وقتی برای جلسات فردی هدف تعیین کنید، مطمئن می‌شوید که هم خودتان و هم زیردستتان همیشه (چه در حین جلسه و چه بعد از آن) در مسیر درستی قرار دارید. برای اینکه جلسات فردی کارآمدی داشته باشید باید آنچه خودتان و کارمندتان می‌خواهید از این جلسه عایدتان شود را تعریف کنید. اهداف جلسات فردی باید با کمک خود کارمند مشخص شود تا بتوانید به توافق برسید و طوری جلسه را پیش ببرید که هر دو راضی باشید.
در یکی از تحقیقات اخیرمان از مدیران پرسیدیم که هدفشان از برگزاری جلسات فردی به کارمندان چیست و به نتایج زیر دست یافتیم:
اگر اهداف جلسات فردی را مشخص کرده‌اید، می‌توانید با استفاده از روش‌های زیر گفتگوهایتان را بر حول آن اهداف پیش ببرید.
شناسایی و حذف موانع
حذف موانعی که بر سر راه کارمندانتان قرار دارد، راهی فوق‌العاده برای ایجاد اعتماد و افزایش کارایی کارمندان است. فرایند یادگیری و حذف موانع بسیار ساده است. کافی است:
- مواردی را به منظور کشف موانع به دستورکار جلسه اضافه کنید
- با کارمند صحبت کنید تا به موانع پی ببرید و ببینید برای پیشبرد پروژه چه کارهایی باید انجام دهید
- برای خودتان و کارمندتان گزینه‌های عملی تعیین کنید
- راه ارتباطی کارمند را با خودتان باز بگذارید
سوالات و مواردی از دستور کار جلسه فردی که به شناسایی موانع کمک می‌کند:
- این هفته چه مسئله‌ای باعث اضطراب شما شده؟
- آیا در حال حاضر هیچ بازدارنده‌ای بر سر راهت قرار دارد؟ برای برطرف کردن آن چه کمکی از دست من بر می‌آید؟
- فکر می‌کنی در هفته آینده چه اتفاقاتی خواهد افتاد؟
- بزرگ‌ترین موانعی که بر عملکردت تأثیر می‌گذارند و اجازه نمی‌دهند که به بیشترین حد از پتانسیل خود برسی کدام‌اند؟
- چطور می‌توانم به شما کمک کنم؟
- به نظر خودت در رابطه با کارت فیدبک کافی دریافت می‌کنی؟ اگر نه، دوست داری در چه حوزه‌هایی بیشتر فیدبک بگیری؟
- تابه‌حال هیچ سوالی برایت پیش آمده که فکر کنی اگر جوابش را بدانی عملکرد روزانه‌ات ارتقا پیدا می‌کند؟
- آیا من هیچ کار ناتمامی دارم که هنوز آن را به اتمام نرسانده باشم؟
بررسی ضربان (آیا کارمندانتان از کارشان راضی هستند و به اندازه کافی در آن مشارکت دارند؟)
بسیار مهم است که بتوانید گفتگویی متداوم با کارمندانتان داشته باشید و بدانید که آنها درباره کارشان، نقششان و آینده سازمان چه احساسی دارند. وقتی از این مسائل باخبر باشید، خواهید دانست که چطور باید مشارکت آنها را در کار بیشتر کنید.
این کار نباید مانند نظرسنجی ضربان انجام شود. بنابراین اینکه از کارمند بخواهید به فلان گزینه نمره 1 تا 5 بدهد، درست نیست. در عوض باید بر داده‌های کیفی تمرکز کنید و سعی کنید گفتگوهایی معنادار با طرف مقابل داشته باشید.
سوالاتی که میزان رضایت و مشارکت کارمند را به شما نشان می‌دهند:
- چه موضوعی باعث می‌شود برای کار در پروژه شور و انگیزه داشته باشید؟
- آیا شغلی که داری همان چیزی است که هنگام استخدم انتظارش را داشتی؟ اگر نه، فکر می‌کنی کدام‌یک از بخش‌های کارت با آنچه در ذهن داشتی متفاوت است؟
- آیا از نقشت راضی هستی؟ چه مسائلی کمک می‌کند این رضایت بیشتری شود؟
- موضوعی وجود دارد که بتوانیم در کارت تغییر دهیم تا باعث بهبود زندگی شخصی‌ات شود؟
- آیا دلت می‌خواهد هیچ‌یک از جنبه‌های فرهنگ سازمانی را تغییر دهی؟ کدام‌یک را؟
- فکر می‌کنی تعادل بین زندگی کاری و شغلی‌ات به چه شکل است؟ اگر می‌توانستی موضوعی را در این باره تغییر دهی، چه می‌کردی؟
- آیا مشکلی در تیم وجود دارد که من از ان اطلاع نداشته باشم؟
- آیا موضوعی وجود دارد که بخواهی با کسی در میان بگذاری ولی از بیان آن بیم داشته باشی؟
اگر هدف جلسات فردی شما افزایش رضایت کارمندان و توسعه منابع انسانی باشد، باید حتما این موارد را در دستور کار جلسه جای دهید.
به‌روزرسانی وضعیت کارمندان (اینکه بعضی پروژه‌های بخصوص چطور پیش می‌روند؟)
مدیران نباید از زمان جلسات فردی برای اطلاع از وضعیت کارمندان استفاده کنند. البته می‌دانیم که این کار کمی دشوار است. یکی از مشکلاتی که مدیران با آن روبه‌رو می‌شوند این است که نمی‌دانند در این جلسات فردی دقیقا چه سوالاتی را باید از کارمند بپرسند و سریع به سراغ گزارشات کاری می‌روند. بخصوص اگر کارمندان خودشان هم از گفتگو درمورد مسال شخصی طفره بروند و سعی کنند بیشتر از وضعیت کاری‌شان حرف بزنند، این موضوع از قبل هم دشوارتر می‌شود. البته نباید آنها را به اجبار از منطقه امنشان خارج کنید. کافی است اهداف جلسات فردی را هم به آنها و هم خودتان یادآوری کنید و به آنها بفهمانید که اگر از گزارش‌های کاری دور شوند و بیشتر به مسائل رشد و توسعه کارمند بپزدازند، چقدر به نفعشان است.
برانوئین اسمیت، معاون رئیس واحد عملیات کسب‌وکار در Influitive می‌گوید:
«اگر مراقب نباشید جلسات فردی که با کارمندان دارید در نهایت تبدیل به جلسات تحویل گزارش می‌شوند یا اینکه مدیر شروع می‌کند خودش کنترل این جلسه‌ها را بر عهده بگیرد؛ در صورتی که هدف جلسات فردی این نیست. درحقیقت در این جلسه‌ها باید نیازهای کارمندان را در اولویت و محوریت قرار دهید.»
سوالاتی که مربوط به اطلاع از وضعیت کارمندان می‌شوند، چه سوالاتی هستند؟
- هفته پیش چه کارهایی انجام دادی؟
- این هفته مشغول چه فعالیت‌هایی هستی؟
- فلان پروژه در چه وضعیتی به سر می‌برد؟
- در رابطه با فلان موضوع در چه شرایطی هستیم؟
- در رابطه با فلان پروژه چقدر دیگه کار باقی مانده؟
- برای ارسال فلان محصول چه زمان آماده خواهیم بود؟
دیگر وقت آن رسیده که جلسات یک‌به‌بک را از حالت تحویل گزارش خارج کنید. اطلاع از وضعیت کارمندان و تحویل گزارش از آنها زمان و مکان خاص خودش را دارد ولی جلسات فردی زمان خوبی برای این کار نیستند.
توسعه و رشد
تحقیقات گالوپ نشان داده که وقتی کارمندان به‌صورت متدوام نسبت به عملکردشان فیدبک دریافت می‌کنند، از لحاظ احساسی و روانی به آن کار و محیط کارشان وابسته می‌شوند. درنتیجه عملکرد کارمندان افزایش می‌یابد و باعث می‌شود سطح بالاتری از کارایی، امنیت و کیفیت را تجربه کنند.
گفتگو پیرامون توسعه و رشد کارمند با میزان مشارکت او ارتباط مستقم دارد. بنابراین، به عنوان مدیر این وظیفه شماست که با هر یک از اعضای تیمتان پیوسته درباره این مسائل صحبت کنید.
سوالات مربوط به رشد و توسعه که می‌توانید در جلسات فردی از کارمندانتان بپرسید:
- دوست داری در مورد چه حوزه‌هایی از سازمان بیشتر یاد بگیری؟
- در حال حاضر می‌خواهی چه مهارت‌هایی را در خودت تقویت کنی؟
- در 6 تا 12 ماه آینده دوست داری به چه اهدافی برسی و چه مسئله‌ای باعث شده چنین خواسته‌ای داشته باشی؟
- دوست داری در شرکت از چه کسی بیشتر یاد بگیری؟ می‌خواهی از این فرد چه چیزهایی یاد بگیری؟
- امسال می‌خواهی چطور از بودجه آموزشی‌ات استفاده کنی؟
- ترجیح می‌دهی در فصل آینده بیشتر بر چه موضوعی تمرکز داشته باشی؟
- کاری وجود دارد که فصل قبل خواستار انجام دادن آن بوده باشی و فرصت انجام آن را پیدا نکرده باشی؟
- فکر می‌کنی تا سال آینده در تیم چه جایگاهی خواهی داشت؟
هدف جلسات فردی را مدیر تعیین نمی‌کند و این کار بر عهده کارمند است
کارمندانتان قدرت این را بدهید که خودشان کنترل این زمان ارزشمند را در دست بگیرند. هرچه نباشد، این زمان برای آنها در نظر گرفته شده قرار است شما وقتتان را در اختیار آنها قرار دهید، نه برعکس! با این حال، در بسیاری از موارد اینکار فقط به حرف آسان است. فکر می‌کنید چطور می‌توانید به کارمندان کمک کنید که خودشان اهداف جلسات فردی را مشخص کنند؟ از آنها بخواهید خودشان دستورکار جلسه را بنویسند.
با استفاده از این استراتژی‌ها از کارمندان بخواهید خودشان مسئولیت دستور کار جلسه را بر عهده بگیرند:
- قبل از جلسه به کارمند بگویید که او هم درست به اندازه شما در نوشتن دستور کار مسئولیت دارد. سپس آنها را تشویق کنید مسائلی که دوست دارند در جلسه پیرامون آنها صحبت کنند را به دستورکار اضافه کنند.
- در قسمت شرح جلسه یادداشتی اضافه کنید و با این کار به طرف مقابل اطلاع دهید که جلسه درمورد چیست و انتظار می‌رود او درمورد چه مسائلی صحبت کند.
جلسات فردی یکی از بزرگ‌ترین فرصت‌هایی هستند که مدیران می‌توانند از طریق آن با کارمندانشان ارتباط سازگار برقرار کنند و اعضای تیمشان را متمرکز، متعهد و کارآمد نگه دارند. این جلسات همچنین زمانی خوبی برای دریافت و ارائه فیدبک هستند؛ آن هم به دور از چشم سایرین و در محیطی که کارمندان احساس راحتی بیشتر برای بیان احساساتشان می‌کنند (البته فراهم آوردن چنین محیطی به عهده شماست). به همین خاطر است که می گوییم حتما باید اهداف جلسات فردی را مشخص کنید.
