کیفیت مدیریت یک سازمان یکی از عوامل تعیین‌کننده موفقیت آن است. به همین دلیل دریافت بازخورد از کارکنان در مورد اثربخشی رهبری مدیران برای سازمانها اهمیت دارد. چون درک نحوه ارزیابی عملکرد به مدیران سازمان کمک می‌کند رهبری خود را بهبود بخشیده و رفاه و بهره‌وری کارکنان را ارتقا دهند. در ادامه، اهمیت ارزیابی مدیران، شاخص‌های مهم و معیارهای ارزیابی مدیران و روش‌های ارزیابی یک مدیر را بررسی می‌کنیم.
چرا ارزیابی مدیران در سازمانها مهم است؟
همانطور که گفتیم ارزیابی عملکرد مدیران در سازمانها می‌تواند هم روی بهبود مدیران و هم روی ارتقا کارکنان تاثیرگذار باشد.
۱. به شناسایی مشکلات رهبری کمک می‌کند
بسیاری از اوقات، مشکلات رهبری عامل پیشرفت نکردن یک سازمان است. تعیین منبع این مشکلات کمی دشوار به نظر می‌رسد. درخواست از کارمندان برای ارزیابی مدیران خود، روشی موثر برای شناسایی بهتر این مسائل است.
۲. مشارکت کارکنان را بهبود می‌بخشد
وقتی کارکنان متوجه می‌شوند که نظرات آنها اهمیت دارد، سعی می‌کنند بیشتر به رفتار مدیران توجه کنند. فرایند ارزیابی خوب به مدیران کمک می‌کند تا مشکلاتی مانند فقدان ارتباطات در محیط کار را حل کنند. علاوه بر این، به کارکنان کمک می‌کند تا نظرات خود را بیشتر بیان کنند و در مورد کار مشتاق و باانگیزه باشند.
۳. بهره‌وری را افزایش می‌دهد
رهبری موثر، به استراتژی و نظارت بهتر منجر می‌شود. کارمندانی که مدیران خوب دارند، بیشتر روی کار خود تمرکز می‌کنند. فرایند ارزیابی موثر منجر به رهبری بهتر می‌شود و بهره‌وری بیشتر کارکنان را تضمین می‌کند.
۴. به داشتن محیط کاری سالم کمک می‌کند
ارزیابی‌ها به کارکنان نشان می‌دهد که می‌توانند به فرهنگ کاری شرکت کمک کنند. مدیران همچنین درک می‌کنند که احترام به کارکنان بخش مهمی از مسئولیت‌های محل کار آنها است. این کار فرهنگ کاری سالم‌تر را تشویق می‌کند و احترام متقابل و همکاری را ترویج می‌دهد.
۵. روحیه کارکنان را بهبود می‌بخشد
درخواست بازخورد از کارکنان نشان می‌دهد که سازمان به آنها اعتماد دارد و رفاه آنها را در اولویت قرار می‌دهد. این اقدام احساس وفاداری را در کارکنان ایجاد می‌کند و روحیه آنها را بهبود می‌بخشد. علاوه بر این، بهبود مدیریت و فرهنگ شرکت با استفاده از ارزیابی به ایجاد محیطی مساعد که روحیه کاری کارکنان را افزایش می‌دهد کمک می‌کند.
شاخص‌ها و معیارهای ارزیابی عملکرد مدیران چیست؟
چند مهارت ضروری وجود دارد که از شاخص‌های ارزیابی عملکرد مدیران محسوب می‌شوند:
مهارت‌های رهبری
مهارت‌های رهبری شامل مهارت‌هایی است که مدیران برای تاثیرگذاری بر افراد برای همکاری و دستیابی به یک هدف مشترک استفاده می‌کنند. مهارت‌های رهبری برای مدیران بسیار مهم است، چون آنها مسئول هدایت فعالیت‌های کارکنان هستند. به نوعی می‌توان گفت که این مهارت یک جنبه ضروری از معیارهای ارزیابی مدیران است. نمونه‌هایی از مهارت‌های رهبری که سازمانها می‌توانند اولویت‌بندی کنند عبارت‌اند از: همدلی، نوآوری، صبر، ریسک‌پذیری و ارائه بازخورد سازنده.
مهارت‌های نظارتی
از جمله مهارت‌هایی است که افراد برای نظارت بر دیگران و اطمینان از عمل به وظایف آنها، استفاده می‌کنند. نظارت یکی از مسئولیت‌های اصلی مدیران است و از معیارهای ارزیابی مدیران به حساب می‌آید. یک مدیر خوب، مکرر کارمندان را زیر نظر دارد و در صورت لزوم آنها را راهنمایی یا به آنها کمک می‌کند. آنها همچنین می‌دانند که بازخورد و انتقاد سازنده انجام دهند.
مهارت‌های ارتباطی
این مهارت به توانایی انتقال و دریافت درست اطلاعات اشاره دارد. مهارت‌های ارتباطی شامل مهارت‌های گفتاری، مهارت‌های نوشتاری و درک نشانه‌های غیر کلامی است. مدیران خوب ارتباطات را در اولویت قرار می‌دهند و اطلاعات را به سرعت و به طور موثر منتقل می‌کنند تا اطمینان حاصل شود که همه کارکنان آگاهی و اطلاعات لازم را دارند. ارتباط موثر هم برای ارائه بازخورد سازنده مهم است.
هوش هیجانی
هوش هیجانی به توانایی مدیریت مناسب روابط بین فردی از طریق درک و کنترل احساسات خود اشاره دارد. هوش عاطفی برای مدیران برای ایجاد روابط بلندمدت با کارکنان ضروری است. یک مدیر با هوش عاطفی بالا به احتمال زیاد نسبت به کارکنان با ملاحظه رفتار می‌کند که این عمل اعتماد و وفاداری را در آنها افزایش می‌دهد.
تفکر استراتژیک
تفکر استراتژیک، توانایی برنامه‌ریزی موثر برای رسیدن به هدفی بلندمدت و انجام اقدامات لازم بر اساس متغیرها است. تفکر استراتژیک یک مهارت حیاتی برای مدیران است، چون آنها مسئول تعیین اهداف و استراتژی برای بخش یا سازمان خود هستند. همچنین بر توانایی آنها در استفاده موثر از کارکنان و منابع در دسترس آنها تاثیر می‌گذارد.
فرایند ارزیابی عملکرد مدیران چگونه است؟
اگر می‌خواهید عملکرد مدیران خود را ارزیابی کنید، این مراحل را دنبال کنید:
۱. استفاده از فرایند محرمانه
برای ارزیابی موثر عملکرد مدیران، مهم است که کارکنان بتوانند به سوال‌های ارزیابی، صادقانه پاسخ دهند. اگر کارمندان بترسند که مدیر ممکن است از پاسخ‌های آنها مطلع شود، جواب‌های درستی به سوال‌ها نمی‌دهند. بهترین رویکرد برای تضمین بازخورد صادقانه این است که فرایند ارزیابی محرمانه باشد. هنگامی که کارکنان مطمئن شوند هویت آنها فاش نمی‌شود، به احتمال زیاد نگرانی‌ها یا انتقادات خود را در مورد عملکرد یک مدیر بیان می‌کنند.
۲. روشن‌سازی مسائل
پس از شناسایی بعضی از مشکلاتی که کارکنان با مدیر دارند، مهم است که سازمان به دنبال شفاف‌سازی آنها باشد. این مسئله می‌تواند مربوط به ماهیت مشکل، علت آن یا کاری باشد که کارکنان ترجیح می‌دهند مدیر انجام دهد. انجام این کار تضمین‌کننده هدایت درست تلاش‌های سازمان برای حل مسائل مدیریتی است. روشن‌سازی مسائل بدون سختی و دردسر و تنها با یک بررسی ساده انجام می‌شود. به عنوان مثال، اگر کارکنان شکایت کنند که مدیر به رفاه آنها اهمیت نمی‌دهد، سازمان می‌تواند بپرسد که کارکنان چه مزایای رفاهی می‌خواهند.
۴. انجام اقدام فوری
پس از شفاف‌سازی، سازمان باید اقدام فوری انجام دهد. مدیران عامل نقش حیاتی برای موفقیت یک سازمان دارند، بنابراین تداوم مشکلات مدیریتی برای عملکرد سازمان خطرناک است. همچنین اقدام فوری نشان دهنده احترام به نظرات کارکنان است و اعتماد آنها به سازمان را تقویت می‌کند. بسته به مشکل، راه‌های مختلفی وجود دارد که سازمانها می‌توانند با استفاده از آنها مشکلات مدیران خود را بهبود بخشند. به عنوان مثال، سازمان به مدیران خود مهارت رهبری یا اجرایی را آموزش می‌دهد. گزینه‌های دیگر عبارتند از: بهینه‌سازی فرایند استخدام مدیر، تخصیص بودجه بیشتر در این زمینه یا افزایش حقوق و مزایای کاری برای جذب متقاضی‌های بهتر.
۵. درخواست بازخورد
نظارت بر روند بهبود رهبری مدیران به سازمانها کمک می‌کند تا اثربخشی اقدامات خود را ارزیابی کنند. سازمانها می‌توانند نظرسنجی‌هایی را بین کارکنان توزیع کنند و از آنها در مورد بهبود عملکرد مدیر سوال کنند. آنها می‌توانند سوال‌هایی بپرسند که مستقیما به مسائلی که قبلا شناسایی کرده‌اند مربوط می‌شود یا در مورد عملکرد کلی مدیر سوال کنند. احتمال دارد عملکرد مدیران در ابتدا بهبود یابد و سپس پسرفت کند، بنابراین لازم است که نظرسنجی و نظارت به صورت مداوم انجام شود.
انواع سوال‌ها برای ارزیابی عملکرد یک مدیر
در ادامه چند نمونه از سؤوال‌هایی که می‌توانید برای ارزیابی عملکرد یک مدیر بپرسید را بیان می‌کنیم.
سوال‌های مقیاس لیکرت
مقیاس لیکرت یک ابزار نظرسنجی است که نظرات افراد را در مورد یک موضوع خاص اندازه‌گیری می‌کند. پاسخ این سوال‌ها به صورت طیف طراحی می‌شود. مقیاس لیکرت برای پرسیدن سوال‌های دقیق و ظریف موثر است. به عنوان مثال، کارمندی معتقد است که مدیر او تا حدودی پرانگیزه و بانشاط است. اگر آن کارمند را به پاسخ بله یا خیر محدود کنید، شاید پاسخ خیر را انتخاب کنند حتی اگر چنین منظوری نداشته باشد. مقیاس لیکرت به آنها اجازه می‌دهد تا پاسخ‌های دقیق‌تری مانند «نسبتا» یا «کمی موافق» را انتخاب کنند. نمونه‌هایی از سوال‌های مقیاس لیکرت عبارت‌اند از:
- مدیر من به کار و کارمندان خود علاقه دارد
- از ابراز عقاید به مدیرم نمی‌ترسم
- مدیر من بازخوردها را به شیوه‌ای واضح و سازنده ارائه می‌دهد
- هر روز سر کار می‌آیم و مشارکت داشتن در کار برای من هیجان‌انگیز است
- مدیر من به برنامه‌های ما توجه دارد و با کار بیش از حد برنامه را سنگین نمی‌کند
سوال‌های بله یا خیر
کارشناسان همچنین به سوال‌های بله یا خیر به عنوان سوال‌های قطبی اشاره می‌کنند. این نوع سوال‌ها برای پرداختن به مسائل مستقیم که در آن افراد فقط می‌توانند یک موضع داشته باشند، بهترین گزینه هستند. به عنوان مثال، مسائل مربوط به خط‌مشی رهبری یک مدیر با سوال بله یا خیر پرسیده می‌شود. برای جلوگیری از تاثیرگذاری بر صحت داده‌ها، سازمانها می‌توانند گزینه سومی به نام «مطمئن نیستم» یا «نمی‌دانم» را برای کارمندانی در نظر بگیرند که شاید نظری در مورد این موضوع نداشته باشند.
- آیا فکر می‌کنید بخش شما به یک مدیر جدید نیاز دارد؟
- آیا از سبک رهبری فعلی مدیر خود راضی هستید؟
- آیا از برنامه کاری فعلی خود راضی هستید؟
- آیا از مزایای رفاهی که مدیرتان ارائه می‌دهد راضی هستید؟
- آیا مدیر خود را برای یک موقعیت رهبری دیگر توصیه می‌کنید؟
سوال‌های باز
سوال‌هایی هستند که نیاز به پاسخ گسترده یا تشریحی دارند. کارمندان نمی‌توانند به این نوع سوال‌ها با بله یا خیر پاسخ دهند. سوال‌های باز به روشن شدن نظرات کارمندان در مورد یک موضوع خاص کمک می‌کند. به عنوان مثال، شاید بدانید که کارمندان از سبک رهبری یک مدیر بدشان می‌آید اما پرسیدن سوال باز از آنها می‌خواهد بفهمد که چه چیزی را در مورد رهبری او دوست ندارند. سوال‌های باز، توصیه‌هایی را از کارکنان در مورد این که چگونه یک سازمان می‌تواند رهبری خود را بهبود بخشد، دریافت می‌کند.
- پیشنهاد می‌کنید چه بخشی از رویکرد مدیرتان تغییر کنند؟
- به مدیرتان توصیه می‌کنید برای بهبود تجربه کاری شما چه کاری انجام دهد؟
- بهترین بخش کار با مدیرتان چیست؟
- نظر شما درباره رابطه مدیرتان با بقیه همکارانتان چیست؟
- فکر می‌کنید مدیرتان چگونه می‌تواند نسبت به شما و همکارانتان دلسوزی نشان دهد؟
کلام آخر
انجام ارزیابی مدیران بخش مهمی از مدیریت عملکرد و نحوه انجام کار است. همانطور که کارمندان ارزیابی می‌شوند، مدیران باید تحت آموزش، نظارت و ارزیابی باشند تا به سازمان در دستیابی به اهداف کاری و نتایج مطلوب کمک شود. برای انجام این کار باید شاخص‌ها و معیارهای ارزیابی عملکرد مدیران را در نظر گرفت. سپس به سراغ فرایند ارزیابی مدیر عامل رفت و اقداماتی انجام داد که بر اساس معیارها، سازمان را به نتیجه مطلوب برساند.
