دقیقا زمانی که فکر می‌کردید با مفهوم رهبری آشنا شده‌اید و می‌دانید چگونه رهبر خوبی باشید، همه‌گیری جهانی ویروس کرونا همه چیز را تغییر داد! اکنون به جای اینکه با اعضای تیمتان به صورت حضوری ارتباط برقرار کنید، مجبورید چهره‌های خندان آنها را از پشت صفحه‌های کامپیوتر ببینید. در چنین شرایطی شما به عنوان رهبر باید یاد بگیرید چگونه از راه دور کارمندان‌تان را مدیریت کنید و به آنها انگیزه دهید. این موضوع قابل درک است که یادگیری به زمان نیاز دارد، اما در حال حاضر رهبران اشتباهاتی را انجام می‌دهند، به همین خاطر نمی‌توانند تیم‌های دورکاری خود را به خوبی مدیریت کنند. در ادامه همراه باشید تا ۶ خطای رهبران که باعث نارضایتی تیم های دورکار می‌شود را به شما معرفی کنیم.
۶ خطای رهبران که باعث نارضایتی تیم های دورکار می‌شود
۱. تعیین نکردن اهداف، جهت‌گیری‌ها و اولویت‌های مشخص
ریک لسپینگر یکی از نویسندگان کتاب «موفقیت تیم‌های مجازی» معتقد است، هر نوع تیمی که داشته باشید، چه مجازی باشد و چه در شرکتتان مستقر باشد، اگر برای اعضای تیم اهداف و اولویت‌ها را به خوبی تعیین نکنید، نمی‌توانند عملکرد خوبی داشته باشند. قطعا تعیین اهداف و اولویت‌های مشخص برای تیمی که کنار هم قرار ندارند و به صورت دورکاری فعالیت می‌کنند، آسان نیست. اهداف تیم با گذشت زمان تغییر می‌کنند. زمانی که این اهداف را در اولویت قرار دهید و به طور متداوم آنها را باز ارزیابی کنيد، احتمال تاثیرگذاری رهبری‌تان هم بیشتر می‌شود.
لسپینگر می‌گوید تیم‌های اثربخش اهداف را به سرعت ترسیم می‌کنند و یک رهبر خوب به اعضای تیم نشان می‌دهد که برای دستیابی به هدف‌های خود چگونه کار کنند. پس می‌توانید از طریق جلسات مجازی یا آپدیت‌‌کردن پست‌های سایت، اعضای تیم را به مرور زمان از تغییرات آگاه کنید.
۲. سخت‌گیری‌های بی‌مورد
اگر فکر می‌کنید دستیابی به موارد بالا چالش‌برانگیز است، حال تصور کنید مدیریت ذرهبینی و توجه به ریزترین رفتارهای کارکنان می‌تواند چه عواقبی داشته باشد. رهبران هنوز از کارکنان خود می‌خواهند در ساعات مشخصی کار کنند. آنها فعالیت‌های روزانه کارکنان و ساعات کاری‌شان را کنترل می‌کنند تا مطمئن شوند که آنها روزانه هشت ساعت فعالیت می‌کنند.
اما مطالعه‌ای که توسط Deloitte در سال 2020 انجام شد، نشان داد 94 درصد از شرکت‌کنندگان در آزمایش دوست داشتند ساعات کاری انعطاف‌پذیری داشته باشند. چرا که 43 درصد آنها معتقد بودند با ساعات کاری انعطاف‌پذیر استرس کمتری خواهند داشت و سلامت روانشان هم بهبود خواهد یافت و 38 درصد آنها می‌گفتند انعطاف‌پذیری باعث می‌شود تعادل بهتری بین کار و زندگی‌شان برقرار کنند. با انعطاف‌پذیری می‌توانید تیمی شادتر، سالم‌تر و با بهره‌وری بیشتری داشته باشید.
پس بهتر است به عنوان یک رهبر، ساعات کاری اعضای تیم را نشمارید و به جای آن روی نتایج کارها تمرکز کنید. به کارکنان اجازه دهید خودشان بهترین زمان و بهترین نحوه کار کردن را مشخص کنند. تا وقتی که کارهای خود را به موقع و با کیفیت تحویل می‌دهند، لازم نیست خیلی سخت‌گیری کنید.
۳. ارتباطات و همکاری‌های بی‌اثر
هنگام کار کردن به صورت حضوری، بیشتر ارتباطات و همکاری‌ها به طور غیررسمی شکل می‌گیرند. برای مثال شما به عنوان رهبر در دفتر راه می‌روید و مواردی را با کارکنانتان بررسی می‌کنید یا هنگام ناهار خوردن ایده‌های جدیدی به ذهنتان می‌رسد و با همکاری یکدیگر مشکلی را حل می‌کنید. اما هنگام کار کردن به صورت مجازی، چنین موقعیت‌هایی برای‌تان فراهم نمی‌شود. پس باید به دنبال راه‌حلی برای این مشکل باشید.
آسان‌ترین راه، استفاده از ابزار مناسب برای ایجاد ارتباط و همکاری‌های بهتر است. ابزاری مانند دراپ‌باکس، نرم‌افزار اسلک یا ابزار ویدیو کنفرانس مانند زوم به برقراری ارتباطات بهتر کمک می‌کنند. همچنین رهبران می‌توانند از نرم‌افزار مدیریت پروژه استفاده کنند و جلسات تکراری را به طور خودکار برگزار کنند. اما به عنوان رهبر باید تلاش کنید تا تعادل مناسبی برقرار کنید. برای مثال، شما نباید در طول روز با فرستادن پیام‌های زیادی از طریق نرم‌افزار اسلک، باعث حواس‌پرتی اعضای تیم شوید. به جای آن، یک تماس تلفنی کوتاه ترتیب دهید تا کارکنان بهتر بتوانند روی کار خود تمرکز کنند. همچنین حواستان باشد که در روزهای تعطیل و آخر هفته‌ها برای کارکنانتان پیام‌های زیادی ارسال نکنید.
شما همچنین باید برای ارتباطات و همکاری‌های خود یک سلسله مراتب ایجاد کنید. این سلسله مراتب به اعضای تیم کمک می‌کند تا به راحتی متوجه شوند برای سوالات خاص خود با چه کسی و چگونه ارتباط برقرار کنند. برای مثال فرض کنید می‌خواهید یک جلسه طوفان فکری برگزار کنید، چه کسی مسئول برگزاری آن خواهد بود؟ جلسه شما از طریق کدام برنامه انجام می‌شود؟
۴. بازخورد ندادن یا ارائه بازخوردهای متناقض و بی‌فایده
بازخورد دادن می‌تواند باعث انگیزش کارکنان و بهبود عملکرد آنها شود. حتی رضایت آنها را هم افزایش می‌دهد، چرا که این بازخوردها نشان می‌دهند رهبران خواستار موفقیت هر یک از اعضای تیم هستند. اگر به عنوان رهبر دوست دارید بازخورد دادن را یاد بگیرید، بهتر است نکاتی که در ادامه مطرح می‌شود را به خاطر بسپارید:
- در بازخورد دادن ثابت قدم باشید
کارکنان حداقل یک مرتبه در هر ماه یا هر سه ماه یک‌بار به بازخورد نیاز دارند. اما اگر کارکنانتان جز نسل زرد هستند یعنی از اوایل دهه 2000 به دنیا آمده‌اند، بهتر است به صورت هفتگی بازخورد بگیرند.
- مربی کارکنانتان باشید
مطالعات نشان داده‌اند زمانی که رهبران کارکنان را مربیگری می‌کنند، بهره‌وری کارکنان افزایش می‌یابد.
- برای بهتر شدن کارکنانتان، پیشنهاداتی ارائه دهید
از اعضای تیم فقط انتقاد نکنید. به آنها بگویید در کدام قسمت نیاز دارند عملکرد خود را بهبود ببخشند و برای رسیدن به این هدف به آنها توصیه‌های لازم را بکنید.
- پذیرای بازخورد کارکنان باشید
اگر می‌خواهید به عنوان یک رهبر پیشرفت کنید بهتر است بازخوردهایی که از سمت اعضای تیم به شما ارائه می‌شود را بپذیرید. شاید تصور کنید با وجود دورکاری، بازخورد دادن کار سخت و چالش برانگیزی باشد، اما بدانید که قطعا امکان‌پذیر است. می‌توانید از نظرسنجی استفاده کنید و از کارکنان درباره خودتان بازخورد بگیرید. همچنین با هر یک از اعضای تیم تماس‌های ویدیویی کوتاهی برقرار کنید و به آنها بازخورد دهید.
۵. عدم تعامل
رهبران باید تعاملات بین اعضای تیم‌هایی که به صورت دورکاری فعالیت می‌کنند را افزایش دهند تا از نارضایتی تیم های دورکار جلوگیری کنند. شاید این قضیه بزرگ‌ترین مانعی است که هر رهبر باید بر آن غلبه کند، چرا که آنها فرصت تعامل حضوری با اعضای تیم را ندارند. دارلین دی‌رز یکی دیگر از همکاران نویسنده کتاب «موفقیت تیم‌های مجازی» پیشنهاد می‌کند که با پرسیدن سوالات زیر به طور مداوم تیمتان را ارزیابی کنید:
- آیا همه اعضای تیم در گفت‌وگوها و پروژه‌ها شرکت می‌کنند؟
- آیا اعضای تیم در جلسات شرکت می‌کنند و حضور فعالانه دارند؟
- آیا کارکنان برای شروع کار جدید به اندازه کافی انگیزه دارند یا خیر؟
- آیا اعضای تیم به خوبی با یکدیگر همکاری می‌کنند یا ناسازگاری‌های تیمی بین آنها وجود دارد؟
اگر متوجه هر یک از این نشانه‌های منفی در تیمتان شدید، باید به سرعت برای اصلاح آن اقدام کنید. برای مثال، می‌توانید یک ناهار مجازی برگزار کنید. چنین رویدادهایی به اعضای تیم این امکان را می‌دهد که بهتر یکدیگر را بشناسند و مشکلات را برطرف کنند. این رویداد مجازی حتی می‌تواند فعالیت سرگرم کننده‌ای باشد که اعضای تیمتان منتظر آن بوده‌اند. یکی از راه‌هایی که می‌توانید کارکنانی که به صورت دورکاری فعالیت می‌کنند را در تیمتان نگه دارید این است که سلامت آنها را در اولویت قرار دهید. برای مثال، به آنها دسترسی دهید تا از برنامه‌های مدیتیشن استفاده کنند و برای سلامتی خود برنامه‌ریزی کنند. همچنین می‌توانید درباره بازخوردهایی که به شما می‌دهند، اقدامات لازم را انجام دهید، فرصت‌های رشد و پیشرفت را برای آنها ایجاد کنید و آنچه را که برای کار تیمی نیاز دارند، فراهم کنید.
۶. قدردانی نکردن از کار با کیفیت
آنماریا مان از موسسه گالوپ می‌گوید کارکنانی که به صورت دورکاری فعالیت می‌کنند، 29 درصد کمتر از کارکنانی که به صورت حضوری کار می‌کنند با جمله زیر موافقند:
«طی شش ماه گذشته موفقیت‌های خود را با مدیرانمان مرور کرده‌ایم.»
دلیل این قضیه که رهبران به موفقیت‌های کارکنان دورکار کمتر اهمیت می‌دهند و همین امر باعث نارضایتی تیم های دورکار می‌شود، بسیار ساده است. کارکنان دورکار و رهبران یکدیگر را ملاقات نمی‌کنند پس طبیعتا فرصت‌های کمتری برای قدردانی به وجود می‌آید. برای اینکه مکالمات برای قدردانی از کارکنان زیادتر شود، هم رهبران و هم کارکنان باید هدفمندتر با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و اطلاعات خود را به اشتراک بگذارند. مدیران باید از نقاط تعامل موجود استفاده کنند و در مورد موفقیت‌های اخیر کارکنان سوال کنند.
برای مثال، رهبران در ابتدای جلسات مجازی می‌توانند از کارکنان تشکر و قدردانی کنند یا به آنها بگویند موفقیتشان را با دیگر اعضای تیم به اشتراک بگذارند. حتی رهبران می‌توانند جلسات هفتگی را این‌گونه به پایان برسانند که از کارکنان بپرسند از جلسه قبلی تا کنون به کدام یک از اهدافشان دست پیدا کرده‌اند؛ یا مانند زمان‌های قدیم فرستادن دست‌نوشته‌ای می‌تواند باعث قدردانی از کارکنان شود. حتی می‌توان بودجه‌ای هم برای اعضای تیم دورکاری اختصاص داد تا قسمتی از منزلشان را که در آن‌جا کار می‌کنند، مرتب و آراسته کنند.
