به راحتی می‌توان گفت که برای اولین بار در عصر فناوری، دیگر جلسات حضوری چهره به چهره یک انتخاب نیستند. در هر حال ما انتظار نداریم که جلسات حضوری برای همیشه کنار گذاشته شوند، اما بحران کرونا تغییراتی را ایجاد کرده است که قابل پیش‌بینی نیستند. برای مثال در حال حاضر ما شاهد توسعه رهبران مجازی هستیم. رهبرانی که حالا از پشت صفحات دسکتاپ خود به رهبری کردن مشغول هستند. در ادامه همراه باشید تا کلید موفقیت و چالش‌های رهبران مجازی در بحران کرونا را بیشتر بشناسید.
برای بسیاری از افراد کار کردن از خانه و با نرم‌افزارهایی همچون اسلک و زوم اتفاق جدیدی نیست. بسیاری از کسب‌وکارها سال‌ها است که از مدل‌های کار کردن مجازی برای ارتباط با مشتریان و کارمندان خود استفاده می‌کنند. در حالی که فناوری روش‌های برقراری ارتباط و دورکاری را میان تیم‌ها بهبود بخشیده، اما هنوز ظرفیت لازم برای رهبران مجازی در شرایط بحران برای هدایت تیم‌های از راه دور فراهم نشده است.
هدف من در اینجا این است که رهبران را به چالش بکشم تا مشخص کنند که چه کارهای متفاوتی نه تنها برای تحکیم موقعیت سازمان، بلکه تقویت مهارت‌هایشان در یک محیط مجازی باید انجام دهند. به ویژه زمانی که تیم‌هایشان بیش از هر زمان دیگری نیازمند مدیریت آنها هستند.
چهار چالش رهبران مجازی در تعامل با تیم
ابتدا بهتر است که عواملی که باعث می‌شود کار کردن در کنار هم به صورت مجازی به یک چالش تبدیل شود را بشناسیم:
۱. برای بعضی‌ها استفاده از فناوری راحت نیست.
هر روز، نوجوانانم را در حال خندیدن و گفتگو با دوستانشان در Facetime تماشا می‌کنم. اما برای بسیاری از ما بزرگسالان که با همان فناوری رشد نکرده‌ایم، این می‌تواند بسیار ناراحت کننده باشد. این نبود آسایش، باعث می‌شود که برای بعضی افراد ارتباط آنلاین، اعتمادسازی و برقراری ارتباط با یکدیگر به طور عملی سخت باشد. اگر امروز در یک محیط مجازی رهبر هستید، ممکن است در تلاش باشید همان سطح اصالت در ملاقات‌های حضوری را به نمایش بگذارید و همان احساس امنیتی که به صورت حضوری برای تیم خود فراهم کرده‌اید را به تیم خود به صورت مجازی هم ارایه دهید.
۲. مدیریت پویا بین روابط بین فردی سخت‌تر است.
از نظر نتایج فنی و اینکه برقراری ارتباط با افراد از طریق فضای مجازی دشوارتر است و نمی‌توان به راحتی لحن، حالت چهره و زبان بدن افراد را دید؛ مدیریت بین اعضای تیم سخت‌تر می‌شود. چرا که ما برای داشتن یک ارتباط موثر با اعضای تیم به فهمیدم زبان بدن، حالت چهره و لحن افراد از نزدیک نیاز داریم. به همین دلیل در فضای مجازی نمی‌توان یک ارتباط موثر را به راحتی مدیریت کرد.
۳. به راحتی توجه دیگران را از دست می‌دهید.
درگیر کردن افراد در جلسات چهره به چهره به اندازه کافی چالش برانگیز است، اما جلسات مجازی اغلب با انبوهی از حواس پرتی‌های جدید همراه می‌شود که شما بر آنها کنترل کمی دارید.
۴. مهارت‌های جدیدی مورد نیاز شما خواهد بود.
این که آیا این مدیریت فناوری ، مهارت‌های تسهیلگری یا آینده نگری برنامه‌ها باشد، در دنیای مجازی متفاوت از دیدارهای حضوری است. دانستن آن نیمی از نبرد خواهد بود.
پنج سوالی که رهبران مجازی باید از خود بپرسند
با دانستن این عوامل به عنوان پیش زمینه، از خودتان پنج سوال بپرسید تا اطمینان حاصل کنید که شما در هنگام مدیریت تیم خود از خانه، بهترین رهبر تیمی هستید که می‌توانید باشید.
۱. آیا من به اندازه کافی استراتژی دارم؟
رهبران قدرتمند در هر تعاملی از ارتباطات استراتژیک استفاده می‌کنند، خواه یک جلسه تمام روزه، یک جلسه یک ساعته، یک تماس فروش یا حتی یک ایمیل. اما برقراری ارتباط مجازی عملا نیاز به برنامه‌ریزی استراتژیک‌تری دارد، چرا که برای پیشبرد اهدافتان نمی‌توانید به ارتباط انسانی تکیه کنید. قبل از هر تعامل، وقت بگذارید تا در مورد هدف، مخاطبان و زمینه مبادله خود فکر کنید. سپس اهداف، دستور کار و میزان زمانی را که می‌خواهید برای هر مورد استفاده کنید را بنویسید.
این کمک می‌کند تا وسیع‌تر از حد معمول به اهداف خود دست یابید. به عنوان مثال، می‌خواهید شخص دیگر (یا افراد) بعد از صحبت شما چه احساسی داشته باشند؟ برای جبران کسری تعامل چهره به چهره، خود را به چالش بکشید. این به معنی سوالات بیشتر در طول تعامل خود، سوال از اعضای تیم برای اطمینان از حفظ خط سیر سخنانتان و همچنین اختصاص زمان اضافی برای آن لحظات خاص در هنگام ارایه یا جلسات گروهی است.
۲. آیا برنامه‌های ارتباطی برای تیم و سازمان خود را به طور کلی بازبینی کرده‌ام؟
عملیات حرکت مجازی به این معنی است که زمان آن رسیده که پروتکل‌های ارتباطی خود درباره گزارش‌های مستقیم، کارمندان، اعضای هیات مدیره و مخاطبان دیگری که مرتبا با آنها کار می‌کنید را مورد بررسی قرار دهید و پروتکل‌های ارتباطی خود را دوباره بسازید. به عنوان مثال، اکنون باید به این فکر کنید که چطور می‌توانید بررسی‌های هفتگی خود را با اعضای تیم انجام دهید. آیا این جلسات را به صورت تلفنی و بیش از حد خسته کننده برگزار کرده یا یک تماس ویدیویی را برنامه‌ریزی می‌کنید؟ در حالی که بهترین تجربه می‌گوید ویدیو بهترین است، ممکن است شما نیاز داشته باشید رویکرد خود را بر اساس ترجیحات کارمندان خاص تنظیم کنید. در مورد جلسات با مشتری و سایر ذی‌نفعان هم صدق می‌کند.
استفاده از جدول در یک فایل ورد یا Google Sheet می‌تواند به شما در ایجاد یک برنامه جامع برای انواع مختلف جلسات کمک کند. حداقل چهار ستون، از جمله یکی برای هر یک از موارد زیر ایجاد کنید:
- نحوه برقراری ارتباط (یعنی ویدیو، تلفن، اسلک)
- تناوب جلسه (یعنی هفتگی، ماهانه)
- دستور کار جلسه (یعنی ساخت تیم، بازرسی)
- شرکت کنندگان در جلسه (یعنی مدیران، اعضای هیات مدیره)
جدول خود را بر اساس نحوه کار قبل از حرکت مجازی پر کنید، سپس کل برنامه را برای تنظیم وضعیت فعلی خود تغییر دهید.
همان طور که شروع به «تجدید ساختار» می‌کنید، از اندازه جلسات خود تا زمان مصرف شده، همه «بهترین تجربه‌ها» را به چالش بکشید. سوال کنید: آیا باید از یک تماس ویدیویی برای همه اعلان‌ها استفاده شود یا می‌توانم به سادگی گزارش وضعیت را برای نوسازی تیم بنویسم؟
آیا برای جبران عدم حضور باید گزارش‌های بیشتری را با گزارش‌های مستقیم خود بررسی کنم؟ آیا آن جلسه که یک ساعت در دفتر به طول انجامید، باید 60 دقیقه کامل به صورت آنلاین طول بکشد؟ آیا باید هر ارتباط با یک خلاصه ایمیل دقیق دنبال شود تا همه مطلع و گوش به زنگ باشند؟
۳. چگونه می‌توانم نقش‌ها و مسئولیت‌ها را برای کمک به افراد، دوباره تنظیم کنم؟
بعضی افراد در حالی که از راه دور کار می‌کنند می‌درخشند، در حالی که بعضی دیگر ممکن است کمبود انگیزه داشته باشند یا با سایر چالش‌های پیش‌بینی نشده روبه‌رو شوند. اگرچه ممکن است در ابتدا مشخص نباشد که چه کسی با مشکل مواجه است. به عنوان یک رهبر، وظیفه شما است که مرتبا اعضای تیم را در مورد چگونگی کنار آمدن آنها با شرایط بررسی کنید. در طول بررسی تک تک افراد، سوال کنید: اوضاع چگونه پیش می‌رود؟ با چه چالش‌هایی روبه‌رو هستید؟ به نظر شما چه چیزی برای موفقیت لازم است؟ چگونه می‌توانم کمک کنم؟
از طریق این بحث‌ها، نقاط قوت و ضعف هر فرد را مجددا ارزیابی کنید. ممکن است متوجه شوید که باید برای کسانی که احساس راحتی کمتری دارند، مسئولیت‌ها را تغییر داده یا برای برگزاری جلسات آموزشی سرمایه‌گذاری کنید. به عنوان مثال، ممکن است یکی از اعضای تیم شما در جلسات حضوری برتری داشته باشد، اما برای اجرای از راه دور آنها، مهارت فنی یا تسهیلات لازم را ندارد، یا ممکن است متوجه شوید فردی دارید که در جلسات حضوری فعالانه شرکت می‌کند، اما به طور جدی در جلسات مجازی شرکت نمی‌کند.
با توجه به اینکه تغییر مانند تغییر نقش و به کار گرفتن کار جدید، می‌تواند در افراد حساسیت ایجاد کند، مهم است که هرگونه پیشنهادی را به عنوان فرصتی برای رشد مطرح کنید. با تشخیص نقاط قوت و ضعف گزارش مستقیم، کارمندان خود را در موقعیتی قرار دهید که می‌توانند موفق شوند. در چنین شرایطی شما نه تنها به تیم خود کمک خواهید کرد که پربازده‌تر باشد، بلکه به کارمندان خود هم برای رشد کمک خواهید کرد. در این مکالمات هم حتما از نظرات و افکار آنها با توجه به نحوه بهبود تیم، کمک بخواهید. به یاد داشته باشید که احترام، اصالت و مراقبت از آنها مبانی رهبری قدرتمند است.
۴. آیا به اهداف بزرگ (و ارتباط برقرار کردن) توجه می‌کنم؟
وقتی از راه دور کار می‌کنید، آسان است که فقط روی شیوه‌های عملی تمرکز کنید و تمرکز خود را روی ایمیل یا رایانه بگذارید. با لیست کارهای انجام شده در مقابلتان، و اینکه هیچ همکار دیگری نمی‌تواند شما را از افکار خود بیرون بکشد، ممکن است وسوسه شوید که در کارهای بیهوده غرق شوید. اما کارمندان برای هدایت، مخصوصا در مواقع نامشخص، به رهبران متکی هستند. این بدان معنا است، که مهم نیست که چند وظیفه کوچک تقویم شما را پرکرده باشد، درنهایت شما باید بتوانید تصویر بزرگ‌تری را تجسم کنید.
بر خلاف کار کردن در عملیات، حتما وقت خود را برای کار روی استراتژی صرف کنید. این کار را با رزرو کردن وقت در تقویم شخصی خود انجام دهید تا به فکر استراتژی باشید. یا اگر افکار شما مشخص است، یک جلسه استراتژی را با تیم خود برنامه‌ریزی کنید. از این زمان برای بررسی مجدد سوالات اساسی در مورد شغل و سازمان استفاده کنید، مانند: آیا ارزش پیشنهادی ما برای مشتریان روشن است؟ آیا فرصت‌هایی برای ما وجود دارد که بتوانیم مدل تجاری خود را بهبود بخشیم؟ آیا تیم ما بهترین کار خود را انجام می‌دهد؟
این ایده را از مطالعات مایکل پورتر، با نام «استراتژی چیست؟»، به خاطر داشته باشید. او نوشته: «مواضع جدید (استراتژیک) به دلیل تغییر به وجود می‌آیند… با تکامل جوامع، نیازهای جدید ظهور می‌یابد.» تغییراتی که شما در طول بحران کرونا ویروس تجربه می‌کنید، فرصت‌هایی را برای تجارتتان، سازمانتان و برای شما به عنوان یک رهبر فراهم کند. در شرایطی که فقط تمرکز روی دفاع ممکن است، رهبران این وظیفه را بر عهده دارند که به روشی تهاجمی روی آورند و به دنبال راهکارهای دیگری باشند.
۵. برای تقویت فرهنگ شرکتمان چه کار بیشتری می‌توانم انجام دهم؟
من همیشه تحت تاثیر داستان‌هایی قرار می‌گیرم که تیم‌ها در این مدت حتی قوی‌تر می‌شوند. بسیاری از سرسخت‌ترین رهبرانی که من با آنها کار می‌کنم، با یافتن فرصت‌هایی برای حفظ خط سیر، درگیری و الهام بخشیدن به تیم‌های خود در مورد یک هدف، این کار را انجام داده‌اند. در حال حاضر، تیم‌ها نه تنها به ماموریت شرکت بلکه با یکدیگر احساس ارتباط می‌کنند.
یکی از راه‌های تحقق این امر، این است که به طور مرتب برای اعضای تیم وقت بگذارید تا موفقیت‌ها را که به مشتریان، همدیگر یا به خود مشاغل مرتبط می‌شوند را برجسته کرده و به اشتراک بگذارید. اگر حصول موفقیت‌ها به خوبی طراحی شده باشد، می‌توانید اشتراک گذاری «نقطه روشن» را با تکرار اهمیت یا هدف سازمان و نقش اساسی که همه در دست‌یابی به آن بازی می‌کنند، با چشم انداز، ماموریت یا ارزش‌های شرکت مرتبط کنید. در صورت محدود بودن زمان ملاقات، می‌توانید از صفحه Slack، یک ایمیل سریع یا نوع دیگری از ارتباطات غیر کلامی هم استفاده کنید.
برای گرد هم آوردن نیروها، ممکن است به اولویت بخشی به بعضی روش‌های تیم سازی که قبلا کم اهمیت‌تر بوده‌اند هم بپردازید. بسیاری از مراجعان ما به عنوان رهبران مجازی اجرای ساعات اجتماعی مجازی، گروه‌های مراقبه، باشگاه‌های هنر مشترک، اجرای موسیقی تیمی و چالش‌های تناسب اندام را آغاز کرده‌اند. در حالی که این گزینه‌ها ممکن است برای همه نباشد، آنها فقط نمونه‌های اندکی هستند که پویایی تیمی مثبت را آغاز کرده‌اند. حتی چیزی به سادگی شروع جلسه با درخواست از افراد برای تهیه یک فیلم، یادداشت یا عکسی که به آنها شادی هدیه می‌کند، می‌تواند حس رفاقت و یک خنده مورد نیاز را ایجاد کند.
مهارت‌های رهبری که شما اکنون می‌سازید، بعد از بحران کرونا ویروس به شما خدمت می‌کنند. بازگشت به دقیقا همان جایی که قبلا بودیم، وجود ندارد، چرا که فرصت‌های جدید ایجاد خواهد شد. به لطف یک زمان غیرقابل پیش‌بینی در تاریخ، شما با مهارت‌های جدیدی برای هدایت واقعی، چه از خانه یا دفتر، برای آنها آماده خواهید بود.
