امروزه نحوه آموزش کارمندان با گذشته بسیار متفاوت است. خیلی از سازمان‌ها به فواید نرم‌افزار آموزش آنلاین پی برده‌اند و انتظار می‌رود بازار سیستم مدیریت یادگیری (LMS) تا سال 2022 چهار برابر رشد کند. با وجود اینکه شرکت‌های زیادی سیستم مدیریت یادگیری و توسعه عرضه می‌کنند، مشتریان هنوز راضی نیستند. بعضی از مطالعات نشان داده‌اند که 44 درصد از مشتری‌ها در عرض کمتر از دو سال LMS خود را تعویض می‌کند. می‌توان گفت آینده مدیریت شایستگی است.
شایستگی چیست و چرا سازمان به آن احتیاج دارد؟
طرز فکری که در رابطه با آموزش کارمندان وجود داشته تغییری نکرده. ولی امروزه برای رشد کارمندان به رویکرد آموزشی جامع‌تری احتیاج داریم که شایستگی را به بقیه مسائل ارجحیت بدهد. به مهارت‌ها، دانش و رفتارهای لازم برای اجرای یک شغل خاص و در نتیجه موفق شدن در آن شغل، شایستگی می‌گویند.
شرکت‌ها باید شایستگی‌های لازم برای هر جایگاه شغلی را مشخص کنند تا همه کارمندان از انتظارات کارفرما آگاه باشند، بدانند که می‌توانند برای رسیدن به این مقتضیات آموزش ببینند و در نتیجه حداکثر قابلیت‌شان را به معرض اجرا بگذارند. این کار روشی جامع‌تر برای استفاده از فرایند «توسعه و یادگیری» است که هم افراد را در رسیدگی به اهداف شخصی‌شان کمک می‌کند و هم به نفع کل سازمان است.
با این حال اینکه بتوانید آموزش افراد را در سازمان استانداردسازی کنید و سعی کنید همه را به بیشترین حد از شایستگی برسانید، اصلا کار آسانی نیست. در زیر به چند نمونه از دشواری‌های این کار اشاره می‌کنیم:
- خلق برنامه‌های توسعه و یادگیری که بسته به علاقمندی‌ها و ویژگی‌های مختلف افراد (مثل سن، جنسیت، درآمد و غیره) استایل‌های یادگیری متفاوتی را برای آنها فراهم آورد.
- توزیع موثر و کارامد این برنامه‌ها در کل سازمان
- پیگیری نتایج برنامه‌های آموزشی؛ طوری که بتوانیم با توجه به این نتایج تصمیم‌گیری‌های صحیحی داشته باشیم و کل سازمان را ارتقا دهیم.
همه سازمان‌ها روشی برای ارزیابی این شایستگی‌ها برای خودشان پیدا می‌کنند. لازم است بدانید اگر کارمندان یک سازمان حتی قسمتی از شایستگی‌های لازم را نداشته باشند، کار شرکت تمام است!
آیا می‌توانیم مدیریت شایستگی را برای کسب‌وکار خودمان به کار ببریم؟
با وجود تمام مشکلاتی که وجود دارد، ذهنیت شایستگی‌محور، برای هر کسب‌وکاری، در هر صنعتی و با هر ابعادی قابل اجراست.
کسب‌وکارهای کوچک و متوسط زمانی که می‌خواهند رشد کنند، تعداد کارمندانشان را افزایش می‌دهند یا در یک مکان جدید شعبه دیگری افتتاح می‌کنند، با مشکلاتی روبه‌رو می‌شوند؛ مثلا متدهای آموزشی آنها ممکن است در شعبه اولیه خیلی خوب عمل کرده باشد ولی در شعبه بعدی جواب ندهد. آنها اکنون سازمانشان را ارتقا داده‌اند و نه تنها تعداد کارمندانشان را بیشتر کرده‌اند، بلکه گسترده‌تر هم شده‌اند. پس باید متدهای آموزشی بهتری هم برای کارمندانشان در نظر بگیرند. برای اینکه بتوان از وقوع چنین مشکلاتی جلوگیری کرد یا آنها را حل کرد، باید یک رویکرد مدیریت شایستگی رسمی در سازمان داشت.
مدیران شرکت‌های کارآفرینی و شرکت‌هایی که در فهرست 500 سازمان برتر مجله فورچون قرار دارند (بخصوص آن‌هایی که می‌خواهند توسط سهامداران خریداری شوند) برای شکل‌دهی و بیان فرهنگ، فلسفه و مهارت‌های نرم سازمانشان، به جای قابلیت نرم‌افزار از سیستم مدیریت یادگیری (LMS) استفاده می‌کنند.
به علاوه، همه شرکت‌های خریداری شده، برای آموزش متدهایی را به کار می‌برند که با متدهای آموزشی شرکت مادر بسیار متفاوت است. مدیریت شایستگی به سازمان‌ها کمک می‌کند با سازمان‌های جدید ادغام شوند و باعث می‌شود کل سازمان کارایی و ثبات بیشتری پیدا کند.
طبق تجربیات ما، شرکت‌ها معمولا پر از دانش و تخصص‌هایی هستند که مخفی نگه داشته شده‌اند. وظیفه شما این است که این توانایی‌ها را با استفاده از نرم‌افزار شناسایی کرده و آنها را در کل سازمان به اشتراک بگذارید.
همانطور که در Learningindustry.com نوشته شده، «شرکت‌ها و همچنین کارمندانشان باید بتوانند خودشان را با محیط‌های سریع‌التغییر وفق دهند.» مدیران منابع انسانی برای اینکه بتوانند با موفقیت این تغییرات را پشت سر بگذارند باید دقیقا بدانند که کارمندانشان دارای چه مهارت‌هایی هستند و چه شایستگی‌هایی را کم دارند.» وقتی سازمان به این اطلاعات دسترسی داشته باشد، می‌تواند با استفاده از آموزش، این شکاف‌ها را پر کند و دانش و مهارت‌های کارمندانش را ارتقاد دهد.
تصورات غلط در مورد آموزش
در متدهای آموزشی قبلی که برای توسعه محیط کار استفاده می‌شد، از نرم‌افزارهای آموزشی آنلاین مانند سیستم‌های مدیریت یادگیری استفاده می‌کردند. هر چند این متدها قابلیت و انعطاف‌پذیری بیشتری برای فرایند توسعه و یادگیری داشتند، رویکرد کلی و فلسفه آموزش کارمندان همزمان با آنها پیش نرفت.
خیلی از شرکت‌ها از LMS به عنوان یک متد تمرینی مستقل استفاده می‌کنند، دوره‌ها و محتواهای آموزشی ارائه می‌دهند و با آزمون‌های چهار‌گزینه‌ای، درست یا غلط و کوتاه‌پاسخ، آنها را ارزیابی می‌کنند. برخی دیگر از رویکردی سنتی‌تر یعنی کلاس‌های آموزشی استفاده می‌کنند، با این تفاوت که به جای کلاس فیزیکی، افراد را پای کلاس‌های مجازی می‌نشانند.
پس مهارت‌هایی که برای شغل یا زمینه مورد نظر لازم هستند چه می‌شود؟ بهترین راه برای آموزش و ارزیابی مهارت‌ها این است که افراد را در شرایط واقعی تمرین بدهید.
شرکت‌ها باید کارمندانشان را در شرایط واقعی به چالش بکشند و توانایی‌های و معیارهای ایمنی‌شان را بررسی کنند تا مطمئن شوند که در شغلشان شایستگی لازم را دارند. بعضی از سیستم‌های مدیریت یادگیری، برای پی بردن به این معیارها از ILT (آموزش همراه با مربی) و OTJ (آموزش در شغل) استفاده می‌کنند اما مسئله اینجاست که این ارزیابی‌ها باید از پایه در برنامه‌های توسعه و یادگیری قرار بگیرد نه اینکه بعد از آن انجام شوند. اگر به جای آموزش‌های آنلاین مهارت‌محور (که قبلا از آنها استفاده می‌شد) از مدیریت شایستگی استفاده کنید، این کار برایتان بسیار آسان می‌شود.
مقایسه مهارت با شایستگی
برای اینکه بتوانید رویکرد آموزشی سازمان را از حالت سنتی به متدهای شایستگی‌محور تغییر دهید، باید تفاوت بین شایستگی و مهارت را بدانید. تفاوت بین این دو بسیار جزئی و تشخیص آن دشوار است ولی دانستن آن برای موفقیت سازمان ضروری است.
تفاوت میان این دو، به شرایط کارمند بستگی دارد. شایستگی‌ها در واقع مهارت‌هایی هستند که بسته به شرایط هر کارمند (یعنی مسئولیت‌‌هایی که دارد، نقشی که ایفا می‌کند و نهاد یا مکانی که در آن کار می‌کند) مشخص می‌شوند. برای مثال شایستگی‌های مدیری که در مرکز توزیع کار می‌کند، با مدیر فروشی که در دفتر مرکزی شرکت فعالیت دارد، متفاوت است.
توجه داشته باشید که:
- این مقتضیات پیوسته تغییر می‌کنند. به همین خاطر مستندسازی و رسمی‌سازی آنها در سازمان اهمیت زیادی دارد.
- شایستگی در هر صنعتی با صنعت دیگر متفاوت است.
حتی برای سازمان‌هایی که در یک صنعت واحد هستند (مثلا فورد و تویوتا که هر دو در صنعت تولید خودرو فعالیت دارند)، هیچ استاندارد ثابتی وجود ندارد که مشخص کند «بهترین شایستگی» چیست. بنابراین، نرم‌افزارهایی که به مدیریت شایستگی می‌پردازند، باید بتوانند این مسئله را هم در نظر بگیرند. هر سازمانی اهداف خاص خودش را دارد و شایستگی در آن معنای متفاوتی پیدا می‌کند. این موضوع حتی در مورد بخش‌های مختلف (مثلا بخش خودروسازی و هوافضا) هم صدق می‌کند.
همانطور که موسسه ملی سلامت به آن اشاره کرده، «شایستگی‌ها باعث ایجاد فرصت‌های توسعه و آموزش‌هایی به خصوصی مربوط می‌شوند که به رشد و تعالی کارمندان کمک می‌کنند.» به همین خاطر است که می‌گوییم شناسایی شایستگی‌ها برای کارمندان اهمیت زیادی دارند.
چطور مدل‌های شایستگی بسازیم
حال که به اهمیت شایستگی پی بردید و می‌دانید چه تفاوت‌هایی با آموزش سنتی دارد، چطور باید این رویکرد را اجرا کنید و مدل‌های آموزشی شایستگی‌محور طراحی کنید که کارمندانتان بتوانند از آن استفاده کنند؟
به خاطر داشته باشید که هدف از برنامه توسعه و یادگیری این است که بتوانید کارمندانی لایق و شایسته بسازید. وقتی می‌خواهید نرم‌افزاری را برای کمک به مدیریت مهارت‌ها به کار بگیرید، لازم است بدانید که این محصول جدید نمی‌تواند مهارت‌های مورد نیاز کارمندان را به شما دیکته کند؛ زیرا همانطور که قبلا هم اشاره کردیم، نرم‌افزار باید انعطاف‌پذیر باشد و با توجه به کارکردهای سازمان مورد نظر یا اولویت‌های یادگیری به خصوص هر شخص عمل کند.
مدل‌های شایستگی باید:
- شایستگی‌های لازم برای هر شغل را شناسایی کنند
- به فرایندهای مدیریت استعداد دیگر مرتبط باشند
- با اهداف کسب‌وکار همخوانی داشته باشند
- نقاط قوت دیگری که فرد بادی در خودش ارتقا دهد را مشخص کنند
- فرصت‌های دیگری که فرد می‌تواند به عنوان تجربه از آن استفاده کند را به او نشان دهند.
می‌توانید مدل‌های شایستگی را در یک جدول، شکل یا فهرست بنویسید. این شایستگی‌ها می‌توانند فقط نقش یک فرد را در بر بگیرند ولی اگر روش‌های یادگیری او تمام مسیر شغلی‌اش را نیز بررسی کنند، کارایی بیشتری خواهند داشت. برای مثال یک تکنسین در تاسیسات انبار به مهارت‌های نرم و سخت خاصی احتیاج دارد ولی سرکارگر او هم مهارت‌های اضافه بر سازمانی لازم دارد که می‌توانید آن را نیز در جدول شایستگی‌های این نقش جای دهید.
یادگیری برای هر فردی با روش‌های مختلفی اتفاق می‌افتد. بعضی‌ها به صورت شهودی یاد می‌گیرند، بعضی‌ها برای یادگیری از حس لامسه‌شان استفاده می‌کنند و بعضی‌ها با خواندن و شنیدن بهتر مسائل را متوجه می‌شوند. در این میان، یک سری از افراد هم با تمرین کردن مهارت‌ها را یاد می‌گیرند. کسانی هم هستند که باید با برنامه‌های مربیگری و ترکیبی از این تکنیک‌ها آموزش ببینند.
فناوری امروزه آنقدر پیشرفت کرده که می‌تواند همه این استایل‌های یادگیری را پوشش دهد. پس چرا بیشتر شرکت‌ها آزمون‌های استاندارد و مشابهی را برای همه افراد در نظر می‌گیرند؟ این آزمون‌های استاندارد برای بعضی از افراد مؤثر هستند ولی ممکن است برای همه به‌طور یکسان جواب ندهند.
یکی دیگر از مسائلی که این موضوع را پیچیده‌تر می‌کند، تفاوت نسل‌هاست. مثلاً افراد نسل هزاره ویدئو‌های آموزشی و یادگیری خرد را به سایر روش‌ها ترجیح می‌دهند، در حالی که بقیه نسل‌ها بیشتر دوست دارند از روی نوشته‌های چاپ‌شده مطالب را یاد بگیرند. علاوه بر این، همانطور که فناوری با گذشت زمان تغییر می‌کند، استایل‌های یادگیری هم به مرور تکامل می‌یابند.
به همین خاطر است که باید مدل‌های شایستگی بسازید تا بتوانید شایستگی‌های محوری که کارمندان در یک برنامه جامع توسعه و یادگیری به آن احتیاج دارند را شناسایی کنید. این مدل‌ها نقشه اولیه‌ای برای دستیابی به بهترین عملکرد به حساب می‌آیند.
وقتی کارمندان طبق یک مدل شایستگی بخصوص عمل کنند که با علایق، استایل یادگیری و نقش منحصربه‌فردشان سازگار است، می‌توانند خیلی سریع مهارت‌هایشان را تقویت کرده و به موفقیت برسند. این موضوع به نوبه خود باعث رضایت شغلی و افزایش عملکرد کارمندان می‌شود و از ریزش کارمندان جلوگیری می‌کند.
مدیریت شایستگی باید با اهداف کسب‌وکار هم‌راستا باشد
داشتن یک سیستم نرم‌افزار مدیریت شایستگی نیز کمک زیادی به سازمان‌ها می‌کند زیرا باعث می‌شود مدیران و همچنین دیگر تصمیم‌گیرندگان تاثیر آموزش بر سازمان را ارزیابی کنند، نه اینکه فقط کارمند تیم یا بخش خودشان را در نظر بگیرند.
استفاده از متخصصان موضوعی در نهادهایی مانند برابری، ایمنی، منابع انسانی و غیره، برای سازمان‌هایی که آماده رشد هستند (بخصوص در صنعت‌هایی که مشکلات امنیتی و برابری دارند) بسیار مهم است.
مارک هومر در مقاله‌ای به نام «مدیرت شایستگی و مهارت‌ها» می‌گوید: « تشخیص اینکه چه مجموعه مهارت‌هایی برای رسیدگی به اهداف کسب‌وکار لازم هستند، بسیار مهم است.» او می‌گوید برای اینکه مطمئن شوید آموزش‌های افراد با اهداف سازمان همخوانی دارند، باید شایستگی‌های لازم برای هر فرد را بدانید.
مدیریت شایستگی به اعضای شرکت کمک می‌کند که نه تنها اثبات کنند برای نقش فعلی‌شان شایستگی دارند، بلکه نشان می‌دهد آنها پیوسته دانش، مهارت‌ها و رفتارشان را تقویت می‌کنند و برای این کار، از استایل‌های یادگیری بخصوص خودشان استفاده می‌کنند.
همانطور که لاسی لئو در TrainingMag.com نوشته، «مدیریت شایستگی موثر و خودکار، قابلیت‌های نیروی کار را به صورت آنی و پیشگویانه به ما نشان می‌دهند.»
نرم‌افزار مدیریت شایستگی می‌تواند در ارتقای مهارت‌ها و روحیه کارمندان به آنها کمک کند. این پیشرفت باعث می‌شود کارمندان کمتری محیط کار را ترک کنند و کارایی سازمان و سود کسب‌وکار بیشتر شود.
نتیجه‌گیری
به‌طور خلاصه، اگر می‌خواهید در کسب‌وکارتان به پیشرفت کارمندان کمک کنید و برنامه‌های را توسعه دهید که اهداف سازمان را پیش ببرند و نشان دهند که کارمندانتان نه تنها به صورت نظری بلکه در شرایط حقیقی هم می‌توانند شغلشان را انجام دهند، زمان آن رسیده که از یک سیستم نرم‌افزار مدیریت شایستگی استفاده کنید.
