ارتباط همه‌جانبه، فناوری تلفن همراه، تغییر انتظارات در نسل‌ها و وقایع زندگی مانند بحران فعلی کرونا باعث افزایش تعداد کارکنان دورکار شده است و روزبه‌روز افراد بیشتری به کار کردن از خانه روی می‌آورند. رهبری و مدیریت کارکنان از راه دور برای حفظ ارتباط و بهره‌وری در یک تیم، به ابزارهای متفاوتی نیاز خواهد داشت. در ادامه روش‌ها و ابزارهایی را معرفی می‌کنیم تا رهبران برای تقویت مشارکت، ایجاد اتحاد و گسترش فرهنگ سازمانی در میان تیم برای مدیریت کارکنان از راه دور از آنها استفاده کنند. این روش‌ها به رهبران کمک می‌کند تا بتوانند تیم دورکار خود را یکپارچه، بهره‌ور و فعال نگه دارند.
۵ روش برای گسترش فرهنگ سازمانی در میان اعضای تیم دورکار:
۱. یک کولر آبی دیجیتال بسازید.
در میان یک تیم دورکار، صحبت درباره کولر آبی وجود ندارد. منظور از کولر آبی صحبت‌های غیرکاری و تصادفی است. بااین‌حال روش‌هایی وجود دارد که بتوانید با کمک آنها صحبت‌های غیرکاری (مثلا صحبت درباره کولر آبی) را در میان تیم خود رواج دهید.
خدمات گفت‌وگوی Slack یا Basecamp برای ایجاد شبکه‌های مکالمه غیررسمی مناسب هستند. می‌توانید اسم شبکه خود را «کولر آبی» بگذارید تا یک مکان مجازی برای مکالمات غیررسمی و برقراری ارتباط میان کارکان از راه دور ایجاد کنید.
۲. دانش خود را آشکارا به اشتراک بگذارید.
رهبران باید از طریق جلسات مجازی مداوم، اخبار مربوط به صنعت، وضعیت مالی و به‌روزرسانی‌های شرکت را به اشتراک بگذارند. همچنین تشویق کارمندان از راه دور برای به اشتراک گذاشتن دانش تخصصی کاری و غیرکاری خود می‌تواند یک روش عالی برای پرورش فرهنگ سازمانی باشد.
برنامه‌های SnagIt و Screencast به کاربران اجازه می‌دهد تا عکس‌ها و ویدیو‌های خود را به آسانی با دیگران به اشتراک بگذارند و با کمک ابزارهای نشانه‌گذاری مانند تمبر زدن، بزرگ‌نمایی و تار کردن هم می‌توانند در این برنامه‌ها به افراد آموزش دهند. Zoom و Skype هم خدمات ویدیو کنفرانس ارائه می‌دهند که به کاربران این فرصت را می‌دهد تا دانش خود را به اشتراک گذاشته و جلسات مجازی تشکیل دهند.
۳. افراد را به صورت دیجیتالی بشناسید.
وقتی کارکنان از راه دور مشغول به فعالیت هستند، امکان تشویق و حمایت حضوری از همدیگر وجود ندارد. رهبران باید روش‌های جدیدی را برای شناخت افراد به صورت دیجیتالی پیدا کنند. 15Five به رهبران کمک می‌کند تا شناخت دیجیتالی خود را گسترش دهند، بازخورد بگیرند و کارکنان از راه دور خود را کوچ کنند.
Tango Card به رهبران این فرصت را می‌دهد تا به صورت مجازی برای کارکنان خود کارت‌های امتیاز و جوایز ارسال کنند. ایموجی‌ها و سایر تصاویر می‌توانند به روشن شدن قصد عاطفی ارتباطات ما کمک کنند. این موضوع در مدیریت کارکنان از راه دور و ارتباط با آنها اهمیت بیشتری پیدا می‌کند، چرا که نمی‌توانیم احساسات را از چهره آنها به صورت حضوری ببینیم.
۴. هدیه سازمانی ارسال کنید.
احساس جدایی از برند سازمان برای کارکنان از راه دور بسیار آسان است. کالاهای سازمانی خود مثل لیوان، تی‌شرت و شارژر تلفن همراه را برای تیم دورکار خود ارسال کرده تا آنها با برند شرکت ارتباط برقرار کنند. همچنین با توجه به اینکه اعضای تیم دورکار شما در کنار خانواده یا هم‌اتاقی خود مشغول فعالیت هستند، برای آنها هم هدیه سازمانی ارسال کنید.
۵. با اشخاص ملاقات حضوری داشته باشید.
فناوری نمی‌تواند جایگزین ارتباطات انسانی شود، هرچقدر هم که قدرتمند باشد. راز پرورش و پایداری فرهنگ سازمانی در میان اعضای تیم دورکار، ملاقات حضوری و شخصی است. آنها فرصت‌هایی را برای کارمندان ایجاد می‌کنند تا با یکدیگر پیوستگی داشته باشند، اعتماد ایجاد کنند و تعاملات و شادی با یکدیگر داشته باشند. همه این‌ها در ایجاد یک فرهنگ تیمی ماندگار اهمیت دارد.
هنگامی که میان کارکنان از راه دور خود، یک فرهنگ سالم ایجاد کردید، به روش‌های زیر برای رهبری بهره‌ور آنها هم توجه کنید.
۶ روش برای رهبری اثربخش کارکنان از راه دور:
۱. انتظارات واضحی تعیین کنید.
- کار کردن از راه دور معمولا ساختاری کمتری نسبت به کارهای غیردورکاری دارد، به همین دلیل تعیین انتظارات واضح بسیار حیاتی است. این انتظارات را مشخص کرده و سپس به اعضای تیم دورکار خود استقلال و اعتماد مورد نیاز را بدهید تا آنها را اجرا کنند. باید به آنها موارد زیر را بگویید:
- ماموریت و چشم‌انداز
- اهداف سالانه، ماهانه و هفتگی
- ساعات فعالیت
- منابع و ابزارهای موجود
- روش‌های ارتباطی توصیه شده، شبکه‌‌ها و زمان‌بندی
- تماس برای اطلاعات و دستورالعمل‌ها برای پشتیبانی
- پروژه یا مالکیت وظیفه
- در دسترس بودن تیم (چه موقع، کجا و چگونه می‌توان با آنها صحبت کرد)
۲. ارتباط پیوسته داشته باشید.
فقدان ارتباط مستمر ممکن است که این احساس را در کارکنان از راه دور ایجاد کند که از اهداف و چشم‌انداز سازمان جدا شده و تنها هستند. برای جلوگیری از این احساس به موارد زیر توجه کنید:
- جلسات مجازی روزمره داشته باشید.
- یک زمان مشخص (روزانه، هفتگی یا ماهانه) را تعیین کنید که همه افراد تیم در دسترس باشند و اگر کسی نیاز به کمک یا همکاری دارد از این جلسات استفاده کند.
- یک سیاست وضعیت باز درنظر بگیرد که کارکنان از راه دور از وضعیت آنلاین بودن شما باخبر بوده و بتوانند در مواقع نیاز با شما تماس بگیرند.
۳. یک شبکه درست برای تعامل انتخاب کنید.
درحال حاضر کارکنان در برقراری ارتباطات دیجیتال و غیردیجیتال در محیط‌های کاری غیردورکار توانمند شده‌اند. هرچند در محیط‌های تمام دورکار، ارتباطات کاملا دیجیتالی هستند و به تنظیم قوانین، دانش و توانایی‌های جدیدی نیاز دارند. هنگام برقراری ارتباط با کارمندان از راه دور، مطمئن شوید که پیام خود را با شبکه درستی منتقل می‌کنید. شبکه‌های ارتباطی اولیه به شرح زیر هستند:
- تلفن: مکالمات طولانی، با جزئیات، دشوار یا عاطفی
- ایمیل: اطلاعات هدفمند و مختصر
- چت: پیام‌های غیررسمی، اطلاعیه‌های عمومی، اخبار، همکاری سریع و معاشرت تیمی
- ویدیو (Zoom، Skype و FaceTime): مکالمات متمرکز، طولانی، غنی از بازخورد، احساسی یا دشوار
۴. شفاف ارتباط برقرار کنید.
هنگام برقراری ارتباط با یک تیم از راه دور، شفافیت بسیار مهم است. زمانی که تمام اعضای یک تیم دورکار به خوبی آگاه باشند، می‌توانند با بهره‌وری و استقلال بیشتری کار کنند. با کمک سرویس‌های اشتراک‌گذاری فایل مثل Google Docs یا DropBox اطلاعات را شفاف به دست تیم خود برسانید تا کارکنان از راه دور بتوانند با وحدت عمل کنند.
۵. فعالانه پیگیری کنید.
توانایی پیگیری و ارزیابی پیشرفت هر کارمندی را توانمند می‌کند و این هیچ تفاوتی برای کارمندان از راه دور ندارد. تنها ابزارهای پیگیری پیشرفت برای تیم دورکار متفاوت است. ابزارهای پیگیری فعالیت، مدیریت پروژه و پیگیری زمان را درنظر بگیرید که فعالیت‌های تک‌تک اعضا و کل تیم را بتوانید مرور کنید.
- ابزارهای Hubstaff و When I Work برای پیگیری زمان
- ابزار مبتنی بر ابر Asana برای مدیریت پروژه
- سیستم عامل کاری com یک فضای کاری دیجیتال است که تیم‌ها را توانمند کرده تا بتوانند پروژه‌ها و فرایندهای خود را در آن به اجرا در آورند.
- Trello برای اولویت‌بندی، سازمان‌دهی و پیگیری پیشرفت کاربرد دارد.
- IDoneThis به کارمندان از راه دور کمک می‌کند تا از کارهای روزانه خود گزارش تهیه کنند.
۶. بر رفاه و سلامت نظارت کنید.
تعیین مرز بین زندگی شغلی و زندگی شغلی برای کارمندان از راه دور معمولا دشوار است و رهبران در مدیریت کارکنان از راه دور می‌ترسند که آنها تنبلی کرده و عملکرد کمتری داشته باشند. اما خطر اصلی برای کارمندان از راه دور این است که بیش از حد کار کنند. دیوید هاسون معتقد است که این وظیفه مدیران و رهبران است که برخلاف این پیامد محافظت کنند.
با استفاده از OfficeVibe، CultureAmp و TINYpulse می‌توانید به صورت اثربخش مشارکت و روحیه کارمندان خود را نظارت کنید. این ابزارها به کارمندان کمک می‌کنند تا تعادل بین زندگی شخصی و شغلی خود را حفظ کرده و برای خود هم زمان بگذارند.
