برای اینکه سازمان محیطی موثر و کارآمد داشته باشد، مدیریت باید بتواند با تضمین در دسترس بودن مواد اولیه، تدوین حقوق و دستمزد و اجرای قوانین و مقررات، شرایطی را در سازمان ایجاد کند تا همه افراد بتوانند با اثربخشی و بهره‌وری بالایی فعالیت کنند. برای رسیدن به این هدف باید ابتدا با  اصول اولیه مدیریت آشنا باشیم و با استفاده از آن‌ها در جهت افزایش اثربخشی و بهره‌وری تلاش کنیم.

بنابراین این مدیریت است که روی بهره‌وری و اثربخشی سازمان اثر می‌گذارد. اثربخشی به معنای میزان رسیدن به اهداف است (انجام کار درست)، اینکه از تلاش‌های انجام شده چه مقدار به نتایج مطلوب رسیده‌ایم. بهره‌وری هم به معنای استفاده درست از منابع است (انجام درست کار) تا با حداقل هزینه‌ها از هدر رفتن منابع جلوگیری کنیم و با کارایی مناسبی فعالیت انجام شود.

برای مدیریت تعاریف متعددی بیان شده است و آن را با نقش‌ها و وظایف مختلفی می‌شناسند. اما به طور کلی می‌توان اصول اولیه مدیریت را در نقش‌های زیر پیدا کرد:

  • مدیریت به عنوان فرایند
  • مدیریت به عنوان فعالیت
  • مدیریت به عنوان نظم و تربیت
  • مدیریت به عنوان گروه
  • مدیریت به عنوان علم
  • مدیریت به عنوان هنر
  • مدیریت به عنوان حرفه

مدیریت به عنوان فرایند

مدیریت به عنوان یک فرایند به فعالیت‌های مرتبط و در راستای هم اشاره دارد. این فرایندی است که مدیریت به کمک تلاش‌های منظم، هماهنگ و با همکاری منابع انسانی در سازمان اجرا می‌کند تا سازمانی هدفمندتر ایجاد کند. در حقیقت مدیریت به عنوان فرایند، با کمک منابع انسانی و سایر منابع سازمانی در جهت رسیدن به اهداف، سازمان را هدایت می‌کند. به عنوان یک فرایند، مدیریت سه حوزه زیر را در برمی‌گیرد:

۱. مدیریت یک فرایند اجتماعی است.

مدیریت به عنوان یک فرآیند اجتماعی، دغدغه توسعه روابط بین منابع انسانی را دارد. وظیفه مدیریت آن است که تعامل و ارتباطات موثری بین نیروهای انسانی برای رسیدن به اهداف سازمان ایجاد کند.

۲. مدیریت فرایند یکپارچه‌سازی است.

مدیریت برای یکپارچه‌سازی وظیفه دارد تا برای رسیدن به اهداف، سرمایه‌ها و منابع مورد نیاز را تهیه کند. در حقیقت مدیریت تلاش می‌کند تا هماهنگی و کارکردی موثر بین عوامل مختلف ایجاد کند.

۳. مدیریت یک فرایند پیوسته است.

مدیریت یک فرایند پیوسته است و هیچ‌گاه به پایان نمی‌رسد. مدیریت با انجام اقدامات کافی، همیشه به دنبال کشف مشکل‌ها و حل کردن آن‌ها است.

مدیریت به عنوان فعالیت

کونتز می‌گوید: «مدیریت همان چیزی است که یک مدیر انجام می‌دهد.» این جمله یعنی مدیریت خود یک فعالیت است و فعالیت‌هایی را شامل می‌شود که مدیر برای دست‌یابی به اهداف انجام می‌دهد. مدیریت، فعالیت‌های زیر را در برمی‌گیرد:

۱. فعالیت‌های اطلاعاتی

در سازمان مدیر وظیفه دارد تا تمامی اطلاعات را به صورت شفاهی یا کتبی از افراد دریافت کند یا به آن‌ها بدهد. این فعالیت‌ها در حقیقت ارتباطی موثر بین افراد زیردست، مافوق‌ها و ذی‌نفعان ایجاد می‌کند.

۲. فعالیت‌های تصمیم‌گیری

تمامی فعالیت‌های مدیریت به نحوی با تصمیم‌گیری در ارتباط است و نوعی فعالیت تصمیم‌گیری محسوب می‌شوند. مدیران در شرایط مختلف،‌ تصمیم می‌گیرند و سایر افراد آن تصمیمات را اجرا می‌کنند. برای مثال این مدیر فروش است که تصمیم می‌گیرد از تبلیغات محتوایی و رسانه استفاده شود.

۳. فعالیت‌های بین فردی

مدیریت وظیفه دارد تا فعالیت‌های بین فردی را به خوبی اجرا کند. این مدیر است که باید با اشخاص و گروه‌های سازمانی خود ارتباط موثری داشته باشد و این ارتباط را حفظ کند تا بتواند از مشکلات جلوگیری کند. تصمیم‌گیری برای پاداش‌دهی یا تنبیه از فعالیت‌های بین فردی یک مدیر است.

مدیریت به عنوان نظم و تربیت

مدیریت به عنوان نظم و تربیت به شاخه‌ای از دانش گفته می‌شود که به اصول اولیه مدیریت و قوانین آن مرتبط است. این اصول اولیه مدیریت شامل رویکردهایی است که به مدیر کمک می‌کند تا از منابع سازمانی با بهره‌وری مناسب‌تری استفاده کند. در حقیقت مدیریت به عنوان نظم و تربیت با مشخص کردن اصول اولیه مدیریت و قوانین آن، روش‌های مختلف مدیریت یک سازمان را معرفی می‌کند. به همین دلیل است که مدیریت یک رشته تحصیلی دانشگاهی شناخته می‌شود که افراد پس از دریافت مدرک، می‌توانند به عنوان یک مدیر فعالیت خود را شروع کنند.

هر رشته‌ای باید دو شرط زیر را داشته باشد تا به عنوان یک دانش معرفی شود و مدیریت هم از این قاعده استثنا نیست:

بیشتر بخوانید  شش گام کارآمدی سازمانی چیست؟

۱. باید محققان و دانشمندانی در آن حوزه فعالیت داشته باشند تا نتایج تحقیقات خود را منتشر کرده و در دسترس عموم بگذارند.

۲. دانش باید به صورت رسمی از طریق برنامه‌های آموزشی به افراد منتقل شود.

با توجه به اینکه رشته مدیریت هم دو شرط بالا را دارد، به عنوان یک دانش شناخته می‌شود.

مدیریت به عنوان گروه

مدیریت به عنوان یک گروه می‌تواند با دو نگرش مختلف بررسی شود:

  • تمامی مدیران در کنار هم
  • فقط مدیر عالی‌رتبه

انتخاب این نگرش به سازمان و شرایط آن بستگی دارد، اما به طور کلی سه نوع مدیر وجود دارد:

۱. مدیران خانوادگی

افرادی هستند که به دلیل ارتباطات خانوادگی به عنوان مدیر یک سازمان انتخاب شده‌اند.

۲. مدیران حرفه‌ای

افرادی هستند که به دلیل تخصص و دانش بالای خود به مدیریت رسیده‌اند.

۳. مدیران سیاسی (یا کارمندان دولت)

افرادی هستند که توسط دولت برای اداره واحد‌های دولتی انتخاب شده‌اند.

چون مدیران معمولا در سطوح بالاتری از افراد در جامعه شناخته می‌شوند، به عنوان یک گروه از نخبه‌ها و افراد متخصص هم معرفی می‌شوند.

مدیریت به عنوان علم

علم ساختار سیستماتیکی از یک حوزه مشخص مطالعاتی است که حقایق مربوط به آن را توضیح می‌دهد. علم روابط علی و معلولی پدیده‌ها و متغیرها را بیان می‌کند و بر اصول حاکم بر روابط آن‌ها تاکید می‌کند. یک علم چهار اصل دارد:

۱.  اصل پذیرش جهانی

علم که حقیقت اساسی را در مورد یک موضوع بیان می‌کند باید با اصل پذیرش جهانی هم مطابقت داشته باشد، یعنی آن حقیقت بدون توجه به زمان و مکان در هر جایی ممکن باشد. مثلا قانون گرانش در هر کشوری و در هر زمانی پایدار است و مخصوص به منطقه خاصی نیست.

یکی از اصول اولیه مدیریت هم اصل پذیرش جهانی است، یعنی اینکه تنها یک مدیر باید وحدت سازمانی را ایجاد کند و چند مدیر نمی‌توانند وحدت سازمانی در یک شرکت ایجاد کنند. این اصل در همه سازمان‌ها اجرا می‌شود و مخصوص به سازمان خاصی نیست.

۲. مشاهده و تجربه

اصول علمی بر اساس مشاهده و تجربه‌ (تحقیقات و پژو‌هش‌ها) معرفی می‌شوند و کاملا منطقی هستند. مثلا اصل علمی که می‌گوید زمین به دور خورشید می‌چرخد، از لحاظ منطقی به اثبات رسیده است. اصول اولیه مدیریت هم درست مانند علم بر اساس مشاهده و تجربه به‌دست آمده است. برای مثال از طریق مشاهده در سازمان‌ها مشخص شده است که پاداش‌دهی به افراد می‌تواند باعث افزایش رضایت شغلی در آن‌ها شود.

۳. روابط علی و معلولی

علم از روابط علی و معلولی بین متغیرها صحبت می‌کند. مدیریت هم درست مانند علم دارای روابط علی و معلولی است. برای مثال عدم تعادل بین اقتدار و مسئولیت باعث ناکارآمدی سازمانی می‌شود یا اگر با کارمندان ناعادلانه رفتار شود، بهره‌وری آن‌ها کم می‌شود.

۴. روایی و پیش‌بینی پذیری

روایی به معنای آن است که یک تحقیق علمی هر بار که تکرار شود، دوباره همان نتیجه یکسان را خواهد داشت و بر اساس آن می‌توان بعضی موارد را پیش‌بینی کرد. مدیریت هم مانند علم دارای روایی و پیش‌بینی پذیری است. برای مثال اگر در یک سازمان یک مدیر وجود داشته باشد و در سازمان دیگری دو مدیر، سازمان اول بهره‌وری بالاتری خواهد داشت.

درست است که مدیریت در بعضی اصول شبیه علم است اما قطعا با علوم زیست‌شناسی، فیزیک، شیمی و … متفاوت است. دلیل اصلی عدم کارآیی مدیریت به عنوان یک علم، این است که با انسان سروکار دارد و پیش‌بینی کردن رفتار انسان بسیار سخت و حتی غیرممکن است. با توجه به اینکه مدیریت یک فرایند اجتماعی است، در حوزه رشته‌های علوم اجتماعی و انسانی قرار می‌گیرد.

به همین دلیل مدیریت یک علم رفتار است که می‌تواند در طول زمان تغییر کند و همیشه ثابت نیست.

مدیریت به عنوان هنر

هنر به معنای تلاش و استفاده از اصول برای رسیدن به دیدگاه‌های شخصی و نتیجه مطلوب است.هر هنری دارای پنج اصل زیر است:

۱. دانش عملی

دانش عملی به اندازه دانش نظری برای یک هنرمند اهمیت دارد و فقط دانستن دانش نظری کافی نیست. یک مدیر هم فقط با داشتن مدرک دانشگاهی نمی‌تواند مدیریت کند بلکه باید تجربه عملی لازم برای استفاده از دانش نظری در موقعیت‌های مختلف را داشته باشد.

۲. مهارت شخصی

شاید همه هنرمندان دانش نظری یکسانی داشته باشند اما هر کدام از آن‌ها سبک و سیاق خاص خود را دارند. به همین دلیل است که کیفیت کارهای هنرمندان با هم متفاوت است. مدیریت به عنوان هنر هم دقیقا شخصی‌سازی شده و بر پایه مهارت شخصی است. هر مدیری با استفاده از روش و سبک مخصوص به خود از دانش و علم مدیریت استفاده می‌کند و همین اتفاق باعث می‌شود تا بعضی مدیران خوب و بعضی دیگر به عنوان مدیر بد معرفی شوند.

بیشتر بخوانید  عواطف و احساسات کارکنان، داده‌های اطلاعاتی هستند نه پارازیت

۳. خلاقیت

همانطور که هنرمندان از خلاقیت برای ایجاد چیزهایی که تاکنون وجود نداشته استفاده می‌کنند، مدیران هم با کمک خلاقیت خود به ترکیب ماهرانه انواع منابع سازمانی، سرمایه‌ها و … می‌پردازند تا بهترین کارایی را ایجاد کنند.

۴. کمال به کمک تمرین

تمرین می‌تواند انسان را به تکامل برساند. یک هنرمند با تمرین است که می‌تواند در کار خود حرفه‌ای شود. یک مدیر هم درست با تمرین و در طی سال‌ها تجربه و آزمون و خطا می‌تواند به یک مدیر حرفه‌ای تبدیل شود.

۵. هدف‌گرا

هر هنری در تلاش برای رسیدن به نتیجه‌ و هدفی از پیش تعیین شده است. مدیریت هم کاملا هدف‌گرا است و به دنبال رسیدن به اهداف و نتایج مشخصی است. مدیران به کمک انواع منابع و سرمایه‌های سازمانی به دنبال دست‌یابی به رشد، توسعه و پیشرفت سازمان هستند.

مدیریت به عنوان علم و هنر

مدیریت هم علم و هم هنر است. مدیریت به عنوان یک علم در نظر گرفته می‌شود چون دارای ساختار مشخصی از حقیقت است و به عنوان هنر شناخته می‌شود چون مهارت‌ها و توانایی‌های شخصی مدیران را هم در برمی‌گیرد.

یک مدیر موفق باید بتواند هم در هنر و هم در علم توانایی داشته باشد. علم روی «دانستن» و هنر روی «انجام دادن» تاکید می‌کند و به همین دلیل یک مدیر موفق باید علم را بداند و با هنر از آن استفاده کند. علم و هنر نمی‌توانند جایگزین یکدیگر شوند بلکه مکمل هم هستند و در کنار هم باید از آن‌ها استفاده شود.

در گذشته می‌گفتند که «مدیران متولد می‌شوند» اما امروزه می‌گویند «مدیران ساخته می‌شوند» که همین جمله بر استفاده درست از علم و هنر تاکید می‌کند.

مدیریت به عنوان حرفه

امروزه تغییرات دنیای اقتصاد، پیشرفت فناوری، افزایش رقابت، جداسازی حق مالکیت از مدیر و .. باعث شده است تا سازمان‌ها بیشتر از گذشته به مدیران حرفه‌ای نیاز داشته باشند. مدیریت به عنوان یک حرفه شامل پنج اصل زیر است:

۱. دانش تخصصی

یک حرفه شامل دانش تخصصی است که در راستای پیشرفت کارشناسان استفاده می‌شود. یک فرد حرفه‌ای باید برای دست‌یابی به این دانش تلاش کند و به همین دلیل است که مدیران هم برای حرفه‌ای شدن باید تلاش کرده و حتی در بعضی موارد فداکاری کنند.

۲. آموزش رسمی

یک حرفه تنها به کمک آموزش رسمی قابل انتقال است. یک مدیر حرفه‌ای هم باید با گذراندن آموزش‌های رسمی این حرفه را یاد بگیرد.

۳. تعهدات اجتماعی

یک حرفه قبل از اینکه برای اشخاص درآمدزایی کند به آن‌ها کمک می‌کند تا به مسئولیت‌ها و تعهدات اجتماعی خود عمل کنند و فعالیت‌های افراد تحت تاثیر ارزش‌ها و هنجارهای اجتماع قرار می‌گیرد. به همین دلیل یک مدیر هم در قبال جامعه و اجتماع تعهد دارد و باید خدمات یا محصولاتی را تولید کند که برای جامعه سودمند باشد.

۴. آیین‌نامه رفتاری

اعضای یک حرفه باید بر اساس قوانین و مقررات مشخص شده بین خود رفتار کنند. آیین‌نامه رفتاری معمولا توسط اعضای یک حرفه یا یک انجمن نوشته می‌شود و در صورت اجرا نشدن توسط اشخاص می‌توان آن‌ها را مجازات کرد. سازمان AIMA برای مدیران هم آیین‌نامه رفتاری مشخص کرده است اما اگر مدیری آن را اجرا نکند، توسط این سازمان مجازات نمی‌شود.

۵. نمایندگی انجمن

برای تنظیم یک حرفه، باید نماینده‌ای حضور داشته باشد تا از اجرای درست کارها اطمینان حاصل کند. هرچند سازمان AIMA چنین نماینده‌ای برای مدیران در نظر نگرفته است.

بعضی اصول اولیه مدیریت شامل اصول حرفه هم می‌شود، هرچند در بعضی اصول با یکدیگر تفاوت دارند:

  • حداقل مدرک تحصیلی برای مدیران مشخص نشده است.
  • ورود به مدیریت استاندارد خاصی ندارد.
  • هیچ انجمن مدیریتی اجازه صدور گواهی‌نامه را برای مدیران ندارد.
  • همه مدیران باید از سازمان AIMA پیروی کنند.
  • امکانات آموزشی درستی برای مدیریت وجود ندارد.
  • مدیران مسئول بسیاری از سهامدارن، کارمندان و … هستند و به همین دلیل وجود قانون می‌تواند آزادی آن‌ها را محدود کند.
  • مدیران با تخصص و تجربه خود شناخته می‌شوند نه با مدرک تحصیلی.
  • هدف اصلی تجارت سودآوری است نه کمک به بهبود اجتماع. به همین دلیل است که می‌گویند «هرکه مدیر بهتری باشد، سود بیشتری هم می‌برد.»
بیشتر بخوانید  توسعه منابع انسانی یا HRD چیست؟

اصول اولیه مدیریت

مدیریت با استفاده از منابع و سرمایه‌های سازمانی کمک می‌کند تا یک سازمان به اهدافش برسد. اصول اولیه مدیریت پنج اصل اساسی را در برمی‌گیرد:

۱. مدیریت هدف‌گرا است.

موفقیت مدیریت به معنای دست‌یابی به اهداف از پیش تعیین شده است. مدیریت یک فعالیت هدفمند است. در حقیقت مدیریت یک ابزار برای برای استفاده از منابع و سرمایه‌های سازمانی برای رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده است. برای مثال مدیریت می‌تواند با استفاده از افراد کارآمد و تخصیص درست منابع، محصولات با کیفیتی را تولید کند و باعث رضایت مشتریان شود.

۲. مدیریت منابع انسانی، سرمایه‌های مادی و مالی را یکپارچه می‌کند.

مدیریت باید بین تخصیص و بهره‌برداری از نیروهای انسانی، املاک و مستغلات، تجهیزات و ماشین‌آلات، بودجه و … هماهنگی ایجاد کند و فرایند یکپارچه‌سازی را برای آن‌ها ایجاد کند.

۳. مدیریت پیوسته است.

مدیریت یک فرایند مداوم و پیوسته است. این فرایند به طور مداوم به بررسی مشکلات و ارائه راهکار می‌پردازد. برای مثال یک سازمان با هدف رسیدن به حداکثر سود، استراتژی تدوین می‌کند اما تدوین آن به معنای پایان فرایند نیست بلکه این فرایند به صورت یک چرخه تکرار می‌شود و همیشگی است.

۴. مدیریت فراگیر است.

هرگاه افرادی (بیش از یک نفر) برای رسیدن به اهدافی کنار هم جمع شوند، حضور یک مدیر ضرورت پیدا می‌کند. فرقی نمی‌کند سازمان تجاری باشد یا فرهنگی، بیمارستان باشد یا مدرسه در هر صورت وجود مدیر برای دست‌یابی به اهداف ضروری است و به همین علت مدیریت را فراگیر می‌دانند.

۵. مدیریت یک فعالیت گروهی است.

مدیریت به دنبال اهداف شخصی نیست و به همین دلیل فقط خود مدیر تلاش نمی‌کند. مدیریت یک فعالیت گروهی است که به معنای آن است که گروهی از افراد برای رسیدن به اهداف مشترک تلاش می‌کنند.

ضرورت مدیریت

۱. دست‌یابی به اهداف

مدیریت کمک می‌کند که پس از مشخص شدن اهداف، منابع لازم جمع‌آوری و به شیوه درستی تخصیص داده شوند. سازمان می‌تواند با کمک مدیریت در یک مسیر مشخص گام بردارد و هیچ منبعی را برای رسیدن به اهداف هدر نکند. مدیریت تمامی نیروهای انسانی، سرمایه‌ها، تجهیزات و … را به نحوی هدایت و راهنمایی می‌کند که همه آن‌ها حداکثر کارایی و بهره‌وری را داشته باشند.

۲. استفاده بهینه از منابع

مدیریت وظیفه دارد تا اطمینان حاصل کند که تمام منابع سازمان به صورت موثر استفاده شود. همین استفاده بهینه و موثر از منابع به افزایش اثربخشی سازمان کمک می‌کند. وظیفه مدیریت این است که حداکثر استفاده از منابع کمیاب را بکند، از هدر رفتن منابع و افزایش هزینه‌ها جلوگیری کند و کمک کند تا نیروهای انسانی با حداکثر توان و بهره‌وری خود کار کنند.

۳. کاهش هزینه‌ها

مدیریت با برنامه‌ریزی مناسب، استفاده از حداقل ورودی‌ها و حداکثر خروجی‌ها کمک می‌کند تا سازمان به حداکثر نتایج مطلوب خود برسد. همین استفاده بهینه از منابع باعث کاهش هزینه‌های سازمان می‌شود.

۴. ساختار سازمانی

مدیریت به تهیه و تدوین ساختار سازمانی کمک می‌کند. اینکه چه کسی مسئول است؟ چه کسی باید پاسخگو باشد؟ چه کسی مافوق است و چه کسی زیردست؟ مدیریت با تهیه ساختار سازمانی، چارچوب‌های کاری و رفتاری افراد را مشخص می‌کند و افراد می‌توانند آموزش‌های لازم را نسبت به سمت خود دریافت کنند. همچنین مدیریت شرح شغلی هر فرد را هم باید شفاف و واضح به او اعلام کند.

۵. تعادل سازمانی

برای برقراری تعادل سازمانی حضور مدیریت ضرورت دارد. تعادل به سازمان کمک می‌کند تا در محیط متغیر امروزی منعطف باشد و دوام بیاورد. در حقیقت مدیریت با برقراری تعادل، نیازهای سازمان را برای هماهنگی با تقاضای بازار و تغییرات اجتماع فراهم می‌کند و رشد و بقای سازمان را تضمین می‌کند.

۶. شکوفایی جامعه

مدیریت کارآمد باعث رشد اقتصادی سازمان شده و در نتیجه روی افزایش رفاه اجتماع اثر می‌گذارد. یک مدیریت خوب می‌تواند برای افراد سازمان کیفیت زندگی بهتری رقم بزند و با حداقل هزینه به حداکثر درآمد و سود برسد و همچنین با تولید محصولات و خدمات مفید برای جامعه رشد اقتصادی و سودمندی ایجاد کند.

منبع

دیدگاهی بنویسید.

شرکت مشاوره مدیریت همرو

ارائه راه‌کار برای حل مسائل سازمانی در سطوح مختلف.

 

با ما در ارتباط باشید

آدرس: تهران- خ ولیعصر- بالاتر از میدان ونک- کوچه خلیل‌زاده- پلاک ۲۸

تلفن: ۸۷۶۳۴۸۵۴-۰۲۱
ایمیل: hi@hamro.org