یکی از اتفاقاتی که در سازمان‌ها ناگزیر از رخدادن آن هستیم، تغییر سازمانی در طول زمان است. اما معمولا این تغییر با درد و مشکلاتی همراه است و هزینه سازمانی زیادی هم به مجموعه‌ها تحمیل می‌کند. اما با در نظر گرفتن مواردی می‌توان این هزینه را کاهش داد. یکی از ساده‌ترین ولی در عین حال پیچیده‌ترین ابزارها و روش‌ها، استفاده از ایجاد ارتباط موثر در زمان تغییر سازمانی است. اما همانطور که گفتیم این موضوع می‌تواند پیچیده باشد. اما واقعا برقراری ارتباط موثر چیست و چطور می‌تواند به کاهش هزینه تغییر سازمانی کمک کند؟
مدیریت تغییر چیست؟
تغییر پدیده‌ای است که برخلاف میل همه اتفاق می افتد. هیچ‌وقت چیزی برای همیشه به یک شکل باقی نمی‌ماند. مردم در تئوری این مسئله را درک می‌کنند اما با گذشت زمان، مدیریت تاثیر تغییرات مختلف برایشان سخت می‌شود. مقابله با مراحل تغییر و انتقال زمانی سخت‌تر می‌شود که تغییر در محیط شرکت‌ها و ادارات اتفاق بیفتد. وقتی تغییر در سطح کلان در کل سازمان رخ می‌دهد رهبران و مدیران باید از پس تغییرات زیادی بربیایند.
مدیریت تغییر درباره استراتژی‌ها و تاکتیک‌هایی است که رهبران برای همراه شدن و سازگاری فرآیندها، نقش و وظایف شغلی، سیستم‌ها و ساختارها با تغییر بکار می‌گیرند. هدف نهایی مدیریت تغییر این است که از ابتدا تا انتهای تغییر، تا رسیدن به مقصد قابل قبول با کارکنان همراه شد. به همین دلیل است که ارتباط یکی از محوری‌ترین جنبه‌های مدیریت تغییر به‌شمار می‌آید. کارکنان باید نسبت به شرکتی که در آن کار می‌کنند حس راحتی داشته باشند، و ارتباط و گفتگوی شفاف همان چیزی است که کارکنان برای اعتمادکردن به این فرآیند به آن نیاز دارند.
چرا برقراری ارتباط موثر در زمان تغییر سازمانی اهمیت دارد؟
فردی را تصور کنید که در حال ورود به خانه است و به محض ورود متوجه می‌شود که همه چیز تغییر کرده است. رنگ دیوارها عوض شده، مبلمان جابجا شده، و فرد جای چیزهایی که قبلا می‌دانسته را دیگر پیدا نمی‌کند. طبیعی است که فرد دستپاچه و شاید کمی هم عصبی بشود که چرا کسی از قبل درباره این تغییرات تاثیرگذار با او صحبت و مشورت نکرده است.
کاملا طبیعی است که درچنین شرایطی حس گیجی و سردرگمی، خیانت، و آزردگی به شما دست دهد. درست همان احساسی که به بیشتر کارکنان دست می‌دهد وقتی که آخرین نفری هستند که از تغییرات شرکت باخبر می‌شوند، بخصوص تغییراتی که تاثیر مستقیم روی کارشان دارند. این بی‌خبری و تغییر ناگهانی بدون اطلاع کارکنان باعث بوجود آمدن حس بی‌اعتمادی میان کارمندان می‌شود، بنابراین به‌نفع شرکت است تا کارکنانش را در جریان تمام تغییرات بگذارد.
بیشتر مواقع وقتی تغییری اتفاق می‌افتد، نخستین چیزی که کارکنان می‌خواهند بدانند دلیل آن تغییر است. آیا کاری انجام داده‌اند؟ آیا تغییر بخاطر بودجه و مسائل مالی اتفاق افتاده؟ چشم‌انداز تازه‌ای تعریف شده است؟ پیداکردن و آگاهی از این عوامل، تغییرات شرکت را به‌مراتب برای کارکنان ساده‌تر می‌کند.
وضعیت ارتباطات داخلی مورد انتقاد است. در پژوهشی که اخیرا روی نیروی فروش انجام شده، ۹۶ درصد مدیران اجرایی بررسی شده به فقدان مشارکت و همکاری یا ارتباطات ناکارآمد به‌عنوان یکی از مهمترین عوامل ناکامی‌های محیط کار اشاره کرده‌اند. باید درباره تغییرات شرکت گفتگو کرد. براساس اطلاعاتی که Lexicon Content Marketing داده، بیش از ۸۰ درصد آمریکایی‌ها ارتباط کارکنان را عامل اصلی توسعه اعتماد میان کارمندان می‌دانند.
متاسفانه لکسیکان به این نتیجه هم رسیده که تنها ۳۲ درصد کارکنان نمره بالایی به ارتباطات رهبری و مدیریت شرکت‌شان می‌دهند. به این معنا که برقراری ارتباط و ردوبدل کردن پیام درباره تغییرات شرکت کم‌کم در تبدیل و جابجایی‌ها گم شده می‌شود. اگر رهبران اهمیت حضور و بودن کارمندان در حلقه تغییر و انتقال را درک نکنند، آنوقت باید منتظر تاثیرات سوء آن بر روحیه و سودآوری شرکت باشند.
کارکردن در محیط و سازمانی که نمی‌توانید به آن اعتماد کنید یا هیچ حسی درشما ایجاد نمی‌کند فرای تصور و دشوار است.
هفت روش برتر برای برقراری ارتباط در طول تغییر سازمانی
نخستین مرحله برای اینکه کارکنان درجریان تغییرات سازمانی قرار بگیرند، توسعه طرح ارتباطی مدیریت تغییر است. خیلی مهم است که رهبران چطور کارکنان را از تغییرات و خودِ فرآیند تغییر آگاه می‌کنند.
۱. پیشگیری از نگرانی‌ها و دغدغه‌هایی که ممکن است کارکنان داشته باشند
الف. آیا قرار است تعداد زیادی از کارکنان اخراج شوند؟
ب. آیا واحدها با کسری بودجه مواجه شده‌اند؟
ج. آیا چشم‌انداز یا هدف شرکت تغییر کرده است؟
رهبران از مزیت آگاهی از تغییر و انتقالی که در شرکت رخ می‌دهد برخوردارند.
رهبران با آگاهی از این مسئله می‌توانند سوالات یا دغدغه‌های کارکنان برای هر سناریو را مشخص کنند.
به این ترتیب، رهبران باعث توانمندسازی همدیگر شده و مدیران با اطناب و پرگویی که هم حقیقت است و هم بدون ابهام و پرده‌پوشی به‌راحتی و بی‌واسطه به کارکنان پاسخ می‌دهند.
۲. تصمیم گیری درباره اینکه چه چیزهایی را بلافاصله و بی‌واسطه به اشتراک بگذاریم
گاهی پیش می‌آید که برخی اطلاعات را باید تغییر بدهیم یا اینکه اطلاعات موجود برای انتشار کافی نیستند.
هرچند، مدیران باید با کارکنان‌شان روراست باشند. شاید لازم باشد که رهبران برای آرامش خیال کارکنان یا رفع دغدغه‌هایشان در ارتباط زیاده‌روی هم بکنند.
اگر امکان تغییر جزئیات باشد، رهبران باید آن را انتقال دهند. آنوقت کارکنان ترجیح می‌دهند که از اتفاقات خبر داشته باشند تا اینکه متوجه چیزی شوند که باید خیلی زودتر از این‌ها می‌دانستند.
۳. مشخص شود که روی چه کسانی تاثیر می گذارد
بیشتر نگرانی‌ها حول این موضوع می‌چرخد که تغییرات روی چه کسانی و چگونه تاثیر می‌گذارند.
رهبران باید زمانی را صرف بررسی تاثیر تغییرات روی مناصب شغلی مختلف کنند. حال می‌توانند این کار را با همکاری مدیران واحدها انجام دهند تا چگونگی تحت تاثیرقرارگرفتن دقیق هر شغل را به عینه ببیند.
پس از اینکه رهبران سازمان متوجه تاثیرات تغییر می‌شوند باید از مدیران‌شان بخواهند تا در نشستی با کارکنان درباره جزئیات این تاثیرگذاری و اقدامات بعدی صحبت کنند.
۴. مدیوم و رسانه ارتباطی را انتخاب کنید
خود اعلام تغییر هم باید رو در رو و حضوری باشد و کارکنان زمان داشته باشند سوالات خود را بلافاصله مطرح کنند و حاصل را در ساعت کاری ببینند.
برای اطلاع‌رسانی درباره تغییراتی که در مقیاس بزرگ و کلان اتفاق می‌افتند نباید از ایمیل یا وسایل ارتباطاتی دیجیتال استفاده کنید. این کار باعث می‌شود که کارکنان احساس کنند شرکت آنقدر برایشان ارزش قائل نمی‌شود که شخصا مسئله را اطلاع‌رسانی کند، بعلاوه اینکه احتمالا سوالات زیادی درباره جزئیات طرح تغییری برای کارکنان بوجود می‌آید. برای جلوگیری از ازدحام برنامه‌ریزی نشده جمعیتی که هزاران هزار سوال در ذهن درباره تغییر ایجاد شده دارند، بهترین وسیله ارتباطاتی می‌تواند سبک سخنرانی در تالار باشد که رهبر مستقیما برای کارکنان صحبت می‌کند.
۵. آپدیت های دیجیتال مناسب و مقتضی هستند
زمانی که کارکنان از تغییرات کلان خبردار می‌شوند، بروزرسانی و آپدیت منظم از طریق فید صفحه ProsperForms ایده خوبی خواهد بود. کارکنان اعتماد می‌کنند که در جریان لحظه به لحظه اموری که باید بدانند قرار می‌گیرند. در اینجا هم ارتباط بیش از حد، به‌هیچ وجه بد نیست.
۶. تغییرات را به رسالت و چشم اندازهایتان ربط دهید.
اینکه به کارکنان کمک کنید تا تغییرات رخ داده را درک کرده و بپذیرند نیازمند برقراری رابطه‌ای با رسالت کلی شرکت و چشم‌اندازش است.
اگر کارکنان بدانند که شرکت برای رعایت اصول اصلی شرکت، به‌دنبال این تغییرات رفته، و ارتباط مستقیم با آن را ببینند، آنوقت مواجهه و مقابله با تغییرات به‌مراتب آسانتر می‌شود.
همه باید از چگونگی تاثیری که این تغییر بر شرکت گذاشته باخبر باشند.
۷. دوطرفه بودن ارتباط را بفهمید
قرار نیست که در طول این فرآیند، صرفا رهبران متکلم وحده باشند و به‌تنهایی حرف بزنند.
باید طرح‌هایی برای ارتباط کارکنان با رهبران درباره تغییرات و گفتگو درباره جوانب خوب و بد ماجرا داشته باشید.
رهبران برای اینکه دغدغه و نگرانی کارکنان‌شان را واقعا درک کرده و به سوالات آنها پاسخ بدهند باید شنونده خوبی هم باشند. نباید دربرابر نگرانی‌های کارکنان گارد دفاعی بگیرند یا مشکلات کارکنان را توجیه کنند. کاری که صبر و دوراندیشی زیادی می‌طلبد اما اگر رهبران با حسن نیت جلو بیایند آنوقت است که احترام و اعتماد کارکنان را جلب خواهند کرد. دو ویژگی که تقریبا همه به‌دنبالش هستند اما بیشتر سازمان‌ها از دست‌یابی به آن محروم می‌مانند.
بهترین روش های ارتباط تغییرات سازمانی
از آموزش به عنوان ارتباط تعاملی استفاده کنید
گاهی وقت آن می‌رسد که سراغ جزئیات تغییر بروید.
الف. آیا کارکنان باید روال یا نرم‌افزار تازه‌ای یاد بگیرند؟
ب. آیا باید وظایف شغلی از نو تعریف و تعیین شوند؟
رهبران می‌توانند از آموزش و کارگاه‌های آموزشی به‌عنوان راهی برای همراهی کردن کارکنان در خلال تغییرات استفاده کنند و روش‌هایی برای بکارگیری این مهارت‌های تازه در امور کاری روزمره به آنها معرفی کنند.
به کمک گرفتن از حامیان تغییر فکر کنید
حامیان یا اسپانسرهای تغییر کسانی هستند که در زمینه تغییرات رخ داده تبحر و تخصص دارند. این متخصصان باید تا حد امکان با کارکنان قاطی شوند. حضور آنها زمان و فرصت بیشتری به کارکنان برای طرح سوالات‌شان داده، و بازهم نشانه‌ای است دال بر سرتسلیم فرود آوردن رهبری در قبال شفافیت سازمانی.
حامیان تغییر همان‌هایی هستند که پاسخی برای سوالات بی‌جواب کارکنان از همه‌جا رانده و مانده دارند.
به سرعت به تمام شایعات توجه کنید
اگر از گوشه و کنار سازمان شایعاتی به گوش‌تان می‌رسند، نشانه این است که رهبران زیاد از حد برای دست به کار تغییر زدن صبر کرده‌اند.
مردم همیشه حرف می‌زنند اما اگر این پچ‌پچ‌های یواشکی درباره ابعاد و جوانبی باشند که رهبران هم باید اذعان کنند، آنوقت است که مدیریت باید متوجه لزوم تغییر روایت شود.
آنها باید سرفرصت به تمام شایعات و حرف و حدیث‌ها و صحت‌شان بپردازند. طبیعی است که نادیده گرفتن این اتفاق توسط رهبران سازمان چیزی به‌جز از بین رفتن اعتماد و احترام میان کارکنان برایشان به ارمغان نخواهد آورد.
مطمئن شوید که پیام‌ها به‌همان شکل اصلی انتقال پیدا می‌کنند
آخرین چیزی که رهبران باید بدانند این است که مدیر یا حامی تغییر اطلاعاتی را خلاف گفته‌های رهبران ارائه می‌دهد.
وقتی از تغییر صحبت می‌شود همه باید یک حرف را بزنند.
اگر کارکنان فکر کنند که پیام ارتباطی بسته به کسی که به او مراجعه می‌کنند تغییر کرده، اعتماد بین مدیر و کارمند از بین رفته و هرچه که تا به‌حال برای ایجاد ارتباط رشته‌اند پنبه می‌شود. این امر باعث شده که صفحه فید Status Platfrom نقش مهمی در تغییر داشته باشد تا تمام کسانی که در راس امر قرار داشته در این صفحه باشند.
آن هایی که بیشتر از همه مخالف هستند را شناسایی کنید
میزان توجه و ارتباط مورد نیاز کارکنان باهم فرق می‌کند.
برخی برای گفته‌های رهبران ارزش اسمی و صوری قائل شده، و به اقدامات صورت گرفته اعتماد می‌کنند.
عده‌ای هم هستند که مخالف تغییر بوده و نسبت به آن مقاومت می‌کنند. شاید بخاطر زمان طولانی که در شرکت کار می‌کنند باشد یا میزان تاثیری که تغییرات روی شغل‌شان گذاشته، یا موضع اختیار و قدرت‌شان در شرکت.
آیا ایجاد ارتباط موثر در زمان تغییر سازمانی آسان است؟
رهبران سازمان‌ها باید نسبت به کارکنان‌شان حسن نیت و نظر خوب داشته باشند، و باید بخشی از طرح‌شان را به تک‌تک دغدغه‌های افراد اختصاص دهند.
تغییر هیچ‌وقت آسان نبوده و نخواهد شد، اما حالتی را تصور کنید که هیچ نظری درباره تاثیر آن تغییر روی خود نداشته باشیم. آگاهی از این حس همچون تلنگری است برای رهبران تا هرکاری که از دست‌شان برآمده انجام دهند تا تغییرات تا حد امکان ساده، شفاف و صریح باشند. ارتباط زیربنای هر رابطه‌ای است، که در رابطه بین کارفرما و کارمند هم صدق می‌کند.
مطلبی که خواندید، برداشت و ترجمه‌ای از مطلبی با همین موضوع در سایت استوس بود که به موضوع روشهای ارتباط موثر در زمان تغییر سازمانی پرداخت. تاگر شما هم در سازمان خود با این موضوع درگیر بوده‌اید، لطفا درباره تجربه خود برای ما بنویسید.
