میزان مشارکت مدیران به چه عواملی بستگی دارد؟

از جمله چالش‌های اضطراب‌آور  می‌توان به افزایش مواردی نظیر دورکاری، ساختار ماتریسی، رقومی کردن، اتوماسیون (خودکارسازی)، ترکیب کار و زندگی و خلق محیط‌های متنوع و فراگیر اشاره کرد. این واقعیت را نباید فراموش کنیم که انتظار کارکنان از محل کارشان هم تغییر کرده ‌است. آن‌ها نمی‌خواهند فقط دستورات مدیرشان را دنبال کنند، بلکه می‌خواهند در محل کار، از آموزش و پیشرفت مستمر برخوردار شوند. چیزی که این وضعیت را دشوارتر می‌کند، اضافه کردن افراد بیشتر به تیم کاری است. شاید برای شما هم این سوال پیش بیاید که مدیران به طور ایده‌آل چه تعداد افراد را باید مدیریت کنند؟ آیا تعداد مطلوبی وجود دارد؟ ما در این مقاله به شما درباره میزان مشارکت مدیران و ویژگی‌های مدیران موفق خواهیم گفت.

یک روش برای پاسخ دادن به این سوالات، بررسی مشارکت کارکنان در تیم‌های مختلف با تعداد نفرات متفاوت است. سایت Gallup، سطح مشارکت سه میلیون تیم را مطالعه کرده است. تعداد کارکنان این تیم‌ها به طور قابل توجهی با یکدیگر متفاوت بود. نتایج نشان می‌دهد که به طور میانگین، تیم‌هایی که کمتر از ۱۰ عضو دارند، از بالاترین سطح مشارکت برخوردار هستند. در اصل، هدایت تیم‌هایی که اعضای کمتری دارند آسان‌تر است. به نظر می‌رسد مدیران در تیم‌های کوچک، برای اثرگذاری بر کارکنان، چه اثرگذاری خوب و چه اثرگذاری بد، فرصت بیشتری دارند.

درحالی‌که اندازه‌ی تیم، می‌تواند بر میزان مشارکت کارکنان تاثیر بگذارد، مهم‌ترین عامل تاثیرگذار بر مشارکت، شایستگی مدیر یا رهبر تیم است.

نکات مهم:

• کیفیت مدیریت، بیش از اندازه‌ی تیم بر مشارکت تاثیر می‌گذارد.
• مدیران موفق پنج ویژگی مشترک دارند.
• سنجش استعداد کارکنان، به رهبران کمک می‌کند فرد شایسته و مناسب را در جایگاه مدیریتی قرار دهند.
• مدیریت انسان‌ها همیشه دشوار بوده ‌است. افراد با یکدیگر متفاوت هستند و به تبع، ویژگی‌ها و پیچیدگی‌های منحصر به فردی دارند.
• تغییرات قابل توجه و مهم در محل کار، می‌تواند مدیریت کارکنان را دشوارتر ‌کند.

میزان مشارکت مدیران چقدر است؟

میزان مشارکت مدیران، تجربه شخصی آن‌ها به عنوان یک کارمند، یک عامل اساسی در مدیریت باکیفیت است. متاسفانه دو سوم مدیران در آمریکا، در محل کار خود مشارکت چندانی ندارند. علاوه بر این، ۷۹ درصد از مدیران، گاهی ‌اوقات در اثر کار و مشغله زیاد دچار فرسودگی شغلی می‌شوند. فرسودگی شغلی حالتی از استرس مزمن است که منجر به خستگی فیزیکی و روانی می‌شود.

مدیران باید برای افزایش مشارکت کارکنان، توانایی‌ها و استعدادهای بالقوه کارکنان را به حداکثر برسانند. محل کار باید محیطی باشد که علاوه بر مشارکت، سودمندی و کارایی کارکنان را به طرز موثری افزایش دهد.

نکته‌ای که وجود دارد این است که مشارکت مدیران روی مشارکت کارکنان تاثیر می‌گذارد. مشارکت و درگیری مدیران در محل کار ضروری است، چون زمانی که مدیران از سطح بالایی از مشارکت برخوردار باشند، این احتمال بالا می‌رود که بتوانند میزان مشارکت کارکنان خود را افزایش دهند و به پیشرفت آن‌ها کمک کرده، با مدیران گروه‌های دیگر همکاری کنند و تیم خود را برای همکاری با سایر تیم‌ها تشویق کنند.

برعکس این قضیه هم وجود دارد. زمانی که مدیران مشارکت کمتری داشته باشند، سطح مشارکت کارکنان هم کاهش می‌یابد. توانایی تحقق بخشیدن به تصمیمات و طرح‌های مهم در سازمان‌ها، تا حد زیادی به همکاری موثر مدیران با مدیرهای دیگر و تیم‌هایشان بستگی دارد.

میزان مشارکت مدیران، به تعداد افرادی که باید مدیریت کنند بستگی دارد. رابطه بین تعداد اعضای تیم و میزان مشارکت کارکنان برعکس است. به این صورت که هر چه تعداد اعضای یک تیم افزایش یابد، میزان مشارکت مدیر آن تیم کاهش می‌یابد و هرچه تعداد اعضای یک تیم کمتر باشد، میزان مشارکت مدیر بیشتر می‌شود. اما یک سری استثنائات جزئی و ظریف هم وجود دارد. رابطه کاهش مشارکت و افزایش اندازه تیم برای تمام مدیران یکسان نیست. بعضی مدیران سطح مشارکت خود را با افزایش اندازه تیم، حفظ می‌کنند.

شاید برای شما این سوال پیش آید که راز مدیرانی که صرف نظر از اندازه ‌تیمشان، از سطح بالایی از مشارکت برخوردار هستند چیست؟

پنج ویژگی مدیرانی که مشارکت بالایی در محل کار دارند

یک ویژگی مهم، استعداد ذاتی مدیر برای مدیریت سایر افراد است. در واقع توانایی طبیعی مدیران برای به انجام رساندن کارهای استثنائی از طریق دیگران از اهمیت برخوردار است. همه ما می‌توانیم کارایی خود را در کار کردن با دیگران بهبود دهیم، بااین‌حال بعضی افراد به طور غریزی مشتاق پیچیدگی‌های میان فردی هستند، درحالی‌که دیگران از مواجه با این پیچیدگی‌ها وحشت دارند. مدیریت افراد یک امر دشوار بوده و نیازمند تلاش مستمر است.

هرچه به مدیران افراد بیشتری برای مدیریت بدهید، عملکرد آن‌ها بدتر می‌شود. اندازه تیم و سایر عوامل بر مشارکت تاثیر می‌گذارند، بااین‌حال مهمترین عامل تاثیرگذار، شایستگی مدیر یا رهبر تیم است.

مدیران موفق و شایسته، از سطح بالایی از ویژگی‌هایی زیر برخوردار هستند. مدیرانی که دارای سطح بالایی از این ویژگی‌ها باشند، به احتمال زیاد در محل کار مشارکت بیشتری هم دارند:

ویژگی‌ها و استعدادهای ذاتی مدیران موفق

‌۱. انگیزه دادن به دیگران: توانایی الهام بخشیدن و انگیزه دادن به تیم برای انجام کار‌های استثنائی از ویژگی مدیران شایسته است.

۲. سبک ‌کاری: تعیین اهداف و سازماندهی منابع برای بهتر شدن تیم از جمله کارهایی است که مدیران موفق انجام می‌دهند.

۳. پیش قدم شدن: توانایی تاثیر گذاشتن بر دیگران و مدیریت بحران، ویژگی بارز مدیران توانمند است.

۴. ایجاد زمینه همکاری: ایجاد تیم متعهد و داشتن ارتباطات قوی و عمیق با تیم هم یکی دیگر از ویژگی‌های این مدیران است.

۵. پردازش فکری: مدیران موفق یک رویکرد تحلیلی را اتخاذ می‌کنند.

در یک مطالعه‌ی بزرگ که اخیرا انجام ‌شده است، تجربه مدیران در محل کار مورد بررسی قرار گرفت. در این مطالعه، استعدادهای ذاتی مدیریتی۳ هزار و ۵۷۹ مدیر مورد بررسی قرار گرفت. همچنین میزان مشارکت و تعداد نفراتی که آن‌ها به طور مستقیم مدیریت می‌کردند هم اندازه‌گیری شد. نتایج نشان داد که مدیرانی که از سطح کمی از پنج استعداد ذاتی برخوردار هستند، صرف نظر از تعداد افرادی که مدیریت می‌کنند، مشارکت کمتری در محل کار دارند.

به طور میانگین، تقریبا یک سوم مدیران در محل کارشان مشارکت دارند. مدیرانی که از سطح بالایی از آن پنج استعداد ذاتی برخوردار هستند، سطح بالایی از مشارکت دارند و قادر هستند این سطح مشارکت را صرف نظر از تعداد کارکنانشان حفظ کنند.

کسانی که از سطح متوسطی از آن پنج استعداد ذاتی برخوردار هستند، زمانی که چهار نفر یا کمتر در تیم خود دارند، مشارکت بالایی دارند. اما زمانی که اندازه تیم افزایش پیدا می‌کند، میزان مشارکت آن‌ها کاهش می‌یابد.

مدیرانی که از سطح کمی از آن پنج ویژگی برخوردار هستند، صرف نظر از تعداد افرادی که مدیریت می‌کنند، مشارکت کمتری دارند. شغل مدیریت برای آن‌ها لذت بخش نیست و عدم مشارکت و کمبود انگیزه آن‌ها در کارها به تیم و سایر افراد حاضر در سازمان منتقل می‌شود.

بنابراین، تعداد افرادی که یک مدیر می‌تواند به طور مطلوب مدیریت کند، به شایستگی و اشتیاق طبیعی مدیر بستگی دارد.

آیا الهام بخشیدن به دیگران، تعیین اهداف و سازماندهی منابع، مقاومت و ایستادگی، خلق تیم‌های متعهد و تصمیم‌گیری‌های تحلیلی به طور طبیعی رخ می‌دهد؟ اگر این‌گونه باشد، مدیران می‌توانند اعضای بیشتری را در تیم خود استخدام کنند و این کار را بدون اینکه مشارکتشان کاهش یابد یا دچار فرسودگی شغلی شوند انجام می‌دهند. اگر این‌گونه نباشد، بهترین کار این است که تعداد گزارش‌های مستقیم که آن‌ها مدیریت می‌کنند را محدود کنیم و برای آن‌ها، بعضی ابزار‌ها یا میانبرهای موثر را فراهم کنیم تا دشواری‌های مدیریت برایشان کمتر شود.

چگونه مفیدترین مدیران را انتخاب کنیم؟

شما می‌توانید قبل از انتخاب یک مدیر، استعدادهای فنی را با استفاده از ابزارهای علمی ارزیابی و پیش‌بینی کنید؛ که البته این کار را کمتر سازمانی انجام می‌دهد.

برای اینکه بتوانید احتمال موفقیت افراد را در نقش‌های مدیریتی بسنجید، وجود پنج ویژگی که در بالا به آن اشاره کردیم (انگیزه، سبک کاری، پیش‌قدم شدن، همکاری و ارزیابی تفکرات) را در مدیران ارزیابی کنید. فراموش نکنید که تعداد افرادی که یک مدیر می‌تواند به طور بهینه مدیریت کند، به ویژگی‌ها و شایستگی‌های طبیعی او بستگی دارد‌.

متاسفانه، رویه فعلی مدیریت، سبب ترویج تصمیم‌گیری‌های غلط توسط کارکنان می‌شود. در مطالعه‌ای، از هزار مدیر درباره نحوه و علت مدیر شدن آن‌ها سوال شد. دو پاسخی که از همه رایج‌تر بود، موفقیت در نقش غیر مدیریتی قبلی و علاقه به مدیریت بود.

این دلایل، به نظر معقول و منطقی می‌آیند. آن‌هایی که مجری‌های عالی هستند یا برای مدت طولانی در یک شرکت کار کرده‌اند، می‌توانند به موقعیت‌های بلند پایه دست پیدا کنند. ارتقا به شغل مدیریت، با افزایش حقوق و شان اجتماعی همراه است، که این امر تمایل افراد برای مدیر شدن را افزایش می‌دهد.

تحلیل‌های سایت Gallup، به این نتیجه رسید که در حال حاضر رهبران تیم‌ها، از استعداد طبیعی برای مدیریت افراد برخوردار نیستند. آن‌ها در شغل خود با مشکل مواجه می‌شوند؛ این امر آن‌ها را بسیار ناراحت و ناراضی می‌کند. این وضعیت بسیار دلسرد کننده است، چرا که بسیاری از افراد در موقعیت شغلی قبلی خود با انگیزه بوده‌اند.

خبر خوب این است که بیشتر سازمان‌ها از مدیران با استعدادی که هر سازمانی به آن‌ها نیاز دارد برخوردار هستند. سیستم ارزیابی درست می‌تواند به شما در پیدا کردن چنین افرادی کمک کند. بنابراین این سوال پیش می‌آید که چگونه می‌توان سیستم و فرهنگی را ایجاد کرد که از طریق آن به موثرترین وجه ممکن، افرادی که مناسب مدیر شدن در سازمان‌ هستند را شناسایی کنیم؟

روش‌های شناسایی افراد مناسب که شایستگی مدیریت دارند

۱. از ابزارهای معتبر، که به طور علمی جنبه‌های مدیریتی را ارزیابی کرده و وجود آن پنج استعداد ذاتی مدیران برتر را مورد سنجش قرار می‌دهد استفاده کنید.

۲. فرصت‌هایی را در اختیار افراد با استعداد و کوشا قرار دهید تا بتوانند پروژه و تیم را هدایت و رهبری کنند و از این طریق توانایی‌های خود را نشان دهند. سپس عملکرد آن‌ها را بررسی کرده و فرد شایسته را انتخاب کنید.

۳. مدیر بعدی را صرفا بر اساس علاقه آن‌ها به مدیریت یا موفقیتشان در شغل غیرمدیریتی قبلی انتخاب نکنید. انتخاب مدیر نباید به صورت خودکار و بدون تفکر و بررسی کافی انجام شود.

۴. مدیریت را برای افراد بسیار موفق، تبدیل به یک شغل مطلوب و خوشایند کنید، تا انگیزه آن‌ها افزایش یابد. با دقت ارزش‌های اقتصادی موفق‌ترین افرادتان را بررسی کنید. بهترین افراد شما به دلیل برخورداری از توانایی بالا، باید بیشترین حقوق را نسبت به سایر افراد دریافت کنند.

نکته پایانی

شناخت استعدادهای ذاتی هر مدیر، پاسخ بسیاری از سوال‌های ضروری سازمان را می‌دهد. به عنوان بخشی از استراتژی کار، مدیران متعهد که مشارکت بالایی دارند را جذب کنید. چگونه؟ به کمک روش‌های زیر:

• استخدام مدیران را بر اساس استعداد انجام دهید نه علاقه.
• درک خود را از علم مدیریت بالا ببرید.
• زمینه پیشرفت مدیران را فراهم کنید.