد کنید زیرا ساختارهای چابک به مدیریت بحران‌ها و تصمیم‌گیری و طراحی راه حل‌ها و اقدامات کمک می‌کند.
حمایت از کارکنان را همیشه در اولویت قرار دهید
برای مواردی که به صورت ناگهانی باید شرایط کار به سمت دورکاری برود، مهم است که مدیران بتوانند استرس را کاهش دهند، به اضطراب و نگرانی‌های کارکنان گوش دهند و با کارکنان خود همدلی کنند. مثلا خوب است از کارکنان خود یک سوال کلی بپرسید، از آنها بپرسید که چگونه در دورکاری کار می‌کنند و یا دورکاری تاکنون برای آنها چگونه بود؟ از این سوالات می‌توانید پاسخ‌ها و نکات مهمی به دست آورید. هنگامی که سوال را پرسیدید، حتما به دقت گوش دهید و به طور خلاصه آن را دوباره به کارمند برگردانید، تا اطمینان حاصل کنید که درست فهمیده‌اید. بگذارید استرس یا نگرانی‌های کارمندان (به جای صحبت‌های خود شما) محور این گفتگو باشد.
تحقیقات در مورد هوش هیجانی می‌گوید که کارکنان برای تغییرات ناگهانی یا شرایط بحرانی به مدیران خود نگاه می‌کنند و هرکاری که آنها انجام بدهند آنها هم همان را انجام می‌دهند. اگر مدیر با استرس و درماندگی ارتباط برقرار کند، کارمند هم اینگونه خواهد بود.
رهبران موثر رویکردی دو جانبه دارند، هم استرس و اضطراب کارکنان را در شرایط سخت کاملا درک می‌کنند هم باعث اعتماد به نفس تیمشان می‌شوند، با استفاده از عباراتی مانند ما این کار را قبلا هم کرده‌ایم یا مثلا می‌دانم سخت است اما من می‌دانم که می‌توانیم از عهده آن برآییم. با این حمایت‌ها، کارکنان با احساس هدفمندی و تمرکز بیشتر به سمت چالش‌ها می‌روند.
مدیران را برای مهارت سرپرستی در دور کاری آموزش دهید
مدیران را برای انجام دورکاری آموزش دهید. برای بسیاری از مدیران در زمینه‌های مختلف کاری، دورکاری مهارت متفاوتی نسبت به مهارت‌های حرفه‌ای آنها طلب می‌کند و گاهی مدیران از ترس عدم آمادگی برای تغییر، ممکن است تمایلی به شرکت در آن نداشته باشند. در مورد نحوه مدیریت تیم دورکار، آموزش‌هایی برای مدیران خود تدارک ببینید. یک مهارت ضروری برای مدیران ارشد این است که باید بتوانند افراد دورکار را هدایت کنند و یا برای تغییراتی که در آینده ممکن است اتفاق بیفتد آماده باشند. به خصوص در سازمان‌های بزرگتر انجام این آموزش مهمتر است. این آموزش یک مهارت جدید و پیشرفته برای تغییرات جدید و دنیای دیجیتالی است یک دوره‌ای نیست که واکنش به شرایط حال باشد بلکه می‌تواند کنشی هم باشد.
نوآوری‌ها را تشویق کنید
در زمان هایی که در انجام کارها اختلال به وجود می‌آید، یك تردید طبیعی در بین كارمندان وجود دارد و کارکنان می‌ترسند چیز جدیدی را امتحان كنند. اما در چنین مواقعی است که نوآوری و ریسک‌پذیری برای تعامل کارکنان و موفقیت سازمانی از اهمیت بیشتری برخوردار می‌شوند. بنابراین فرصت‌هایی برای به اشتراک گذاشتن موفقیت‌ها و امنیت دادن در حل مشکلات در مورد شکست‌های احتمالی فراهم کنید.
کاهش کمی بهره‌وری را نادیده بگیرید
ساعت زدن کارکنان و حضور فیزیکی دلیل بر بهره وری بالای کارکنان نیست. بنابراین در دورکاری هم ساعت نزدن کارکنان نمی‌تواند نشان‌دهنده انجام کارها بدون بهره وری باشد. ساعت کاری انعطاف‌پذیر باعث بهتر انجام شدن کار در زمان دورکاری می‌شود. در حالت ورود ناگهانی به دورکاری، احتمال کاهش بهره‌وری وجود دارد، این کاهش اندک را نادیده بگیرید تا در روزهای بعد به بهره وری بیشتر برسید.
مدیریت عملکرد را جدی بگیرید
قبل از شروع برنامه، اطمینان حاصل کنید که اهداف کاملا واضحی را برای دورکاری دارید و طرحی را برای سنجش میزان تحقق این اهداف در نظر گرفته‌اید.
بر روی نتایج بیشتر از فرایند تمرکز کنید.
دادن استقلال به تیم‌ها این امکان را می‌دهد تا وظایف خود را به روش خود انجام دهند.
به عنوان یک مدیر، باید توجه خود را به روند و فرایند کار کاهش داده و به آنچه انجام می‌شود و نتیجه نهایی است توجه بیشتری کنید. فقط در مورد آنچه باید انجام شده باشد، با تیم خود صحبت کنید.
کارکنان دورکار با عملکرد ضعیف ممکن است نیاز به مشاوره برای عملکرد بهتر داشته باشند و گاهی بازگشت به محل کار فیزیکی و ارائه آموزش‌ها و آماده‌سازی او برای دورکاری بهترین راه حل خواهد بود.
