شیوع گسترده کرونا ویروس روی اینکه چگونه، چه زمانی و از کجا کار می‌کنیم تاثیر گذاشته است. هرچقدر ویروس بیشتر شیوع پیدا کند، نحوه کار کردن کسب‌وکارها هم بیشتر تحت تاثیر قرار می‌گیرد و افراد و سازمان‌های بیشتری به دورکاری و کار کردن از راه دور تمایل پیدا می‌کنند. اما آمادگی سازمان برای مواجه با کرونا ویروس مستلزم برنامه‌ریزی و شناخت است.
دکتر نانسی مسونیر می‌گوید: «کرونا ویروس می‌تواند اختلالات شدید و بحرانی در زندگی روزمره ما ایجاد کند. مدارس تعطیل می‌شوند، از برگزاری تجمعات عمومی جلوگیری می‌شود و کسب‌وکارها به دورکاری روی می‌آورند.»
شیوع جهانی ویروس می‌تواند آن لحظه‌ای را آشکار کند که کسب‌وکارها با بحران روبه‌رو می‌شوند و آیا برای تغییرات آمادگی دارند؟ برای اتفاقات پیش‌بینی نشده و تغییر محیط کار برنامه اضطراری آماده کرده‌اند؟ می‌توانند به سرعت خود را با تغییرات سازگار کنند؟
سفرهای کاری ممکن است که کاهش پیدا کند یا حتی کاملا لغو شود یا بیشتر کارمندان خارج از محیط کار خود مشغول شوند و جلسات خود را آنلاین برگزار کنند. هرچقدر اوضاع به خاطر گسترش کرونا ویروس وخیم‌تر شود، افراد بیشتری متقاضی کار کردن از راه دور و دورکاری به خاطر کرونا می‌شوند.
آیا برای چنین شرایطی سازمان‌ها آماده هستند؟ باید بگوییم که نه. اما حتی برای آن‌هایی که درحال بازبینی چگونگی انجام کارها هستند، باز هم این این سوال مطرح است که پس از بحران چگونه می‌خواهند پیش بروند.
شما چطور سازمان خود را برای واکنش سریع و سازگار به این بحران آماده کرده و همچنان فرصت‌های بین‌المللی سازمان خود را حفظ می‌کنید؟ در ادامه ۵ گام موثر برای آماده‌سازی سازمان‌ها در شرایط مواجه با بحران قرنطینه کرونا ویروس را مطرح می‌کنیم.
۱. این احتمال را درک کنید که ممکن است تمام یا بخشی از منابع انسانی شما دورکار شوند.
امیدوار بودن برای رفع بحران یا نادیده گرفتن آن، یک استراتژی موثر نیست، بلکه باید به آمادگی سازمان برای مواجه با کرونا ویروس فکر کنید. هیچ سازمانی به راحتی در روزهای قرنطینه نمی‌تواند به دست کارمندان خود لپ‌تاپ دهد و بگوید برو هرجایی که می‌خواهی کار کن.
بلکه برای سازمانتان طوری برنامه‌ریزی کنید که دورکاری تمام کارمندانتان در چنین شرایطی امکان‌پذیر باشد و تمامی عملیات‌ها و فرایندها کارآمد انجام شوند. برای پاسخگویی سریع به این بحران یک تیم از رهبران عملیاتی متشکل از آی تی، منابع انسانی، تسهیلات و ارتباطات تشکیل دهید تا برای سناریوهای مختلف و بهینه‌سازی برنامه‌ریزی کنند؛ به نحوی که سازمان بتواند به سرعت به تغییرات واکنش نشان دهد.
۲. شغل‌ها و وظایفی که در این بحران تحت تاثیر قرار می‌گیرند را مشخص کنید.
کارهایی که بدون حضور فیزیکی در محیط کار قابل اجرا هستند و وظایف و کارهایی که برای اجرا به حضور فیزیکی در محیط کار نیاز دارند را مشخص کنید. درنهایت وظایف و فعالیت‌هایی که نسبت به نوع اجرای آنها در داخل یا خارج از سازمان اطمینان ندارید را هم مشخص کنید.
پیش‌فرض‌هایی که درباره مشاغل دارید و احساس می‌کنید که خارج از محیط کار اجرایی نیستند را به چالش بکشید و همینطور وظایفی که نسبت به نحوه اجرای آنها مطمئن نیستید را آزمایش کنید تا ببینید که برای اجرا به حضور فیزیکی نیاز دارند یا نه.
برای مثال سال‌ها به من گفته شده بود: «دستیاران اداری نمی‌توانند به صورت منعطف کار کنند.» و من سال‌ها با دستیاران اداری کار کردم تا ثابت کنم که این پیش‌فرض درست نیست. درست که انجام بعضی کارهای خاص به حضور فیزیکی نیاز دارند اما برای آنها هم می‌توان برنامه‌ریزی کرد. بیشتر وظایف این مشاغل می‌تواند به صورت موثر و بهره‌ور خارج از چارچوب‌های سنتی هم اجرا شود.
۳. وضعیت نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای سازمان خود را بررسی کنید و هرگونه ضعف و مشکلی را برطرف کنید.
نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای لازم برای برگزاری جلسات آنلاین یا ویدیو کنفرانس‌ها را برای ارتباطات و همکاری بررسی کنید. قبل از اینکه افراد بخواهند از آنها استفاده کنند، آنها را ارزیابی کرده و مشکلات را رفع کنید، آموزش دهید و در اختیار کارمندانتان بگذارید.
همچنین سخت‌افزارها و دستگاه‌های متعلق به سازمان را که افراد می‌توانند برای انجام کارها به صورت دورکاری با خود ببرند را مشخص کنید. موضوعات مرتبط به امنیت داده‌ها را هم ارزیابی کرده و بهترین راهکار را برای آن پیدا کنید.
۴. شبکه‌های ارتباطی پیشرفته‌ای را طراحی کنید.
برنامه‌ریزی ارتباطات سازمانی برای آمادگی سازمان برای مواجه با کرونا ویروس اهمیت بسیاری دارد. برای مثال مشخص کنید که افراد از طریق چه شبکه‌هایی مثل ایمیل، ایمو یا اسلک باید در ارتباط باشند و آیا همگی به آنها دسترسی دارند؟ زمان برگزاری جلسات اعضای تیم‌ها را هم تدوین کنید و برای اهداف و نحوه برگزاری آنها برنامه‌ریزی کنید. همچنین برای نحوه پاسخگویی کارمندان به مشتریان هم باید قوانینی را بنویسید.
۵. روش‌های ارزیابی عملکردی که می‌تواند نتایج تغییرات را نشان دهد تدوین کنید.
پس از پایان بحران این داده‌ها از ارزیابی عملکرد به شما نشان می‌دهد که رویکردهای خود را ارزیابی کنید و ببینید که کدام موثر بوده است و چرا؟ همچنین این آمارها به شما کمک می‌کند که بتوانید به سوال همیشگی سازمان خود در مواجه با بحران‌ها که «چرا ما همیشه این کار را نمی‌کنیم؟» هم پاسخ مناسبی بدهید.
بر اساس نتایج به دست آمده می‌توانید تصمیم بگیرید که از رویکردها برای تداوم انعطاف‌پذیری سازمان خود پس از بحران هم استفاده کنید یا آنها را کنار بگذارید.
برای مثال ممکن است که شما ۲۵ درصد از سفرهای کاری خود را لغو کرده و از ویدیو کنفرانس‌ها استفاده کرده باشید. در چنین شرایطی ۸۰ درصد این جلسات آنلاین برای شما موثر و کارآمد بوده است، پس همچنان تصمیم می‌گیرید که حدود ۲۰ درصد از سفرهای کاری خود را لغو کنید و ویدیو کنفرانس را جایگزین آنها کرده تا در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنید.
درنهایت شرایط بحرانی شیوع ویروس کرونا قابل پیش‌بینی نیست اما سازمان‌ها باید برای تداوم و استمرار عملیات‌های خود به برنامه‌ریزی بپردازند تا بتوانند به سرعت به تغییرات واکنش نشان دهند. شما برای پشت سر گذاشتن این بحران و آمادگی سازمان برای مواجه با کرونا چه پیشنهادی می‌کنید؟
