شرکت در جلسات برای بسیاری از ما در کار جز اتفاقات همیشگی و روزمره است. جمع کردن افراد در جلسه برای مطرح کردن یک بحث یا تصمیم‌گیری در مورد انجام اقدامات مختلف می‌تواند به حفظ و پیشرفت جریانات کاری کمک کند. با این‌حال همه جلسات هم آنقدر ارزش زمان گذاشتن ندارد. اما چگونه می‌توان جلسات تیمی مؤثر داشت؟
بر اساس یک گزارش تحقیقاتی روی مدیران ارشد، مشخص شد که ۷۱ درصد آنها معتقدند که جلسات آنها بازدهی خوبی ندارد و ناکارآمد است. در حقیقت یکی از دلایلی که روی عدم بازدهی جلسات اثر می‌گذارد، این است که فقط حدود ۲۰ درصد رهبران برای نحوه برگزاری جلسات تیمی مؤثر آموزش مناسب دیده‌اند. تحقیقات استیون روجلبرگ، نویسنده «علم شگفت‌انگیز جلسات» هم نشان می‌دهد که جلسات نباید وقت هیچ فردی را تلف کند.
گام‌های برگزاری جلسات تیمی مؤثر
۱. اهداف جلسه را بدانید
جلسات می‌توانند برای هر موضوعی از اطلاع‌رسانی تا حل مشکل در سازمان برگزار شوند. معمولا این جلسات هیچ هدف خاصی ندارند و فقط بر اساس اینکه اعضای جلسه خودشان متوجه هدف می‌شوند و با آن موافقت می‌کنند برگزار می‌شوند. برای آنکه مطمئن شویم هر شرکت‌کننده در جلسه هدف آن را می‌داند باید قبل از شروع جلسه، هدف را اعلام کنیم تا افراد بتوانند نتیجه و خروجی جلسه را بهتر درک کنند.
بهتر است تا قبل از برگزاری جلسه یک دستور جلسه شامل اهداف، پیش‌نیازها و موضوعات مورد بحث آماده و به شرکت‌کنندگان ارسال کنیم. وقتی مطمئن شدیم که همه افراد اهداف جلسه را می‌دانند می‌توانیم برای برگزاری جلسات تیمی مؤثر اقدام کنیم.
۲. از افراد اطلاعات بگیرید
هر جلسه فقط در صورتی مؤثر است که شرکت‌کنندگان با دست پر و فعال در گفت‌وگو شرکت کنند. همه شرکت‌کنندگان باید با پیشنهاد دادن ایده‌های جدید، پرسیدن سوال از دیگران یا تقسیم وظایف برای انجام کارها در جلسه همکاری کنند. به کمک راههای زیر می‌توان افراد حاضر در جلسه را به مشارکت تشویق کرد:
- پرسیدن اطلاعات و نظرات در طی جلسه از آن‌هایی که صحبت نمی‌کنند.
- شرکت دادن تیم در تمریناتی چون طوفان فکری یا نوشتن افکار که باعث تشویق تیم به خلق ایده می‌شود.
- درخواست کردن از بعضی از شرکت‌کنندگان برای انجام کارها و پیگیری آنها تا در جلسه بعدی گزارش دهند.
۳. از شفافیت بین حقیقت و دیدگاه‌های شخصی اطمینان حاصل کنید
یک جلسه مؤثر با نظرات و دیدگاه‌های شرکت‌کنندگان آن کارآمد می‌شود ولی بااین‌حال باید در آن از حقایق و داده‌های آماری که باعث پیشرفت تیم می‌شود هم صحبت کرد. یک پروژه تیمی تا وقتی که کارها را براساس نظرات و دیدگاه‌های افراد پیش نبرد موفق نمی‌شود. اما گزارشات، تجزیه و تحلیل روند کار و سایر داده‌ها راهنماهای مؤثرتری در بحث، گفت‌وگو و اقدامات تیمی هستند. برای اطمینان از شفافیت بین حقیقت و دیدگاه‌های شخصی مطرح شده در جلسات باید داده‌های آماری همراه با نظرات شخصی افراد درباره آنها ارائه شود.
۴. به صورت دوره‌ای مطالب را تکرار کنید
در همه جلسات گاهی پیش می‌آید که افراد از موضوع اصلی جلسه منحرف می‌شوند. به همین دلیل رهبر تیم باید مطمئن شود که مطالب صورت جلسه به صورت دوره‌ای مطرح می‌شود و انحراف در بحث پیش نمی‌آید. این کار باعث می‌شود که درباره تمام موضوعات مطرح شده در صورت جلسه گفت‌وگو شود و چیزی از قلم نیافتد. همچنین به تیم کمک می‌کند که روی موضوعات اصلی تمرکز کنند و از پرداختن به مطالب متفرقه دوری کنند.
۵. تصمیم‌گیری کنید
جلسات تیمی مؤثر برای پرداختن به موضوعاتی مشخص برگزار می‌شوند و وقت افراد را تلف نمی‌کنند بلکه افراد می‌خواهند در آن جلسات درباره مسائل تصمیم قطعی بگیرند. این تصمیم‌گیری‌ها می‌تواند برای بحث مجدد درباره یک موضوع پس از جمع‌آوری اطلاعات کافی یا تصمیم‌گیری درباره بخشی از راهبرد تیم باشد.
تصمیم‌گیری و رسیدن به نتیجه باعث می‌شود که تیم در جا نزند و به جلو پیش برود.
۶. به هر فرد کاری بسپارید
در یک جلسه مؤثر برای هر فرد مسئولیتی تعیین می‌شود. وقتی با دقت به هر فردی مسئولیت دهید و برای انجام آن کار وقت تعیین کنید، احتمال فراموش کردن مسائل به حداقل رسیده و کاری هم تکراری انجام نمی‌شود. استفاده از نرم‌افزارهای مخصوص اجرای جلسات یکی از راههای اطمینان پیدا کردن از واگذاری مؤثر کارها به افراد و پیگیری آنها است.
خروجی جلسات خوب تصمیم‌گیری است ولی یک تصمیم تا وقتی که اجرا نشود اصلا به درد نمی‌خورد.
۷. در جلسه همه افراد را به همکاری تشویق کنید
جلسات نباید خسته‌کننده باشد و باید توجه شرکت‌کنندگان را جلب کرده و به خوبی از وقت استفاده کند. برای تشویق همه افراد به مشارکت می‌توانید از روش‌های زیر استفاده کنید:
- مدت جلسه را کوتاه‌تر کنید.
- یک فعالیت تجربی یا کار گروهی انجام دهید تا شرکت‌کننده را تشویق کند که در جلسه مشارکت داشته باشد و در سطح عمیق‌تری گفت‌وگو کند.
- از ابزار ویدئو کنفرانس برای شرکت دادن کارمندانی که خارج از شهر یا سازمان هستند استفاده کنید.
۸. پیگیری کنید
جلسات تیمی مؤثر به پیگیری نیاز دارند تا هر فرد از تیم بداند که چه انتظاری از او وجود دارد و چه کاری باید انجام دهد. پیگیری جلسات باعث می‌شود که اطلاعات فراموش نشود و افراد آنچه را که بر سرش توافق کرده‌اند را به یاد بسپرند. وقتی در قالب ایمیل یا از طریق گفت‌وگو در جلسه بعدی، پیگیری جلسات را به تیم اطلاع دهیم، در حقیقت از فراموش شدن کارها جلوگیری کرده‌ایم.
برگزاری جلسات تیمی مؤثر یک مهارت مهم برای رهبران است چراکه به آنان در پیشبرد مؤثر پروژه‌ها کمک می‌کند. رهبری مؤثر جلسات به صورت طبیعی در توان بسیاری از افراد نیست و همین امر یادگیری مهارت‌های این کار در طی برنامه‌های پیشرفت رهبری را منطقی می‌سازد. افراد در این جلسات مشارکت مؤثر، پیگیری منظم و تصمیم‌گیری شفاف در جلسات را می‌آموزند.
