مدل شایستگی چیست؟

مدل شایستگی، راهنمایی است که توسط منابع انسانی توسعه می‌یابد و مشخص می‌کند هر کارمند برای عملکرد موفق به چه مهارت‌ها، دانش‌ها و رفتارهایی احتیاج دارد. اما مدل شایستگی چیست؟ و انواع مدل های شایستگی برای موفقیت عملکرد هر شغل چیست؟

همچنین مدل‌ های شایستگی در سازمان مشخص می‌کنند که این موفقیت عملکرد برای هر شغلی به چه صورت است. این مدل در فعالیت‌های استخدام، مدیریت استعداد، ارزیابی عملکرد و آموزش کارمندان استفاده زیادی دارد.

تفاوت بین شرح وظایف کاری و مدل شایستگی چیست؟

شرح وظایف کاری و مدل شایستگی به نظر شبیه به هم می‌آیند زیرا هر دو نشان می‌دهند که کارمند در شغلش مستلزم به انجام چه کارهایی است اما فکر می‌کنید تفاوت این دو در چیست؟

شرح وظایف شغلی خلاصه‌ای کلی از مهارت‌های موردنیاز برای انجام شغل است ولی در مدل شایستگی، علاوه برآن رفتارهای خاصی که هر کامند باید برای موفقیت در شغلش انجام بدهد را نیز بیان می‌کنند.

فواید استفاده از مدل شایستگی چیست؟

طبق مشاهدات، سازمان‌هایی که مدل‌ های شایستگی را به طور کامل برای کارمندان تعریف کرده‌اند موفقیت عملکرد بیشتری از خودشان نشان داده‌اند. در نظرسنجی صلاحیتی که جامعه مدیریت منابع انسانی (SHRM) انجام داد، از بین 500 مدیر ارشدی که در این نظرسنجی شرکت کردند، 93 درصد اعتقاد داشتند مدل شایستگی در موفقیت عملکرد سازمانشان نقش بخصوصی داشته‌است.

در ادامه چند مورد از دلایلی که نشان می‌دهد چرا اجرای مدل شایستگی برای سازمان‌ها مفید هستند را آورده‌ایم:

• مدل شایستگی، راهنمایی عینی برای عملکرد محیط کار به وجود می‌آورد که با اهداف و استراتژی‌های سامان همراستاست.
• این مدل به واحد منابع انسانی اجازه می‌دهد درک درستی از توانایی‌ها و مهارت‌های همه کارمندان داشته باشد.
• مدل شایستگی باعث می‌شود منابع انسانی و واحد آموزش کارمندان، نیازهای مربوط به توسعه و یادگیری را دقیق‌تر شناسایی کنند.
• این مدل باعث می‌شود کارمندان رفتارها و مهارت‌های لازم برای نقششان را داشته باشند.
• مدل شایستگی سازمان‌ها را توانمند می‌کند تا بدانند کارمندان چه مهارت‌هایی دارند و با کمک آن‌ها مهار‌هایی که در آینده ممکن است به آن احتیاج داشته باشند را پیش‌بینی کرده، برای آن برنامه‌ریزی کنند و استراتژی‌های مناسب را به کار ببرند.
• این مدل سیستمی مناسب و همیشگی برای ارزیابی عملکرد ارائه می‌دهد.

انواع صلاحیت که مدل شایستگی را تشکیل می‌دهند

برای هیچ شغلی، فهرست صلاحیت‌ و شایستگی استانداردی وجود ندارد و انواع مدل شایستگی‌ که در مدل شایستگی جای می‌گیرند به نیازهای مخصوص آن شغل بستگی دارد. برای مثال شایستگی‌هایی که برای پیش‌خدمت رستوران در نظر می‌گیرند با شایستگی‌های مورد نیاز حسابدار آن رستوران کاملا متفاوت است.

برای اینکه بهتر بدانید چه نوع اطلاعاتی در این مدل‌ های شایستگی جا می‌گیرند، شایستگی‌ها را باید به چند دسته مفید تقسیم کرد؛ از جمله:

1. شایستگی‌های کلیدی

شایستگی‌های کلیدی شامل مهارت‌های اولیه‌ای می‌شوند که سازمان برای همه کارمندان خود در نظر می‌گیرد؛ این مهارت‌ها خصوصیات پایه‌ای هستند که تمامی کارمندان شرکت باید آنها را داشته باشند.

شایستگی‌های کلیدی هر سازمان با سازمان دیگر متفاوت است چرا که به فلسفه، ارزش‌ها و اهداف آن سازمان بستگی دارد.

با این حال، بیشتر شایستگی‌های کلیدی شامل لازمه‌های کلی از جمله مهارت‌های مربوط به ارتباطات و کار گروهی می‌شوند زیرا بیشتر مشاغل تا حدودی به کار گروهی احتیاج دارند و افراد باید بتوانند در کنار دیگران کارشان را انجام دهند.

در صلاحیت‌های گسترده سازمان که در واقع نشان‌دهنده قدرت و خصوصیات منحصربه‌فرد آن هستند، اهداف سازمان به خوبی منعکس می‌شوند. مثلا در سازمانی که در زمینه ارسال بسته‌های بین‌المللی کار می‌کند، لجیستیک شایستگی کلیدی به حساب می‌آید. حال اگر جزئی‌تر به این سازمان نگاه کنیم و شغل یکی از کارمندان آن را در نظر بگریم، شایستگی کلیدی این کارمند رساندن به موقع بسته به مشتریان خواهد بود.

2. شایستگی‌های کاربردی

شایستگی‌های کاربردی مهارت‌ها و رفتارهای بخصوصی هستند که فقط مربوط به یک شغل خاص می‌شوند. برای مثال شایستگی مربوط به یک پیش‌خدمت رستوران این است که بتواند به‌ صورت موثر به اعتراضات مشتری رسیدگی کند، در حالی که صلاحیت حسابدار این است که توانایی بررسی نوع خاصی از داده مالی را داشته باشد تا بتواند از آنها گزارشی آماده کند.

شایستگی‌های کاربردی نشان می‌دهند که کارمندان برای اینکه در جایگاه خودشان بهترین باشند (و به عملکرد عالی برسند) چه رفتاهایی را باید انجام دهند و چه مهارت‌هایی را باید از خودشان نشان بدهند.

3. شایستگی‌های رهبری

شایستگی‌های رهبری اغلب برای نقش‌های مرتبط با نظارت و مدیریت استفاده می‌شوند اما برای هر جایگاه شغلی که کارمندی در آن دیگران را رهبری می‌کند، مناسب هستند. از جمله شایستگی‌های رهبری می‌توان به مهارت‌های رهبری و رفتارهایی مانند توانایی تصمیم‌گیری اشاره کرد.

از مدل‌ های شایستگی چه استفاده‌هایی می‌شود؟

از مدل‌ های شایستگی در فعالیت‌های مختلف منابع انسانی، از جمله موارد زیر استفاده می‌کنند:

استخدام: از مدل‌ های شایستگی توسعه یافته اغلب برای توسعه استخدام‌های شغلی استفاده می‌شود. اگر این شایستگی‌ها شفاف بوده و خیلی خوب تعریف شده باشند، سازمان‌ها بهتر می‌توانند افراد مورد نظرشان را پیدا کنند زیرا از بین متقاضیان کسانی را انتخاب می‌کنند که از همه بیشتر با صلاحیت‌های موردنیازشان همخوانی دارند.

مدیریت عملکرد/استعداد: تعریف موفقیت در سازمان به عملکرد افراد در محیط کار برمی‌گردد؛ مدل شایستگی نشان می‌دهد که عملکرد موفق در هر نقشی از سازمان باید به چه شکل باشد. این معیار به منابع انسانی کمک می‌کند تا بتوانند عملیات مربوط به هر شغل را با اهداف سازمانی هماهنگ کنند و مطمئن شوند که استعداد کارمندان به خوبی توسعه یافته‌ است.

ارزشیابی عملکرد: هنگام بازبینی عملکرد مدل‌ های شایستگی، باید چارچوبی مناسب برای ارزیابی دقیق کارمندان ارائه شود؛ در نتیجه هم کارمندان و هم کارفرما فهرست شفافی از رفتارها و مهارت‌های لازم برای آن کار را در اختیار خواهند داشت.

نمونه‌ای از یک مدل شایستگی

شکل مدل شایستگی برای هر شغلی بسته به سازمان یا حرفه مخصوصی که در آن قرار می‌گیرد متفاوت است. مدل شایستگی، هیچ ساختار از پیش تعیین شده یا استانداردی ندارد ولی هر سازمانی اغلب شکل خاصی از مدل شایستگی را برای خودش در نظر می‌گیرد و با توجه به نمونه پیش‌فرضی که دارد آن را می‌نویسد.

جامعه مدیریت منابع انسانی (SHRM) برای اینکه بتواند شایستگی‌ها را طبق روشی ایده‎‌آل بنویسد، اطلاعاتی که باید در یک شایستگی خاص گنجانده شوند را به صورت زیر طبقه‌بندی می‌کند:

روش ایده‌آل:

• عنوان: نام شایستگی
• تعریف: تعریف کلی شایستگی
• شایستگی‌های فرعی: مهارت‌های پایه و کلی و رفتارهای لازم
• رفتارها: رفتارهایی که بیشترین حد از چیرگی را از خودشان نشان می‌دهند
• استانداردهای بهره‌وری: استانداردهای مهارتی که مقتضیات مربوط به آن شغل را بازتاب می‌کنند و چهار مرحله از توسعه مسیر شغلی (مرحله ابتدایی، مرحله میانی، مدیریت ارشد و مدیریت اجرایی) را در بر می‌گیرند.

نمونه شایستگی:

• عنوان: توسعه روابط با مشتری
• تعریف: به عنوان بخشی از فرایند فروش، توانایی ایجاد ارتباط پایدار با مشتریان از طریق تعامل، در این نقش بسیار حیاتی است.
• شایستگی‌های فرعی: توانایی برقراری ارتباط موثر با مشتریان
• استانداردهای چیرگی در مهارت: شناسایی مشکلات مشتری و ارائه روش‌هایی برای حل آنها

چطور مدل‌ های شایستگی موثری توسعه دهیم

1. ببینید چه نوع فرایندهایی برای سازمانتان مناسب هستند

فرایندهای توسعه و تحقیق به کار گرفته شده در ایجاد شایستگی‌های تعریف‌ شده برای یک جایگاه می‌توانند بسیار طولانی و خسته‌کننده باشند زیرا زمان زیادی می‌برد تا متوجه شویم برای هر جایگاه شغلی به چه مهارت‌های احتیاج داریم. با توجه به محیط کسب‌وکار دائم‌التغییر و پرسرعت امروزی، برخی از سازمان‌ها بهتر است روش توسعه سریع‌تر و کوتاه‌تری را برای تعریف صلایت‌هایشان در نظر بگیرند. مدل‌های کسب‌وکاری که به صورت انعطاف‌پذیر طراحی می‌شوند نیز برای این سازمان‌ها مناسب هستند زیرا می‌توانند خودشان را با تغییرات آینده وفق دهند.

2. در مورد اطلاعاتی که از مدل شایستگی در اختیار دارید تحقیق کنید

بررسی بیانیه‌های مبهمی که می‌گویند هر جایگاه شغلی شامل چه چیزهایی می‌شود، برای توسعه شایستگی‌ها کافی نیستند و برای این کار به چیزی بیش از این بیانیه‌ها احتیاج داریم. همچنین، برای ایجاد شایستگی‌های کاربردی باید علاوه بر مهارت‌های پایه (که منجر به عملکرد قابل قبول کارمندان می‌شوند)، مهارت‌های لازم برای عمکرد «عالی» را هم در نظر بگیریم.

بنابراین باید صلاحیت‌هایی که قبلاً برای هر شغل توسعه یافته‌اند را شناسایی کرده و از آنها به عنوان الگو استفاده کنیم. همچنین می‌توانیم مستندات نقش، اطلاعات پیش‌زمینه و شایستگی‌های کلیدی سازمان را هم به عنوان راهنما در نظر داشته باشیم.

3. با مدیران عامل و واحدهای مهم کسب‌وکار مصاحبه کنید

مصاحبه با ذی‌نفعان مهم، بینش‌ کلی از شایستگی‌های لازم برای هر نقش به ما می‌دهند. مدیران عامل می‌توانند شایستگی‌های کلیدی سازمان را برای هر نقش در اختیار ما قرار دهند؛ شایستگی‌های مورد نیاز برای هر نقش نشان‌دهنده ارزش، فلسفه و اهداف مربوط سازمان هستند.

بنابراین می‌توانیم با مدیران و افرادی که در واحدهای مهم کسب‌وکار، عملکرد بالایی از خودشان نشان داده‌اند مصاحبه کنیم و از این طریق مهارت‌ها و رفتارهای لازم برای آن نقش‌ها (که باعث موفقیتشان می‌شوند) را پیدا کنیم. هنگام مصاحبه باید تمرکزمان را بر رفتارها و مهارت‌هایی بگذاریم که باعث بهتر شدن عملکرد کارمند در آن نقش شود.

4. شایستگی‌های کلیدی را پایه‌ریزی کنید

صلاحیت‌های کلیدی باید نشان‌دهنده رفتار پایه و مهارت‌های لازم در کل سازمان باشند. از خودتان بپرسید کارمندان چطور باید عمل کنند که به عنوان بخشی از سازمان در نظر گرفته شوند و از فلسفه و فرهنگ کاری شرکت تبعیت کرده باشند؟ برای رسیدن به پاسخ این سوال، از محتوای مصاحبه با مدیران و ذی‌نفعان مهم سازمان استفاده کنید.

5. شایستگی‌های مخصوص هر شغل را شکل دهید

صلاحیت‌های خاص هر شغل باید مهارت‌ها و رفتارهای آن نقش بخصوص را منعکس کنند و در مرحله تحقیق توسط مدیران سازمان و افراد دارای عملکرد بالا مشخص شوند. از خود بپرسید این افراد چه مسائلی را باید بدانند تا بتوانند در نقششان عملکرد خوبی داشته باشند؟

6. هر کجا که لازم بود صلاحیت‌های رهبران را پایه‌ریزی کنید

وقتی نوبت به نوشتن شایستگی‌های مدیریتی می‌رسد، باید فرض را بر این بگذاریم که این افراد از قبل با شایستگی‌های کلیدی سازمان آشنا هستند و تمرکزمان را بر مهارت‌ها و خصوصیات منحصربه‌فرد نقش رهبری بگذاریم. این خصوصیت‌ها می‌توانند در مرحله تحقیق و توسط مدیران ارشد یا مدیران عامل تعیین شوند.

7. فهرست شایستگی‌ها را به پایان برسانید

در این قسمت یافته‌هایتان را سازماندهی کرده و مدل شایستگی نهایی‌تان را بنویسید ولی حواستان باشد که در نوشتن این صلاحیت‌ها واقع‌گرا باشید و بیش از حد به جزئیات مربوط به آنها نپردازید. اگر فهرست صلاحیت‌ها بیش از حد دور از واقعیت و دست‌نیافتنی باشند، در هنگام استخدام متقاضیان را فراری می‌دهد و باعث می‌شود نتوانید افراد را استخدام کنید.

همچنین اگر این فهرست بیش از حد کلی یا مبهم باشد، باعث می‌شود متقاضیانی که برای آن شغل چندان مناسب نیستند به سمت شما هجوم بیاورند و درخواست کار بدهند. همچنین موجب می‌شود کارمندان نتوانند به اهداف سازمانی دست پیدا کنند.

فهرست شایستگی‌ها را با تمام ذی‌نفعان موجود در فرایند، از جمله مدیران و مدیرعاملان بررسی کنید. برای اینکه مطمئن شوید نیازهای سازمانی همه سطوح را در شایستگی‌های سازمانی جای داده‌اید لازم است تاییدیه همه این افراد را در مدل شایستگی کسب کنید.

منبع