تغییر سازمانی کار آسانی نیست. چرا که باید تلاش کنید تا عدات بد خود را ترک کرده و عادات جدیدی را جایگزین آنها کنید. تغییر عادت‌های رفتاری به تلاش‌های بسیاری نیاز خواهد داشت. تغییر سازمانی مانند ادغام، یادگیری، بازسازی و تنظیم فرایندهای سازمانی هم دقیقا مانند رفتار کاری سخت و دشوار است و به زمان نیاز دارد. به همین دلیل جای هیچ تعجبی نیست که بسیاری از تغییرات در سازمان‌ها شکست می‌خورند. تغییر سازمانی به معنای بهبود رویکردها و عادت‌ها نیست بلکه باید برای اجرای این تغییر، کارمندان را هم متقاعد و راضی کرد. استراتژی اشتراک‌گذاری در مدیریت تغییر و تحول سازمانی یکی از رویکردهای صحیح برای متقاعدسازی کارمندان است.
بر اساس تحقیقات ۸۷ درصد کارمندان می‌دانستند که مدیران آموزشی روی مدیریت تغییر کار می‌کنند ولی تنها یک چهارم از این کارمندان باور داشتند که این کار موثر خواهد بود. این کمبود مهارت‌های مدیریت تغییر می‌تواند اجرای تغییر را با مشکل روبه‌رو کند. پس مهم است که مدیران مهارت‌ها و ظرفیت‌های مورد نیاز برای رهبری کردن تیم خود را در طی دوره‌های تحول و تغییر سازمانی یاد بگیرند. به اشتراک گذاری موثر، نقش مهمی را در ممکن کردن تغییرات سازمانی بازی می‌کند. در ادامه دو سوال که نیاز است در استراتژی اشتراک‌گذاری در مدیریت تغییر و تحول سازمانی به آن توجه کنید بیان شده است:
- آیا کارمندان انگیزه‌ای برای تغییر کردن دارند؟
- آیا کارمندان توانایی‌های مورد نیاز برای تغییر را دارند؟
هر دوی این سوال‌ها مهم هستند. وقتی صحبت از تغییر است باید روی افزایش انگیزه و توانایی‌های افراد برای سازگاری تمرکز کنید. در ادامه چهار نکته که باعث موفقیت در استراتژی اشتراک‌گذاری در مدیریت تغییر سازمانی می‌شود بیان شده است:
۱. از یک بینش مشترک صحبت کنید.
یکی از بهترین کارهایی که برای به اشتراک گذاشتن تغییر می‌توانید انجام دهید به اشتراک گذاشتن بینش مشترک در مورد چگونگی سود بردن سازمان از تحول است. افراد باید بدانند که تغییر هم برای آنها و هم برای سازمان مفید است. یک راه برای ایجاد این بینش بیان سوالات زیر است:
- سازمان چگونه با وجود تغییر فعالیت می‌کند؟
- کارمندان پس از ایجاد تحولات لازم چه چیزهایی را تجربه خواهند کرد؟
- آیا نتایج ملموسی خواهد داشت؟ این نتایج چگونه هستند؟
- آیا می‌توان موفقیت را درک کرد؟ این موفقیت چه حسی دارد؟
- پاداش و دستاورد شرکت و افراد در کل چه خواهد بود؟
پاسخ به این سوالات را فعالیت اصلی استراتژی اشتراک‌گذاری در مدیریت تغییر و تحول سازمانی خود بدانید. بر اساس گزارش کسب‌و‌کار هاروارد نه تنها به کارمندان در مورد تغییرات باید اطلاع دهید، بلکه علت آن را هم باید بگویید. شفاف‌سازی انگیزه و علت تغییر سازمانی به اعضای تیم کمک می‌کند که به درک مشترکی رسیده و در جهت یک بینش مشترک گام بردارند.
۲. چرایی تغییر سازمانی و داستان آن را بگویید.
بینش بخشی از یک داستان بزرگ است که شما و کسب‌و‌کارتان را در بر می‌گیرد. داستان‌گویی باعث می‌شود که همه تصور کنند که سازمان باید در چه جایگاهی باشد، اکنون در چه جایگاهی است و تحول چگونه باید رخ دهد. برای مثال شرکت هواپیمایی اسکاندیناوی نیازمند یک تغییر سازمانی در اوایل دهه ۱۹۸۰ بود. این شرکت در حال از دست دادن سرمایه‌ای به ارزش ۲۰ میلیون دلار بود و بازار آن هیچ رشدی نداشت. در طی تلاش‌های این شرکت برای تغییر، نه تنها درآمدش را به ۲۵ میلیون دلار در سال افزایش داد بلکه برای کل هواپیمایی اسکاندیناوی ۸۰ میلیون دلار افزایش درآمد و سود به همراه داشت و توانست طی چند سال بر اساس مجله فورچون عنوان «بهترین شرکت هواپیمایی برای مسافران» را به خود اختصاص دهد. کارمندان این شرکت همه تغییر کردند. اما این شرکت چگونه توانست این تغییر سازمانی را اجرا کند؟
همه ۲۰ هزار کارمند کتابچه‌ای دریافت کردند که از تغییر در آن صحبت شده بود و روی مشتری تمرکز داشت. عنوان آن «دست به کار شو و بجنگ» بود. این کتابچه شامل مشخصات یک هواپیما با صورت‌های کارتونی و فونتی بزرگ بود که عنوان می‌کرد شرکت در چه جایگاهی است و همچنین نگرش شرکت برای جایگاهی که می‌خواهد به آن برسد را توضیح می‌داد. در آن نوشته شده بود که چگونه ابرهای طوفانی و آب‌و‌هوای بد می‌تواند کسب‌و‌کار را بهم بریزد و کارمندان چگونه باید از این چالش‌ها برای سودآوری استفاده کنند. همچنین رقابت و حفظ مزیت رقابتی را توضیح داده بود. استراتژی اشتراک‌گذاری در مدیریت تغییر و تحول سازمانی شما شاید شامل کارتون و فونت بزرگ مطرح شده در این مثال نباشد، ولی به اشتراک گذاشتن داستان تغییر می‌تواند تاثیر بزرگی در ایجاد بینش افراد داشته باشد.
۳. از افراد سازمان، قهرمان بسازید.
آیا استراتژی اشتراک‌گذاری در مدیریت تغییر و تحول سازمانی به کارمندان می‌گوید که برای این تغییر باید چه کنند؟ آیا برای افراد الهام‌بخش بوده است تا خودشان مامور تغییر باشند؟ در کتاب «بر دیگران غلبه کن» پیام‌هایی که شرکت هواپیمایی اسکاندیناوی به کارمندانش می‌داد آورده شده است: «باید در این بازار راکد بجنگیم. باید در برابر رقیبان که از ما موثرتر هستند بجنگیم. چه کسی از ما بهتر است. می‌توانیم این کار را انجام دهیم. فقط در صورتی که آماده جنگیدن باشیم. باید در کنار هم باشیم.»
همه کارمندان این شرکت کتابچه تغییر را دریافت کردند. همه می‌دانستند که شرکت می‌خواهد به کدام سمت برود و آنان باید چه نقشی را در این راه ایفا کنند. کارمندان فقط بخشی از تغییر نبودند بلکه قهرمانان داستان بودند که در کنار هم به عنوان بازیگران فعال در تغییر حضور داشتند. برای اینکه افراد در سازمان را به تلاش فعالانه برای تغییر ترغیب کنید باید چه کرد؟ چگونه باید در آنها این احساس را ایجاد کنید که در این مسیر قهرمان هستند و نه قربانی؟
۴. نقشه راه را بکشید.
افراد سازمان را به رهبر شدن تشویق کنید. وقتی بینش مشترکی ایجاد کردید، قدم بعدی این است که راه رسیدنشان به هدف را نشان دهید. برای شفاف‌سازی این مسئله به مثالی در مورد شرکت راکوتن که بزرگ‌ترین خرده‌فروشی آنلاین ژاپن است توجه کنید. مدیر عامل این شرکت هیروشی میکیتانی می‌خواست زبان سازمان را تغییر دهد. اغلب افراد در این شرکت به زبان ژاپنی صحبت می‌کردند، ولی او می‌خواست که هر هفت هزار و ۱۰۰ کارمند توکیویی آن به انگلیسی صحبت کنند. هدف از این تغییر این بود که شرکت در خدمات اینترنتی جهانی حرف اول را بزند. مدیر عامل انتظار داشت که کارمندانش طی ۲ سال در انگلیسی حرفه‌ای شوند. با گذشت تنها چند ماه از شروع این تغییر تحقیقات نشان داد که درصد زیادی از کارمندان به خصوص ژاپنی زبانان ترسیده، ناامید و عصبی شده بودند.
کارمندان این شرکت این تغییر را برای شخص خودشان به عنوان تغییر مثبت نمی‌دیدند و فکر می‌کردند که فقط برای شرکت خوب است. در این مسیر آنها ناامید بودند و احساس می‌کردند که به چالش کشیده شده‌اند. اگر در جایگاه مدیر عامل این شرکت بودید، چه کار می‌کردید؟ به عنوان یک رهبر نباید لزوما تغییراتی ایجاد کنید که در تمام مراحل به درد کارمندان بخورد. بعضی تغییرات بسیار چالش برانگیز و سخت است و شرایط را برای افراد حتی سخت‌تر از قبل می‌کند. در این مسیر باید برای افزایش توانایی این کارمندان چه کنید؟ تمام مراحل تغییری که راکوتن از کارمندان خود خواسته بود بسیار شفاف بود ولی باید برای کارمندان و درک بهتر نقشه راه بیشتر از استراتژی اشتراک‌گذاری در مدیریت تغییر و تحول سازمانی استفاده می‌کرد. راکوتن بودجه سنگینی برای برگزار کردن برنامه‌های آموزش زبان در نظر گرفته بود و به کارمندان این اطمینان را داد که پشت آنها خواهد بود و در این مسیر تنها نیستند. از آنجا که قدرت عمل بیشتر از کلام است، این کار به این شرکت کمک کرد تا در مسیر تغییر به درستی پیش برود.
پس از تغییر اولیه، به اشتراک گذاشتن را ادامه دهید
به یاد داشته باشید که استفاده از استراتژی اشتراک‌گذاری در مدیریت تغییر و تحول سازمانی آسان نیست و راحت به‌دست نمی‌آید. در تمام مسیر تغییر باید آماده باشید و این آمادگی را حفظ کنید. بینش خود را بارها بیان کنید، داستان را بارها بازگو کنید، به کارمندان خود این توانایی را دهید که به عنوان قهرمانان این تغییر عمل کنند و در نهایت نقشه راه را در اختیارشان قرار دهید. به آنها بگویید که سازمان با وجود شما در تلاش برای تغییر با انگیزه‌تر و تواناتر عمل می‌کند. تغییر امکان‌پذیر است. افراد هر روزه تغییرات زیادی ایجاد می‌کنند. در نتیجه این تغییرات سازمان هم تغییر کرده و به موفقیت‌های بزرگی می‌رسد. استراتژی اشتراک‌گذاری در مدیریت تغییر سازمانی می‌تواند نقش مهمی در ایجاد تحول و اثرات بلندمدت در سازمان ایفا کند.
