وقتی معنای بهره‌وری را برای کارمندان تعریف کنید و به آنها بگویید که با چه معیاری ارزیابی می‌شوند، حتما سعی می‌کنند این خصوصیت را در خودشان تقویت کنند. سوال اینجاست که این مهارت‌ها، رفتارها و نگرش‌هایی که کارمندان برای اجرای کارآمد نقش‌هایشان به آن احتیاج دارند را چطور معنا می‌کنید؟ چطور می‌فهمید که این مهارت‌ها برای آن شغل به خصوص مناسب است؟ به بیان دیگر، از کجا باید بدانید که چه چیزهایی را ارزیابی کنید؟ در چنین زمانی توسعه مدل شایستگی اهمیت پیدا می‌کند.
بعضی از افراد فکر می‌کنند که مدارک تحصیلی معیار معتبری برای ارزیابی کارمندان است. بعضی دیگر عقیده دارند این ارزیابی باید در آموزش‌های شغلی و طی سال‌ها تجربه صورت بگیرد. عده‌ای هم می‌گویند که ویژگی‌های فردی اصلی‌ترین عامل بهره‌وری کارمندان است.
باید بگویم همه این موارد مهم هستند اما هیچ‌کدام به تنهایی برای شرح مجموعه ایده‌آل رفتارها و خصوصیات لازم برای یک نقش کافی به نظر نمی‌آیند. همچنین هیچ‌یک از این معیارها تضمین نمی‌کنند که افراد طبق استانداردها و سطوح موردنیاز سازمان عمل کنند.
برای اینکه بتوانید عملکرد فردی کارمندان را با اهداف سازمان همراستا کنید، به معیارهای کامل‌تری احتیاج دارید. خیلی از شرکت‌ها برای این کار از «شایستگی‌ها» استفاده می‌کنند و برای توسعه مدل شایستگی تلاش می‌کنند.
به ترکیبی از دانش، مهارت‌ها، باورها و ویژگی‌های موردنیازی که یک فرد برای اجرای کارآمد شغلش به آن احتیاج دارد، شایستگی می‌گویند.
وقتی برای هریک از مشاغل سازمانتان مجموعه‌ای از این شایستگی‌ها تعریف کرده باشید، کارمندان دقیقا می‌دانند که باید به چه رفتارهایی ارزش بدهند و اینکه چه کارهایی در دستیابی به اهداف کمکشان می‌کنند. تعریف این شایستگی‌ها هم باعث می‌شود اعضای تیم بهره‌وری بیشتری داشته باشند (و از حداکثر توانشان استفاده کنند) و هم برای کسب‌وکار فواید زیادی را به همراه دارد. چرا که می‌تواند عملکرد افراد را با ارزش‌ها و اهداف سازمان در یک راستا قرار دهد، به همین دلیل توسعه مدل شایستگی در سازمان‌ها اهمیت دارد.
تعریف شایستگی‌های مورد نیاز در سازمان:
- تضمین می‌کند که کارمندانتان تخصص و مهارت کافی برای شغل را داشته باشند.
- فرایند استخدام را ساده‌تر می‌کند و باعث می‌شود که کارمندان جدیدتان را با معیارهای بهتری انتخاب کنید.
- کمک می‌کند عملکرد کارمندان را به خوبی ارزیابی کنید.
- شکاف‌های موجود در مهارت‌ها و شایستگی‌های افراد را نشانتان می‌دهد.
- توسعه حرفه‌ای و آموزش شخصی‌سازی شده ارائه می‌دهد.
- کمکتان می‌کند برنامه مناسبی برای جایگزینی افراد آماده کنید.
- فرایندهای مدیریت تغییر را موثرتر پیش می‌برد.
چطور می‌توانید مجموعه فعالیت‌های لازم برای عملکرد کارآمد را تعریف کنید؟ برای این کار، کافی است به توسعه مدل شایستگی در برنامه مدیریت استعدادتان فکر کنید. با جمع‌آوری و ترکیب اطلاعات مربوط به شایستگی، می‌توانید رویکردی استاندارد برای عملکرد سازمانی به وجود آورید. این مدل مشخص می‌کند که هرکس برای داشتن عملکردی بهره‌ور در نقشش باید چه کارهایی انجام دهد. مدلی شفاف که همگی به آن دسترسی دارند و با نگاه کردن به آن متوجه می‌شوند در نقششان چه کمکی به اهداف سازمان می‌کنند.
در این مقاله، مراحلی که باید برای توسعه مدل شایستگی طی کنید را برایتان شرح می‌دهیم.
اصول طراحی و توسعه مدل شایستگی
مدل شایستگی تعریفی از دانش، مهارت‌ها و ویژگی‌های لازم برای افراد داخل سازمان است. هریک از افراد سازمان با توجه به نقششان شایستگی‌های متفاوتی دارند که برای عملکرد کارآمد در شغلشان باید آنها را رعایت کنند. بنابراین جهت توسعه مدل شایستگی باید ابتدا درک عمیقی از نقش‌های داخل سازمان داشته باشید. برای این کار می‌توانید از رویکردهای مختلفی استفاده کنید که در زیر به چند نمونه از آنها اشاره می‌کنیم:
- فهرستی از شایستگی‌های رایج و استاندارد تهیه کنید و آن را طبق نیازهای به خصوص سازمانتان تغییر دهید.
- برای توسعه مدل از کمک مشاوران خارج از سازمان استفاده کنید.
- مدلی کلی برای سازمان تهیه کرده و از آن به عنوان مبنایی برای توسعه مدل‌های شایستگی دیگر استفاده کنید.
توسعه مدل شایستگی ممکن است بسیار دشوار باشد و به تلاش زیادی احتیاج داشته باشد. برای اینکه مطمئن شوید افراد سازمان آنطور که باید از این مدل استفاده می‌کنند، کارمندانتان را از اهمیت آن باخبر کنید.
توجه به سه قاعده زیر برای طراحی و توسعه مدل شایستگی بسیار ضروری است:
- خود کارمندان را هم در این کار شریک کنید
افراد واحد منابع انسانی نباید به تنهایی این مدل‌ها را توسعه دهند چون آنها همیشه نمی‌دانند که هر نقش به چه مهارت‌ها و ویژگی‌های احتیاج دارد. همچنین، این کار نباید فقط بر عهده مدیران گذاشته شود چرا که آنها هم همیشه نمی‌دانند که تک‌تک اعضای تیمشان روزانه چه کارهایی را انجام می‌دهند. برای اینکه نقشی را به‌طور کامل درک کنید، باید به منبع آن، یعنی شخصی که آن کار را انجام می‌دهد مراجعه کنید. از او بپرسید چه چیزهایی باعث موفقیت در شغلش می‌شود و آنها را هم در ساخت و توسعه مدل شایستگی شغلشان سهیم کنید.
- دلیل آن را برای کارمندان شرح دهید
وقتی مسئله‌ای به عملکرد کارمندان مربوط می‌شود، آنها همیشه کمی نگران می‌شوند. درنتیجه باید به آنها بگویید که چرا دارید چنین مدلی می‌سازید، چطور این کار را انجام می‌دهید و چگونه قرار است از آن استفاده کنید. اگر از قبل درمورد مدل شایستگی با افراد صحبت کنید و همه چیز را برایشان شرح دهید، مرحله اجرا برایتان آسان‌تر خواهد شد.
- از شایستگی‌های مرتبط استفاده کنید
مطمئن شوید شایستگی‌هایی که برای کارمندان تعیین می‌کنید، برای همه نقش‌هایی که در مدل ذکر شده صادق باشد. اگر حتی این شایستگی‌ها به نقش افراد مرتبط نباشد، آنها نمی‌توانند با مدل ارتباط برقرار کنند و اهمیت آن را درک نمی‌کنند. برای مثال اگر می‌خواهید مدلی کلی برای همه افراد سازمان توسعه دهید، نباید مسئله «مدیریت مالی» را در آن جای دهید؛ مگر اینکه بخواهید همه افراد سازمان این مهارت را داشته باشند. این مهارت درواقع مخصوص نقش‌های مدیریت است و باید آن را در مدل شایستگی نقش‌های مدیریت قرار دهید.
فرایند طراحی مدل شایستگی
فرایند توسعه مدل شایستگی شامل چهار مرحله اصلی می‌شود. در هریک از این مراحل اقدامات کلیدی وجود دارد که باعث می‌شود افراد این مدل را بپذیرند و درنهایت از آن استفاده کنند.
مرحله اول: آماده‌سازی
- هدفتان را تعریف کنید
قبل از اینکه شروع به تحلیل مشاغل سازمان بکنید و ببینید هر نقش برای رسیدن به موفقیت به چه ویژگی‌هایی احتیاج دارد، ابتدا مطمئن شوید که هدف از توسعه این مدل را برای خودتان مشخص کرده‌اید. اگر برای خودتان مشخص کنید که چه استفاده‌ای قرار است از این مدل بکنید، متوجه می‌شوید که این مدل چه افرادی را در بر می‌گیرد. مثلا مدلی که برای پر کردن یک جایگاه شغلی (استخدام افراد در یک شغل) استفاده می‌کنید بسیار جزئی است (و فقط مخصوص همان شغل است) اما مدلی که برای ارزیابی حقوق کارمندان استفاده می‌کنید کلی‌تر است و باید نقش‌های متعددی را در بر بگیرد.
- برای مدل شایستگی یک تیم ایجاد کنید
افرادی که قرار است از مدل استفاده کنند را از همه حوزه‌های کسب‌وکار انتخاب کنید. در صورت امکان سعی کنید این افراد را از دسته‌های مختلفی مشخص کنید. همچنین باید به نیازهای بلندمدتتان فکر کنید تا مدل را به‌روز و مرتبط با نیازهای سازمان نگه دارید.
مرحله دوم: جمع‌آوری اطلاعات
این مرحله اصلی‌ترین بخش مدل است. به طور کلی هرچه دادههای بهتری جمع‌آوری کنید مدلتان دقیق‌تر خواهد بود. به همین خاطر بهتر است ترفندهایی که می‌خواهید برای جمع‌آوری اطلاعات مربوط به هر نقش استفاده کنید را در نظر بگیرید. برای این کار می‌توانید از روش‌های زیر استفاده کنید:
- مشاهده
افراد را در حین انجام کار مشاهده کنید. این روش به خصوص برای شغل‌های عملی که می‌توانید به‌صورت فیزیکی شاهد آن باشید بسیار موثر است.
- مصاحبه
افرادی را به‌عنوان نمونه برای مصاحبه انتخاب کرده و با تک‌تک آنها به‌صورت جداگانه صحبت کنید. همچنین بهتر است سرپرست این نقش را هم در فهرست مصاحبه‌کننده‌ها قرار دهید. این کار باعث می‌شود عقیده گروه وسیعی از افراد را در رابطه با آن نقش بدانید و بر اساس آن مدل شایستگی را توسعه دهید.
- تهیه پرسشنامه
نظرسنجی راه فوق‌العاده‌ای برای جمع‌آوری داده است. کافی است سوالات مناسبی طرح کنید و مسائل مربوط به اعتبارسنجی پرسشنامه را هم رعایت کنید. برای اینکه از اعتبار پژوهش مطمئن شوید و کار را برای خودتان آسان‌تر کنید، می‌توانید به جای طرح پرسشنامه از پرسشنامه‌های آماده استفاده کنید.
- تحلیل کار
برای اجرای شغل مورد نظر به چه رفتارهایی احتیاج است؟ برای رسیدن به پاسخ این سوال می‌توانید موارد زیر را در نظر بگیرید:
- برنامه‌های کسب‌وکار، استراتژی‌ها و اهداف سازمان
- اصول سازمانی
- شرح وظایف شغلی
- مقررات و دیگر مسائل مربوط به انطباق با قانون
- پیش‌بینی‌های مربوط به صنعت یا سازمان
- وظایف و ملزومات مربوط به ارائه‌دهنده و مشتری
اگر برای تحلیل مشاغل از ترفندهای زیادی استفاده کنید و مسائل مختلف را در نظر بگیرید، نتیجه جامع و دقیق‌تری به دست می‌آورید. اگر می‌خواهید مدلی برای کل سازمان تهیه کنید، مطمئن شوید که از تمام شغل‌های سازمان، یک نمونه را بررسی کرده‌اید. این کار باعث می‌شود شایستگی‌های وسیعی پیدا کنید که با کل نقش‌های کسب‌وکار همخوانی دارد.
وقتی برای نقش‌های مختلف اطلاعات جمع‌آوری می‌کنید، مسائلی که کشف می‌کنید را در بیانیه‌های جدا از هم ضبط کنید. برای مثال اگر متوجه شدید که پاول (یکی از کارمندان بخش حسابداری) نقش دفترداری را بر عهده دارد، وظایف آن را به‌صورت چند بیانیه جدا از هم در گزارشات بنویسید. برای مثال او به پول‌های داخل صندوق رسیدگی می‌کند، سهام را نگهداری می‌کند، با توجه به سیاست‌ها هزینه خرده‌فروشان را پرداخت می‌کند و هر ماه دفاتر نقدی را بررسی می‌کند. ممکن است بعدا در تحلیل نقش‌های دیگر هم این وظایف را پیدا کنید. وقتی نتایج تحلیل را به‌صورت سازماندهی شده یادداشت کرده باشید، می‌توانید خیلی راحت وظایف دفترداری را در مدل شایستگی آن افراد جای دهید.
وقتی به مرحله سوم می‌رسید، باید اطلاعات به دست آمده را سازماندهی کرده و به شایستگی‌های بزرگ‌تر تبدیل کنید. درنتیجه بهتر می‌توانید دادههای خامتان را تقسیم‌بندی و تحلیل کنید.
مرحله سوم: ساخت مدل
در این مرحله باید کل مجموعه رفتارها و مهارت‌ها را در قالب شایستگی گروه‌بندی بندی کنید. اقدامات زیر در این مرحله به شما کمک می‌کنند:
- دسته‌بندی بیانیه‌ها
از اعضای تیمتان بخواهید بیانیه‌های رفتاری را بخوانند و آنها را به چند دسته تقسیم کنند. هدف این است که این رفتارها ابتدا به سه یا چهار دسته اصلی (مثلا مهارت‌های دستی، مهارت‌های تصمیم‌گیری و مهارت‌های داوری) تقسیم شوند که هریک شامل مهارت‌های میان‌فردی هستند.
- ایجاد دسته‌های فرعی
سپس هریک از این دسته‌های بزرگ را به چند دسته فرعی، شامل رفتارهای مرتبط با هم تقسیم کنید. هر کدام از این دسته‌ها معمولا سه یا چهار دسته فرعی دارند. این کار ساختاری پایه برای توسعه مدل شایستگی در اختیار شما قرار می‌دهد.
- ویرایش دسته‌های فرعی
برای هریک از دسته‌های بزرگ، دسته‌های فرعی بیشتری تعریف کنید. از خودتان بپرسید این رفتارها چه ارتباطی با یکدیگر دارند و درصورت لزوم (اگر ارتباطی بین آنها پیدا نکردید) آنها را اصلاح کنید.
- شناسایی و انتخاب نام برای شایستگی‌ها
از اعضای تیمتان بخواهید یکی از شایستگی‌های موجود در هر دسته فرعی را به عنوان نماینده شناسایی کنند و برای دسته بزرگ‌تر یک اسم انتخاب کنند.
در زیر نمونه‌ای از دسته‌بندی‌های اصلی و فرعی برای مدل شایستگی مدیریت عمومی نشان داده‌ایم که می‌توانید از آن الگوبرداری کنید.
۱. نظارت و رهبری تیم‌ها
- راهنمایی پیوسته و حمایت از کارمندان
- ابتکار برای راهنمایی کارمندان
- ارتباط مستقیم با آنها
- نظارت بر عملکرد کارمندان
- انگیزه‌بخشی به آنها
- توسعه برنامه جایگزینی
- اطمینان از اینکه کارمندان استانداردهای شرکت را رعایت می‌کنند
۲. استخدام کارمندان
- آماده‌سازی شرح وظایف شغلی و مقتضیات مربوط به هر شغل
- شرکت در مصاحبه‌های استخدامی
- شناسایی نیازهای آموزشی افراد مختلف
- اجرای فرایندهای انظباطی و رسیدگی به شکایت‌ها
- اطمینان از اینکه کارمندان به وظایفشان عمل می‌کنند
- توسعه قرارداد با کارمندان
- توسعه مقیاس برای حقوق و بسته‌های حقوق
- توسعه فرایندهای مدیریت فردی
- اطمینان از اینکه منابع کارمندی به نیازهای سازمان رسیدگی می‌کنند
۳. آموزش و توسعه
- آموزش به کارمندان پایین‌درجه
- آموزش به کارمندان بالارتبه
- شناسایی نیازهای آموزشی
- کمک به توسعه فردی
- توسعه متدولوژی و ابزار آموزشی
۴. مدیریت پروژه‌ها و برنامه‌ها
- آماده‌سازی برنامه‌های عملیاتی
- مدیریت منابع انسانی و مالی
- نظارت بر عملکرد کلی و مقایسه آن با اهداف سازمان
- نوشتن گزارش، پروپوزال پروژه و اصلاحیه
- درک محیط سرمایه‌گذاری خارجی
- توسعه استراتژی برنامه و پروژه
همچنین می‌توانید درصورت نیاز برای هریک از این شایستگی‌ها سطوحی را در نظر بگیرید. از این کار به خصوص در رابطه با بحث حقوق یا بازبینی عملکرد کارمندان استفاده کنید که سطوح مختلفی دارند. کافی است هریک از شایستگی‌ها را در نظر بگیرید و رفتارهای مربوط به آن را با توجه به میزان پیچیدگی، مسئولیت، هدف یا معیارهای دیگر آن به مقیاس‌های قابل‌اندازه‌گیری تقسیم کنید. اگر رتبه‌بندی شغلی داشته باشید، این سطوح از قبل موجود هستند و می‌توانید از آنها استفاده کنید.
- درصورت لازم شایستگی‌ها را اعتباربخشی و اصلاح کنید:
در رابطه با هریک از موارد توسعه مدل شایستگی سوالات زیر را از خودتان بپرسید:
- آیا افرادی که این کار را از همه کارآمدتر انجام می‌دهند، چنین رفتاری دارند؟ به بیان دیگر، آیا کسانی که چنین رفتاری ندارند در نقششان ناکارآمد هستند؟
- آیا این رفتار به خصوص برای عملکرد کارآمد افراد ضروری و با آن مرتبط است؟
این سوالات معمولا در قالب پرسشنامه پرسیده می‌شوند. باید در این نظرسنجی‌ها ببینید که افراد با چه مواردی موافق و با چه مواردی مخالف هستند. همچنین درمورد نحوه بیان شایستگی‌ها هم سوال کنید و ببینید به اندازه کافی گویا هستند یا نه؛ اگر چنین نبود جملاتتان را هم ویرایش کنید.
مرحله چهارم: اجرا
قبل از اجرا و توسعه مدل شایستگی باید آن را به افراد سازمان معرفی کنید. برای اینکه بتوانید موافقت و حمایت کارمندان سراسر سازمان را به دست آورید، باید ابتدا برایشان توضیح دهید که چرا چنین مدلی ساخته‌اید و قرار است چه استفاده‌ای از آن بکنید. حتی درمورد نحوه به‌روزرسانی و فرایندهایی که برای تغییر آن انجام می‌دهید با افراد سازمان صحبت کنید و بگذارید همه‌چیز را درمورد آن بدانند.
در ادامه نکاتی برای اجرای مدل اراده کرده‌ایم:
- این شایستگی‌ها را با اهداف کسب‌وکار مرتبط سازید
تا جایی که می‌شود بین شایستگی‌های فردی با اهداف و ارزش‌هایی سازمان پیوستگی ایجاد کنید.
- برای شایستگی‌ها پاداش در نظر بگیرید
سیاست‌ها و فعالیت‌های سازمان را طوری طراحی کنید که از شایستگی‌های شناسایی شده حمایت کرده و به آنها پاداش دهد.
- به آموزش و مربیگری افراد بپردازید
مطمئن شوید که آموزش و مربیگری کافی در اختیار افراد سازمان قرار می‌دهید. آنها باید بدانند که در این زمینه تنها نیستند و شما هم برای تقویت شایستگی‌هایشان به آنها کمک می‌کنید.
- مدل را ساده نگه دارید
تا جایی که می‌توانید مدل شایستگی را ساده طراحی کنید. این بیانیه باید طوری باشد که افراد از آن استفاده کنند نه اینکه آنقدر پیچیده باشد که کسی به آن توجهی نکند و به دست فراموشی سپرده شود.
- درمورد آن با افراد روراست باشید
از همه مهم‌تر این است که صادقانه درمورد مدل با افراد صحبت کنید. همه پروژه‌های تغییر نیازمند این هستند که ابتدا توضیح داده شوند. هرچه شفاف‌تر و صادقانه‌تر این مسئله را با کارمندان در میان بگذارید، نتیجه بهتری می‌گیرید و احتمال بیشتری دارد که به هدفتان برسید.
نکات کلیدی
ساخت و توسعه مدل شایستگی روشی موثر برای ارزیابی، حفظ و نظارت بر دانش، مهارت‌ها و ویژگی‌های افراد سازمان است. این مدل به شما کمک می‌کند که سطوح فعلی شایستگی را اندازه‌گیری کنید و مطمئن شوید کارمندانتان تخصص کافی برای کار در شغلشان را دارند و می‌توانند به کسب‌وکارتان ارزشی اضافه کنند. به علاوه، مدل شایستگی به مدیران کمک می‌کند تا در فرایند استخدام، حفظ کارمندان و استراتژی‌های جایگزینی، تصمیماتی عاقلانه و مبتنی بر اطلاعت بگیرند. این مدل با شناسایی رفتار و مهارت‌های موردنیاز برای هر نقش به مدیران کمک می‌کند که برای آموزش و توسعه کارمندان برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی لازم را انجام دهند.
توسعه مدل شایستگی فرایندی پیچیده و طولانی است. درنتیجه مهم است که بتوانید آن را درست انجام دهید. برای اینکه از این فرایند نتیجه خوبی بگیرید، باید خود کارمندان (درواقع افرادی که به آن کار مشغول هستند) را هم در ساخت مدل شریک کنید. این کار درکتان را از مشاغل بیشتر می‌کند، به تلاش‌هایتان نتیجه می‌دهد و باعث می‌شود بهتر بتوانید نقش‌های فردی را با اهداف سازمان همراستا کنید.
با درود و وقت بخیر
سپاس از مطالب مفید و کاربردیتون.
آیا در خصوص توسعه شایستگی دستورالعمل مدونی هم بطور نمونه در اختیار دارید که معرفی بفرمایید؟