یکی از عوامل تاثیرگذار بر عملکرد و بازده فردی یا سازمانی، کار تیمی یا همان کار گروهی است. بر اساس تحقیقات عملکرد شرکت‌هایی که فعالیت‌های کار گروهی و تیمی را ترویج می‌کنند، پنج برابر بیشتر از عملکرد شرکت‌هایی است که توجهی به کار گروهی ندارند. همکاری و مشارکت درون تیمی و بین تیمی به معنی آن است که اطلاعات، زمان و سایر منابع به نفع تمام افراد حاضر در گروه به اشتراک گذاشته می‌شوند.
وقتی افراد باهم همکاری می‌کنند هرکدام این فرصت را دارند تا بهترین ایده و تلاش خود را در گروه ارائه کنند، و نهایتا باعث ایجاد خلاقیت و افزایش بهره‌وری گروه می‌شوند. در ادامه پنج راهبرد و استراتژی برای بهبود کار گروهی و همکاری بیشتر در سازمان‌ها را بررسی می‌کنیم تا ببینیم که چطور می‌شود کار تیمی را در سازمان ایجاد و ارتقا داد.
۱. ایجاد ارتباط مستمر و مداوم
هر گروهی برای کارکرد و عملکرد بهتر با سایر گروه‌ها به برقراری ارتباط مستمر نیاز دارد. زمانی که ارتباط همیشگی و دائمی باشد، سوالی بی‌پاسخ نخواهد ماند و موانع و تعارضات از سر راه برداشته می‌شوند. همچنین احتمال سردرگمی و آشفتگی اعضا و دوباره کاری‌ها هم کاهش پیدا می‌کند. بعضی از روش‌های ایجاد ارتباط مستمر برای بهبود کار گروهی عبارتند از:
- تشکیل دورهمی‌های مختلف برای کارکنان تا بتوانند ارتباط بهتری با یکدیگر داشته باشند و نظراتشان را آزادانه بیان کنند. این دورهمی‌ها می‌تواند جلسات حضوری، اتاق‌های فکر (جلسه‌ای كه در آن افراد مختلف با تخصص‌های گوناگون جمع می‌شوند و راهكارهای مختلفی در مورد يک مشكل را ارائه می‌دهند) و ایمیل یا سایر ابزار‌های ارتباطاتی مجازی مثل گروه‌های آنلاین و شبکه‌های اجتماعی باشد.
- آموزش مهارت‌های ارتباطاتی میان‌فردی به کارکنان تمام سطوح کمک می‌کند که بدانند چطور هنگام ارتباط با بقیه به درک کامل و صحیح برسند.
- آموزش موثر به رهبران و مدیران تا با کمک آن بتوانند توانایی خود در مدیریت ارتباطات داخلی در واحدها و تیم‌ها را یکپارچه کنند و مهارت‌هایی را یاد بگیرند که باعث توسعه رهبری‌شان می‌شود.
۲. برخورداری از حمایت رهبر
دستیابی به هر نوع تغییری در نیروی کار مستلزم این است که رهبران و مدیران آن شرکت از جان و دل خواهان انجام آن کار باشند. این رهبران شرکت‌ها هستند که با الگو شدن و ایجاد انتظارات مشخص و بازخورد دادن به اعضای تیم، لحن و نوع فعالیت را برای بهبود کار گروهی و مشارکت در سازمان ایجاد می‌کنند. زمانی که رهبران افرادی که با دیگران همکاری خوبی داشته را شناسایی می‌کنند، سایر اعضای گروه هم تشویق می‌شوند تا بیشتر در فعالیت‌های گروهی شرکت کنند و در نتیجه کارکرد گروه افزایش پیدا می‌کند.
۳. استفاده از فناوری و تکنولوژی برای افزایش همکاری
راه‌حل‌های دیجیتال زیادی وجود دارند که جریان همکاری بین افراد را راحت‌تر و ساده‌تر کرده است. زمانی که راه‌حل‌ها و پلتفرم‌های جدید عرضه می‌شوند، کارکنان بیشتر به فناوری همکاری روی آورده تا پیشرفت بیشتری در پروژه‌ها داشته باشند و در مراحل بعدی بتوانند ایده‌هایشان را برای تقویت خلاقیت مطرح کنند. درحقیقت، در نظرسنجی Alfresco مشخص شد که ۸۳ درصد متخصصان برای همکاری به فناوری وابسته‌اند و ۸۲ درصد گفته‌اند که عدم حضور فناوری روی کارشان تاثیر می‌گذارد. نمونه‌های فناوری همکاری عبارتند از:
- شبکه‌های اجتماعی داخلی در سازمان که ارتباطات و به اشتراک‌گذاری اطلاعات میان کارکنان را بهتر می‌کند.
- نرم‌افزار مدیریت پروژه که قابلیت چت (گفت‌وگو) و به اشتراک‌گذاری فایل داشته باشد.
- پلتفرم‌های آموزش مجازی برای برگزاری کلاس‌های تعاملی آنلاین.
۴. توسعه همکاری و مهارت‌های کار گروهی
البته همکاری همیشه به صورت طبیعی برای همه اتفاق نمی‌افتد. بنابراین، بهترین روش برای بهبود کار گروهی و تیمی در محیط کار این است که ویژگی‌های کار گروهی موفق را به کارکنان آموزش دهید و بدانید چه کارهایی باید برای توسعه فعالیت‌ها و بهبود کار گروهی انجام دهید. وقتی افراد به تمام مزایای کار گروهی پی می‌برند، طرز فکر همکاری گروهی و مشارکت در آنها پرورش یافته و بیشتر به انجام رفتارهای مطلوب تمایل پیدا می‌کنند. آموزش مشارکت و کار گروهی به کارکنان یاد می‌دهد که چطور:
- منابع را به صورت مفید به اشتراک بگذارند، تقسیم وظایف کنند و استانداردهای کیفیت را حفظ کنند.
- همیشه و به صورت مناسب با اعضای گروه ارتباط داشته باشند.
- بر روی اهداف گروه متمرکز شوند.
۵. تقویت رفتار همکاری و مشارکت در افراد
هر رفتاری برای آنکه در محیط کار نهادینه شود، باید ابتدا در گذر زمان به صورت منظم تقویت شود تا افراد دوباره به روش‌های قدیمی انجام کار برنگردند. زمانی که رفتار گروهی و جمعی تقویت می‌شود، فرصت برای پنهان کاری کمتر شده و سازمان می‌تواند فرهنگ باز و شفافی را گسترش دهد. برخی از راه‌های اصلی برای تقویت رفتار گروهی عبارتند از:
- ایجاد ارتباط بین فرصت‌های رشد و ترفیع با استفاده از رفتار همکاری و مشارکتی.
- کنترل و بررسی ابزار‌های تقویتی آموزش مثل ارزیابی‌ها، نظرسنجی‌ها و … تا کارکنان بتوانند دانش و رفتارهای مشارکتی که تازه آموخته‌اند را حفظ کنند.
- شناسایی و تقدیر از افرادی که به دنبال توسعه رفتار و فرهنگ همکاری هستند.
کار گروهی و همکاری در محیط کار خودبه‌خود اتفاق نمی‌افتد؛ بلکه باید پرورش داده شود. زمانی که افراد، حمایت رهبران را پشت سرشان احساس کنند و به درک از چگونگی همکاری برسند، خلاقیت و بهره‌وری‌شان در گروه‌ها بیشتر می‌شود.
