مرور عملکرد کارکنان و نقش آن در بهبود فرهنگ‌سازمانی
مرور عملکرد، یک گام مهم از فرایند مدیریت عملکرد است که به مدیران و کارکنان کمک می‌کند تا بهترین خود را نشان دهند و فرهنگ‌سازمانی را بهبود بخشند.مرور عملکرد به معنای بررسی و ارزیابی عملکرد یک کارمند در طول یک دوره زمانی خاص است. این فرآیند فرصتی مناسب برای ارتقاء ارتباطات میان مدیران و کارکنان ایجاد می‌کند و باعث تقویت فرهنگ کاری در سازمان می‌شود.
به ۵ دلیل زیر مرور عملکرد می‌تواند به بهبود فرهنگ‌سازمانی کمک کند:
- ایجاد انگیزه برای بهبود: مرور عملکرد، کارکنان را ترغیب می‌کند که برای بهتر شدن و بهبود عملکرد خود تلاش کنند. این فرآیند باعث ایجاد انگیزه و هدفمندی در کارکنان می‌شود و فرهنگ کاری مثبت را ترویج می‌دهد.
- انصاف در ارزیابی: مرور عملکرد بر مبنای عملکرد واقعی کارکنان انجام می‌شود و به مدیران کمک می‌کند تا به عدالت در ارزیابی‌ها پایبند باشند. این امر باعث ایجاد اعتماد و اطمینان در بین کارکنان می‌شود و فرهنگ احترام به حقوق همکاران را تقویت می‌کند.
- ارتقاء شفافیت: وجود مرور عملکرد می‌تواند به شفافیت سازمان کمک کند، زیرا کارکنان می‌توانند به‌وضوح بفهمند که چه انتظاراتی از آنها دارند و چطور می‌توانند عملکرد خود را بهتر کنند. این امر باعث ایجاد یک فضای باز برای ارتقاء همکاری و مشارکت میان اعضای سازمان می‌شود.
- ایجاد فرصت‌های آموزشی: مرور عملکرد، نقاط ضعف و قوت کارکنان را شناسایی می‌کند. با توجه به این اطلاعات، سازمان می‌تواند برنامه‌های آموزشی مناسب را برای بهبود مهارت‌ها و دانش کارکنان اجرا کند و فرهنگ یادگیری و به‌روزرسانی در سازمان را تقویت کند.
- تقویت ارتباطات: مرور عملکرد، یک فرصت عالی برای بحث و گفتگو در مورد هدف‌ها، مسائل مرتبط با کار و نیازهای کارکنان فراهم می‌کند. این ارتباطات مستقیم میان کارمندان و مدیران بهبود فرهنگ ارتباطی و تعاملات مثبت را به ارمغان می‌آورد.
در حقیقت مرور عملکرد یک گام کلیدی است که نه‌تنها می‌تواند به بهبود عملکرد کارکنان کمک می‌کند، بلکه به شکل قابل‌توجهی در تقویت و بهبود فرهنگ‌سازمانی نقش دارد.
از سوی دیگر، به نظر می‌رسد اثربخشی مرور عملکرد کارکنان به‌مثابه یک امید تحقق‌نیافته باقی‌مانده است. نکته جالب‌توجه این است که هر دو گروه مدیران ارشد و کارکنان نارضایتی‌های متفاوتی در این مقوله دارند.
مدیران ارشد مرور عملکرد را آن‌طور که باید مفید نمی‌بینند و معتقدند علاوه بر صرف زمان و هزینه زیاد، نمی‌تواند به شناسایی افراد با عملکرد برتر به آنها کمک کنند. از طرف دیگر گزارش‌ها نشان می‌دهد که کارکنان، حتی در شرکت‌های معتبر، قضاوت‌های مدیران بالادست خود را غیرمنصفانه و پر از خطاهای شناختی می‌دانند. آنها همچنین معتقدند در جلسه مرور عملکرد، مدیران انتظاراتی را مطرح می‌کنند که ازنظر کارکنان جدید است و قبلاً در مرحله هدف‌گذاری به‌روشنی مشخص نشده بود. در حقیقت گفتگویی که در این مرحله شکل می‌کرد نقش پررنگی در اثرگذاری جلسات مرور عملکرد دارد.
بر اساس مطالعات انجام‌شده در حوزه مدیریت عملکرد، پرسیدن سؤالات درست به‌عنوان بخشی از فرآیند بررسی و مرور عملکرد برای اطمینان از مرتبط بودن و همسویی بازخوردها با اهداف سازمانی و فردی حیاتی است. به عبارتی بهبود مرور عملکرد به‌عنوان یکی از مهم‌ترین گام‌های چرخه مدیریت عملکرد، درگرو پرسیدن سؤالات به شکلی مؤثر است. به قول دیوید کوپررایدر “ما در دنیایی زندگی می‌کنیم که سؤال‌هایمان ایجاد می‌کند”.
ازآنجایی‌که سازمان‌های پیشرو به این نتیجه رسیده‌اند که یک بررسی عملکرد سالانه موفق باید همیشه در چارچوب حمایت مستمر، انعکاس و بررسی مداوم در طول بقیه سال اتفاق بیفتد، به نظر می‌رسد رویکرد “جستجوی ارزشمندی‌ها” می‌تواند در تحقق این مسئله کمک کند.
استفاده از رویکرد جستجوی ارزشمندی‌ها در جلسه ارزیابی و مرور عملکرد کارکنان می‌تواند به طرز چشمگیری تأثیرگذار و مثبت باشد. این رویکرد بر توسعه مثبت و بهبود عملکرد افراد تمرکز دارد و به‌جای تمرکز بر نقاط ضعف، روی نقاط قوت و دستاوردهای کارکنان تأکید می‌کند.
در ادامه، نحوه استفاده از رویکرد جستجوی ارزشمندی‌ها در این مبحث توضیح داده می‌شود:
1. پیشنهاد ایجاد محیطی مثبت
ایجاد یک محیط ایمن و حمایت‌کننده برای جلسه مرور عملکرد از اهمیت بالایی برخوردار است. کارکنان باید احساس کنند که می‌توانند بدون ترس از انتقاد یا تنبیه‌های احتمالی، درباره عملکرد و ارتقاء خود با صراحت صحبت کنند.
2. تمرکز بر نقاط قوت
در این جلسه، از کارکنان خواسته می‌شود که در مورد نقاط قوت و دستاوردهای خود صحبت کنند. این می‌تواند به شامل کردن مواردی ازجمله پروژه‌های موفق، مهارت‌ها، رفتارهای مثبت و انجام وظایف به‌صورت عالی مرتبط باشد.
3. معرفی مثال‌ها
درخواست کنید که کارکنان مثال‌هایی از عملکرد خود که تأثیر مثبتی بر سازمان یا تیمشان داشته است، ارائه کنند. این مثال‌ها می‌توانند نشان‌دهنده توانمندی‌ها و تلاش‌های کارکنان باشند که به ارزش‌آفرینی و توسعه‌ی شغلی مشخصی انجام داده‌اند.
4. شناسایی فرصت‌های بهبود
به‌جای تأکید بر نقاط ضعف، از کارکنان بخواهید که فرصت‌های بهبود و ایده‌های خود برای بهبود عملکرد و فرآیندها را مطرح کنند. با تمرکز بر روی این فرصت‌ها، کارکنان به‌عنوان مشارکت‌کنندگان در بهبود عملکرد تعامل مثبت‌تری با محیط کار خواهند داشت.
5. تقویت انگیزه و خودکارآمدی
تقدیر از تلاش‌ها و دستاوردهای کارکنان در جلسه، می‌تواند انگیزه و اعتمادبه‌نفس آنها را افزایش دهد. این امر می‌تواند به تقویت روحیه کارکنان برای بهبود و توسعه‌ی شغلی کمک کند.
6. توجه به تعادل
برای ارزیابی منصفانه، باید توجه به تعادل بین نقاط قوت و نیز نقاط قابل‌بهبود کارکنان داشته باشید. این به معنای تشویق به بهتر شدن است و همچنین مشخص کردن مناطقی که نیاز به پیشرفت دارند.
به‌طور مثال سؤالات جلسه مرور عملکرد را بیشتر به این سبک سؤالات سوق دهید:
- از بین همه اهدافی که در قسمت هدف‌گذاری باهم مشخص کرده بودیم، کدام اهداف بیشترین الهام بخشی را برای تو دارد؟
- چه منابعی در حال حاضر برای حمایت از تو در حین حرکت به جلو وجود دارد؟ (مثلاً فرصت‌های آموزشی، سایر کارکنان، زمان، بودجه؟) اگر بخواهید چیزی را انتخاب کنی که بیشترین کمک را به تو می‌کند، آنچه خواهد بود؟
- برای تأثیرگذاری بیشتر، چه‌کارهای بیشتری می‌خواهی انجام دهی؟ فکر می‌کنی نیاز داری چه‌کاری و متفاوت انجام بدی؟ دوست داری چه‌کاری را حتی بهتر از الان انجام دهی؟
- به‌عنوان سرپرست یا مدیر چه‌کاری می‌توانم انجام دهم که بیشتر به تو کمک کند؟
- آیا شخص دیگری بهت کمک کرد؟ او چه‌کاری انجام داد؟ این سازمان/شرکت به چه روش‌هایی از این موفقیت حمایت کرده است (مانند ساختارها، سیستم‌ها، فرآیندهای ما و غیره)؟
با استفاده از این رویکرد به‌جای تنها تیک زدن چک باکس‌ها، به سمت یک تعامل دوطرفه حرکت می‌کنیم. بنابراین کارکنان جلسه مرور عملکرد را همانند کارزاری که باید خودشان را در آن اثبات کنند نخواهند دید و تصویر بهتری از خود پیدا می‌کنند و این امر به بهبود عملکرد کلی سازمان نیز کمک خواهد کرد.
