گاهی احساس می‌کنید تصمیمی که رهبر یا مدیر شرکتتان گرفته درست نیست. احتمالا به این دلیل این حس را دارید که یا در بررسی‌هایی که انجام دادید راه‌حل جایگزینی پیدا کرده‌اید، یا شاید حس ششم دارید یا حتی شاید یکی از هم‌تیمی‌هایتان هنگام خوردن قهوه، به ایده بهتری اشاره کرده است. در هر صورت تصور کنید در جلسه کارکنان نشسته‌اید و ارشدترین فرد حاضر در اتاق این ایده را اعلام می‌کند اما می‌دانید که تصمیم درستی نیست. می‌خواهید موافق نبودن خود را نشان دهید اما سکوت سازمانی جلوی شما را برای بیان نظرتان می‌گیرد. حال مساله اینجاست که برای رفع سکوت سازمانی چه می‌توان کرد؟
همه دوست دارند پیش خودشان فرض کنند که در چنین موقعیتی سکوت نخواهند کرد. همه به عنوان شخصی که به اصولی خاص پایبندند، باور دارند که وقتی به مصلحت عموم باشد، سکوت نمی‌کنند اما پژوهش‌ها نشان داده که معمولا این‌طور نیست.
سکوت، نوعی موافقت ضمنی است. اگر باور ندارید، عبارت سکوت سازمانی را در توئیتر جست‌وجو کنید تا فراوانی آن را در بخش‌های مختلف ببینید. خیلی‌ها راحت سکوت می‌کنند چرا که سکوت، منطقی به نظر می‌رسد. ما خیلی چیزها را می‌بینیم که با آن مخالفیم اما حرفی نمی‌زنیم.
دقت کنید که توانایی افراد برای اظهار عقیده آزادانه را در مواقع ضروری نادیده نگرفته‌ام. اتفاقا منشا بخش زیادی از تاریخ تحولات اجتماعی ایالات متحده، همان معدود افراد شجاعی بودند که جسارت داشتند بگویند: «دیگر کافی است.» در ادامه به رفتار جمعی اشاره می‌کنم که بلای جان فرهنگ اداری شده است.
دو تن از پژوهشگران دانشگاه نیویورک به نام‌های الیزابت موریسون و فرانسیس میلیکن، این پدیده را «سکوت سازمانی» می‌نامند.
سکوت سازمانی چیست؟
موریسون و میلیکن در مقاله‌شان با عنوان «سکوت سازمانی: مانعی برای تغییر و توسعه در جهان تکثرگرا» نشان می‌دهند که اگرچه سازمان‌ها ممکن است در کلام، از باز بودن حرف بزنند در عمل نشانه‌هایی را به کارمندان خود می‌فرستند که به آنها این حس را القا کند که بهتر است ساکت باشند.
مانند بیشتر مسائل سازمانی، منشا این مسئله هم مدیران ارشد هستند. نویسندگان این مقاله می‌گویند رهبران یا مدیرانی که خود را در جایگاهی جدا از نیروی کارشان تعریف می‌کنند، مانع بیان آزاد عقاید می‌شوند یا جو خودبرتربینی را در شرکتشان ایجاد می‌کنند. وقتی این جداسازی فرهنگی روی می‌دهد، تفاوت‌های فرهنگی هم پررنگ‌تر می‌شوند.
البته مشکل فقط از جانب رهبران یا مدیران شرکت‌ها نیست. موانع محیطی مثل نیروی کار غیراستخدامی، استخدام مدیران ارشد از خارج از شرکت و استراتژی‌های کم‌هزینه هم می‌توانند بر سکوت سازمانی تاثیرگذار باشند. وجود این شرایط در شیوه‌های مدیریتی و همچنین سیاست‌های ضعیف شرکتی باعث سکوت در سازمان می‌شود.
مدیران معمولا در این شرایط، افرادی شبیه به خودشان را استخدام می‌کنند و از طرفی دیگر در این شرایط نیروهای کار هم مسائلی مانند وابستگی و ثبات شغلی را به نوآوری و استقبال از تغییر ترجیح می‌دهند.
وقتی اولویت اصلی مدیری اثبات این مسئله است که همه کارمندان باید دقیقا همان جایی باشند که اکنون هستند، نتیجه چیزی جز سکوت سازمان نخواهد بود.
مقاله در ادامه خاطر نشان می‌شود که در این شرکت‌ها به جای آنکه افکار و ایده‌ها در دو جهت حرکت کنند فقط از بالا به پایین جاری می‌شوند، در مقاله آمده است:
«پژوهش‌ها نشان می‌دهند که وقتی بازخورد منفی از سطوح پایین‌تر (یعنی نه از طرف رئیس‌ها بلکه از طرف زیردستان) ارائه می‌شود، کمتر پذیرفته می‌شود و نادرست به حساب می‌آید از طرفی هم بیشتر تهدیدکننده قدرت و اعتبار فرد محسوب می‌شود.»
ریشه این دیدگاه یک طرفه از این برداشت حاصل شده که جایگاه بالاتر، با احترام بیشتر مساوی است و قاعدتا ایده‌های بهتر از جایگاه‌های بالاتر ارائه می‌شوند. با این دیدگاه قاعدتا وقتی می‌خواهید با تصمیمی مخالفت کنید سریع این سوال به ذهنتان می‌آید که چرا باید چالش ایجاد کنم. به این ترتیب در سکوت سازمانی فرو می‌روید.
فرهنگ سازمانی یکی از مهم‌ترین مولفه‌های موفقیت در بازار و همچنین رفاه و رضایت بلند مدت کارمندان است.
سکوت سازمانی چه آثاری دارد؟
یکی از مصاحبه‌شونده‌ها در مقاله می‌گوید: «بعد از آنکه پیشنهادم نادیده گرفته شد، از کیفیت کارم کاسته نشد ولی انگار دیگر خودم در محیط کارم حضور نداشتم.»
به لطف پژوهش‌هایی که تاثیر هوش هیجانی در محیط‌های کاری مدرن ثابت کرده‌اند، می‌دانیم که احساسات و بیان آنها در محل کار اهمیت دارند. مافوقی که احساسات اعضای تیمش را نادیده می‌گیرد، در انجام وظایفش کوتاهی کرده است و وقتی سازمانی فرهنگ سکوت ایجاد می‌کند، احساسات کارمندانش را نادیده گرفته است. وقتی فردی احساساتش نادیده گرفته شود، ایده‌های کمتری را مطرح می‌کند.
وقتی مدیری برای ایده‌های کارمندان خود ارزش قائل نیست در حالی که در ذهن آن کارمندان، او نماینده شرکت است، کارمندان او در آینده چطور می‌توانند به سازمان اعتماد کنند؟ با ایجاد این شرایط ، کارمندان صرفا دستورهای رئیس خود را اجرا می‌کنند و تا حد ممکن کارهای روزمره خود را به فرایندی خودکار تبدیل می‌کنند و رسیدن به ساعت پنجِ آخرین روز کاری هدف نهایی فرد خواهد شد.
طبق این مقاله ایجاد فضایی امن برای خالی کردن خشم و عصبانیت می‌تواند اثر کوتاه مدتی داشته باشد.
وقتی بین حرف‌های کارمندان در خلوت و آنچه می‌توانند در ملاعام بگویند، تفاوت فاحشی وجود داشته باشد، ناهنجاری شناختی زیان‌آوری پدیدار می‌شود. به بیان دیگر سکوت سازمانی، فرهنگ انفعال زیان‌آوری را ایجاد می‌کند. این انفعال در مواقعی منجر به بد کار کردن می‌شود و به این ترتیب شرکت‌ها زیر فشاری که هرگز آزاد نشده، خرد می‌شوند.
شرکت‌ها برای رفع سکوت سازمانی چه کار می‌توانند بکنند؟
موریسون و میلیکن می‌گویند که رفع سکوت سازمانی در ظاهر دشوار است. معمولا به سختی می‌توان به رهبری ارشد سازمانی ثابت کرد که سکوت سازمانی در سازمان تحت رهبری او وجود دارد. از این رو گاهی تغییر در مقام‌های ارشد ضروری است اما معمولا این نوع تغییرات اساسی به ندرت اتفاق می‌افتند.
نویسندگان مقاله استدلال می‌کنند که حتی اگر این تغییرات انجام شوند، به تنهایی برای رفع فرهنگ سکوت سازمانی کافی نیستند. سیستم‌های جدیدی باید مستقر شوند که نه تنها به افراد اجازه اظهار نظر آزادانه را بدهند بلکه به این کار ترغیبشان هم بکنند. به همین دلیل است که استارتاپ‌های زیادی در سراسر دنیا و در صنایع مختلف تحول ایجاد کرده‌اند، شرکت‌های جدید ساختارهای شکل گرفته خاصی ندارند که سکوت را ترویج کند.
اکثر افراد در شرکت‌های بزرگی با فرهنگ‌های پرسابقه و پر از تجربه‌های مثبت و منفی کار می‌کنند. اگرچه لحن مقاله منفی است، من ترجیح می‌دهم مثبت فکر کنم. حتما کاری هست که از همین حالا بتوانیم انجام دهیم تا این فرهنگ را حتی در این مدل شرکت‌ها از بین ببریم. مگر نه؟
نمی‌توانم از جانب نویسندگان مقاله صحبت کنم اما از طرف خودم می‌گویم کاری که از همین حالا می‌توانیم انجام دهیم این است که به تیم‌ها یا برنامه‌های خودمان نگاه کنیم و سعی کنیم تغییر را از همین جا شروع کنیم. می‌توانیم فعالانه با بدنام کردن بازخورد منفی که معتقدم یکی از ریشه‌های سکوت سازمانی است برخورد کنیم.
شاید نتوانیم با تغییر در سطح تیم، ساختار کلی تمام سازمان را تغییر دهیم اما می‌توانیم تصمیم بگیریم در برخورد با اطراف‌مان آزادانه نظرمان را بگوییم.
تیم‌های چابکی که شفافیت را ارزشمند قلمداد می‌کنند، می‌گویند تنها راه برای بهبود محصولات و زندگی کاری‌مان آزادانه اظهار نظر کردن است.
با آشکار کردن کارها و مشکلاتمان در تیم می‌توانیم آنها را شناسایی و بررسی کنیم و در واقع به کارمندانمان ثابت کنیم که وجود دارند و می‌توانند در کنار هم راه‌حلی عملی ایجاد کنند.
پس با شناسایی مشکلات و ایجاد تغییر به کمک همکاران می‌توانیم به رفع سکوت سازمانی کمک کنیم.
آیا این اقدام‌ها در یک شب یا حتی در بلند مدت، می‌توانند سازمان را متحول کنند؟ نمی‌توان مطمئن بود اما وقتی دیگر افراد سازمان ببینند شما و هم‌تیمی‌هایتان به چه دستاوردهایی رسیده‌اید، از خودشان می‌پرسند شما چه کار می‌کنید که آنها نمی‌کنند و این‌گونه است که بذر تغییر واقعی پاشیده می‌شود.
