به گفته پل استاتهام (Paul Statham)، مدیرعامل شرکت نرم نرم‌افزاری کوندکو (Condeco Software): «ویروس کرونا، در حال شتاب دادن به کار از خانه است؛ روندی که قبلا در بسیاری از کسب‌وکارها و سازمان‌ها اتفاق می‌افتاد. بنا به گزارش Modern Workplace 2019 از کوندکو، ۴۱ درصد از کارفرمایان مدلی از دورکاری موثر از خانه را ارائه می‌دهند و ما انتظار داریم که این رقم، در گزارش ما در ماه آوریل، بیشتر باشد.»
استاتهام ادامه می‌دهد: «فناوری جدید به شرکت‌ها امکان داده است که این انعطاف‌پذیری را به کارکنان ارائه دهند. این بدان معناست که حتی در بحبوحه یک بحران جهانی مثل کرونا، کسب‌وکارها می‌توانند با تاثیر محدود و به طور ایمن و مشارکتی، موثر عمل کنند. تهدیدهای مربوط به کسب‌وکارها از جهات مختلف به وجود می‌آیند؛ اما شرکت‌هایی که از فناوری استفاده می‌کنند تا بتوانند بهره‌وری خود را به حداکثر برسانند، مانند امکان برقراری جلسه مجازی به صورت آنلاین یا میزهای کتاب، فضای کاری یا امکان جلسه از راه دور، می‌توانند راحت‌تر بحران‌ها را خنثی کنند.»
من تقریبا ۱۴ سال از خانه و به صورت دورکاری کار کردم. هم از راه دور، به عنوان مدیر ارشد بازاریابی یک شرکت ورزشی فعالیت کردم و هم آژانس روابط عمومی و بازاریابی خود را راه اندازی و بزرگ کردم. اولویت من همواره آموزش مردم برای چگونگی داشتن زندگی شادتر و سالم‌تر، از طریق حرکت، تغذیه، نگرش و ارتباطات بوده است. همچنین معتقدم که تعادل زندگی و کار، کاری کارشناسی است؛ بنابراین، می‌توانم با برخی تردستی‌ها، مرزبندی‌هایی برای آن تعریف کنم. فراتر از بدیهی بودن بیرون آمدن از رختخواب در اول صبح و یادگیری استفاده از دکمه بی‌صدا برای تماس‌ها، در زیر چند نکته وجود دارد که روی تمرکز من بر عادت‌های سالم کار کمک می‌کنند:
۱. روی یک میز ایستاده کار کنید
این امر به کاهش درد کمر یا لگن کمک می‌کند و باعث بهبود سلامتی می‌شود. اما به این معنی نیست که باید تمام روز بایستید؛ در خانه خود حرکت کنید. البته من فقط در مورد رفتن به سمت یخچال صحبت نمی‌کنم. حتما برای نشستن در طول روز زمان‌هایی پیدا کنید و شانه‌های خود را به عقب فشار دهید تا مطمئن شوید که در وضعیت مناسبی نشسته‌اید. برای الهام بخشیدن به خلاقیت، تقویت موقعیت‌های مختلف ارگونومیک و داشتن صداها و دیدگاه‌های مختلف، در خانه خود از مکان‌های مختلف استفاده کنید.
۲. اگر امکانش وجود دارد در حین جلسات راه بروید و صحبت کنید
اگر مکالمه تلفنی دارید که برای برقراری آن نیازی به بودن جلوی رایانه نیست؛ هدفون بلوتوث خود را بردارید و به بیرون بروید. این کار برای عضلات، قلب، خوشبختی و بهزیستی شما بسیار عالی است و به داشتن دورکاری موثر از خانه نیز کمک می‌کند
۳. برای تهیه غذا و میان‌وعده خود را از قبل آماده کنید
بارها و بارها در موقعیت «چیزی برای خوردن ندارم» قرار می‌گرفتم و فقط هل‌وهوله یا هر چیز دیگری را که در خانه می‌یافتم، می‌خوردم. با توجه به این که نیازی به وعده‌های غذایی پیچیده ندارید؛ می‌توانید یخچال خود را با میوه تازه و سبزیجات خرد شده، تخم مرغ آب پز، سبزیجات و پروتئین‌هایی مانند سینه مرغ، ماهی تن، یا هر چیز دیگری که دوست دارید پر کنید. می‌توانید با داشتن رژیم «غذای مغذی»، خلاق و بهره‌ور باشید.
در مورد کسانی که تازه کار در خانه یا دورکاری را شروع کرده‌اند؛ در زیر ۷ نکته دیگر از مدیرعاملان موفقی که از طریق ایمیل با آنها در ارتباط هستم، در کارشان اعمال کرده‌اند تا کسب‌وکار و تیم‌شان تا حد ممکن خلاق باشند و از کارشان در خانه و دورکاری خود لذت ببرند را آورده‌ام:
4. از تفکر ROWE برای دورکاری موثر از خانه استفاده کنید
تیم جونز (Tim Jones)، مدیرعامل شرکت Precision Nutrition، یک شرکت آنلاین کوچینگ و آموزشگاه تغذیه و سبک زندگی سالم، طرز تفکر ROWE را اعمال می‌کند. ROWE مخفف «محیط کار صرفا نتیج‌محور» (results-only work environment) است و جونز آن را ترویج می‌کند؛ زیرا این روش به رفع نگرانی‌های مدیران در مورد بهره‌وری کارکنان کمک می‌کند.
به گفته جونز: «زمانی که شما نتیجه می‌گیرید؛ ما به عنوان کارفرما هم ساعت ها را نمی‌شماریم و به نحوه انجام کار شما اهمیت نمی‌دهیم. با تمرکز روی اهداف و معیارها؛ ایده قدیمی درباره اینکه چه مدت زمان صرف نشستن روی میز کرده‌اید، به سرعت نادیده گرفته می‌شود.»
5. اشکال ندارد که کار و زندگی با هم مخلوط شوند
تری تراوت (Terry Traut) مدیرعامل شرکت Entelechy، شرکتی که برنامه‌های توسعه رهبری، مدیریت و تجربه مشتری برای Comcast، National Grid، Thermo Fisher scientific، Sprint، DIRECTV، Constant Contact و دیگران را می‌سازد؛ از مردم می‌خواهد که «فقط با جریان پیش بروید» و برای جدا کردن کار و زندگی شخصی خود در زمان دورکاری زیاد سخت نگیرید.
تراوت توضیح می‌دهد: «به جای اینکه وقتی نمی‌توانید، تلاش کنید که مولد باشید؛ یا وقتی ذهنتان درگیر است، ریلکس کنید؛ فقط با جریان پیش بروید. برای اینکه ساعت ۳ صبح از خواب برخاسته‌اید تا فکری فوق‌العاده را مکتوب کنید؛ احساس گناه نکنید. به همین ترتیب، برای اینکه صبح میان درختان پیاده‌روی کنید؛ احساس گناه نکنید. در این صورت، خود را پربارتر و شادتر خواهید یافت و به دورکاری موثر از خانه خواهید رسید.»
۶. ابزار کار خود را به صورت استراتژیک انتخاب کنید
کار در خانه یا دورکاری می‌تواند به معنای هم‌پوشانی با فعالیت‌ها و برنامه‌های اعضای دیگر خانواده باشد. آندری خوسید (Andrey Khusid)، مدیرعامل میرو (Miro)، داشتن پلتفرم تعاملی یا وایت‌بردی میرو را که با تمام نرم افزارهای کاری فعال می‌شود را برای همکاری تیمی ترویج می‌کند. این ابزار به شما کمک می‌کند که تا حد امکان انعطاف‌پذیر باشید. خوسید همچنین می‌گوید: «برای کارهای پیچیده و مشارکتی، لپ‌تاپ خود را به یک مانیتور بزرگ وصل کنید تا بتوانید به راحتی بین ابزارها برای ویدئو کنفرانس، چت کردن، مدیریت پروژه و وایت‌بردینگ، به راحتی جابجا شوید. به تبلت و گوشی خود (با عمر بالای باتری و وب کم) برای پاسخ سریع اسلک (Slack) یا ساعت‌های تماس در زوم (Zoom) اتکا کنید و کار خود را نیز انجام دهید.» بسته فناوری دورکاری موثر از خانه خوسید شامل موارد زیر است:
- زوم (Zoom) – برای ویدئو کنفرانس
- اسلک (Slack) – برای چت کردن
- کانفلوئنس (Confluence) – برای ویکی داخلی
- میر. (Miro) – برای ایده‌پردازی، استراتژی و برنامه‌ریزی پروژه، مرکز پروژه اصلی، ارائه‌ها
- گوگل سویت (Google Suite) – برای شیت‌ها، اسناد ساده
۷. با همکاران خود برای دورکاری موثر از خانه خوش باشید
دی‌جی حداد (DJ Haddad) پدر چهار فرزند و مدیرارشد طراحی و مدیرعامل شرکت Haddad & Partners، که یک آژانس خلاق کاملا خدماتی است و بیش از ۶۵ نفر کارمند دارد و با برندهای بین‌المللی همچون مایکروسافت، Capital One، Citibank، Barclays، JPMorgan Chase، Sallie Mae و HBO کار کرده است؛ دارای ذهنیتی است که هرگز خود را جدی نگرفته است.
وی می‌گوید: «من خوش شانسم که با عالی‌ترین تیم روی زمین کار می‌کنم و به نوعی همه ما دوست شدیم و این حس عاطفی متقابل شگفت‌انگیز را از راه دور و در دورکاری خود از خانه، از طریق مایکروسافت تیمز (Microsoft Teams) ایجاد کردیم. کاملا مانند یک محیط اداری واقعی، با هم شوخی می‌کنیم، با هم خوش هستیم، گیف‌های مسخره از یکدیگر درست می‌کنیم، عکس‌های تبلیغاتی دبیرستان و عکس‌های تعطیلات خود را برای هم می‌فرستیم؛ وقت تماشای اسکار و دیگر برنامه‌ها، لایو چت می‌گیریم. ما برای همه چیز چت‌های گروهی داریم. کلوپ کتاب، کارمندان با بچه‌ها، کارمندان بدون بچه‌ها، مسابقات و غیره. این باعث می‌شود که در طول روز همچنان خوش باشیم.»
۸. زمان رفت و آمد خود را به سر کار، به زمان استراحت در دورکاری اختصاص دهید
جان فیچ (John Fitch) و مکس فرنزل (Max Frenzel)، نویسندگان کتاب Time off (که ماه می منتشر شد) پیشنهاد می‌کنند که مقدار زمانی که به طور معمول برای رفت و آمد می‌گذاریم را محاسبه کرده و آن را به «استراحت» خود اختصاص دهیم. این زمان برای ماست تا از کار جدا شویم. به جای شروع روز با استرس اینکه به موقع به محل کار برسیم؛ آن زمان را در دورکاری باید برای یک کار آرامش بخش سرمایه‌گذاری کنید تا شما را به حالت آرامش و وضوح ذهنی برساند؛ یا آن را برای تمام کردن روز خود اختصاص دهید تا به کار کردن در شب عادت نکنید. نویسندگان توضیح می‌دهند که چگونه این زمان رفت و آمد می‌تواند زمانی برای تعیین یک زمان برای جدا کردن کار و اوقات فراغت در خانه باشد.
۹. حواس پرتی‌ها را حذف کرده و برایشان برنامه‌ریزی کنید
چه حواس پرتی‌هایی اطراف شما هست؟ نتی اونز (Netti Owens)، یک سازمان‌دهنده حرفه‌ای خبره در Chronic Disorganization و بنیانگذار momentum millionaire Network، به ما می‌گوید که درباره این حواس پرتی‌ها فکر کنیم و کارهای خود را اطراف آنها برنامه‌ریزی کنیم. برای مثال، آیا سر و صدای خانه مشکل ایجاد می‌کند (در حالی که احتمالا بچه‌ها نیز در خانه هستند)؟ در این صورت، استفاده از هدفون‌های نویز کنسلینگ ضروری است.
برنامه‌ای برای اطلاع دادن به خانواده خود تنظیم کنید. «من می‌خواهم از ۸ صبح تا ظهر کار کنم؛ بعد برای ناهار استراحت می‌کنم.» این کار به شما اطمینان می‌دهد که بتوانید بدون سوال‌های مزاحم، تمرکز کنید.
علاوه بر این، شاید نیاز باشد که ساختاری ایجاد کنید تا خانواده نیز فعالیت داشته باشند یا برنامه‌ای برای همکاری با شریک زندگیتان داشته باشید.
آیا رسانه‌های اجتماعی حواس شما را پرت می‌کنند؟ یک نرم افزار مسدود کننده رسانه‌های اجتماعی دانلود کنید و «ساعت‌های کاری» خود را تنظیم کنید.
گرسنه‌اید؟ درباره زمان میان‌وعده مشخص شده تصمیم بگیرید. لباس نشسته دارید؟ برای انجام کارهای قبل و بعد از کار، برنامه‌ریزی کنید و تصمیم بگیرید که چه مدت به این وظایف اختصاص دهید.
۱۰. یک تقویم بر مبنای صفر را برای دورکاری موثر از خانه امتحان کنید
کاترین لاوری (Cathryn Lavery)، بنیانگذار و مدیرعامل شرکت BestSeld Co، شزکتی که برنامه‌ریز و ابزارهای بهره‌وری برای پیشرفت شخصی می‌سازد، معتقد است که بر مبنای صفر، مخصوصا برای دورکاری موثر از خانه، راهی برای پیشبرد کارها است. این بدان معناست که شما برای هر دقیقه از روز خود بودجه‌بندی می‌کنید تا به ماندن در مسیر پیشرفت خود کمک کنید.
لاوری برای Well + Good توضیح داد که لازم نیست فعالیت‌های مورد علاقه خود را با یک تقویم بر مبنای صفر بگذرانید؛ فقط باید اطمینان حاصل کنید که آنها را در یک بازه زمانی مشخص برنامه‌ریزی می‌کنید. به این ترتیب، شما به دلیل کمبود وقت، فعالیت‌هایی که از آن لذت می‌برید را کنار نمی‌گذارید. او از طریق ایمیل به من پاسخ داد و گفت: «با اضافه کردن کلیه وظایفتان با بلوک‌های زمانی خاص به تقویم، متوجه می‌شوید که وظایف مختلف چه مدت زمان می‌برند. داشتن فضای باز کمتر در تقویم می‌تواند از وقت آزاد شما محافظت کند و بهره‌وری‌تان را افزایش دهد.»
کار از خانه انعطاف‌پذیری، اختیار و فرصت‌هایی برای شما ایجاد می‌کند که ضمن سازنده بودن، عادات سالم‌تری را نیز ایجاد کنید. همانطور که زوم (Zoom)، ترلو (Trello)، اسلک (Slack) و بیس‌کمپ (Basecamp) به ما کمک می‌کنند تا به عنوان تیم به طور موثرتری فعالیت کنیدد؛ اطمینان حاصل کنید که به عنوان فردی که بیرون هستید، افراد را در مواقع لزوم ملاقات کنید. از یک شیوه زندگی پیروی کنید تا بتوانید از زمان شخصی خود محافظت کنید. مخصوصا زمانی برای خانواده، مانند کارهای روتین مثل شام و عصرانه در نظر بگیرید.
