هیئت مدیره‌ها و مدیران لزوما روی همه‌چیز با هم توافق ندارند اما وجه اشتراکی که هر دو درباره‌اش به تفاهم رسیده‌اند لزوم داشتن طرح و برنامه استراتژیک است. اما یکی از چیزهایی که این دو همیشه درباره‌اش اختلاف دارند نحوه تبیین و توضیح نقش هیئت مدیره و نقش مدیریت در توسعه و اجرای این طرح و برنامه مدیریت استراتژیک است. سوال اصلی که در اینجا مطرح می‌شود این است که در واقع چه کسی این استراتژی را تعیین می‌کند. عده‌ای معتقدند که هیئت مدیره تعیین کننده استراتژی است و برخی هم فکر می‌کنند که هیئت مدیره منتظر نشسته تا مدیریت همه چیز را تعیین کرده و در نهایت آنها تاییدش کنند. فرایند واقعی اما در عمل در شرکت‌های مختلف کاملا فرق می‌کند. نکته مهم اما این است که باید همه درباره فرایند به توافق رسیده و مطمئن شوند که این کار انجام می‌شود. برنامه‌های نرم‌افزاری مدیریت هیئت مدیره یکی از مطمئن‌ترین راه‌ها برای همکاری و مشارکت مدیران و هیئت مدیره‌ها در برنامه مدیریت استراتژیک شرکتی و انتظاراتی است که از نقش هیئت مدیره‌ها در مدیریت استراتژیک وجود دارند. اما نقش هیات مدیره در مدیریت استراتژیک چیست؟
تصریح نقش هیات مدیره در مدیریت استراتژیک
هیئت مدیره‌ها و مدیران به یک اندازه دغدغه این را دارند که حد و مرز بین مدیریت استراتژی و مدیریت شرکت را کدام یک تعیین کنند. هیئت مدیره نهایتا مسئول برنامه‌ریزی استراتژیک است. در سال‌های اخیر، آنها به شدت تحت فشار و در مضیقه بوده تا پاسخی برای سوالات سهامداران، تنظیم‌کنندگان و دیگران برای عملکرد شرکتی نامطلوب داشته باشند.
این سوال هم مطرح می‌شود که آیا هیئت مدیره‌ها می‌توانند از کارشناسان خارجی برای استراتژی شرکتی کمک بگیرند، اگر بله، این کمک تا چه حدی می‌تواند باشد. متخصصان و کارشناسان بیرونی می‌توانند کمک کنند تا استقلال و عدم وابستگی اثبات شده فضا برای به چالش کشیدن مدیریت عالی فراهم شود. عده‌ای هم بر این باورند که اگر بنا باشد تمام این کارها را هیئت مدیره انجام دهد، آن وقت وظیفه مدیرعامل چه خواهد بود و اینکه آیا این فرد صلاحیت کافی برای انجام این کار را دارد یا خیر.
طرز فکر دیگری هم وجود دارد که در رویدادهای مهمی مثل تغییر مدیرعامل، فرصت سرمایه‌گذاری برجسته، کاهش فروش، یا پیشنهاد تصاحب ناخواسته، حضور هیئت مدیره‌ها در برنامه‌ریزی استراتژیک الزامی است. هیئت مدیره‌ها می‌توانند زمان‌بندی عقب‌نشینی برنامه‌ریزی استراتژیک را انتخاب و برنامه‌ریزی استراتژیک را به بخش عمده ارزیابی عملکرد مدیرعامل اجرایی تبدیل کنند.
مدیرعامل‌ها و سایر مدیران اجرایی ارشد باید نسبت به جایی که شرکت قرار داشته و پتانسیل‌های شرکت واقف باشند. مدیرعامل‌ها معمولا آگاه‌ترین افراد درباره روش‌های حل و فصل مشکلات و چالش‌های برنامه‌ریزی استراتژیک به‌شمار می‌آیند چرا که تقریبا در جزئیات روزمره امور شرکت غرق شده‌اند.
با نگاهی به بهترین روش‌ها مشاهده می‌شود که هیئت مدیره‌ها مسئول تعیین هدف نهایی شرکت‌هایشان هستند. مسئولیت‌شان هم بررسی، ارزیابی، درک و تایید پروژه‌های استراتژیک و طرح‌های مشخص است. رئیس هیئت‌مدیره‌ها در نقش خود در برنامه‌ریزی استراتژیک باید بتوانند مسائل، فرصت‌ها و خطرات را درک و ارزیابی کنند.
فعالیت‌های استراتژیک هیئت مدیره ها
هیئت مدیره‌ها به روش‌های مختلفی می‌توانند در فعالیت‌های مرتبط با استراتژی مشارکت داشته باشند بدون آنکه در جزئیات مدیریت مدیرعامل دخالت کرده یا از حد و وظیفه شغلی خود خارج شوند. این برنامه استراتژیک باید با چشم‌انداز شرکت همسو باشد یعنی حداقل هرچندوقت یکبار در سال این موضوع باید در دستورکار مطرح شود. هیئت‌مدیره‌ها برای آمادگی جهت جلسات گفتگو درباره هیئت مدیره باید داده‌های مرتبط با محیط صنعت، ماهیت رقابت، و مدل‌های کسب و کار را جمع‌آوری و آنالیز کنند.
هیئت مدیره‌ها می‌توانند بستری هم برای تصمیم‌گیری استراتژیک ارائه دهند که مبانی پرتفوی تجاری و مدل تجاری اصلی را تعریف کرده که آینده تخصیص منابع و قابلیت‌ها را تعیین خواهد کرد. نقش هیئت مدیره در برنامه‌ریزی استراتژیک عبارتست از شناسایی اولویت‌ها، تدوین و تعیین اهداف و مقاصد، یافتن منابع، و تخصیص بودجه برای حمایت از تصمیماتی که باید پیرامون برنامه‌ریزی استراتژیک اتخاذ شوند. این هیئت همچنین مسئولیت پایش اجرای برنامه استراتژیک را هم برعهده دارد. بدین منظور، هیئت مدیره باید بر اجرای برنامه استراتژیک نظارت داشته باشد. هر چقدر که برنامه جلوتر رفته، شاید نیاز به تجدیدنظر در تخصیص بودجه و توجه به تاثیر اکتساب‌ها و محدودیت‌ها هم بیشتر شود.
موقعیت‌های خاصی که نیازمند توجه ویژه هیئت مدیره هستند
هیئت مدیره پس از جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها، و مشارکت با مدیریت باید نسبت به طرح استراتژیک و سمت و سوی شرکت اطمینان پیدا کرده باشد. از آنجایی که شرایط و موقعیت‌های جدی‌تری پیش آمده که ممکن است روی طرح استراتژیک تاثیر بگذارند، هیئت مدیره‌ها باید حضور پررنگ‌تری داشته باشند. سوالات و مباحثی در اینجا مطرح شده که هیئت مدیره‌ها را ملزم به اتخاذ تصمیمات جدید درباره بدهی و سرمایه‌ای کرده که روی ساختار سرمایه تاثیر می‌گذارد.
کسب اکثریت سهام، ادغام و اکتساب‌ها گاهی جز لاینفک استراتژی شرکتی محسوب می‌شوند. رویدادهای محوری که فرصتی برای رشد بیرونی فراهم کرده و در کنارش ریسک و خطرات قابل توجهی هم برای شرکت و سهامداران به‌دنبال خواهند داشت.
انتخاب معیارهای پایش اجرا و پیاده سازی استراتژی
هیئت مدیره‌ها معیارهای مختلفی داشته که به کمک آنها می‌توانند حوزه‌های مختلف کسب و کار از جمله فاینانس، عملیات، مسائل سازمانی، تولیدات، فروش، بازاریابی و فروشنده‌ها را پایش کنند.
کار روی استراتژی شرکتی فرایند پیچیده‌ای است. نقش هیئت مدیره‌ها در مدیریت استراتژیک مستقیما با نقش مدیرعامل در این فرایند مرتبط است. هر دو طرف باید توانایی همکاری و ارتباط درباره برنامه‌ریزی استراتژیک با استفاده از پلتفرم‌های الکترونیک کاملا امن مثل BoardEffect را داشته باشند. نرم‌افزار مدیریت هیئت مدیره، ابزار دیجیتالی مناسبی است که به هیئت مدیره‌ها و اعضای تیم مدیریت کمک کرده تا توازنی بین فرایند توسعه برنامه‌ریزی استراتژیک بلند مدت و کوتاه مدت برقرار کنند.
این پورتال فضای مشارکتی آنلاینی است برای ترسیم طرح‌های استراتژی که به چالش و آزمایش گذاشته می‌شوند. نتیجه این فرایند برنامه‌ای مشروح است که احتمالا مهر تایید قطعی را از هیئت مدیره خواهد گرفت.
وقتی هیئت مدیره‌ها در مراحل آغازین بخشی از فرایند برنامه‌ریزی استراتژیک خواهند شد، پیدا کردن روش‌هایی برای پایش و مانیتور روند پیشرفت برنامه راحت‌تر خواهد شد و هرگونه تغییر در ریسک‌های موجود هم راحت‌تر شناسایی می‌شود. مدیران باید تمام ابعاد برنامه استراتژیک را ارزیابی و سنجش کنند و در این فرایند هیئت مدیره‌ها هم دخیل می‌شوند چرا که هم لازم است که باشند و هم شرایطی پیش می‌آید که نیازمند توجه کارشناسی هستند. در بهترین حالت، برنامه و طرح استراتژیک از انتظارات و تصورات فراتر رفته و بهتر عمل خواهد کرد. وقتی عملکرد متوسط یا معمولی باشد، هیئت مدیره‌ها باید گفتگو و جلسات استراتژی‌سازی با مدیران را در پورتال رسمی ادامه دهند، تا تمام بحث‌ها و گفتگوها محرمانه بمانند.
