پس از شیوع بحران کرونا که محل کار بسیاری از افراد از دفاتر اداری به خانه نقل مکان کرد، دسترسی معنادار به مدیران کنار گذاشته شد. گفت‌‌وگوهای غیررسمی که برای دریافت بازخورد به صورت حضوری سر قرار ناهار یا پیاده‌روی با مدیران خود داشتیم و بسیاری تعاملات حضوری دیگر برای برقراری ارتباط موثر در محیط کار بسیار کارآمد بودند. اما درحال حاضر در دورکاری بسیاری از تعاملات غیر رسمی و حتی رسمی خود با مدیران را کنار گذاشته‌ایم و به سختی با آنها ارتباط معنادار و موثری داریم. در ادامه همراه باشید تا مقاله سابینا ناواز را درباره چگونگی مدیریت کارمندان دورکار را بخوانیم. این مقاله در وب‌سایت HBR منتشر شده است.
هفته گذشته از طریق تماس تلفنی درحال کوچینگ یک مدیر ارشد بودم که با تاسف گفت: «من سرگردانم چرا که نمی‌دانم چگونه با مدیرم درباره کارهای کمتر رسمی ارتباط بگیرم. کاری که قبلا به راحتی آن را انجام می‌دادم.»
فقط کارمندان نیستند که به چالش خورده‌اند، بلکه خود مدیران هم چالش‌هایی دارند. برای هر کارمندی که در تلاش است تا با مدیر خود ارتباط ایجاد کند، یک مدیر هم در تلاش است تا با گزارش‌های مستقیم بسیاری ارتباط برقرار کرده و از رئیس خود راهنمایی بگیرد. در نظرسنجی که هفته گذشته با مشتریان کوچینگ خودم درباره بزرگ‌ترین چالش‌ها آنها داشتم، متوجه شدم که چالش‌های اصلی آنها چگونگی حفظ ارتباط با دیگر اعضای تیم، کمک به مدیریت استرس خود و دیگران، حفظ روحیه و انگیزه تیم، برگزاری جلسات، پیگیری پیشرفت و کمک به تیم برای کنار گذاشتن کارهای غیرضروری بود.
مشتریان کوچینگ من، مدیرانی از سازمان‌های مختلف هستند و من روی چندین سناریو کار کردم تا به این ۶ استراتژی رسیدم که بتوانم در زمان دورکاری با آنها در ارتباط و در دسترس باشم. اجرای این استراتژی‌ها برای مدیریت کارکنان دورکار می‌تواند استرس مدیران و کارمندان را کاهش دهد، نگرانی‌هایی را درباره فرایند کاری کارمندان بیان کند، بهره‌وری تیم و مدیران را افزایش دهد و کانال‌های ارتباطی سالم را حفظ کند.
۱. از طریق ارتباطات مکرر، فاصله را پر کنید.
Yuval مدیر یک شرکت فناوری با یک هزار کارمند، حداقل یک بار در روز بدون برنامه مشخصی، گزارشات مستقیم خود را تلفنی یا از طریق پیام منتقل می‌کند. برای مثال او به کارمندان خود می‌نویسد:
- می‌خواستم بررسی کنم ببینم که چیزی از جانب من نیاز نداشته باشی.
- امروز چه سوالی از من داری؟
- درباره موضوع X اطلاعاتی به دست آوردم و می‌خواستم اولین نفر به تو بگویم.
یووال به جای آنکه از کارمندان خود گزارش‌های مستقیم بخواهد، به صورت کارآمدی ارتباطات مکرر را مدیریت می‌کند. از این طریق او همیشه به تیمش نزدیک است و می‌تواند به خوبی مدیریت کارمندان دورکار خود را اجرا کند.
۲. در ساعات اداری، سوال بپرسید.
مدیران روزانه تصمیمات بسیاری می‌گیرند و از طریق مکالمات غیررسمی، اطلاعات را به کارمندان خود بازگو می‌کنند. این تعاملات شایسته جلسه کامل نیستند، اما اگر از آنها چشم‌پوشی شود، چیزهای کوچک می‌توانند بدتر شده و به مشکلات تبدیل شوند. ماریسا مدیر اجرایی یک شرکت غیرانتفاعی برای مدیریت کارمندان دورکار ساعت اداری تعریف کرد. یک ساعت در روز او از اعضای تیم خود در یک تماس ویدیویی دعوت می‌کرد تا اگر دغدغه‌ای دارند حدود ۱۰ دقیقه یا کمتر درباره آن صحبت کنند. هنگامی که یک نفر به جلسه آنلاین اضافه شود، او جلسه را قفل می‌کند و بقیه اعضای تیم می‌دانند که برای پیوستن به جلسه باید ۱۰ دقیقه دیگر دوباره امتحان کنند. برای مسائل پیچیده‌تر او از افراد می‌خواهد که برای جلسات اختصاصی برنامه‌ریزی کنند. این روش روان بودن کار در طول روز را حفظ کرده و از شکل‌گیری مشکلات بزرگ‌تر جلوگیری می‌کند.
۳. از طریق آیین مداوم، ثبات ایجاد کنید.
در زندگی غیرقابل پیش‌بینی و با شرایطی که مدام تغییر می‌کند، این آیین‌ها هستند که ساختار و پیش‌بینی ایجاد می‌کنند. ما نمی‌دانیم فردا با چه چالش‌هایی روبه‌رو هستیم، اما می‌دانیم که چالش‌هایی وجود خواهد داشت. ما می‌توانیم در هر زمانی که ممکن باشد، شرایط غیرقابل پیش‌بینی را با قرار دادن در آیین ساختاریافته بهتر مدیریت کنیم. برای مثال شروع جلسات با بیان یک کلمه توسط اعضای تیم نسبت به آنچه که در ذهن خود دارند، یا مشخص کردن تم برای جلسات مثلا حضور افراد با کلاه. به وسیله ایجاد آیین‌های قابل پیش‌بینی، مدیریان می‌توانند ارتباط، امنیت و سرگرمی را در تیم خود تحت شرایطی که تغییرات به آنها فشار آورده تقویت کنند.
۴. با تعیین مرزهای شفاف، ایمنی را افزایش دهید.
گسترش در دسترس بودن شما به عنوان یک مدیر، می‌تواند نکات منفی هم داشته باشد. بعضی از اعضای تیم ممکن است که تمایلی به ارتباط مداوم نداشته باشند، چرا که با شرایط و احساسات جدید و پیچیده‌ای درگیر هستند. بعضی افراد دیگر دیگر ممکن است که بیشتر از ظرفیت شما به برقراری ارتباط نیاز داشته باشند. درباره برنامه در دسترس بودن خود شفاف باشید و برای آن مرز تعیین کنید. از دیگران هم بخواهید تا برای خود مرزهایی را تعیین کنند. برای مثال می‌توانید به آنها بگویید که من تمام تلاشم را می‌کنم تا در طول روز کنارتان باش اما در هنگام ظهر ۳۰ دقیقه را با خانواده‌ام می‌گذرانم و نمی‌توانم در دسترس باشم. با تعیین انتظارات و مشخص کردن فضا برای اعضای تیم خود، به آنها اجازه می‌دهیم تا مرزهایی را برای خود انتخاب کنند.
۵. از مشکلات صحبت کنید تا جلوتر از شرایط گام بردارید.
قوانین تغییر کرده‌اند و بنابراین هیچ‌کس هیچ راهکار قطعی ندارد. از اعضای تیم خود بخواهید که حتی اگر راه‌حل یک مشکل را نمی‌دانند، با آن مشکل به سراغ شما بیایند. به آنها بگویید که در چنین شرایطی همه ما سوالاتی داریم و افراد کمی جواب آنها را می‌دانند. اگر شما مشکلی را دیده‌اید که من متوجه آن نشده‌ام، تا زمانی که به جواب برسید آن را پیش خود نگه دارید و آن مشکل را من درمیان بگذارید و ما در کنار هم آن را حل خواهیم کرد.
۶. ظرفیت را از طریق بازخورد توانمند کنید.
ظرافت‌های ارتباط غیرکلامی حتی در ویدیو کنفرانس از بین می‌رود و زبان بدن و احساسات دیده نمی‌شود. نیاز افراد به رسمیت شناختن و شنیدن خبرهای خوب در زمان بحران افزایش پیدا می‌کند. در انتهای هر روز، زمانی را برای دادن بازخورد مثبت به اعضای تیم خود بگذارید. این کار را محدود به فعالیت‌های بزرگ نکنید. قدردانی می‌تواند بسیاری از ناراحتی‌ها را حل کند. همچنین قبل از تشدید مشکلات، بازخوردهای اصلاحی خود را ارائه کنید. راهنماهای عملکردی کوچک و مداوم می‌تواند اصلاحات اساسی را کاهش داده و به همه این فرصت را دهد تا با وجود فاصله و تغییرات روزانه با یکدیگر همگام شوند.
بر اساس تحقیقات پیشرفت در کار معنادار، کلید حفظ مشارکت کارمندان است. وقتی که کارمندان به دورکاری روی می‌آورند، استرس و پیچیدگی‌هایی در فعالیت‌های روزانه ایجاد می‌شود. شغل شما به عنوان یک مدیر این است که تا حد امکان موانع پیشروی را حذف کنید. با برقراری ارتباط و یک برنامه شفاف از زمان‌های در دسترس بودن می‌توانید به اعضای تیم خود کمک کنید تا بهتر با شما در ارتباط بوده و نگرانی‌های خود را برطرف کنند.
شما برای مدیریت کارمندان دورکار چه پیشنهاد دیگری دارید؟
