نوشته: جف هیدن
جف هدین سخنران انگیزشی و نویسنده کتاب «افسانه انگیزه: چگونه افراد موفق برای رسیدن به پیروزی تلاش می‌کنند؟» است.

با توجه به افزایش دورکاری در بحران کرونا، بسیاری از مدیران نگران ارتباط کم خود با کارمندان دورکار هستند. چرا که دورکاری نه تنها رهبری آن‌ها را تحت تاثیر قرار داده، بلکه ارتباط‌های غیررسمی هم بین افراد کاهش چشمگیری داشته است. ارتباطاتی که می‌توانست منجر به افزایش همکاری بین اعضای تیم و به وجود آمدن فرصت‌های حل مسئله شود. بااین‌حال تحقیقات نشان می‌دهد، هرچه مدت زمان مکالمه با کارمندان کمتر باشد خلاقیت، توانایی حل مسایل‌ و بازدهی بیشتر خواهد شد. در ادامه همراه باشید تا ببینیم چرا مدیران هوشمند با کارمندان دورکار خود ارتباط کمتری برقرار می‌کنند و رمز داشتن جلسات اثربخش در شرایط دورکاری چیست؟

خوشبختانه در حال حاضر فناوری‌های جایگزین ‌مانند اسلک (Slack)، تیمز (Teams)، زوم (Zoom)، ترلو (Trello)، آسانا (Asana)، کلاک‌وایز (Clockwise)، کلندلی (Calendly)  به برگزاری جلسات از راه دور کمک کرده و امکان دورکاری را برای تیم‌ها فراهم کرده است. چرا که اعضای تیم در هر شرایطی برای سرعت بخشیدن به همکاری خود، حل شدن مسایل و افزایش خلاقیت به برگزاری جلسات فوری رسمی و غیررسمی نیاز دارند.

اما مساله‌ای که وجود دارد این است که معمولا تعداد جلسات برگزار شده در شرایط دورکاری، بیش از حد است. بررسی‌های دانشگاه ویرجینیا تک (Virginia Tech) در سال 2012 نشان می‌دهد، حضور در جلسات متعدد باعث کند شدن فعالیت ذهن افراد می‌شود. در این بررسی افراد در گروه‌های کوچکی قرار گرفتند و از آن‌ها خواسته شد که مساله‌هایی را حل کنند. نتایج نشان داد که ضریب هوشی فردی آن‌ها به طور متوسط ​​15 درصد کاهش یافته بود.‌

مساله‌ای که وجود دارد در اینجا نیاز به بازخورد است. همان بازخوردی که برای آن جلسات متعددی برگزار می‌شود.

افرادی که عضو تازه‌وارد گروه هستند، به صورت موقت ضریب هوشی‌شان کاهش می‌یابد (البته در بیشتر مواقع این امر به اعتمادبه‌نفس افراد هم بستگی دارد). افرادی هم که حس کنند به مشارکت‌های‌شان بهایی داده نمی‌شود، آن‌ها هم به طور موقت ضریب هوشی‌شان کم می‌شود.

افرادی که مشارکت آن‌ها، هر چند کم، مورد انتقاد قرار گیرد هم کاهش موقتی ضریب هوشی را تجربه می‌کنند. این کار این حس را به افراد می‌دهد که آن‌ها تازه‌کار هستند و برای مشارکت‌های‌شان ارزش زیادی قائل نمی‌شوند. این مساله حتی باعث می‌شود که این افراد در جلسات آینده تیم مشارکتی نداشته ‌باشد.

در واقع جلسات زیاد و طولانی نه‌ تنها اتلاف وقت محسوب می‌شوند، بلکه مانع از دریافت بهترین نتیجه توسط افراد شرکت کننده می‌شود. به ویژه در مواردی که سعی بر این است تا مساله‌ای حل شود.

در دانشکده بوستون (Boston) در سال 2015 بر ارزش ارتباطات و جریان اطلاعات در تیم‌های بزرگ تحقیقاتی انجام شد. محققان به 51 تیم 16 نفره تکلیفی یکسان دادند. موضوع این تکالیف، کشف و جمع‌آوری نشانه‌هایی بود که به پیش‌بینی حمله تروریستی فرضی کمک می‌کرد.

در بعضی از تیم‌ها افراد اطلاعاتشان را با همه‌ تیم به اشتراک می‌گذاشتند. بعضی دیگر از تیم‌ها از اعضای خود خواسته‌ بودند که فقط اطلاعاتشان را با یک یا دو هم‌تیمی دیگرشان به اشتراک بگذارند. آن افراد هم می‌توانستند اطلاعات دریافتی‌شان را به یک یا دو نفر دیگر منتقل کنند.

همان‌طور که انتظار داشتید تیم‌هایی که حجم زیادی ارتباطات داشتند، در جمع‌آوری و اشتراک‌گذاری نشانه‌ها بهتر عمل کردند. نتیجه‌ کارشان هم این بود که همه به اطلاعاتی یکسان دسترسی داشتند.

اما بعد همه چیز به همان روال خوب قبل پیش نرفت. این تیم‌ها به جای اینکه تلاش کنند تا بر سر نظریه مشترکی در مورد چگونگی حمله به توافق برسند، نظریه‌ای نادرست را انتخاب می‌کردند. چرا که هرچقدر تعداد افراد گروه بیشتر باشند، نظرات بیشتری هم مطرح می‌شود.

در واقع مشکل تنوع در عقاید نبود، بلکه مشکل فکرگروهی بود.

در تیم‌هایی که ارتباطات بین افراد کمتر بود، نمی‌توانستند به همین راحتی باهم همکاری کنند. احتمال رسیدن به توافقی سریع هم برای آن‌ها کمتر بود. این افراد زمان کافی داشتند تا فکر کنند، نظریه‌های شخصی خود را ارائه کنند، به تنهایی طوفان فکری کرده و قبل از اینکه ایده‌های‌شان را با کل گروه در میان بگذارند، با یک یا دو فرد مطرح و اصلاح کنند.

محققان در این زمینه بیان می‌کنند: «گروه‌های پرجمعیت، در تولید و جمع‌آوری اطلاعات موفق‌تر عمل می‌کنند، اما توانایی آن‌ها در تولید کردن نظریه‌های متنوع ضعیف‌تر می‌شود. ایجاد گروه‌های بزرگ باعث می‌شود تا اطلاعات زیادی مورد بررسی قرار گیرد، ولی راه‌حل‌های کمتری برای حل مسائل پیدا خواهد شد.»

زمانی که اول ایده‌ها به ذهن خود افراد می‌رسد و بعد آن‌ها را با یک یا دو فرد دیگر در میان می‌گذارند، طوفان‌های فکری و راه‌حل‌های مطرح شده عملی‌تر هستند. در گروه‌های کوچک ایده‌ها متنوع‌تر هستند و تجزیه و تحلیل بهتری بر جوانب مثبت و منفی آن‌ها صورت می‌گیرد. همچنین احتمال بیشتری وجود دارد تا بهترین ایده‌ها شناسایی شوند.

چند نکته برای برگزاری جلسات اثربخش در شرایط دورکاری

در هر صورت اطلاعات باید به اشتراک گذاشته ‌شود. همکاری‌ها باید صورت گیرد و مسائل باید حل شوند. بنابراین به جلسات همیشه نیاز خواهد بود. فقط توجه داشته باشید که چگونه برای دستیابی به این اهداف برنامه‌ریزی می‌کنید تا از موانع و مشکلات گذر کنید. برای مثال توجه به نکات زیر در برگزاری جلسات اثربخش در شرایط دورکاری به شما کمک خواهد کرد:

  • جلسه‌های کوتاه و روزانه برای بررسی وضعیت‌ پروژه‌ها برگزار کنید.
  • از برنامه‌های Trello، MS Flow، Asana استفاده کنید تا همه‌ اعضای تیم در جریان باشند که چه کسی روی چه قسمتی کار می‌کند و کارها به چه شکل پیش می‌رود.
  • جلسه‌ها را به صورت پشت سر هم برگزار کنید و در یک ساعت مشخص برگزار کنید. این کار باعث می‌شود هر فرد زمان بیشتری داشته باشد تا بدون وقفه کار کند.
  • راه‌هایی برای همکاری با افراد از طریق چت و تماس ایجاد کنید. (در حال حاضر نیاز به برقراری مکالمات زیادی نیست. برای کارهای ضروری با آن‌ها ارتباط برقرار کنید.)

با رعایت این نکات جلسات پربارتری خواهید داشت. کارمندانتان هم عملکرد و بهره‌وری بهتری از خود نشان خواهند داد.

کلام آخر

فراموش نکنید که همکاری و مسئولیت‌پذیری با ارتباطات مداوم ایجاد نمی‌شود، بلکه برای ایجاد وابستگی، کارمندها باید احساس کنترل، استقلال و اقتدار داشته باشند. وقتی افراد حس می‌کنند که به آن‌ها اعتماد می‌شود، می‌توانند نتیجه مطلوب را بگیرند و وقتی زمان کافی برای رسیدن به آن نتایج را دارند، بیشتر به وظایف خود اهمیت می‌دهند. بنابراین برای افزایش بهره‌وری، برگزاری جلسات اثربخش در شرایط دورکاری را در اولویت قرار دهید.

دیدگاهی بنویسید.

شرکت مشاوره مدیریت همرو

ارائه راه‌کار برای حل مسائل سازمانی در سطوح مختلف.

 

با ما در ارتباط باشید

آدرس: تهران- خ ولیعصر- بالاتر از میدان ونک- کوچه خلیل‌زاده- پلاک ۲۸

تلفن: ۸۷۶۳۴۸۵۴-۰۲۱
ایمیل: hi@hamro.org