بر اساس تحقیقات جدید انجام گرفته در پلتفرم آموزش آنلاین Udemy، ممکن است افراد وانمود کنند که از بازی فوتبال دستی، تماشای برنامه‌های تلویزیون و معاشرت در اداره لذت می‌برند؛ اما بیشتر کارمندان ترجیح می‌دهند صرفا کارهای خود را بدون حواسپرتی انجام داده و زندگی شخصی خود را خصوصی نگه دارند. این کار فقط مختص افراد «پیرتر» اداره نیست. یافته‌های Udemy نشان می‌دهد که این آرزو در بین افراد به دنیا آمده بعد از جنگ جهانی دوم، نسل ایکس، نسل هزاره و نسل زد، به طور یکسان وجود دارد. چاره کار، مدیریت پروانه اجتماعی در اداره است.
بنابراین، اگر این همان چیزی است که اکثر ما می‌خواهیم؛ چرا اغلب اداره‌ها روی آن تمرکز نمی‌کنند؟ تحقیقات نشان می‌دهد که اقلیت اجتماعی بیشتر تمایل به تنظیم لحن کلی محل کار دارند. این تفاوت در سبک کار، می‌تواند باعث تعارض بین فردی، حواسپرتی کارکنان و نارضایتی شود. گرچه ممکن است زیاد نباشد؛ ولی متاسفانه، شرکت‌های آمریکایی سالانه تا ۵۵۰ میلیارد دلار روی کارمندان ناراضی هزینه می‌کنند.
چرا در تعیین مرزها مشکل داریم؟
امروزه رهبران تجارت تلاش می‌کنند تا مرزهایی برای رفتار «مناسب» در محیط کار تعیین کنند. رفتاری که به طور سنتی غیر حرفه‌ای شناخته می‌شود؛ مانند بغل کردن، به اشتراک گذاری اطلاعات خیلی شخصی و بدگویی کردن، بسیار رایج شده اند.
بخشی از مشکل این است که مدیران اغلب به اشتباه فکر می‌کنند که کارمندان «می‌دانند» چگونه با یکدیگر در محل کار ارتباط برقرار کنند. اما آنها نمی‌دانند. این اتفاق تا حدی به دلیل تغییر روند اشتغال، از جمله کاهش جایگاه‌های سطح پایین و نوجوانان معدودی که در مشاغل تابستانی کار می‌کنند و آشنایی کمتری با هنجارهای محل کار دارند؛ رخ داده است. همچنین، آن همکار پیر، رسانه‌های اجتماعی (و برنامه‌های پیام‌رسان شغلی که از رسانه‌های اجتماعی تقلید می‌کنند)، ممکن است به این کمک کنند که سبک‌های ارتباطات غیر رسمی هم در کار خوب است. (یک جستجوی اینترنتی برای «قوانین و مقررات اسلک» انجام دهید تا مقالاتی در مورد چگونگی برقراری ارتباط حرفه‌ای را ببینید. این یک چالش رایج است)
یکی دیگر از عواملی که باعث ایجاد مشکل در مرزبندی‌ها می‌شود؛ عدم خودآگاهی است. یعنی درک چگونگی برخورد با دیگران. در حقیقت، تحقیقات نشان می‌دهد که اگرچه ۹۵ درصد مردم فکر می‌کنند که خود آگاه هستند؛ ولی در واقع ۱۰ تا ۱۵ درصد از این افراد خود آگاه‌اند. وقتی خودآگاه نباشیم، نمی‌فهمیم که چه کاری انجام می‌دهیم؛ مثلا صحبت در مورد مسائل شخصی یک نفر موقع چت کردن یا استفاده از ناسزا و اذیت و آزار دیگران.
با وجود گوناگونی فاکتورها، بسیاری از مدیران موقع تنظیم دستورالعمل‌ها، چگونگی ارتباط کارمندان به شکلی حرفه‌ای را پیش‌بینی نمی‌کنند. هنگامی که هنجار واضحی در مورد «رفتار حرفه‌ای» در محیط کار وجود ندارد (حتی اگر این هنجارها فرهنگی یا مختص شرکت باشند)؛ وقتی کسی هنجاری را بشکند، فراخوانی آن هنجار بسیار سخت می‌شود.
بهترین روش‌ها برای مدیریت رفتار و به حداقل رساندن حواس پرتی‌ها
تعریف اینکه چه رفتارهای اجتماعی، «خیلی اجتماعی» یا حواسپرتی در محل کار است، علمی و دقیق نیست و تعادل مناسب در هر محل کار متفاوت خواهد بود. با این حال، طبق نظرسنجی، Udemy دو گروه مجزا (در بین نسل‌ها) با عقایدشان درباره رفتار مناسب در محل کار، پیدا کرد. شخصیت‌های «پروانه اجتماعی» به احتمال زیاد، رفتار های اجتماعی مانند بغل کردن، سبک ارتباط گاه‌به‌گاه و خبرچینی را برای کار مناسب‌تر ارزیابی می‌کنند. از طرف دیگر، شخصیت‌های « زنبور کارگر» رفتارهای مشابه را کم ارزش ارزیابی کردند.
بنابراین، چگونه یک مدیر می‌تواند به یک فرد اجتماعی و کمتر اجتماعی (حداقل در اداره) کمک کنند تا در کنار هم بهتر کار کنند؟ در اینجا ۵ روش برتر عنوان می‌شود که مدیران می‌توانند برای حمایت از تغییر و ارتباطات باز، حول انتظارات‌شان از تعامل (و حواسپرتی کمتر) در محل کار، استفاده کنند.
هنگام دادن بازخورد، روی نیت مثبت تاکید کنید
وقتی بازخورد در مورد مسئله‌ای شخصی است؛ مانند سبک کار، به جای اینکه باعث تغییر در نتایج کار و عملکرد شود؛ می‌تواند باعث احساس طرد شدن اجتماعی شود.
از آنجا که بیشتر ما از ایجاد پریشانی عاطفی در دیگران پرهیز می‌کنیم؛ این نوع بازخورد دادن کار سختی است. لنزی از «قصد مثبت» می‌تواند به شما کمک کند تا بازخورد مثبت‌تری داشته باشید. برای مثال، کارمندی که بسیار پر حرف است؛ اگر فرض کنیم که رفتارش برای خودش طبیعی است؛ به او «حق» بدهید. او نمی خواهند کسی را ناراحت کند.
می‌توان چیزی مثل این گفت: «می‌خواهم درباره سبک ارتباطی شما در محل کار بازخورد بدهم. شما روزانه چندین بار جلوی میز من‌ایستید تا با من در مورد مسائل غیر کاری صحبت کنید؛ برای من سخت است که وقتی شما این کار را می‌کنید، روی کارم تمرکز کنم. اجازه بدهید واضح بگویم؛ مطمئنم که شما نمی‌خواهید عمدا من را آزار دهید و می‌خواهید دوستانه و فراگیر باشید. آیا درست گفتم؟»
آن کار زشت را مرتکب شوید
یکی از راههای گفتگو با کارمندان در مورد رفتاری که باعث ایجاد حواس پرتی و پریشانی می‌شود؛ این است که به راحتی اعتراف کنید که ناراحت می‌شوید: «راحت نیستم؛ اما می‌خواستم در مورد چیزی که به ذهنم خطور کرده صحبت کنم؛ ولی ممکن است مورد علاقه شما نباشد». از آنجایی که شما می‌خواهید شخص دیگری را آسیب‌پذیر نشان دهید؛ ممکن است کمی به خودتان آسیب بزنید: «ممکن است گفتن جمله من را بغل نکنید، احمقانه به نظر برسد؛ اما بغل کردن همکارانم باعث ناراحتی من می‌شود و بر توانایی من در حفظ مرزبندی‌های حرفه‌ای تاثیر می‌گذارد.»
مشخص رفتار کنید
مهم است که به طور مشخص و خنثی آنچه را که دیگری انجام می‌دهد تا روی شما یا دیگر اعضای تیم تاثیر بگذارد را عنوان کنید: «شما در کار خیلی دوستانه رفتار می‌کنید» تعبیری از رفتار است نه خود رفتار. در عوض، به طور خنثی منظور خود را بیان کنید: «می‌فهمم که دوشنبه‌ها به دفتر من می‌آیید تا درباره آخر هفته خود با من صحبت کنید، بدون اینکه بپرسید آیا چند دقیقه برای صحبت کردن وقت دارم یا نه. من آن موقع معمولا سعی می‌کنم ایمیل‌هایم را پاسخ دهم. امکانش هست که بپرسید آیا چند دقیقه وقت دارم یا نه؟ می‌خواهم تمام توجه‌ام را به شما معطوف کنم؛ یا اینکه، می‌توانم بگویم چه زمانی وقت خالی دارم.»
کارمندان خود را تشویق کنید که به یکدیگر بازخورد بدهند
موثرترین روش برای تغییر رفتار، از طریق بازخورد است. با این حال، اکثر ما در ارائه یا دریافت آن خوب عمل نمی‌کنیم. بنابراین، مدیران باید فرهنگ بازخورد منظمی را تمرین و تشویق کنند. بازخورد همسالان به همسالان می‌تواند به طور خاصی تاثیرگذار باشد. تحقیقات نشان داده که این کار می‌تواند عملکرد کارمندان را تا ۱۴ درصد افزایش دهد. علاوه بر این، وظیفه مدیر است که به جای شکایت پشت درهای بسته، کارمندان را به صحبت کردن با یکدیگر تشویق کند. مدیران باید تلاش کنند تا افرادی که بازخورد را به خوبی و به طور پیوسته می شنوند و همچنین کسانی که بازخورد را بدون حالت دفاعی می‌گیرند، بشناسند و به آنها پاداش دهند.
پیشنهاد آموزش دهید
همانطور که گفته شد، تعداد زیادی از کارمندان، بدون داشتن آگاهی لازم در مورد هنجارهای محل کار پیرامون رفتارهای حرفه‌ای، به سر کار می‌روند. علاوه بر این، گالوپ (Gallup) گزارش می‌دهد که فقط در حدود ۲۰ درصد از مدیران، مهارت‌های اساسی مدیریت افراد را دارند خوشبختانه این شکاف مهارت نرم را می‌توان با آموزش در زمینه‌هایی مانند مدیریت تعارض، ارتباط موثر و هوش هیجانی و مدیریت پروانه اجتماعی در اداره پر کرد. برای استفاده از آموزش، آموزش های خاصی را برای استخدام افراد جدید در نظر بگیرید و دوره‌های آموزشی را به عنوان بخشی از نتایج ارزیابی عملکرد برای بهبود، ارائه دهید.
تفاوت در سبک کار می‌تواند باعث حواس‌پرتی‌های ناخواسته در اداره شود. با این وجود، با حمایت از یک فرهنگ بازخوردی منظم، داشتن مکالمات شجاعانه و داوطلبانه و ارائه آموزش و مدیریت پروانه اجتماعی در اداره، محیط کار برای همه سالم‌تر خواهد بود.
