رهبری از راه دور؛ استخدام نیروی دورکار را کنار نگذارید

زمانی شرکت وال‌استریت را ترک کردم و تصمیم گرفتم از آن به بعد در خانه کار کنم. همسرم در آن زمان به‌تازگی مدرک دکتری‌ خود را گرفته بود و فرصت شغلی‌ خوبی در بوستون بدست آورده بود. من که به عنوان تحلیلگر سرمایه‌گذاری در مسیر‌شغلی‌ام حسابی تجربه پیدا کرده بودم و اکنون به درجه سرمایه‌گذار نهادی رسیده بودم، می‌خواستم همچنان برای مریل‌لینچ در نیویورک کار کنم. بنابراین رئیسم را متقاعد کردم که اجازه دهد پس از نقل مکان به بوستون از آنجا کارم را ادامه دهم. در ادامه برای شما از تجربیاتم از رهبری در راه دور و مدیریت تیم دورکار می‌گویم.

امروزه این اتفاق خیلی عجیب و دور از ذهن به نظر نمی‌رسد اما در آن زمان واقعا عجیب بود. آن موقع افراد خیلی کمی بودند که از راه دور کار می‌کردند. درست است که در آن زمان فناوری در دسترس همه بود اما در مقایسه با ابزارهای امروزی، می‌توان گفت که فناوری در مراحل اولیه خود قرار داشت و ابتدایی بود. به همین خاطر یکی از متخصصان فناوری از مریل‌لینچ به خانه ما آمد و یک روز کامل آنجا بود تا شرایط لازم برای کار در خانه را برای من فراهم کند.

استخدام نیروی دورکار را کنار نگذارید

امروزه سازمان‌ها در رابطه با دورکاری مشکلاتی فراتر از مسائل مربوط به فناوری دارند. من الان صاحب یک شرکت هستم، شرکتی که کارمندانش از پنج ایالت مختلف آمریکا استخدام شده‌اند و ممکن است به‌زودی حتی به سطح بین‌المللی هم برسد. نه تنها به عنوان مشارکت‌کننده فردی، بلکه به عنوان مدیر باید به این مشکلات رسیدگی کنم.

دفتر اصلی شرکت من در لکسینتون ویرجینیاست ولی فقط ۱۵ درصد از کارمندانم در این شهر زندگی می‌کنند. به همین خاطر مجبور شدیم تا شرکت را به صورت دورکاری پیش ببریم. البته ما تنها شرکتی نیستیم که این روند را پیش گرفته‌ است. یکی از مطالعاتی که در سال ۲۰۱۸ انجام شد، نشان داد ۷۰ درصد از متخصصان سراسر دنیا حداقل یکبار در هفته دورکاری می‌کنند و ۵۳ درصد از آن‌ها نیمی از هفته یا حتی بیشتر از آن را در خانه یا از راه دور کار می‌کنند. IWG، تأمین‌کننده خدمات دفتر سوئیس که اسپانسر این مطالعات بود، اعلام کرده است که این آمار مربوط به کارمندان ثابت و تمام‌وقت شرکت‌‌هاست، نه فریلنسرها و کسانی که به‌تنهایی برای خودشان کار می‌کنند (خوداشتغال‌ها). حال اگر بخواهیم این نوع کارمندان، یعنی کارمندان موقتی، نیمه‌وقت یا قراردادی (که مشارکت‌کننده‌های مهمی در سازمان به حساب می‌آیند) را هم به این فهرست اضافه کنیم، تعداد آن‌ها سر به آسمان می‌کشد.

با توجه به اینکه تعداد استخدام و مدیریت تیم دورکار روز‌به‌روز در حال افزایش است، ما نباید بگذاریم این روند کاهش پیدا کند یا اینکه برعکس شود. درعوض رهبران باید استراتژی‌های لازم برای رهبری از راه دور و مدیریت تیم دورکار همراه با  فناوری‌های لازم برای آن‌ها را فراهم کنند.

مشکلات رهبری از راه دور و مدیریت تیم دورکار کدامند؟

رهبری از راه دور و مدیریت تیم دورکار نیازمند دست‌وپنجه نرم کردن با مشکلات و حوزه‌های کلیدی بسیاری است که در زیر به چند نمونه از آن‌ها اشاره می‌کنیم:

• ارتباطات

وقتی شرکتی کارمندانش را از مناطق مختلف کشور یا سراسر جهان استخدام می‌کند؛ قطعا اختلافات زمانی برای ارتباطات روزانه آن‌ها، دشواری ایجاد می‌کند. با این حال، هنگام رهبری از راه دور و مدیریت تیم دورکار مشکلات پیچیده‌تر و اغلب مهم‌تری هم وجود دارد که باید به آن‌ها رسیدگی کنیم.

وقتی منطقه‌زمانی کشورها باهم یکسان نباشد، در هر زمان اطلاعات خیلی کمتری را می‌توان به فرد مقابل انتقال داد. بنابراین، به عنوان مدیر باید توجه داشته باشیم که این مسئله ممکن است بر سرعت توسعه پروژه‌های سازمان تأثیرگذار باشد. از طرفی دیگر، در ارتباطات مکاتبه‌ای (مانند ایمیل و چت) نمی‌شود به اندازه ارتباطات کلامی و مکالمات حضوری (که معمولا در آن از ابزاری مثل زبان بدن، حالت‌ چهره، آهنگ و تن صدا استفاده می‌شود) معنا و مفهوم را انتقال داد. حتی بهترین روش‌های ارتباطات مجازی مانند تماس تصویری یا صوتی هم امکان استفاده درست و کامل از زبان بدن را به ما نمی‌دهند.

به دلیل این تفاوت‌های اساسی که بین کار حضوری و دورکاری وجود دارد، گاهی کارمندان نمی‌توانند از راه دور به خوبی منظورشان را به همکارانشان برسانند. بنابراین میزان بدفهمی یا برقراری ارتباط نادرست در این شرکت‌ها نسبت به شرکت‌های سنتی خیلی بیشتر است.

کلمات به‌تنهایی نمی‌توانند معنا یا مفهوم را به درستی بیان کنند.

پس باید سعی کنیم ارتباطات هایمان شفاف باشد. با وجود تمام این‌ها، زمانی که چنین اشتباهاتی رخ می‌دهد و کارمندان دچار بدفهمی می‌شوند، باید صبور باشیم.

این اواخر دستیار جدیدی را در شرکت استخدام کردم تا در زمینه تحقیقات به ما کمک کند. او بسیار تواناست و برای رشد در نقشش پتانسیل زیادی دارد اما هرهفته در ارتباط با او دچار بدفهمی می‌شوم؛ مثلا فکر می‌کنم او منظور من از ایمیلی که برایش فرستادم را متوجه شده است اما نمی‌توانم اطلاعات کافی درمورد چگونگی ارسال بسته‌‌ها را به او بگویم. پس باید همیشه به خودم یادآوری کنم که این فاصله جغرافیایی فرایند پذیرش سازمانی (مکانیزمی که در آن کارکنان جدید دانش، مهارت و رفتار لازم را برای نقش‌آفرینی در سازمان جدید را یاد می‌گیرند) را سخت‌تر از حالت عادی می‌کند.

پس هنگام حل کردن این فرایند سازمانی، سعی می‌کنم بیشتر از شرایط آگاه باشم. برای هر پروژه راهنمایی‌های واضح‌تری ارائه می‌کنم و وقتی کارمند جدیدم وظایفی را انجام می‌دهد، خیلی سریع درمورد آن‌ها فیدبک می‌دهم و برای کارهایی که خوب انجام داده است به او پاداش می‌دهم. برخلاف اینکه این دوره آشنایی با سازمان کمی عجیب‌وغریب به نظر می‌‌رسد، او به من گفته است که مفهوم «نظری» فرایند پذیرش سازمانی به رشد او کمک زیادی کرده‌است؛ چون از آنجایی که نمی‌تواند برای حل هر مشکلی به اتاق کناری برود و از دیگران کمک بگیرد، یاد گرفته است که مشکلات را خودش به‌تنهایی حل کند.

درنهایت رفتار هرکدام از ما با فناوری متفاوت است. بعضی از ما خیلی نمی‌توانیم با فناوری کنار بیایم و هرکدام روش‌های متفاوتی برای برقراری ارتباط با آن داریم. بنابراین برای اینکه بتوانیم به ویژگی‌های فردی هر یک از کارمندان (و نه تنها کارمندان جدید) پی ببریم باید خودمان را با تفاوت‌های آنان وفق بدهیم و برای اینکار به کمی زمان احتیاج خواهیم داشت.

بعضی از کارمندان برای برقراری ارتباط ایمیل و پیام‌های مکاتبه‌ای را ترجیح می‌دهند، برخی دوست دارند از تماس تلفنی استفاده کنند و بعضی تماس‌های تصویری را ترجیح می‌دهند. پس اگر نتوانیم به این مسائل پی ببریم یا با زبان خودشان با کارمندان صحبت نکنیم، فرصتمان را برای ارتباط صحیح با آن‌ها از دست می‌دهیم و نمی‌توانیم منظورمان را خوب به آن‌ها برسانیم.

• مدیریت پروژه

داشتن افراد و ابزارهای مناسب برای رسیدگی به مدیریت پروژه یکی از ضروری‌ترین مسائل هر سازمانی است. اما در ارتباط با گروه‌های دورکاری این مسئله بسیار مهم و حیاتی خواهد بود.

من در شرکت خودم از ابزاری مانند اسلک و آسانا استفاده می‌کنم و متوجه شده‌ام که استفاده از آن‌ها در سازمان بسیار ضروری است. اسلک سیستمی است که ارتباطات را بر اساس موضوع آن‌ها جداسازی می‌کند تا کارمندان بتوانند به اطلاعات پروژه‌های مرتبط با خودشان دسترسی داشته باشند. آسانا هم به ما این امکان را می‌دهد که اطلاعات مربوط به شرایط هر پروژه را خیلی سریع و با روشی کارآمد با افراد به اشتراک بگذاریم.

با اینکه ابزار‌های دیجیتال، همکاری و مدیریت از راه دور پروژه‌ها را آسان‌تر می‌کند، اما از طرفی هم باعث می‌شود که نتوانیم دقیق تشخیص دهیم که هر فردی مشغول چه کاری است. در رابطه با کارمندان حضوری، مدیر خیلی راحت می‌تواند بین اتاق‌ها و میزهای کارمندان قدم بزند و ببیند که هرکدام در حال انجام چه کاری هستند اما در رابطه با کارمندان دورکار، باید به افراد یاد دهیم که چطور کارهایشان را مدیریت کنند و خودشان حامی و مدیر خود باشند. اینکه بخواهیم اطلاعات را فقط از طریق ابزار و سیستم‌ها به افراد منتقل کنیم، در بهترین حالت باعث قدردانی کم‌تر و در بدترین حالت باعث رنجش کارمندان می‌شود. حال اگر به عنوان رهبر رابطه انسانی خود را با کارمندان حفظ کنیم، می‌توانیم از این مشکلات جلوگیری کنیم و بهتر متوجه می‌شویم که هر فرد در حال انجام چه کاری است.

• مدیریت و توسعه استعداد

زمانی که به نحوه مدیریت مؤثر افراد از طریق «منحنی یادگیری» فکر می‌کردم، به این نتیجه رسیدم که باید کارمندانی هم داشته باشم که در نقطه شروع این منحنی قرار بگیرند. این افراد نه تنها ایده‌های تازه‌ای دارند، بلکه پیوسته به تحول شرکت‌ها هم کمک می‌کنند و مرتب در حوزه‌های خودشان به نوآوری می‌پردازند.

برخلاف شواهدی که نشان داده حضور کارمندان کم‌تجربه در سازمان ضروری است و با اینکه خودم هم به این موضوع اعتقاد دارم؛ اما گاهی نمی‌توانم با وسوسه‌های درونی مبارزه کنم و باز هم هنگام استخدام افراد حرفه‌ای و باتجربه را انتخاب می‌کنم. این افراد در انتهای منحنی یادگیری هستند، ابزار و مهارت‌های زیادی دارند، در گذشته عملکرد فوق‌العاده‌ای از خودشان نشان داده‌اند و سابقه درخشانی دارند. بخصوص در رابطه با استخدام‌ نیروی دورکار این مسئله بسیار وسوسه‌برانگیزتر می‌شود.

افراد باتجربه به آموزش و نظارت زیادی احتیاج ندارند و کار با آن‌ها از راه دور راحت‌تر است. با این حال همیشه نهایت تلاشم را می‌کنم که با این گرایش درونی‌ام بجنگم و علاوه بر استخدام افراد بی‌تجربه، سیستم‌های مناسبی برای آموزش و مربی‌گری آن‌ها در نظر بگیرم تا بتوانم مهارت‌هایشان را تقویت و از بینش‌های ارزشمندشان برای ایده‌های تازه استفاده کنم.

من کارمندان باتجربه‌ای هم دارم که در انتهای منحنی یادگیری قرار دارند. در مورد آن‌ها هم باید مدام نظرات و ایده‌هایشان را بپرسم، ببینم در چه اوضاعی به سر می‌برند و سطح فعالیتشان را نسبت به وظایف جدید مدیریت کنم. این کار باعث می‌شود آن‌ها کارایی خود را حفظ کنند و از کار خسته نشوند. این مسئله درمورد مدیریت تیم دورکار (به دلیل نبود احساس صمیمیت و آشنایی) نسبت به کارمندان حضوری به مراتب سخت‌تر است.

• فناوری اطلاعات و خدمات

از زمانی که به مناطق روستایی ویرجینیا نقل مکان کرده‌ام، قدر دسترسی آسان به اینترنت را بیشتر می‌دانم زیرا خیلی اوقات به خاطر اینترنت ضعیف خانه‌مان مجبور می‌شوم زمان مصاحبه‌هایم را ۲۰ دقیقه به تاخیر بیندازم تا بتوانم در این مدت به دفتر همسرم بروم و وبینارم را در آنجا برگزار کنم. این مسئله (جهانی نبودن اینترنت پرسرعت و عدم دسترسی بعضی از مناطق به آن) نظر مرا درباره اعتبار و دسترسی‌پذیری فناوری در کسب‌وکار تغییر داده است و  باعث شد بفهمم که هنوز فناوری برای همه و همیشه در دسترس افراد نیست.

ما به عنوان مدیر نباید تصور کنیم که همه کارمندان به یک اندازه نسبت به فناوری، اینترنت و پشتیبانی فنی دسترسی دارند. توجه داشته باشید که حتی اگر دسترسی آن‌ها به این منابع یکسان باشد، گاهی حتی ممکن است سیستم‌ها از کار بیفتند و در کار تداخل ایجاد شود. بنابراین لازم است که از شرایط کارمندان دورکار اطلاع داشته باشیم و سعی کنیم برای آن‌ها یک سری برنامه‌های پشتیبان در نظر بگیریم تا در زمان وقوع مشکلات فنی (که همیشه هم بدموقع اتفاق می‌افتند)، بتوانیم از آن‌ها استفاده کنیم.

چرا باید برای استخدام و مدیریت تیم دورکار به خودمان سختی بدهیم؟

با توجه به فهرست مشکلاتی که در بالا به آن‌ها اشاره کردم، شاید با خودتان بگویید چه لزومی دارد با وجود این‌همه مشکل به استخدام و مدیریت تیم دورکار بپردازیم و آیا اصلا ارزشش را دارد؟ باید بگویم بله. همه مشکلاتی که درمورد آن‌ها صحبت کردم واقعیت دارند، ولی تجربه شخصی به من نشان داده که با گذشت زمان فواید زیادی از استخدام و مدیریت تیم دورکار عایدتان می‌شود؛ تا جایی که متوجه می‌شوید واقعا ارزش این همه سختی‌ را دارد.

وقتی بتوانید از افراد سراسر دنیا استفاده کنید، یعنی از لحاظ جغرافیایی فقط به استعدادهایی که در اطرافتان هستند محدود نمی‌شوید. بنابراین اگر مهندس بامهارتی را از آن سوی دنیا یا آن طرف کشور به شما معرفی کردند یا اگر در سنگاپور آشنایی داشتید که می‌توانست با کمی آموزش تبدیل به یک مدیرعامل ارشد عالی بشود، می‌توانید از آن‌ها استفاد کنید و از استعدادشان بهر‌ه‌مند شوید.

تعاملات حضوری معمولا مفیدتر هستند چراکه وقتی اعضای تیم در یک مکان جغرافیایی نباشند، برای برنامه‌ریزی این نوع تعامل‌ها تلاش بیشتری انجام می‌شود و به اجرایشان بیشتر فکر می‌کنیم. این دیدارهای حضوریبه‌صورت شانسی اتفاق نمی‌افتند. ما باید بادقت، زمانی را برای آن‌ها تعیین کنیم و بتوانیم هدفی که در پس هر یک از جلسات شخصی وجود دارد را درک کنیم.

با توجه به همه این برنامه‌ریزی‌ها و پیش‌بینی‌ها، به این نتیجه رسیدم که کارمندانم در جلسات حضوری فعالیت موثرتری دارند، پیشنهادات بهتری می‌دهند، دیدگاه‌های ارزشمندتری را ارائه می‌‌کنند و واقعا به آنچه که می گویم گوش می‌کنند. برخلاف گفتگوهای روزمره‌ای که کارمندان معمولا توجهی به آن نمی‌کنند، حرف‌هایی که در جلسات حضوری گفته می‌شوند قدرت فوق‌العاده‌ای دارند.

آیا رهبری از راه دور و مدیریت تیم دورکار ارزشمند است؟

رهبری از راه دور و مدیریت تیم دورکار یک مزیت باورنکردنی دیگر هم دارد و آن هم این است که وقتی کارمندان هر روز در یک فضای یکسان کار نکنند، هیجانات مربوط به محل کار برایشان پیش نمی‌آید. من در تجربه خود به این نتیجه رسیدم که دور بودن کارمندان از یکدیگر تعارض‌های غیرضروری را کم و از تخلیه انرژی عاطفی آن‌ها جلوگیری می‌کند. درنتیجه میزان بهره‌وری آن‌ها افزایش می‌یابد. البته نمی‌خواهم بگویم محیط‌های کاری حضوری نمی‌توانند انرژی‌بخش باشند؛ چراکه خیلی از سازمان‌های حضوری واقعا این ویژگی را دارند ولی وقتی مکانی برای غیبت کردن، مخالفت‌های درون‌گروهی و امثال آن‌ها وجود نداشته باشد، احتمال اینکه این اتفاقات رخ دهند بسیار کمتر می‌شود.

ابزار‌های دیجیتال امروزی، کار کردن از راه دور را ممکن می‌سازند و به انعطاف‌پذیری افراد و سازمان کمک زیادی می‌کنند. تعداد استخدام و مدیریت تیم دورکار هر روز رو به افزایش است. دورکاری درواقع مانند غولی در چراغ جادوی رشد دنیای دیجیتال امروزی است. به محض اینکه این غول آزاد شود، دیگر هیچ‌کس نمی‌تواند آن را به داخل چراغ برگرداند. بنابراین ما به عنوان رهبر باید یاد بگیریم که چطور افراد زیادی را در کادر به صورت دورکاری رهبری کنیم. همچنین اگر بتوانیم از نقاط قوت چنین محیط کاری استفاده کنیم و برای به حداقل رساندن مشکلات آن اقدامات لازم را انجام دهیم؛ تیمی باانگیزه خواهیم داشت که زمان و تلاش زیادی را حاضرند برای این کار گروهی بگذارند.

آیا شما تجربه رهبری از راه دور و مدیریت تیم دورکار را دارید؟ در این راه با چه مشکلاتی روبه‌رو شده‌اید؟ از تجربیات خود به ما بگویید.

منبع