لیز عزیز؛من اصطلاح «مدیر خود را مدیریت کن» را شنیده‌ام؛ اما نمی‌دانم چطور این کار را انجام دهم. چگونه رئیس خود را مدیریت کنیم؟ رابطه من با رئیسم «گِرِگ» (Greg)، بسیار بالا و پایین دارد. او شخص خوبی است؛ اما گاهی آنقدر عصبانی می‌شود که حتی نمی‌خواهم نزدیکش شوم. گرگ در زمان عصبانیت بسیار دمدمی مزاج می‌شود و نظراتش را بارها در طی روز تغییر می‌دهد. برای این تغییر نظرها هم عذرخواهی زبانی می‌کند؛ اما واقعا متاسف نیست. او انتظار دارد همه جزئیاتی را که تابحال به من گفته است به یاد داشته باشم.
گرگ وقتی تحت فشار نباشد مدیر خوبی است. او در ۸۰ درصد مواقع نسبتا آرام است و می‌شود روحیه مربی‌گری و همکاری او را دید. می‌خواهم بجای واکنش نشان دادن رابطه‌ام را با گرگ مدیریت کنم.
در حال حاضر از پیش آمدن اتفاق بعدی که منجر می‌شود تا گرگ رفتار مقابله یا فرار را از خود نشان دهد می‌ترسم و این زندگی من را جهنمی کرده است. در صورت امکان، می‌خواهم در این مواقع تا حدی کنترل اوضاع را بدست گیرم. پیشنهادی برای من دارید؟ ک
متشکرم.
میرنای عزیز؛
از اینکه می‌خواهید رابطه خود را با گرگ مدیریت کنید خوشحالم. کلید اصلی، داشتن رابطه است. در واقع شما گرگ را مدیریت نمی‌کنید؛ نه بیشتر از گرگ که شما را مدیریت می‌کند. بیایید ببینیم چگونه رئیس خود مدیریت کنیم؟
هم شما و هم گرگ در مدیریت این رابطه مشترک نقش دارید. همه ما روابطمان را با دیگران مدیریت می‌کنیم؛ چرا که ما با افراد زیادی در ارتباط هستیم و همه این رابطه‌ها برای رشد نیاز به توجه و تمایل دارند.
ما رابطه‌مان را با فرزندانمان و معلمان فرزندانمان، همکاران و حتی پستچی، مدیریت می‌کنیم. ما به نیازها، نگرانی‌ها، حساسیت‌ها و تمایلات افرادی که مرتب با آنها در ارتباط هستیم توجه می‌کنیم؛ البته اگر هوشیار باشیم!
گرگ فرد مهمی در زندگی کاری شما است؛ نه تنها چون رئیس شما محسوب می‌شود، بلکه به این دلیل که این تعامل به شما درس بزرگی خواهد داد. درس اینکه چگونه با افرادی مانند گرگ رفتار کنید.
گرگ تحت فشار استرس، غیرقابل پیش‌بینی می‌شود. در این حالت امکان جلب رضایت او نیست؛ چرا که کم‌تحمل شده و مدام در حال تغییر نظرش است. مدیریت کارفرما در سازمان امری حیاتی است.
اکثر افرادی که در شرایط شما قرار می‌گیرند، سعی می‌کنند در برخورد با چنین شخصی فاصله را حفظ کنند. آنها هرچه رئیس‌شان تقاضا می‌کند را تامین کرده و منتظر تمام شدن این دوره رفتاری او می‌شوند.
مشکل اینجا است که سکوت کارمندان در مقابل رفتار نامعقول رئیس‌شان، به نوعی رفتار رئیس را تشویق می‌کند.
دفعه بعدی که گرگ کنترل خود را از دست داد، از او بخواهید تا در دفتر او باهم صحبت کنید.
به او بگویید: «گرگ، می‌دانم که این پروژه مهم است و حاضر هستم تا امروز بطور کامل روی آن تمرکز کنم. من دوست دارم که این پروژه را بی‌عیب و سریع انجام دهم؛ پس بیا استراتژی کار را مشخص کنیم. بیا نگاهی به متغیرها بیاندازیم و راه‌حل را پیدا کنیم. می‌خواهم یک بار روی این پروژه کار کنم و کار را درست انجام دهم. می‌توانیم قبل از اینکه شروع بکار کنم چند دقیقه با هم روی آن فکر کنیم؟»
همه ما نیاز به قدرت بیان عقیده‌هایمان را داریم. اگر می‌خواهید از تجربیات سختی که داشته‌اید، درس بگیرید؛ باید نقش خود را در مشکل ایجاد شده ببینید. اگر به نقش خود توجه نکنید، نمی‌توانید در زمان اتفاقی مشابه همین اتفاق، تغییری ایجاد کنید. طبیعت اینگونه کار می‌کند. درس زندگی آنقدر تکرار می‌شود تا آنچه را که باید، بیاموزیم. بعد از آن با درس جدیدی روبرو می‌شویم.
یکی از دلایلی که گرگ به راحتی بارها دستوراتش را برایتان تغییر می‌دهد این است که شما این اجازه را به او می‌دهید. شما به او نمی‌گویید که «گرگ، باید در این مورد با هم توافق نظر داشته باشیم؛ چون از دست دادن زمان و انرژی فکری و ذهنی به نفع هیچ یک از ما نیست».
این حق و وظیفه شما است که در زمان سرگردان شدن مدیرتان به آرامی او را را مطلع سازید. شما مدیری دارید که عادت به از دست دادن کنترلش دارد و هیچ‌کس به او حرفی نمی‌زند. با اینکه «گرگ» آرام بسیار مدیر بهتری است؛ چرا با او صحبت نمی‌کنید؟
گرگ مانند همه ما قربانی ترس می‌شود.
افراد با اعتماد به نفس بالا چه می‌کنند؟ آنها به دیگران کمک می‌کنند. اگر شما از جایگاه اعتماد، احترام و پشتیبانی با گرگ صحبت کنید؛ او بازخورد شما را خواهد پذیرفت. ممکن است از شنیدن آن خوشحال نشود. عیبی ندارد. گرگ هم مانند همه ما باید از اتفاقات درس بگیرد.
رهبری یعنی باید متوجه قدرت خود شوید. این قدرت تنها مختص رهبران نیست.
در اینجا به ارائه ۱۰ باید و نباید می‌پردازم که می‌توانید از آنها برای پاسخ به پاسخ به سوال « چگونه رئیس خود را مدیریت کنیم؟ » استفاده کنید:
۱. به یاد داشته باشید که مدیر شما ترس‌ها، نگرانی‌ها و کلافگی‌های خود را دارد. رئیس خود را تنها به عنوان فردی که کار شما را ارزیابی می‌کند یا به شما افزایش حقوق و ارتقا شغلی می‌دهد، در نظر نگیرید. آنها را به شکل یک انسان کامل ببینید که زندگی خارج از محیط کار دارند. آنها تمایلات و اهداف شغلی داشته و امیدوارند که بتوانند بهترین مدیر ممکن باشند.
۲. در صورت امکان، سعی کنید در هر موقعیتی از دیدگاه مدیرتان به مسئله نگاه کنید. بهترین فروشندگان و عاملان خدمات مشتری، همیشه از دیدگاه مشتری به موضوع نگاه می‌کنند. بهترین اعضای تیم، معمولا هم از دیدگاه مدیر و هم از دیدگاه دیگر همکاران به موضوع نگاه می‌کنند. اگر می‌خواهید رابطه‌تان با رئیس را بهبود ببخشید، باید بدانید که رئیستان به چه چیزی اهمیت می‌دهد.
۳. مهمترین موضوع مورد نظر رئیستان را دریابید. اهداف شغلی و عملکردی او چیست؟ هرچه بیشتر رئیستان را در رسیدن به اهدافش یاری کنید رابطه شما بهتر می‌شود.
۴. زمانی که مدیرتان به شما کمک می‌کند، مشاوره می‌دهد، در انجام کاری شما را یاری می‌کند، موضوعی مهم را به یاد دارد و از شما در انجام کارتان پشتیبانی می‌کند، از او قدردانی کنید.
۵. نگرانی‌ها، نارضایتی‌ها و کلافگی‌هایتان را به شکلی مثبت برای رئیستان بازگو کنید. موضوعی که از آن ناراضی هستید را انتخاب کرده (مانند صورت جلسه که هیچ‌وقت منتشر نمی‌شود) و آن را تبدیل به پیشنهاد کنید (چطور است که در جلسه بعدی اول روی موضوع انتشار صورت جلسه تمرکز کنیم؟).
۶. اگر مدیرتان نسبت به نقش، اهداف، نتایج کاری و هر مورد دیگری درباره شما اطلاعات درستی ندارد، او را در جریان قرار دهید. رفع سوء تفاهمات با رئیستان بسیار مهم است و به رشد شما کمک می‌کند.
۷. زمانی که رئیستان غیرقابل تحمل می‌شود، آن را شخصی برداشت نکنید. اکثر مدیران آموزش رهبری نمی‌بینند و پشتیبانی خوبی نداشته‌اند. آنها نمی‌دانند چطور استرس خود را کنترل کنند. نمی‌توانیم آنها را سرزنش کنیم. هیچ نوع آزاری را در محل کار نپذیرید؛ اما اگر رئیستان نسبت به شما کم‌تحمل است به او برچسب احمق یا زورگو نزنید و یا خودتان را شکست خورده نپندارید.
هیچکدام از این‌ها درست نیست. شما به اندازه کافی خوب هستید و رئیستان هم به اندازه کافی خوب است؛ محل کار، محیطی پر از استرسی است.
۸. زمانی که گرگ آرام است، بسیار او را تشویق کنید. به او بگویید: «این همان نوع همفکری است که نیاز داریم قبل از ساختن گزارش‌های مشتری بعدی انجام دهیم».
۹. به خواسته‌های بلندمدت خود که فراتر از این شغل هستند نگاهی بیندازید و ببینید که این موقعیت چگونه به شما کمک می‌کند تا به اهداف درازمدت خود برسید. لازم نیست دوست صمیمی گرگ، یا بهترین کارمند او شوید. با این تجربه می‌توانید خود را بلند کنید. با دیدن نقش خود در روابط محل کار، می‌توانید شرایط را تحت کنترل درآورید.
۱۰. در نهایت، برای تلاشی که در راستای این رابطه می‌کنید، از خود قدردانی کنید؛ چرا که بسیاری از افراد این کار را نمی‌کنند. برخی نمی‌توانند از احساس ترس و آسیب‌دیدگی خود فاصله بگیرند تا نقش خود را در ایجاد این موقعیت مشاهده کنند.
۱۰ نباید که نمی‌توانید برای مدیریت رئیستان از آنها استفاده کنید:
۱. زمانی که رئیستان ناراحت یا عصبانی است با او صحبت نکنید. صبر کنید تا دوباره آرام شود.
۲. وارد ذهنیت برنده/بازنده نشوید و دفعات موافقت و مخالفت رئیستان با نظراتی که می‌دهید را نشمرید. مقایسه خود با دیگر کارکنان یا انتخاب این تفکر که «مدیر من از من خوشش نمی‌آید» کار راحتی است؛ اما این کار تنها انرژی شما را هدر می‌دهد. روی کار، تیم کاری و هدف خود تمرکز کنید.
۳. نارضایتی‌های خود را پیش مدیرتان نبرید. هر زمان که می‌توانید این نارضایتی‌ها را تبدیل به پیشنهاد کنید.
۴. از رئیس خود نخواهید تا در بحثی که میان شما و همکاری دیگر روی داده است داوری کند؛ مگر اینکه هم شما و هم همکارتان توافق کنید که راه دیگری وجود ندارد.
۵. از درخواست کردن بازخورد یا راهنمایی در موقعیتی که تا به حال تجربه نکرده‌اید خجالت نکشید.
۶. فراموش نکنید که رئیستان را در جریان نکات مثبتی که درباره تیم کاری، شرکت و خود مدیرتان شنیده‌اید قرار دهید.
۷. فرض را بر این نگذارید که رئیستان در جریان اخبار مهمی که در طول روز می‌خوانید یا شنیده‌اید قرار دارد؛ اگر فکر می‌کنید که اطلاعات تازه برای رئیستان ارزشمند است، او را مطلع سازید.
۸. در مقابل دیگر همکاران از رئیستان بدگویی نکنید و در مقابل رئیستان از همکاران بدگویی نکنید.
۹. از رئیستان نخواهید که مسائل کوچکی که خود قادر به حل آنها هستید را رفع کند.
۱۰. فرض را بر این نگذارید که رئیس شما به دلیل تفاوتی که با شما دارد (تفاوت در جنسیت، سن، ملیت و تجربه زندگی) نمی‌توانید ارتباط واقعی با او برقرار کنید. همه می‌توانیم بخشی از وجودمان را در محیط کاری بیاوریم و این کار شرایط را برای همه بهتر می‌کند.
با آرزوی بهترین‌ها.
لیز.
