پیت ویکسینز بیش از ۲۰ سال در حوزه علوم قانونی سابقه کار دارد و معتقد است که برای ارزیابی انطباق با قوانین و مبارزه با تخلفات، ارتباط با واحدهای حسابداری و پیروی از قانون کافی نیست و علاوه بر آن، باید با واحد منابع انسانی هم ارتباط گرفت. در واقع، واحد منابع انسانی گاهی در مرکز توجه قرار می‌گیرد. در ادامه مقاله‌ای از تجربیات او را می‌خوانیم تا ببینیم که منابع انسانی با فرهنگ پیروی در سازمان چه ارتباطی دارد.
تیم منابع انسانی بر انطابق با قوانین و مبارزه با تخلفات تاثیر زیادی دارد، چرا که این تیم از زمانی که کارمندان درخواست کار می‌دهند تا زمانی که از شرکت خارج می‌شوند با آنها همراه هستند. منابع انسانی در تمام فعالیت‌های استخدام، آنبوردینگ یا پذیرش سازمانی، آموزش‌های دوره‌ای، ارزیابی عملکرد، حفظ داده‌های کارمندان (و گاهی حتی اطلاعات مربوط به تعارض منافع)، معرفی قوانین، جست‌وجوی اظهارات مربوط به تخلفات، انگیزه‌ها و اقدامات انضباطی و حتی مصاحبه‌های زمان خروج (که کمتر کسی به آنها توجه می‌کند) فعالیت یا مشارکت دارند. از همه مهم‌تر، افراد تیم منابع انسانی در خط مقدم فرهنگ سازمان قرار دارند.
بنابراین، اگر بتوانیم عملکرد منابع انسانی را در واحدهای مختلف ارزیابی کنیم، بهتر می‌توانیم احتمال تخلف را در سازمان تخمین بزنیم و در نتیجه، آن را کاهش دهیم. وقتی شغل به عنوان «چیزی که دارای ارزش است» در ازای مزیت کسب‌وکار به مقامات ارائه شود، استخدام کارمند ممکن است فرایندی غیرقانونی شناخته شود.
آنبوردینگ معمولا اولین فرصتی است که سازمان می‌تواند با کمک آن اهمیت فرهنگ پیروی از قانون را به کارمندان خود گوشزد کند.
حال چه این کار را از طریق آموزش یا اطلاع‌رسانی قوانین انجام دهد و چه از آنها بخواهد تعهدی بدهند یا از قانون به خصوصی پیروی کنند. سیستم مدیریت آموزش (LMS) اغلب در دست منابع انسانی است و از طریق این واحد است که سازمان اهمیت انطباق با قانون را به کارمندان یادآوری می‌کند. برای اطمینان از انطباق با قوانین نه تنها محتوای اطلاعات، بلکه دفعات تکرار آن هم اهمیت زیادی دارد.
بیشتر ما از فرایند ارزیابی عملکرد سالانه یا نیمه سال می‌ترسیم. درست مانند احساسی که بچه‌ها نسبت به اسفناج دارند. می‌دانیم که این کار برایمان خوب است اما هیچگاه از انجام دادن آن خوشمان نمی‌آید و دقیقا همانقدر که بچه‌ها از اسفناج نفرت دارند از آن نفرت داریم. بااین‌حال، بازبینی‌های سالانه نقش مهمی در انطباق با قوانین دارند. با اینکه مطالب زیادی درباره ارتباط بین انگیزه و انطباق با قوانین نوشته شده است، تجربه من ثابت کرده اگر می‌خواهیم فرهنگ پیروی از قانون کامل و مستحکمی داشته باشیم، باید نتایج انطباق با قانون را ارزیابی کرده و در ارزیابی‌های عملکرد کارمندان از آن استفاده کنیم.
یکی از ترسناک‌ترین وظایف نیروی انسانی، نگهداری محرمانه از پرونده‌های کارمندان است.
این هم یکی از مهم‌ترین داده‌هایی است که در پرونده‌های تحقیقاتی‌ام به آن احتیاج دارم. چرا که بعضی از مهم‌ترین اطلاعات مربوط به انطباق با قانون در اینجا قرار دارند. برای مثال، نام اعضای خانواده، آدرس منزل، شماره حساب بانکی و احتمالا روابط کارمندان با شرکای کسب‌وکار همگی در این پرونده‌ها قرار دارند. البته اطلاعات مربوط به حقوق‌های دریافتی و ارزیابی‌های عملکرد کارمندان هم در این بخش قرار می‌گیرند که اطلاعات زیادی را به ما اضافه می‌کنند. تمام این داده‌ها برای نظارت یا تحقیق درمورد انطباق با قانون بسیار مهم هستند. برای مثال ما می‌توانیم این داده را با داده‌های وندور مقایسه کرده یا برای تجزیه و تحلیل سبک زندگی کارمندان از آن استفاده کنیم. البته باید توجه داشته باشیم که محرمانگی این داده‌ها را حفظ کنیم و در نگهداری همه آنها به یک اندازه کوشا باشیم. همچنین قبل از اینکه از این پرونده‌ها استفاده کنیم، باید از تمام قوانین مربوط به حریم خصوصی کارمندان مطلع باشیم.
هرکسی که در حوزه انطباق با قانون فعالیت می‌کند، می‌داند که نبود سیستم مدیریت قانون چقدر می‌تواند مشکل‌ساز باشد. در مکان‌های مختلف، سیستم‌های مدیریت قانون زیادی را می‌بینیم که نمی‌توانند با دقت قوانین را به کارمندان اطلاع‌رسانی کنند و واحد منابع انسانی معمولا در معرفی این قوانین به افراد سازمان دست دارد. اگر آنها این مرحله را درست انجام دهد، فرهنگ پیروی از قانون به خوبی اجرا می‌شود و از تخلفات جلوگیری می‌شود.
منابع انسانی اغلب در اظهار تخلفات نقش دارد.
بیشتر کارکنان واحد انطباق با قانون می‌دانند که اکثر فراخوان‌های کمیته انضباطی مربوط به تخلفات مالی یا تخلفات آشکار قوانین نمی‌شوند. بلکه، بیشتر این سرپیچی‌ها در محیط کار و در روابط بین کارمندان صورت می‌گیرند. شرایط سازمانی به شدت در انطباق با قوانین تاثیرگذار است. به همین خاطر اگر بتوانیم در این روابط تحقیقات به عمل بیاوریم، احتمال سرپیچی از قوانین کمتر می‌شود. همچنین، می‌توانیم با استفاده از این تحقیقات به تخلفات مهم‌تر در آینده (از جمله توطئه علیه مدیران) پی ببریم و از آن جلوگیری کنیم. اقدامات انضباطی که شرکت برای چنین تخلفاتی در نظر می‌گیرد هم می‌تواند میزان تحمل شرکت در برابر تخلفات را به ما نشان بدهد. وظیفه اعلام این اقدامات انضباطی هم اغلب بر عهده نهاد منابع انسانی است.
درنهایت، مصاحبه خروج هم در دست نهاد منابع انسانی قرار دارد. بنا بر تجربه من، قبل از اینکه کارمندی از سازمان خارج شود، بیشتر سازمان‌ها علاوه بر اینکه لپ‌تاپ شرکت و نماد امنیتی را از او تحویل می‌گیرند، مصاحبه کوتاهی هم با او انجام می‌دهند. این مرحله هم برای واحد انطباق با قانون اهمیت زیادی دارد، چرا که وقتی کارمندی می‌خواهد از شرکت بیرون بیاید، به اینکه رئیس یا کارمندانش چه فکری در موردش می‌کنند اهمیت چندانی نمی‌دهد و بنابراین، بهتر می‌توان به ضعف‌های انطباق با قانون او پی برد. هر چه نباشد، در این مرحله آنها دیگر ترسی از از دست دادن شغلشان ندارند!
وقتی عملکرد منابع انسانی را در تمام موارد بالا ارزیابی کنیم، خلاصه‌ای از ارزش‌های شرکت به دست می‌آوریم و این‌گونه است که فرهنگ انطباق با قانون به کار گرفته می‌شود.
