مدیریت افراد ساده نیست و حتی یکی از سخت‌ترین کارهاست. اگر مدیر تازه‌کاری هستید این راهنمای مدیران تازه کار مناسب شماست. نمی‌توان تضمین کرد که پس از خواندن این مطلب بهترین مدیر اولی دنیا شوید ولی با این حال اگر این تمرینات را انجام دهید و آنها را در تیم خود به اجرا در آورید یکی از بهترین‌ها خواهید شد.
سناریویی را در نظر بگیرید که در آن به تازگی به مقام مدیریت رسیده‌اید و مسئولیت یک تیم را برای اولین بار به عهده دارید. این تیم شامل 20 نفر نیروی کاری جوان و با استعداد و همینطور نیروهای باتجربه هستند. با انجام نکات زیر می‌توان کار مدیریتی خود را به خوبی پیش برده و با استفاده از راهنمای مدیران تازه کار که در ادامه آمده موفق شوید:
جلسات تک به تک داشته باشید
وقتی وارد یک تیم جدید می‌شوید، پس از برگزاری اولین جلسه با اعضای آن شرکت قدم بعدی ترتیب دادن جلسات تک به تک با هر یک از اعضای تیم است. سعی کنید تا آنجا که می‌شود در مورد تجربیات تیمتان در پروژه‌ها، حیطه علایقشان، اهداف، علایق کاری و غیره گفتگو کنید. نیاز نیست بلافاصله به راه حلی برسید. در حقیقت هدف این جلسات آشنایی بیشتر با اعضای تیم است. موارد زیر بعضی از مزایای جلسات تک به تک مدیر با اعضاست:
- بلافاصله با تیم خود آشنا شده و جزئیات را در مورد آنها می‌فهمید
- ارتباط بین شما و اعضای تیم از همان روز اول ایجاد می‌شود
- انتظاراتتان از اعضای تیم از همان روز اول روشن شده که بعدا طی ارائه بازخورد به کارتان می‌آید
نکته: وقتی تصمیم گرفتید که با اعضای تیم خود جلسات تک به تک داشته باشید، این کار را در همان جلسه اول انجام دهید و بدانید که هر چه بیشتر باشد سریع‌تر پیش رفته و نتیجه بهتری خواهد داشت.
به یاد داشته باشید که مدیر نیستید
این یعنی چه؟ بله درست است. شما خود را به عنوان مدیر نبینید. بلکه خود را رهبر بدانید. در این صورت و با این تغییر ذهنیتی از مدیر به رهبر نتایج شگفت‌انگیزی خواهید دید.
در اینجا به تفاوت این دو مورد پرداخته نخواهد شد ولی در تمام این سال‌ها تنها کارمندی بودید که زیر دست یک مدیر کار می‌کرده‌اید و اکنون ارتقای شغلی پیدا کرده‌اید و مدیر اجرایی شده‌اید. این قضیه تغییر فوری در ذهنیت شما ایجاد می‌کند که شما اکنون مدیر افراد دیگر هستید. اما مدیر اولی هستید.
به خاطر داشته باشید که تمامی مدیران موفق فقط مدیر نیستند، بلکه رهبر هستند. یعنی همشه پشت تیم خود بوده و در حین بحران و تحت هیچ شرایط دیگری پشت تیم خود را رها نخواهند کرد.
رهبرانی وجود داشته اند که تقصیر اعضای تیمشان در انجام کاری خطا را بر عهده گرفته‌اند. همین خصلت یکی از ویژگی‌هایی است که باید در سریع‌ترین فرصت ممکن با آن سازگار شوید. در ضمن این کار اصلا آسان نیست. ولی به یاد داشته باشید که وقتی این کار را یاد گرفته و به کار گیرید موفقیتتان به عنوان یک مدیر خوب به عرش خواهد رسید!
نکته: هرگز و تحت هیچ شرایطی اعضای تیمتان را ناامید نکنید.
به عنوان مدیر شفافیت داشته باشید
بیشتر مدیران در همین‌جا شکست می‌خورند. شفاف بودن با اعضای تیم سبب ایجاد اعتماد بین اعضا و افزایش مولد بودن آنها خواهد شد چراکه به خود ایمان پیدا می‌کنند.
چند چیز است که نمی‌توانید با تیمتان به اشتراک بگذارید زیرا که محرمانه بوده و باید در سطح مدیریتی نگهداشته شود.
با این حال باید خط باریک بین شفافیت و محرمانگی را بدانید و رعایت کنید. اعضای تیم همیشه تمایل دارند که بدانند در سطح مدیریتی چه می‌گذرد. این ذات انسان است که خواهان دانستن در مورد مسائل است. به عنوان یک مدیر تازه کار باید بدانید که چه اطلاعاتی به آنها داده و چه چیزهایی را بازگو نکنید. در واقع داشتن راهنمای مدیران تازه کار اینجا خیلی به کار می‌آید.
نکته: شفاف بودن آسان ترین راه برای جلب اعتماد اعضای تیم است.
ارائه بازخورد را در اولویت قرار دهید
این مرحله، مرحله‌ای مهم در مدیریت شماست و اینجاست که از بقیه متمایز می‌شوید. یک مدیر اولی خوب هرگز منتظر چرخه عملکرد پایان سال برای ارائه بازخورد نمی‌ماند.
برگزار کردن جلسات برای اشتراک‌گذاری بازخورد با اعضای تیم حداقل یک‌بار در هر فصل نیاز است. همین کار باعث موفقیت زیادی برای مدیران تازه کارخواهد شد. شاید اکنون سوالی پیش بیاید که این بازخورد دقیقا چه باید باشد؟ در زیر به چند مورد برای دریافت بازخورد در جلسات اشاره می‌شود:
- اول به اعضای تیم گوش کنید
- اجازه دهید که اعضای تیم اول در مورد آنچه به خوبی پیش رفته است، آنچه چندان خوب نبوده، آنچه که در آن پیشرفت داشته‌اند و در نهایت آنچه نیاز به تقویت و ارتقا دارد بازخورد ارائه دهند.
- سپس نوبت شماست که بازخوردهای کاملا صادقانه ارائه دهید. اول با مسائل مثبت شروع کرده و در مورد دستاوردها، قدرت‌ها، ارزش‌ها و تمام نکات مثبتی که سبب پیشرفت پروژه شده است سخن بگویید. سپس در مورد حیطه‌هایی که نیاز به پیشرفت و کار بیشتر دارید گفتگو کنید. چیزی را به کسی دیکته نکنید. همه چیز را به روشی خوب به اشتراک بگذارید و به خاطر داشته باشید که تک تک اعضا ستون پروژه شما هستند. بازخوردهای شما باید سازنده باشند.
- در مورد اهداف و مسائلی که برای افراد و پروژه کمک کننده است صحبت کنید
نکته: هرگز جلسات به اشتراک‌گذاری بازخورد را به تعویق نیندازید. هر فصل زمان مناسبی برای برگزاری این جلسات است.
هنر نمایندگی داشته باشید
وقتی در سال 2007 عضو یک تیم شدم اعضای تیم به مدیر لقب رئیس پست را داده بودند و وقتی برای اولین بار این را شنیدم شگفت‌زده شده بودم و پرسیدم علت چیست. یکی از اعضای تیم توضیح داد که مدیرمان در به اشتراک گذاشتن هر ایمیلی که از مشتریان دریافت می‌کند خیلی عالی عمل می‌کند. یعنی مثل رئیس پست، نامه را از یکی به دیگری ارسال می‌کند.
وقتی مدیر شدید هرگز تبدیل به چنین چیزی نشوید. باید برای کارها نماینده تعیین کنید و این کارها را به زیر دستان خود بسپارید. این بدان معنا نیست که لازم است همه چیز را با آنها به اشتراک بگذارید که اگر چنین کنید به زودی شکست بزرگی خواهید خورد.
به عنوان یک مدیر باید همه الزامات و موارد تکنیکی را بر اساس نقش خود بدانید. اگر یکی از اعضای تیم برای راهنمایی نزد شما بیاید باید او را راهنمایی کنید. همین مسئله تفاوت اصلی بین مدیران عالی و بد است. از همین الان انتخاب کنید که می‌خواهید مدیر خوبی باشید یا بد.
نکته: قبل از این که کاری را بر عهده اعضا قرار دهید مطمئن شوید که این کار دقیقا چیست.
قدردان باشید
از اعضای تیم خود قدردانی کنید. از هر چیز کوچکی قدردانی کنید. در این صورت است که مولد بودن تیم خود را ارتقا می‌دهید و خودتان هم تبدیل به رهبر می‌شوید.
برای قدردانی کردن لازم نیست که یک ایمیل 5 پاراگرافی بنویسید، بلکه حتی دست دادن از روی قدردانی هم کافی است. حتی قدردانی کوتاهی در طی جلسات نتایج شگفت‌انگیزی به دنبال دارد. در طی کار بارها مدیرانی را دیدم که به دفعات قدردانی کرده و از طرفی مدیرانی را دیده‌ام که حتی کمترین لبخندی بر لبان خود نداشته‌اند. مدیرانی که قدر تیم خود را می‌دانستند همیشه در کارشان پیشتاز و موفق‌تر هستند چون راهنمای مدیران تازه کار را جدی گرفته‌اند..
نکته: یک روز در هفته را به قدردانی اختصاص دهید.
ارتباط برقرار کنید و یادگیری داشته باشید
ارتباط برقرار کردن، کلید موفقیت هر مدیری است. اگر حس می‌کنید اینگونه نیستید، در این حیطه باید سریع عمل کنید. ارتباط بر قرار کردن مؤثر به موفقیت در پروژه‌ها می‌انجامد. برقراری ارتباط موفق سبب عملکرد بهتر تیم تان می‌شود.
روزانه یادگیری داشته باشید. این کار فکر شما را باز می‌کند. از افراد ارشد، تیم و همه بیاموزید. ماهی حداقل دو کتاب بخوانید. در این صورت می‌توانید ارتباط بهتری برقرار کنید و ایمیل‌های خوبی بنویسید و اعضای تیمتان هم از شما بهتری می‌آموزند.
نکته: حداقل ماهی دو کتاب بخوانید.
در این مقاله مسائل کلیدی برای موفقیت افرادی که به تازگی مدیر شده‌اند آورده شده است. مدیریت اقیانوسی است که نمی‌تواند در قالب یک مقاله نوشته شود. برای مثال مدیریت درگیری، مخارج و بودجه و سایر مسائل. اما من بر این اعتقاد هستم که راهنمایی‌های بالا برای تبدیل شدن به یک مدیر (یا همان رهبر) خوب الزامی است.
برایتان آرزوی موفقیت در کار را دارم.
